Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 24 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/610 О налогообложении НДФЛ сумм аванса и денежных средств, выданных под отчет и не возвращенных уволившимся сотрудником организации, а также учете данных сумм при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 24 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/610

Вопрос: ООО просит дать разъяснения по следующим вопросам:

1. Общество выплатило работнику аванс по заработной плате. Работник уволился, за ним осталась дебиторская задолженность по выданному авансу. Может ли Общество списать дебиторскую задолженность по заработной плате после истечения срока исковой давности? Учесть данную задолженность в составе внереализационных расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль?

2. Общество выдало работнику денежные средства в подотчет. Работник уволился, за ним осталась дебиторская задолженность по подотчетным суммам. Может ли Общество списать дебиторскую задолженность по подотчетным суммам после истечения срока исковой давности? Учесть данную задолженность в составе внереализационных расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль?

3. Обязано ли Общество предоставить сведения о полученных доходах по невозвращенному авансу по заработной плате, по невозвращенной подотчетной сумме и по неудержанному налогу на доходы физических лиц по форме 2-НДФЛ? В какой период Общество должно предоставить сведения по форме 2-НДФЛ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 07.09.2009 г. N 6 по вопросу налогообложения сумм аванса и денежных средств, выданных под отчет, невозвращенных# уволившимся сотрудником и сообщает следующее.

Налог на прибыль организаций.

Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что в целях главы 25 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:

- истечение установленного срока исковой давности;

- невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

- невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

- ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований. В соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности установлен в три года.

По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (не реальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.

Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

Налог на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Таким образом, сумма выданного работнику аванса по заработной плате подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Пунктом 2 статьи 223 Кодекса предусмотрено, что в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Из вышеизложенного следует, что датой получения бывшим работником организации дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации.

Согласно пункту 1 статьи 226 Кодекса российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Кодекса налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджетную систему Российской Федерации.

Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены. Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.

В случае, если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно или дата принятия соответствующего решения.

В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течении# одного месяца с момента возникновения# агент обязан в течении одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Пунктом 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 г. N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц" налоговым агентом рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год", утвержденной Приказом.