Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/759 Об учете в целях налогообложения прибыли расходов на проведение переговоров и командировочных расходов

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 16 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/759

Вопрос: Организация в целях осуществления своей предпринимательской деятельности проводит переговоры со своими клиентами, в том числе и с потенциальными, проводя переговоры во время "деловых ужинов". При этом иногда получается, что для этих целей (для проведения переговоров) организация направляет работников в другой город в рамках производственных командировок. Вправе ли организация такие расходы на проведение переговоров и командировочные расходы для целей налогообложения прибыли учесть при определении налоговой базы?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросам признания расходов на проведение переговоров и командировочных расходов в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 этой статьи.

В пункте 2 статьи 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам организации относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом указанные расходы не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Согласно статье 313 НК РФ, основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном НК РФ. Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Таким образом, указанные выше представительские расходы учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов (например, счетов ресторанов, отчетов о проведенной встрече и пр.), подтверждающих соответствующие расходы (в данном случае на ужины), понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера, либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Что касается проведения переговоров в рамках производственных командировок, то, по нашему мнению, следует применять аналогичный порядок признания таких расходов.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Расходы на командировки признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Таким образом, соответствующие расходы могут быть учтены в составе представительских расходов в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок, при условии соответствия этих расходов требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин