Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117 "О подтверждении использования автомобиля в служебных целях"

ГАРАНТ:

См. комментарии к настоящему письму

Вопрос. На организации числится автомобиль, на котором ездит генеральный директор. Бензин он оплачивает за счет собственных средств (не хочет собирать чеки), и налоговую базу по налогу на прибыль фирма на такие расходы не уменьшает. Можно ли в этом случае суммы амортизации, которые начисляются по автотранспортному средству, относить к расходам, учитываемым при расчете налогооблагаемой прибыли? Могут ли путевые листы, заполненные с указанием пробега и мест назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить доказательством тому, что автомобиль используется в производственных и управленческих целях?

Ответ. Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

В целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Амортизируемым имуществом в целях главы 25 Кодекса признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 Кодекса).

Согласно пункту 1 статьи 257 Кодекса, под основными средствами в целях настоящей главы понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса сумма начисленной амортизации учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, сумма начисленной амортизации по автотранспортному средству учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса.

Что касается вопроса порядка применения путевых листов легкового автомобиля, сообщаем следующее.

Согласно Федеральному закону от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 2 ст. 9), первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в т.ч. служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ

А.И. Иванеев