Письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061153 Об условиях учета для целей налогообложения прибыли компенсации транспортных расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер

Письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061153

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Об этом сказано в ст. 164 ТК РФ.

К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

На основании ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора является условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер, работы).

В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 установлено следующее. Несмотря на то что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. При этом, если порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. То есть работодатель вправе закрепить порядок и размеры возмещения расходов на проезд работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в приложении к трудовому договору, которое будет являться согласно ст. 57 ТК РФ его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции как самостоятельного документа.

Следовательно, расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, при выполнении условий, предусмотренных в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Стоимость проезда должна подтверждаться билетами на соответствующий вид транспорта. Письмом Минфина России от 23.10.1996 N 16-00-30-58 по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждены образцы билетов на проезд в наземном пассажирском транспорте общего пользования РФ.

Протоколом N 3/75-2003 заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 12.09.2003 утверждены унифицированные формы первичной расчетно-учетной документации по денежным расчетам с населением при оформлении билетов на проезд в пассажирском автомобильном транспорте междугородного сообщения, включая форму билета на проезд в пассажирском автомобильном транспорте междугородного сообщения для льготных категорий граждан.

Основание: Письмо Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250.

Заместитель руководителя Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве

Н.В. Прокаева