Распоряжение Генеральной прокуратуры РФ от 29 июня 2001 г. N 40/9р "О порядке использования средств копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации"

В целях усиления контроля и упорядочения использования средств копировально-множительной техники и факсимильной связи в Генеральной прокуратуре Российской Федерации предлагаю:

1. Установить, что основные работы по копированию служебных документов выполняются копировально-множительным бюро отдела делопроизводства в зданиях, расположенных по адресу: ул. Б. Дмитровка, д. 15а, 17а и Технический пер. д. 2.

2. При выполнении копировально-множительных работ руководствоваться следующими требованиями:

сдавать на копирование служебные документы с оформленным заказом на бланке установленной формы, подписанном начальником управления или отдела;

копирование следственных документов по уголовным делам осуществлять при наличии на бланке заказа визы руководителя следственной группы или бригады следователей;

материалы на копирование представлять в неброшюрованном виде, четко напечатанными;

копирование текущих материалов и документов производить в порядке их поступления, срочных - вне очереди (срочность определяется руководителем подразделения и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа).

3. Учет копируемых документов вести работникам копировально-множительного бюро в книге учета с указанием: даты заказа; наименования документа; даты и номера документа (при их наличии); индекса подразделения; фамилии заказчика; количества листов и снятых копий.

Бланки исполненных заказов хранить в течение года по порядку номеров.

Изготовленные копии документов вместе с подлинником выдавать заказчику под расписку.

4. Копирование небольших по объему (до 5 л.) и тиражу (до 3 экз.) служебных материалов производить на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях аппарата, с учетом требований, перечисленных в пп. 1 - 3.

5. Прием и передачу текстов документов по каналам факсимильной связи осуществлять централизованно работниками группы по обслуживанию телетайпов и факсов отдела делопроизводства (в зданиях на ул. Б. Дмитровка, д. 15а и в Техническом пер. д. 2), а также работниками других подразделений, где установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Генеральной прокуратуры Российской Федерации. При этом исходить из того, что средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

Передаваемая и принимаемая информация не считается документом, имеющим юридическую силу.

6. При передаче и приеме факсограмм руководствоваться следующими требованиями:

передавать документы по каналам факсимильной связи только за подписью начальников управлений и отделов с визой непосредственного исполнителя;

ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, и руководитель соответствующего подразделения;

объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправлять при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

7. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов массовой рассылки, а также содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не допускается.

8. Подлежащие передаче по телефаксу документы учитывать работниками группы по обслуживанию телетайпов и факсов и ответственными сотрудниками в подразделениях в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; индекса подразделения (фамилии лица), передающего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.

Подлинники документов после передачи возвращать исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, номера его факса и подписи передавшего факсограмму лица.

Поступившие факсограммы также учитывать работниками в книге учета и передавать адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

9. Руководителям подразделений в недельный срок назначить ответственных лиц за выполнение копировально-множительных работ, прием и передачу факсограмм.

10. Контроль за соблюдением порядка использования копировально-множительной и факсимильной техники, установленной в подразделениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, возложить на руководителей подразделений.

11. Общий контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления организации работы, статистики и делопроизводства Мыцыкова А.Я.

Распоряжение довести до сведения всех работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Первый заместитель Генерального

прокурора Российской Федерации

государственный советник

юстиции 1 класса

Ю.С. Бирюков