Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 июля 2010 г. N 03-03-07/23 О документальном подтверждении в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с приобретением электронного билета на железнодорожном транспорте

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 1 июля 2010 г. N 03-03-07/23

Вопрос: С 23 мая по 26 мая включительно я находился в командировке в г. Южно-Сахалинске. Билеты железнодорожные заказал на сайте, находясь дома. Все оплатил кредитной картой. Находясь в командировке, на командировочном удостоверении мне отметили дату прибытия и убытия, поставили печать. Все как положено. По приезду в нашей бухгалтерии мне отказались оплачивать стоимость электронных ж/д билетов, мотивируя тем, что нет квитанции из банка о списании суммы за приобретенные билеты. Командировочное удостоверение с печатью для бухгалтерии не является основанием для оплаты понесенных мной расходов. Как быть?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел Ваше письмо по вопросу документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организации расходов, связанных с приобретением электронного билета на железнодорожном транспорте, и сообщает.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 23.07.2007 N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).

Таким образом, при приобретении работником электронного билета подтверждающими расходы документами являются:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

б) произведенной перевозки:

- электронный проездной документ (билет).

Вместе с тем, по нашему мнению, расходы при приобретении работником электронного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание в месте командирования и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).