Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 июня 2008 г. N 03-03-06/1/344 Об учете в целях налогообложения прибыли расходов работодателя, связанных с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 июня 2008 г. N 03-03-06/1/344

ГАРАНТ:

См. письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87

Вопрос: Деятельность компании ООО связана с оказанием медицинских лечебно-профилактических услуг в соответствии с лицензией N 77-01-001247 от 8 июня 2006 г., выданной Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития.

Работа сотрудников ООО в соответствии с трудовыми соглашениями носит разъездной характер. В соответствии с коллективным договором работодатель обязан возмещать расходы сотрудникам, работа которых связана с поездками.

Компанией утверждено Положение о разъездном характере работ (локальный нормативный акт организации), в котором определен перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, порядок представления авансовых отчетов и другие сведения.

Статьей 168.1 Трудового кодекса предусмотрено, что к расходам, возникающим при служебных поездках, относятся:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Поскольку законодателем не установлены соответствующие нормы таких расходов, организация сама установила размер и порядок возмещения командировочных расходов: в южные регионы Российской Федерации в размере 700 рублей, северные - 1 500 рублей в сутки.

Министерство финансов Российской Федерации в своих письмах от 29.08.2006 г. N 03-03-04/1/642, 29.08.2006 г. N 03-05-01-04/252, 21.08.2006 г. N 03-05-02-04/130 указало, что возмещение расходов такого характера относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, но не облагается НДФЛ и ЕСН.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации организации обязаны документально подтверждать и обосновывать все признаваемые в налоговом учете расходы, однако унифицированные формы отчетности по разъездному характеру работы до настоящего времени отсутствуют.

Исходя из вышеперечисленного, просим Вас подтвердить правомерность применения компанией метода формирования расходов указанного характера, а также дать разъяснение о порядке документального оформления расходов, связанных с разъездным характером работы.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 15.04.2008 г. N 21 по вопросу учета расходов для целей налогообложения прибыли организаций и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

На основании пункта 3 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.

На основании пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Таким образом, самостоятельно утвержденные организацией формы первичных учетных документов, типовые формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержащие вышеуказанные обязательные реквизиты, могут служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин