Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112 Об отнесении к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112

Вопрос: Открытое акционерное общество, руководствуясь подпунктом 2 п. 1 ст. 21 НК РФ, в целях соблюдения действующего законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, просит Вас дать разъяснение по следующему вопросу:

ОАО арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ОАО в период их служебной командировки.

Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.

По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников ОАО.

Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ОАО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.

Таким образом, расходы ОАО на арендную плату по указанной квартире, экономически оправданы, обоснованны и документально подтвержденные (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).

Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой Арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников не проживал?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 17.02.2005 по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов как наем жилого помещения.

В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными, и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Обращаем ваше внимание на то, что Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ внес изменение в абзац четвертый пункта 1 статьи 252 Кодекса, согласно которому с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Такая редакция определения документально подтвержденных расходов позволяет расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки, относить к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом отмечаем, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.

Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директора Департамента

А.И. Иванеев