Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 5 июня 2008 г. N 107 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях" (утратил силу)

Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 5 июня 2008 г. N 107
"О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях"

ГАРАНТ:

Приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. N 450 настоящий приказ признан утратившим силу с 1 января 2012 г.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2008 согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях.

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первых заместителей Генерального прокурора Российской Федерации.

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

 

Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный
советник юстиции

Ю.Я. Чайка

 

Инструкция по делопроизводству
в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях
(утв. приказом Генерального прокурора РФ от 5 июня 2008 г. N 107)

ГАРАНТ:

См. приказ Генеральной прокуратуры РФ от 19 июня 2008 г. N 113 "О введении в действие Перечня документов органов прокуратуры РФ и их учреждений с указанием сроков хранения"

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях*(1).

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры, следственного органа.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе)*(2) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Руководители делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур и вышестоящих следственных органов осуществляют методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, подчиненных прокуратурах и следственных органах.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники делопроизводственных служб*(3).

1.8. Прокуроры, следователи, научные и педагогические работники, делопроизводители органов прокуратуры и их учреждений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.9. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской и следственной деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров, руководителей следственных органов в субъектах Российской Федерации с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 N 3-п.

При этом необходимо:

обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов;

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок и предварительного следствия в точном соответствии с требованиями федерального законодательства;

обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.

1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в органах прокуратуры и следствия и затрагивающими его права и свободы, в том числе с уголовными делами, прекращенными производством, материалами об отказе в возбуждении уголовного дела, надзорными и наблюдательными производствами, если иное не предусмотрено законом.

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры или следствия, структурного подразделения. Работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается мотивированное разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.

Работники делопроизводственных служб по устным (телефонным) запросам граждан могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

дату регистрации;

наименование прокуратуры, следственного органа или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление;

дату направления ответа.

1.11. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у него неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, органа районного звена передаются другому исполнителю через службу делопроизводства с обязательной отметкой на карточках или в книгах учета.

При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем соответствующего органа.

Порядок приема и передачи дел при освобождении и назначении руководителя прокуратуры или следственного органа и отражения в акте приема и передачи вопросов делопроизводства устанавливается приказом Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя Следственного комитета. Примерный перечень данных, которые отражаются в акте приема и передачи, приведен в п. 5.11.6 настоящей Инструкции.

 

2. Организация документооборота

 

2.1. Особенности работы с документами в
автоматизированном информационном комплексе "Надзор"

 

2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система - АИК "Надзор".

АПК "Надзор" - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

2.1.2. В формировании баз данных АИК "Надзор" участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, приравненные к ним специализированные прокуратуры, прокуратуры городов и районов и другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры, научные и образовательные учреждения Генеральной прокуратуры, а также органы Следственного комитета и его учреждения. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, формировании документов в дела, надзорные, наблюдательные и контрольные производства.

2.1.3. Система АИК "Надзор" предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК "Надзор" является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

Работа в АИК "Надзор" основывается на принципе однократной регистрации документа.

2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование системы.

2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с документами в системе АИК "Надзор".

2.1.7. В прокуратурах, где завершилось оснащение необходимой компьютерной техникой, обучен персонал, изданы информационно-распорядительные документы о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности) АИК "Надзор", регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф "секретно"), ввод резолюций, контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в дела, надзорные (наблюдательные) производства должны осуществляться в указанной системе.

2.2. Общие положения

 

2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах и следственных органах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.

2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения*(4), поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных*(5) или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками делопроизводственной службы передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК "Надзор", корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК "Надзор" в "журнале передачи" и РК в "журнале пересылки".

2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК "Надзор" на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение N 4).

2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК "Надзор"). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.

В Генеральной прокуратуре под расписку передаются обращения Президента Российской Федерации, запросы и обращения депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах и следственных органах, утверждается руководителями этих структур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о продлении процессуального срока, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.

2.2.6. Обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.

При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передается его паспорт и осуществляется связка в РК справки и обращения.

2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, их заместителей, планы работы и выписки из решений коллегий Генеральной прокуратуры и Следственного комитета, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры или следственного органа. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления.

2.3. Прием и первичная обработка входящих документов

 

2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).

2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры и следственных органов на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Управление взаимодействия со средствами массовой информации и общественностью Генеральной прокуратуры обеспечивает передачу обращений, поступающих от граждан в Интернет-приемную Генерального прокурора Российской Федерации, содержащих сведения о нарушениях законодательства, охраняемых законом прав, свобод и интересов человека и гражданина, интересов общества и государства, в отдел прохождения корреспонденции для последующей регистрации в срок не позднее следующего рабочего дня со дня поступления обращения.

2.3.3. Работникам отдела прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры и прокуратур субъектов Российской Федерации запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник службы делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре и следственном органе должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение N 17) и передаются по назначению под расписку. При работе в АПК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 18). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с указанием в акте вложенных ценностей. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником отдела прохождения корреспонденции.

2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикалываются к обращениям, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник отдела прохождения корреспонденции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 19) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

При работе в АИК "Надзор" в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета на входящих документах из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры на лицевой стороне в правом нижнем углу листа, в органах прокуратуры - на оборотной стороне листа (приложение N 4).

2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение N 16), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

уголовные дела;

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении процессуального срока, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;

переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегий Генеральной прокуратуры, Следственного комитета;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационного (кроме указанных в п. 2.3.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.

Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".

2.3.10. Срочные документы и обращения, переданные руководителям прокуратуры и Следственного комитета без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела по рассмотрению обращений. Если в составе аппарата - лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При рассмотрении ходатайств о продлении процессуальных сроков, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся вышеуказанными работниками на закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку "основные реквизиты" (приложение N 6) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 8) или организаций (приложение N 9).

При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: "подписал", "содержание", "исполнитель", "состав", "адресат".

2.4. Регистрация, учет документов и дел

 

2.4.1. Общие правила

 

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.

2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода.

2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор", осуществляют регистрацию документов, поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".

Регистрация документов в электронном виде производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие то почте и фельдсвязью, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры или следственного органа, регистрируются секретарями руководителей, факсограммы - сотрудниками структурного подразделения.

По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп (приложение N 4) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение N 5). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение N 19). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. В случае передачи документа из одного подразделения в другое паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному, контрольному) производству.

Для прокуратур субъектов Российской Федерации, в случае поступления обращений на бумаге различного формата и качества, после регистрации документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается РК с полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение согласно разметке.

2.4.2. Регистрация и учет обращений

 

2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.

2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение N 20) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение N 22) и вместе с обращением передаются в подразделение.

2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру или следственный орган, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам и прокурорским работникам Следственного комитета вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 23) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение N 23), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом "р".

2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные, контрольные) производства (приложения N 26, 27) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, следственным органом Следственного комитета, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры, следственные или другие органы.*(6)

Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры - соответствующим прокурором, в Следственный комитет - Председателем Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации.

2.4.2.6. Учет надзорных (наблюдательных, контрольных) производств в вышестоящих органах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение N 14) начиная с номера 101*(7). Номер производства состоит из индекса управления, отдела (приложения N 2, 3), порядкового номера по книге учета и цифр года принятия обращения к производству.

 

Например: 15-148-2007; 7-110-2007;

15/2-486-2007; 7/3-285-2007.

 

Аналогичным образом присваивается номер производству при поступлении ходатайства о продлении процессуального срока, если ранее производство по данному делу не заводилось.

2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных производств из одного подразделения в другое осуществляется только через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в книгах учета надзорных (наблюдательных) производств.

Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном виде (АИК "Надзор") учитывается в "журнале передачи (пересылки) н/п".

2.4.2.8. При регистрации документов в АИК "Надзор", поступивших из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение N 10): "дата" регистрации документа, "корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет - внести в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), "исходящий номер" документа, "дата" поступившего документа, кто "подписал" документ, "состав" документа (количество листов сопроводительного документа, через дробь - количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма, бандероли), "кому" адресован документ (при наличии). При наличии в регистрируемом документе ссылки на номер дела, надзорного (наблюдательного, контрольного) производства и дату документа указанный номер вносится в поле "примечание".

Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих документов, заполняет поле "содержание". На закладку "дополнительные реквизиты" (приложение N 7) им вносятся фигуранты, указанные в документе, с определением их роли (при наличии).

Аналогичным образом регистрируются постановления о продлении процессуальных сроков. На закладку "дополнительные реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка структурного подразделения и номер уголовного дела.

2.4.2.9. При регистрации в АИК "Надзор" обращений граждан заполняются следующие поля РК (приложение N 6): "дата" регистрации, "корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника граждан, если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, затем произвести выбор), "состав" документа (количество листов обращения, через дробь - количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. В случае, если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке "сопроводительный документ" ("корреспондент", "исходящий номер", "дата", "подписал"; "состав" сопроводительного письма).

Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле "Доставка" указывается "Личный прием". При обращении в устной форме в поле "Поручение" (в первой версии АИК "Надзор" - "Резолюция") заполнить реквизит "Автор" и напечатать: "Дано устное разъяснение".

2.4.2.10. При поступлении нескольких обращений одного или более заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое обращение. Сопроводительный документ копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

2.4.2.11. В структурных подразделениях органов прокуратуры в РК, а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая информация о фигурантах и при" необходимости редактируется содержание.

На любом этапе прохождения документа возможна связка регистрационных карточек между собой.

2.4.2.12. После внесения основных регистрационных данных в РК документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. При первичном рассмотрении сотрудники проверяют наличие информации о предыдущих поступлениях на всех лиц, указанных в документе, или о фактах правонарушений в электронной системе и заполняют следующие реквизиты РК: "Регион обжалуемых действий" (в первой версии АИК "Надзор" "Регион" заполняется в справочниках), "фигурант" (заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.) с заполнением полей "роль", "содержание" (когда, где, кто/кем, совершил/совершено действие/событие/факт/, пострадавшие).

 

Например;

о недостатках в работе ОАО "Рубин";

по факту ДТП 22.02.2003 на трассе Екатеринбург - Пермь, в котором пострадали 8 человек;

у/д N 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда N 2909 на перегоне Зубцово - Аристово Октябрьской железной дороги;

рейдерский захват ОАО "Атлант";

незаконная вырубка леса в г. Тихвине;

невыплата зарплаты ОАО "Волтэкс";

о публикации статьи "Школьный "Левый" автобус" в газете "Московские новости" от 16.01.2007 N 3.

 

Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса подразделения, куда направлен документ на рассмотрение, с пересылкой РК, принять к исполнению в своем подразделении или направить в нижестоящие прокуратуры.

При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в справочниках АИК "Надзор", при отсутствии или недостаточности информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной картотек прокуратуры, которые затем переносятся в электронный вид.

В Генеральной прокуратуре обращения проверяются сотрудниками информационно-справочного отдела на наличие ранее имеющейся информации в алфавитной и ведомственной картотеках. При этом в справочники АИК "Надзор" вносится информация на фигурантов: предыдущие поступления и номера надзорных производств.

Для получения информации структурными подразделениями с бумажных носителей в информационно-справочный отдел направляется РК (в бумажном и электронном видах) предварительно зарегистрированного документа с внесением всех фигурантов, в отношении которых нужна справка.

2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, по решению руководителя прокуратуры, следственного органа, структурного подразделения они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных (наблюдательных) производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные (наблюдательные) производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета производств.

Объединение надзорных (наблюдательных) производств по разным вопросам не допускается.

При использовании АИК "Надзор" во избежание дублирования номеров надзорного производства необходимо проверить в системе наличие надзорного (наблюдательного) производства с аналогичным номером. При обнаружении дубликатов надзорных (наблюдательных) производств их следует объединить.

2.4.2.14. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры, следственные органы Следственного комитета или другие органы без контроля, производства не заводятся. Сопроводительные письма к обращениям (приложение N 36) направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения с добавлением буквы "р" и цифр текущего года.

 

Например: 15/3р-2007,7р-2007.

 

Следует также направить заявителю (для сведения, в качестве второго адресата) копию указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

Электронные РК документов списываются в дело в соответствии с электронной номенклатурой структурного подразделения, которая должна полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе (утвержденной начальником подразделения и согласованной с начальником архивно-методического отдела).

2.4.2.15. В районной прокуратуре нумерация производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и цифр года заведения.

 

Например: 58ж-2007.

2.4.2.16. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером 1р с добавлением к нему цифр текущего года.

 

Например: 1р-2007.

 

Копии писем подшиваются в дело в соответствии с п. 2.4.2.14.

2.4.2.17. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота (до 200 ед.) ведение карточек учета движения производства (приложение N 23) не является обязательным. Прохождение обращений, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.

2.4.3. Регистрация и учет поступления и прохождения уголовных, других дел и материалов, сообщений о преступлениях

 

2.4.3.1. Для органов прокуратуры, использующих в работе систему АИК "Надзор", регистрация дел осуществляется в указанной системе. Регистрационная карточка заполняется по принципу РК для организаций, за исключением ноля "состав", в котором указывается дополнительно количество томов дела, материала. На закладку "дополнительные реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка подразделения и номер уголовного дела.

2.4.3.2. Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов Следственного комитета, учитываются в книгах (приложение N 28) и регистрируются на алфавитной картотеке.

2.4.3.3. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам управления (отдела).

2.4.3.4. Поручения нижестоящим органам о направлении уголовных дел в вышестоящие органы о представлении материалов проверок и результатов расследования и иной информации адресуются руководителю органа и подписываются руководителями соответствующих подразделений и их заместителями.

2.4.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящий орган за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по минования надобности за подписью оперативного работника.

2.4.3.6. Запросы в связи с изучением конкретных дел направляются за номером надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.

2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета дел соответствующего подразделения, прокуратуры или следственного органа вместе с подобранными надзорными (наблюдательными, контрольными) производствами.

2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и направленные для производства предварительного следствия в подчиненные и другие органы, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение N 28).

Если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится производство.

2.4.3.9. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах согласно приложениям N 57, 58.

В отдельных книгах (приложения N 59, 60) учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.

2.4.3.10. Сообщения о преступлениях, поступающее в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге согласно приложению N 12, после чего безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.

2.4.4. Регистрация и учет уголовных дел, принятых к производству

 

2.4.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются на алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел (приложение N 29).

2.4.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия постановления о возбуждении уголовного дела.

2.4.4.3. По каждому делу заводится контрольное производство (приложение N 27). Его номер состоит из порядкового номера по книге учета уголовных дел, к которому добавляются цифры года возбуждения дела и через дробь - учетный номер дела.

2.4.5. Регистрация других документов

 

2.4.5.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение N 24).

При работе в АИК "Надзор" указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.

2.4.5.2. В вышестоящих органах карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.

При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение N 22).

В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

2.4.5.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложения N 2, 3), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и цифр текущего года.

 

Например: 7-16-54-2007 - для вышестоящих прокуратур;

23-40в-2007 - для районных прокуратур.

2.4.5.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении N 25.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.4.5.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.4.5.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.4.5.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение N 15), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.

2.4.5.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета и их заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в управлениях, занимающихся организацией работы и контролем; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях.

В других вышестоящих прокуратурах в вышестоящих следственных органах регистрация указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.

 

2.5. Рассмотрение и исполнение документов

 

2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур и вышестоящих следственных органов передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

В Генеральной прокуратуре и Следственном комитете порядок рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливается соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя Следственного комитета.

Прокуроры вышестоящих прокуратур, руководители вышестоящих следственных органов регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

В районных прокуратурах и районных следственных органах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.

2.5.2. Руководителям органов прокуратуры и следственных органов, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.

Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата А6, подписывается и датируется.

2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа заявителю.

В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя.

2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение месячного срока (если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации).

2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.5.8. В письмах и других документах по обращениям и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов, поручений по нескольким обращениям и делам. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.

2.5.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры и следственных органов, другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.

2.5.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в органах и учреждениях прокуратуры.

2.5.11. Исполненные документы передаются делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело N ______" и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

2.5.12. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается.

В прокуратурах, работающих в АИК "Надзор", на основании указанных отметок делопроизводители вносят дату и отчет об исполнении в электронную резолюцию.

2.5.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме: К-15.12.2007, подписывается и датируется.

2.5.14. Делопроизводитель отмечает указанный исполнителем контрольный срок на карточке движения надзорного или наблюдательно производства, а в органах районного звена, где карточки учета движения производства не ведутся, - на алфавитной карточке.

Надзорные (наблюдательные) производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью "Контроль" по датам контроля и в порядке номеров и передаются исполнителям в установленные ими сроки контроля.

2.5.15. При работе в АИК "Надзор" делопроизводитель подразделения после получения документа вносит в РК резолюции руководства, при необходимости плановую дату и передает исполнителю. Номер надзорного (наблюдательного) производства на бумажном носителе должен соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного) производства. Все поступающие документы должны быть внесены в электронное надзорное производство в хронологической последовательности, логически связанной электронной связкой. Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными бумажными надзорными производствами и пересылкой электронного надзорного производства в "кабинет" исполнителю.

При списании исполнителем документов в надзорное или наблюдательное надзорное производство в соответствующем электронном н/п указывается статус "оперативное хранение". При списании документов в дело по номенклатуре в РК документа через "журнал передачи" вносится запись о списании документа в соответствующее электронное дело по номенклатуре.

2.5.16. При направлении исходящих документов на подпись руководству вышестоящих прокуратур необходимо перед отправкой зарегистрировать проект документа в АИК "Надзор", указав в РК содержание, состав, исполнителя, визы и внешний адресат.

2.5.17. При регистрации и направлении исходящих документов в АИК "Надзор" создается новая исходящая РК, связанная с входящей, а на документе распечатывается электронный штамп вновь созданной РК.

2.6. Отправление исходящих документов

 

2.6.1. Для формирования реестров внешней отправки в электронном виде по требованию ФГУП "Почта России" исходящая корреспонденция, отправляемая из Генеральной прокуратуры, в обязательном порядке должна быть зарегистрирована в автоматизированной системе ведомственного документооборота АИК "Надзор".

2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221)*(8), проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения.

2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.6.4. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются работниками отдела прохождения корреспонденции в соответствии с Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы с пометками "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются незамедлительно.

При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки, обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".

2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в арбитражный суд и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, ходатайства о продлении процессуальных сроков, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах и районных следственных органах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками.

2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным (8р-2007, 12р-2007), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы адресата - 9р-2007 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-2007 (Тамбовское УВД).

2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение N 30). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру передачи.

2.6.10. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется в системе и в РК документа (поле "адресат") вносятся все адресаты, указанные в бумажном варианте разнарядки.

2.6.11. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор" структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК (приложение N 11): "дата", "подписал", "содержание", "визы", "адресат" (в соответствии с п. 5.2.13), "состав". Исходящий номер генерируется из системы автоматически.

2.6.12. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.

 

3. Учет объема документооборота

 

3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение N 31) и в целом по органам прокуратуры. Такой учет в обязательном порядке ведется в вышестоящих органах. В органах районного звена - по усмотрению руководителя (приложение N 31, позиции 1-5, 7, 9).

При работе в АИК "Надзор" сведения о документообороте можно получать из указанной системы в разделе "отчетные формы".

3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются руководителю делопроизводственной службы.

3.3. Результаты учета документооборота обобщаются начальником службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.

3.4. При учете обращений, переписки по ним и делам сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.

3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих подразделений. В графе "исходящие" документы учитывает только ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения-соисполнители учитывают эти документы в графе "внутренние".

3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры и следственные органы, учитываются в графе "исходящие" тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж.

 

Например: 1/52, 2/104.

3.7. В строке 9 (приложение N 31) учитывается переписка с вышестоящими и подчиненными органами, научными, другими учреждениями по основным и иным вопросам организации и деятельности: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений, переписка по вопросам прокурорской и следственной деятельности, копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.

3.8. В графе "Общее количество документов" суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.

 

4. Контроль за исполнением документов

 

4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, следственных органов, подразделений и уполномоченные ими лица*(9). Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливается руководителем прокуратуры или следственного органа.

4.2. На документы, взятые на контроль, ставится штамп "Контроль". Они передаются для регистрации, учета, перевода, рассмотрения, исполнения, подписания, печатания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.

4.3. В вышестоящей прокуратуре или следственном органе карточка (приложение N 24) заполняется в двух экземплярах, в районных - в одном. Штамп "Контроль" (в Генеральной прокуратуре - "Особый контроль") проставляется на регистрационной карточке, самом документе и статкарточке.

Резолюция руководителя прокуратуры или следственного органа переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй - в контрольное подразделение.

4.4. Документы, контроль за исполнением которых рассчитан на длительный срок действия (периодические отчеты перед вышестоящей прокуратурой, информации о ходе предварительного расследования и т.д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в структурных подразделениях в дела по номенклатуре по соответствующим направлениям или вопросам.

4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у специалистов подразделений делопроизводства, которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.

4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю прокуратуры не позднее чем за три дня до истечения установленного контрольного срока.

Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.

4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

По обращениям, взятым на контроль руководителями Генеральной прокуратуры, прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратур, Председателем Следственного комитета и руководителями следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации, ответ адресату направляется только после доклада руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки), как правило, от его имени.

4.8. По исполнении документа в контрольной карточке указываются результат разрешения, кому направлен документ, дата подписания, номер надзорного (наблюдательного) производства, дела, куда подшит документ, страницы, фамилия исполнителя. Заполненная контрольная карточка передается в контрольное подразделение.

Контрольное подразделение систематизирует эти карточки в картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает. Контрольные карточки хранятся один год. Переписка по документу, взятому на контроль, завершается после окончательного его исполнения на основании рапорта работника контрольного подразделения, утвержденного руководителем прокуратуры или следственного органа.

4.9. Контроль за рассмотрением информации и других документов, направленных руководителями прокуратур или следственных органов в органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным жалобам и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек (приложение N 24). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель организует своевременное получение информации о прохождении документа и периодически докладывает руководителю прокуратуры или следственного органа о положении дел до его окончательного рассмотрения.

4.10. При использовании системы АИК "Надзор" дня контрольных документов делопроизводителям необходимо внести в РК поручения, фамилии исполнителей, контрольные сроки (если они указаны в резолюции), а также сделать отметку "контроль".

При продлении контрольного срока делопроизводитель должен создать новую электронную резолюцию (поручение) с продленной плановой датой и закрыть "контроль" предыдущей резолюции с внесением в отчет исполнителя текста "срок продлен".

После исполнения контрольного документа делопроизводитель вносит в электронную резолюцию фактическую дату исполнения.

Результат рассмотрения документа вносится в закладку "дополнительные реквизиты" РК в специально созданное для этого поле.

 

5. Правила оформления документов

ГАРАНТ:

О корректировании документов в Генеральной прокуратуре РФ см. Указание Генеральной прокуратуры РФ от 23 января 2012 г. N 15/20

5.1. Формат и виды бланков

 

5.1.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:

материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - A3 420 х 297 мм;

приказы, письма и другие документы - А4 210 х 297 мм;

требования на получение материалов из архива, заказы на размножение, снятие копий со служебных документов, поручения на перевод - А6 148 х 105 мм.

Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, а также внутренние документы оформляются без бланков.

5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложениям 32, 33):

общий бланк (для оформления положений, инструкций, информационных писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);

бланк для писем.

Состав реквизитов бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) изготавливаются отдельные бланки с продольным расположением реквизитов (приложения N 34, 35).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации, изображенный в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ч. 1, ст. 5021). Диаметр герба должен быть не более 17 мм. Под гербом помещается наименование системы: "Прокуратура Российской Федерации" или "Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры либо следственного управления Следственного комитета по субъекту Российской Федерации и приравненного к нему специализированного следственного управления Следственного комитета, далее - наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры либо следственного отдела Следственного комитета по району, городу и приравненного к нему специализированного следственного отдела Следственного комитета.

 

    Например:                       Прокуратура   Российской   Федерации
                                    Прокуратура    Московской    области
                                    Пушкинская   городская   прокуратура

 

                                    или

 

                                    Следственный комитет при прокуратуре
                                    Российской Федерации

 

                                    Следственное  управление
                                    по Белгородской  области

 

                                    Алексеевский межрайонный
                                    следственный отдел

 

Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:

 

                                    Прокуратура   Российской   Федерации
                                    Прокуратура г. Москвы
                                    Измайловская межрайонная прокуратура
                                    Восточного административного округа

5.1.4. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. В Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета применяются бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в синем и красном цветах, порядок использования которых устанавливается руководством Генеральной прокуратуры, Следственного комитета.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

5.2. Адресование

 

5.2.1. Настоящие правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221).

Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

Инициалы должностных лиц в адресе пишутся после их фамилий.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительным падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

 

    Например:                       Генеральная  прокуратура
                                    Российской Федерации

 

                                    Правовое управление

 

                                    или

 

                                    Прокуратура    Московской    области

 

                                    Начальнику управления по обеспечению
                                    участия  прокуроров  в  рассмотрении
                                    уголовных дел судами

 

                                    старшему советнику юстиции

 

                                    Шишириной Т.В.

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

    Например:                               Прокурору Смоленской области

 

                                            государственному   советнику
                                            юстиции 3 класса

 

                                            Верховцеву Ю.В.

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно:

 

                                       Прокурорам  субъектов  Российской
                                       Федерации,   приравненным  к  ним
                                       военным прокурорам  и  прокурорам
                                       иных специализированных
                                       прокуратур

 

                                       или

 

                                       Руководителям        следственных
                                       управлений Следственного комитета
                                       при    прокуратуре     Российской
                                       Федерации по субъектам Российской
                                       Федерации и  приравненных  к  ним
                                       специализированных   следственных
                                       управлений Следственного комитета

 

                                       или

 

                                       Начальникам  главных   управлений
                                       и управлений

5.2.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.

 

    Например:                            Министерство природных ресурсов
                                         Российской Федерации

 

                                         Б. Грузинская   ул.,    д. 4/6,
                                         г. Москва, 123995

 

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации, следственные органы Следственного комитета и их учреждения, руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия, имя, отчество (при отсутствии - инициалы) получателя, затем почтовый адрес.

 

    Например:                            Образцову    Олегу    Петровичу
                                         ул. Садовая,    д. 5,   кв. 12,
                                         г. Липки,      Кировский   р-н,
                                         Тульская обл., 301264

 

                                         или

 

                                         До востребования
                                         Лавровой   Ольге  Александровне
                                         г. Москва, 109156

5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

 

    Например:                            The Municipal  Court of Seattle
                                         600 Third Avenue JMS
                                         SEATTLE,    WASHINGTON    98104
                                         USA, США

5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

 

    Например:                            Mr. A. Widmar, Chairman,
                                         Coke und Son Ltd
                                         LONDON SWK 48C
                                         ENGLAND, Англия

5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

 

    Например:                            Mr. Luis Serrano Correcher
                                         34 Calle Alcala 6a pl.
                                         (Servicio de prensa)
                                         MADRID 28071
                                         ESPANA, Испания

5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК "Надзор" следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной карточки документа (РК) следующие сведения с документа на бумажном носителе:

для юридического лица - краткое наименование в поле "Название", для гражданина - фамилию, имя, отчество в поле "Ф.И.О.";

на панели "Адрес" тип адреса в поле "Тип" выбрать из списка "для отправлений";

название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика, проезда, бульвара, площади, "до востребования" и прочее), номер дома, корпуса (строения), номер квартиры в ноле "Адрес";

наименование населенного пункта (город, поселок, станция, станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если есть) в поле "Нас. пункт";

название республики, края, области, автономного округа (области) в поле "Регион" выбрать из справочника "Регион" из-под вершины "Российская Федерация", а для международных отправлений - название страны аналогично в поле "Регион" найти и выбрать из справочника страну;

почтовый индекс в поле "Индекс";

номер гербового бланка в поле "N бланка";

количество приложений к документам в поле "Состав": сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений.

5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа Генеральной прокуратуры и центрального аппарата Следственного комитета в правом нижнем углу, а в органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа.

5.3. Датирование

 

5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, издаваемые прокуратурой и ее органами совместно с другими ведомствами и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

 

Например: 05.07.2007.

 

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

 

Например: 5 июля 2007 г.

5.4. Индекс (номер) документа

 

5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции.

5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям, жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.

5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного прокуратурой и ее органами совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.5. Заголовок к документу

 

5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: приказ, указание, распоряжение, справка, докладная записка, представление, информационное письмо, спецдонесение и т.п.

5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, адвокатам, а также телеграмм и телефонограмм.

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: приказ "О создании ..."; распоряжение "Об организации контроля..."; представление "Об устранении нарушений законодательства, регламентирующего порядок рассмотрения обращений граждан"; должностной регламент референта отдела.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

5.6. Нумерация страниц

 

5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").

 

5.7. Отметка о наличии приложения

 

5.7.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом:

 

Приложение: на 5 л.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

 

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

 

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо   Генерального   прокурора    Российской    Федерации
            от 12.02.2007 N 7/2-138-2007  и  приложение  к  нему,  всего
            на 8 л.

 

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: обращение Петрова А.П. и приложение к нему, всего  на 10 л.,
            в первый адрес.

 

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:

 

Приложение: диплом   N 100509   на   имя   Мухиной В.Р.   об   окончании
            Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.

5.7.2. При направлении уголовных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:

 

Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.

5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

 

Приложение: согласно описи на 205 л.

5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

 

                                        Приложение
                                        к    распоряжению   Генерального
                                        прокурора  Российской  Федерации
                                        от 10.02.2004 N 9/7p

 

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

 

    Например:                           Приложение N 2
                                        к приказу Генерального прокурора
                                        Российской Федерации
                                        от 15.03.2004 N 16

5.7.5. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом.

 

Приложение: на 10 л. - подлежит возврату.

 

5.8. Подпись

 

5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 

    Например:

 

    не на бланке:

 

Начальник     управления   по
расследованию   бандитизма  и
убийств прокуратуры г. Москвы         Личная подпись      С.И. Золотарев

 

    на бланке:

 

Прокурор         области

 

государственный советник
юстиции  2 класса                     Личная подпись       С.В. Замуруев

5.8.2. Написание в подписи классных чинов производится в соответствии с п. 5.2.4 Инструкции.

5.8.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

5.8.4. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

5.8.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

 

5.9. Утверждение и согласование

 

5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

    Например:                                   УТВЕРЖДАЮ
                                                Прокурор г. Москвы

 

                                                государственный советник
                                                юстиции 2 класса

 

                                                Личная
                                                подпись        Ю.Ю.Семин
                                                16.07.2007

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

 

    Например:                                   УТВЕРЖДЕНА

 

                                                приказом
                                                Генерального   прокурора
                                                Российской     Федерации
                                                от 10.02.2007 N 9

 

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры или следственного органа (с подразделениями и должностными лицами), так и вне их (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Начальник      архивно-методического
отдела управления  документационного
и методического обеспечения Главного
управления  обеспечения деятельности
органов  и   учреждений  прокуратуры
Генеральной прокуратуры
Российской    Федерации

 

Личная подпись        И.Н. Корнилова
11.12.2007

5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.) визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в деле, надзорном или наблюдательном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа - визы лиц, с которыми он согласован.

5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

    Замечания прилагаются.

 

    Личная подпись       А.Г. Хрульков
    09.08.2007

 

5.10. Отметка об исполнителе

 

Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя обязательно указываются в исходящих документах (за исключением ответов заявителям, адвокатам и сопроводительных писем) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

Например:

 

В.А. Жуков, тел. 924-45-67

 

5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных, информационно-методических и других документов

 

5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или следственного органа по инициативе подразделений и должностных лиц.

Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном - центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от границ поля).

Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры или следственного органа, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры или следственных органов.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами жирным шрифтом отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания.

В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним.

Страницы распорядительного документа и приложений к нему нумеруются как единый документ.

Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции. Если организационно-распорядительный документ имеет приложения, то они визируются аналогичным образом.

Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию органов прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ.

Совместные документы оформляются на чистых листах бумаги (без бланка). Дата совместного документа оформляется в соответствии с п. 5.3.1 Инструкции, регистрационные номера - с п. 5.4.5, подписи - с п. 5.8.3.

5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты - в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово "Таблица N " с порядковым номером. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут.

На все таблицы делаются ссылки в тексте, при этом слово "Таблица" пишется полностью, если таблица без номера, и сокращенно ("Табл."), если она имеет номер.

Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа "N п/п" (номера по порядку) делается в случае, если на номера необходимо давать ссылки.

5.11.5. На заседаниях коллегии и совещаниях ведется протокол, стенограмма, а по указанию председателя - аудио - и (или) видеозапись. Расшифровки записей и стенограмм оформляются на бумаге как протокол (пишется большими буквами через пробел) с наименованием мероприятия, написанным строчными буквами. Ниже указываются место и дата составления. Затем отдельным абзацем перечисляются присутствующие (при необходимости с указанием должностей). В протоколах максимально точно воспроизводятся доклады, замечания, ремарки каждого из выступающих, а также принятые решения. Подписывается протокол секретарем коллегии или совещания.

С учетом протокола формируется решение коллегии или совещания, состоящее из названия, вводной (описательной) части и собственно решения. Каждая из намечаемых мер в тексте решения выделяется абзацем (пунктом) с указанием срока исполнения и ответственного должностного лица. Подписывается документ руководителем прокуратуры или следственного органа, решение координационного совещания - руководителями правоохранительных органов.

Протоколы оперативных совещаний при прокурорах по текущим вопросам могут оформляться не отдельным документом, а записываться в специальные книги. В этом случае также обязательно должно быть отражено принятое решение, определено ответственное за его исполнение должностное лицо.

5.11.6. При назначении на должность и освобождении от должности прокуроров, а также при ликвидации и реорганизации подразделений Генеральной прокуратуры, центрального аппарата Следственного комитета с передачей их функций другим подразделениям прием и передача дел производятся по акту в течение семи календарных дней после издания соответствующего приказа.

В акте приема и передачи приводятся данные:

о штатах аппарата или подразделения, положении с укомплектованностью кадрами прокурорских работников, федеральных государственных гражданских служащих и иных работников;

об основных (плановых и внеплановых) мероприятиях текущего года, в том числе незавершенных к моменту передачи дел;

о количестве жалоб и заявлений, не получивших окончательного разрешения, с указанием срока их проверки;

о наличии и состоянии поступивших и находящихся на рассмотрении заявлений и сообщений о преступлениях;

о наличии и состоянии уголовных, иных дел и материалов, не получивших окончательного разрешения, с указанием срока их проверки и расследования;

о наличии и состоянии вещественных доказательств по уголовным делам;

о состоянии делопроизводства (о наличии картотек, книг учета и т.п.);

о сохранности документов, в том числе содержащих сведения, составляющие государственную тайну, специального хранения и строгой отчетности, законодательных актов;

о наличии, количестве, условиях хранения, использовании оружия, боеприпасов к нему и специальных средств;

о финансово-хозяйственном состоянии;

о наличии и состоянии имущества, в том числе компьютерной, множительной и иной техники;

о состоянии защищенности зданий и помещений, их противопожарном состоянии;

о наличии и сохранности печатей и штампов;

иные сведения (при необходимости).

Акт приема и передачи составляется в двух экземплярах, подписывается передающим, принимающим дела должностным лицом, а также участвовавшими в приеме-передаче дел представителями других подразделений, вышестоящих прокуратур или следственных органов.

 

5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

 

5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: "Срочная", "Правительственная".

5.12.2. Право подачи и перечни лиц, за подписью которых подаются телеграммы категории "Правительственная", определяются Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации.

5.12.3. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.

5.12.4. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

5.12.5. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

5.12.6. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится номер надзорного (наблюдательного) производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур, следственных органов или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона.

При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

 

    Например:

 

    Саранск респрокурору Сенькину
    Ваш 12-1-2007
    Сроку  25   октября  2007  шлите  дело  Алексеева  Петра  Даниловича
осужденного приговором Торбеевского рнс 20 января 2006 наш 12-2-2007=

 

Начотдела                       Личная подпись                    Петров
________________________________________________________________________
Исп. Зайцев, тел. 12-23
01.10.2007

 

или

 

    Москва  Каланчевская  11
    Басманный райсуд Москвы=
    Связи надзорной жалобой истребую  дело нр 15543  отношении  Сидорова
Александра Сергеевича дело прошу выслать через Московскую горпрокуратуру
наш 12-1453-2007=

 

Замгенпрокроссии                Личная подпись                  Кехлеров

 

Начальник Главного управления  по
обеспечению участия  прокуроров в
рассмотрении уголовных дел судами       Личная подпись         Анкудинов

 

Исп. Волков, тел. 15-17
15.10.2007

5.12.7. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

5.12.8. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляется работниками подразделений, в которых установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера органов прокуратуры Российской Федерации. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

Передаваемая и принимаемая информация не считается документом, имеющим юридическую силу.

5.12.9. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью начальников главных управлений, управлений и отделов с визой непосредственного исполнителя;

ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, и руководитель соответствующего подразделения;

объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 10 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5.12.10. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов массовой рассылки, а также содержащих служебную информацию ограниченного распространения не допускается.

5.12.11. Рассылка на места телефаксом и телетайпом плановых заданий, а также поручений об организации внеплановых проверок (не связанных с разрешением конкретных обращений) производится только после их учета исполнителем в Главном организационно-инспекторском управлении (в соответствии с Регламентом Генеральной прокуратуры Российской Федерации) либо в организационно-инспекторском управлении Следственного комитета (в соответствии с Регламентом Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации).

5.12.12. Подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными сотрудниками в подразделениях в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, номера его факса и подписи передавшего факсограмму лица.

Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

5.12.13. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

5.12.14. При работе в АИК "Надзор" регистрация входящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с пп. 2.4.2.8, 2.4.2.9. При этом доставка факсом и телетайпом отмечается в поле "доставка". Регистрация исходящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с п. 2.6.11.

 

6. Правила оформления и печати документов на компьютерах

 

6.1. Печатание служебных документов в Генеральной прокуратуре осуществляется специалистами отдела подготовки документов управления документационного и методического обеспечения и другими работниками прокуратуры на компьютерах, а также с помощью вспомогательной компьютерной техники.

Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур и их органов обязаны печатать описи дел, надзорных и наблюдательных производств, подлежащих сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.

6.2. Подготовленный для печатания материал должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги. Текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.

6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других чернил, кроме указанных, или исправленные карандашом.

6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

Текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются в текстовом редакторе "Word" одним стандартным шрифтом "Times New Roman", размер шрифта "14".

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

левое - 25-30;

верхнее - не менее 20;

правое - не менее 10;

нижнее - не менее 20.

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

Для выполнения работ на компьютерах используются положения верхней линейки (приложение N 37).

Адресат документа печатается на расстоянии 10 см от левого поля с межстрочным интервалом "точно" и располагается на документе, напечатанном в том числе и на бланке, с соблюдением вышеприведенного верхнего поля.

Абзац документа выделяется красной строкой - 1,25 см от левого поля.

Текст документа печатается с выравниванием по "ширине".

Должность и классный чин лица, подписывающего документ, печатаются от левого поля с интервалом "точно".

Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются с выравниванием по правому полю документа.

Документы печатаются, как правило, с межстрочным интервалом "одинарный". Через интервал "полуторный" печатаются доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.

Документы, насчитывающие несколько страниц, нумеруются вверху посередине страницы шрифтом "Times New Roman", размер шрифта "12-14".

Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами.

В грифах согласования и утверждения наименование должности относительно положения верхней линейки в одной строке должно занимать не более 7 см.

Название вида документа печатается прописным полужирным шрифтом.

Реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами "одинарный".

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал "точно". При этом составные части реквизитов: "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" - отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами "точно".

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.

При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей отделяются 3-4 межстрочными интервалами "одинарный".

При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р 6.30-2003.

 

7. Порядок выполнения копировально-множительных работ и оформления копий документов

 

7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании бланка-заказа установленной формы (приложение N 38), подписанного одним из руководителей подразделения.

Копирование документов по уголовным делам производятся только при наличии на бланке-заказе визы руководителя следственной группы; материалы на копирование представляются в несброшюрованном виде.

Размножение организационно-распорядительных, информационно-справочных и методических документов по вопросам основной деятельности, подлежащих массовой рассылке (в подчиненные прокуратуры, органы Следственного комитета), производится при наличии визы организационного управления.

7.2. Учет копируемых документов с большим тиражом (начиная с 50 экз.) ведется в книге учета, в которой указываются дата заказа, наименование документа, дата и номер документа (при их наличии), индекс подразделения, фамилия заказчика, количество листов и снятых копий и ставится расписка получателя.

Бланки исполненных заказов хранятся в течение года по порядку номеров.

7.3. Копирование небольших по объему (до 5 л.) и тиражу (до 3 экз.) служебных материалов производится на копировальных аппаратах, установленных непосредственно в подразделениях, с учетом требований пп. 7.1, 7.2.

7.4. Копирование текущих материалов и документов производится в порядке их поступления, срочных - вне очереди. Срочность определяется руководителем подразделения и подтверждается соответствующей отметкой на бланке-заказе.

7.5. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры, следственного органа или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: "Копия" или "Выписка". Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре или следственном органе. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры, следственного органа или их подразделений.

 

8. Выполнение переводов

 

8.1. Обращения, жалобы и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан.

8.2. Поручение на перевод (приложение N 39) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных производств или наблюдательных производств, производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение N 40).

8.3. Обращения и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для регистрации на алфавитной картотеке. Полный перевод обращения осуществляется по требованию прокурорского работника. При поступлении нескольких одинаковых обращений переводится одно из них с указанием учетных номеров всех остальных обращений.

Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров.

8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного (наблюдательного) производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного и др.), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела.

 

    Например:
    с татарского языка
    перевод N 375 н/п 15-375-2007 по делу Асанова З.Х.,
    дело N 3-27-2007, т. 3, л.д.52-76.

 

При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа.

8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе.

8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор или следователь ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод.

 

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел, надзорных и наблюдательных производств

 

9.1. Составление номенклатуры дел

 

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, а также для учета дел.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В вышестоящих прокуратуре или следственном органе номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение N 41) составляется до 1 ноября текущего года оперативным работником с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается начальником структурного подразделения только после согласования с подразделениями архива или делопроизводственной службы.

Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив.

Сводная номенклатура дел прокуратуры, следственного органа или учреждения прокуратуры составляется и после согласования с соответствующим архивным учреждением утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Сводная номенклатура дел печатается на общем бланке органа или учреждения. В сводной номенклатуре дел (приложение N 42) наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы между собой в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе.

Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура - в трех экземплярах. В органах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается прокурором или руководителем следственного органа.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры органа или учреждения.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры или следственных органов, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, уголовные дела, надзорные и наблюдательные производства.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения, порядкового номера дела в пределах структурного подразделения и года заведения дела.

В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается делопроизводственной службой.

9.1.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. - запрещается.

Наименования организаций, ведомств, географические названия и т.п. должны соответствовать их официальному полному названию.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);

название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам надзора за исполнением законодательства об охране природы".

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

 

Например:

"Переписка с Верховным Судом Российской Федерации о применении уголовно-процессуального законодательства".

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.

 

Например:

"Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам надзора за соблюдением законов о местном самоуправлении".

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на или за который составлены планы или отчеты.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

9.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.д.

9.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

9.1.8. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры или соответствующего следственного органа в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.

 

9.2. Формирование, оформление и оперативное хранение дел, надзорных и наблюдательных производств

 

9.2.1. Общие принципы формирования и оформления дел, надзорных, наблюдательных и контрольных производств

 

9.2.1.1. Формирование дел по номенклатуре в органах прокуратуры, надзорных, наблюдательных и контрольных производств (далее - производства) возлагается на подразделения, осуществляющие делопроизводственные функции (канцелярии, отделы документационного обеспечения, отделы делопроизводства).

Формирование надзорных, наблюдательных и контрольных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.2. В дела по номенклатуре группируются документы:

в структурных подразделениях - относящиеся к их компетенции; в органах районного звена - в целом по районной прокуратуре или районному следственному органу.

По такому же принципу в прокуратурах формируются производства.

9.2.1.3. В дела по номенклатуре, надзорные и наблюдательные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению данного вопроса или дела. Правильность оформления документов включаем в себя наличие реквизитов: подписи и визы с их расшифровкой, даты регистрации или учета документа, номера, отметки об исполнении и направлении его в дело, визы описания "В дело" или "В архив" и т.п.

В дела и производства не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

9.2.1.4. В каждый том любого дела, надзорного, наблюдательного или контрольного производства подшивается не более 250 листов.

Если документов больше, заводится второй том. Приложения большого объема группируются в отдельные тома. В тех случаях, когда допускается отсутствие нумерации страниц, толщина каждого тома должна быть не более 4 см.

9.2.1.5. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

ГАРАНТ:

Решением Верховного Суда РФ от 30 октября 2008 г. N ГКПИ08-1856 пункт 9.2.1.6 настоящей Инструкции признан не противоречащим действующему законодательству

9.2.1.6. Подлежат обязательной нумерации листы с последующим составлением внутренней описи документов в каждом томе:

всех уголовных дел;

дел по личному составу;

дел по номенклатуре, срок хранения которых составляет более 5 лет;

всех надзорных, наблюдательных и контрольных производств постоянного хранения:

надзорных и наблюдательных производств подразделений прокуратур по надзору за расследованием уголовных дел в центральных аппаратах Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, Следственного комитета при МВД России, ФСКН России, ФССП России и ФТС России, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействий экстремизму;

надзорных и наблюдательных производств, подлежащих дальнейшей передаче в подразделения прокуратур, в которых такой порядок формирования надзорных и наблюдательных производств является обязательным.

Руководители прокуратур, следственных органов, их учреждений и отдельных структурных подразделений имеют право в пределах своей компетенции обязать нумеровать листы и других видов дел, надзорных и наблюдательных производств с составлением внутренней описи.

Нумеруются все листы простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

9.2.1.7. Внутренняя опись дела (тома) составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 49), которая содержит сведения о заголовках, номерах, датах документов и номерах листов дела.

Обложка, внутренняя опись документов дела и лист-заверитель не нумеруются. Листы дел, надзорных и наблюдательных производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Обложки дел (приложение N 43) оформляются с указанием всех реквизитов: названия организации, названия структурного подразделения, номера и заголовка дела, номера тома (в случае необходимости), крайней даты, количества листов, срока хранения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования соответствующего государственного или муниципального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра данного архива.

9.2.1.8. В делах по номенклатуре, производствах постоянного срока хранения и во всех уголовных делах и других материалах, перечисленных в п. 9.2.1.6, делается заверительная надпись на бланке "Лист-заверитель" (приложение N 50).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, в делах присоединяются к документам, к которым они относятся.

9.2.1.9. Дела и производства подшивается или брошюруются не менее чем в четыре прокола с учетом возможного сводного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы, булавки) из документов удаляются.

9.2.1.10. Все дела постоянного хранения обязательно заключаются в твердую обложку.

9.2.1.11. Группирование документов в личных делах оперативных работников осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, положениями и т.п., в личных делах федеральных государственных гражданских служащих - в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Датами личных дел работников являются даты подписания приказов о приеме на работу (службу) и увольнении лиц, на которых они заведены.

9.2.1.12. Дополнительные реквизиты при оформлении секретных дел, надзорных и наблюдательных производств должны быть регламентированы соответствующим организационно-распорядительным документом руководителя органа прокуратуры или следственного органа (приказом, положением, инструкцией и т.п.) о работе с секретными документами.

9.2.2. Особенности формирования и оформления дел по номенклатуре

 

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса. По окончании делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты вопроса, формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.

9.2.2.3. Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в их сочетании.

В случаях применения вопросно-хронологической последовательности документы в деле должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали определенные вопросы.

Приказы, указания, распоряжения, протоколы коллегий или оперативных совещаний формируются в дела строго в хронологическом порядке.

9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида:

по основной деятельности (совместно с указаниями и распоряжениями);

по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры;

по личному составу:

по финансово-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу могут группироваться раздельно в зависимости от категории работников (прокурорские работники или федеральные государственные гражданские служащие). Так же могут группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов.

9.2.2.5. Документы коллегии группируются в два дела. В одном - протоколы, решения (первые экземпляры), в другом - документы к заседаням коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений коллегии и др.). Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов.

9.2.2.6. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию (например, отчеты за 2003 г. должны быть отнесены к делам 2003 г., хотя составлены в 2004 г.).

9.2.2.7. Дела, состоящие из документов одного вида (например, отчеты, докладные записки, штатные расписания и т.п.) однотипных органов разных административно-территориальных единиц (например, прокуратуры субъектов Российской Федерации), формируются в алфавитном порядке по названиям административно-территориальных единиц.

Лицевые счета работников располагаются в алфавитном порядке фамилий.

9.2.2.8. Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке независимо от направленности статформы указываются ее номер и полное название.

9.2.2.9. В делах с финансовыми документами должна соблюдаться полнота систематизации документов. Так, например, если к балансу имеются пояснительная записка и приложения, то они должны находиться в следующем порядке: пояснительная записка, баланс, приложение. Последовательность приложения определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д. группируются отдельно от их проектов.

9.2.2.10. Оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя производится в соответствии с пунктом 9.2.1.7 настоящей Инструкции.

9.2.2.11. По окончании дела в случае необходимости уточняются заголовки. В реквизиты на обложке вносятся соответствующие дополнения.

На обложках дел с приказами указываются их номера.

Например: "Приказы Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности с N 1 по N 150".

На обложках дел со справками проверок указывается, в каких органах, организациях, ведомствах, учреждениях, структурных подразделениях и т.д., а также по какому вопросу проводилась проверка.

На обложках дел с докладными записками, обзорами, методическими пособиями, информационными письмами и т.п. указывается, о чем они.

9.2.2.12. Руководитель организации или подразделения в пределах своих полномочий вправе разрешить формировать дела по номенклатуре, срок хранения которых составляет до 5 лет, в скоросшиватели, листы не нумеровать, внутренние описи и листы-заверители при этом не составлять.

 

9.2.3. Особенности формирования и оформления уголовных дел

 

9.2.3.1. Формирование уголовных дел возлагается на следователей Следственного комитета, осуществляющих по ним производство.

ГАРАНТ:

Решением Верховного Суда РФ от 30 октября 2008 г. N ГКПИ08-1856 пункт 9.2.3.2 настоящей Инструкции признан не противоречащим действующему законодательству

9.2.3.2. Документы в уголовные дела подшиваются по мере их составления или поступления.

Все документы во всех уголовных делах должны быть подшиты или сброшюрованы не менее чем в четыре прокола. Не допускается вложение документов в конверты к томам уголовных дел.

 

9.2.4. Особенности формирования и оформления надзорных и наблюдательных производств

 

9.2.4.1. Обращения, принятые к производству, и связанные с ними документы группируются в надзорных или наблюдательных производствах. В каждом структурном подразделении или в районной прокуратуре заводится одно производство по одному и тому же делу (в том числе обращениям по делу) или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

Наблюдательные производства заводятся по гражданским и арбитражным делам. Во всех остальных случаях заводятся надзорные производства.

9.2.4.2. Документы располагаются в производствах в хронологическом порядке. Все производства должны быть подшиты не менее чем в четыре прокола.

Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в производство, а заявитель извещается об этом решении.

9.2.4.3. В надзорное производство должны подшиваться:

копии постановлений о возбуждении уголовного дела, поручения следователя о проведении оперативно-розыскных мероприятий;

письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления;

письменные указания по делу;

копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия;

копии постановлений и требований о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении сроков предварительного следствия, дознания, содержания под стражей, продлении судом срока задержания;

копии постановлений о принятии уголовного дела к производству, производстве предварительного следствия следственной группой;

копии постановлений о соединении уголовных дел в одно производство, выделении уголовных дел, передаче уголовных дел для определения подследственности и направления по подследственности;

копии постановлений о приостановлении следствия или прекращении дела;

копии постановлений о производстве обыска, следственных действий, требующих разрешения суда, о помещении подозреваемого, обвиняемого, не находящегося под стражей, в медицинский или психиатрический стационар;

копии плана расследования по делу;

копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления;

копия сопроводительного письма о направлении дела в суд или другой орган;

обращения, жалобы граждан и копии ответов на них.

9.2.4.4. В наблюдательное производство подшиваются:

заметки, тезисы или план речи в суде государственною обвинителя;

заключения, справки и другие документы прокурора об участии в рассмотрении дела в суде;

копии постановлений и других решений суда по делу;

обращения, жалобы граждан иди организаций и копии ответов на них.

9.2.4.5. Запрещается подшивать в надзорные и наблюдательные производства подлинники, которые должны находиться в самих делах.

В дела по номенклатуре для составления отчетов, обобщений и т.п. могут подшиваться копии документов, перечисленных в п.п. 9.2.4.3, 9.2.4.4, при обязательном их нахождении в самих производствах. При этом срок хранения таких дел будет определяться с учетом статей Перечня документов органов прокуратуры и их учреждений с указанием сроков хранения по вопросам переписок по направлениям деятельности прокуратуры.

9.2.4.6. Порядок формирования контрольных производств в Следственном комитете определяется Председателем Следственного комитета.

9.2.4.7. Сроки хранения производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с действующим Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения и п. 2.6 Положения о его применении при списании первых исполненных документов "В н/п" или "В архив".

 

9.2.5. Организация оперативного хранения дел, надзорных и наблюдательных производств

 

9.2.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела и производства хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны принимать меры к обеспечению сохранности документов, дел и производств.

9.2.5.2. Законченные производства (примерно по 25-50 штук) хранятся в хронологическом порядке в папках или коробках, на корешках которых указываются года и номера находящихся в них производств.

Карточки учета движения производств после окончания переписки хранятся в самих производствах.

9.2.5.3. Дела по номенклатуре располагаются в шкафах или на стеллажах по годам в соответствии с номенклатурой.

 

9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных производств в архив. Организация их архивного хранения

 

9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному начальником службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 44), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет - в Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета;

не позднее чем через два года - в прокуратурах субъектов Российской Федерации и следственных управлениях Следственного комитета в субъектах Российской Федерации и приравненных к ним органах, в районных прокуратурах и следственных отделах Следственного комитета в районах и городах районного значения и приравненных к ним органах.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

 

Например: 12вр-07, что обозначает: "12" - индекс управления, "вр" - дела временного хранения, "01" - дела за 2007 год.

 

В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".

 

Например: 12вр(с)-07.

9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.

Все материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив согласно установленным правилам. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных материалов.

Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета.

9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 51). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего архивного учреждения (Государственного архива Российской Федерации и т.д.) в архиве составляется паспорт архива.

9.3.6. Материалы в архиве хранятся по видам, годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших материалов.

9.3.8. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение N 48) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.9. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи материалов во временное пользование (приложение N 52) с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных материалов заводятся отдельные книги выдачи.

9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 47).

9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из архивного учреждения (например, из Государственного архива Российской Федерации) направляется за подписью оперативного работника или руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

Получение дел из архивных учреждений (Государственного архива Российской Федерации, муниципальных архивов) во временное пользование и возврат их производятся по правилам, установленным этими архивными учреждениями.

9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.

 

10. Экспертиза ценности документов

 

10.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

10.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в органах и учреждениях прокуратуры и Следственного комитета создаются приказами руководителя органа или учреждения постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В вышестоящих органах помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с соответствующими архивными учреждениями и утверждениями руководителями.

10.3. Экспертные комиссии назначаются приказами руководителя организации под председательством одного из руководящих работников. В состав ЦЭК (не менее пяти человек) в ЭК (не менее трех человек) включаются наиболее квалифицированные и опытные оперативные и делопроизводственные работники, другие специалисты подразделений.

10.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, федеральными законами "О прокуратуре Российской Федерации" и "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением о Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации, другими организационно-правовыми актами, а также приказами и указаниями руководителей прокуратур, следственных органов, их научных учреждений; методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (в части, не противоречащей Федеральному закону "О прокуратуре Российской Федерации", положениями о ЦЭК и ЭК, Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях с указанием сроков хранения и настоящей Инструкцией.

10.5. Центральная экспертная комиссия:

рассматривает проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению, принимает решения об их согласовании и представляет указанные документы на рассмотрение Федерального архивного агентства;

рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. Материалы по этим вопросам представляются на рассмотрение ЦЭК Генеральной прокуратуры, которая принимает по ним решения и направляет предложения на утверждение в соответствующие архивные учреждения;

даст рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников;

осуществляет методическое руководство и контроль за работой экспертных комиссий структурных подразделений и подчиненных органов и учреждений;

принимает участие в проведении экспертизы ценности документов;

рассматривает сводную номенклатуру дел организации, сводные описи дел на документы постоянного срока хранения, описи документов по личному составу и принимает решения об их согласовании;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

рассматривает акты об утрате или неисправимом повреждении документов и принимает решения об их согласовании.

10.6. Экспертные комиссии:

принимают участие в проведении экспертизы ценности документов;

организуют ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

осуществляют методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривают проекты номенклатур дел, дают им экспертную оценку и вносят их на рассмотрение ЦЭК, а при необходимости - на рассмотрение ЭПК архивных учреждений;

рассматривают годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу;

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству;

рассматривают акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

участвуют в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.

10.7. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания любых работников и специалистов органов прокуратуры и их учреждений, архивных учреждений и других организаций.

10.8. Уголовные прекращенные дела, переданные в архив, надзорные или наблюдательные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством и обществом, экспертными комиссиями могут отбираться на постоянное хранение.

10.9. По окончании года на дела и производства, подлежащие сдаче на хранение в архив прокуратуры, составляются описи в двух экземплярах (приложение N 44). Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и надзорных производствах.

Дела и производства, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и Основных правил работы ведомственных архивов. Описи при этом обязательно составляются отдельно на дела и производства.

При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.

При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и т.п.

Например, на делах со справками или иными видами документов по результатам проверок указывается, какая организация, ведомство и т.п. проверялись и по какому вопросу или направлению проводилась проверка.

Личные дела прокурорских работников и государственных гражданских служащих включаются в опись в алфавитном порядке фамилий.

10.10. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения (приложение N 45), составленные в архиве для передачи в государственный архив, подлежат направлению на утверждение ЭПК архивного учреждения не позднее чем через пять лет после завершения дел в делопроизводстве (для органов областного, городского и районного значения - через два года).

Описям дел или производств постоянного хранения и по личному составу, представляемым на рассмотрение архивных учреждений, номера присваиваются этими архивными учреждениями.

10.11. Документы по личному составу включаются в отдельные сводные описи (приложение N 46), которые составляются в двух экземплярах и представляются на согласование в архивное учреждение. По истечении срока ведомственного хранения проводится экспертиза ценности дел с отметкой ЭПК.

Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями. Отобранные на постоянное хранение дела включаются в самостоятельные описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

10.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 47) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами описей дел постоянного хранения за этот же период. После этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке органа или учреждения.

10.13. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

Документы для уничтожения передаются работниками структурных подразделений, которые проводили экспертизу ценности документов.

 

11. Обеспечение сохранности документов, дел и производств, учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

 

11.1. Обеспечение сохранности документов, дел и надзорных производств

 

11.1.1. Оперативные и делопроизводственные работники несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, дел, производств, иных материалов, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков и учетно-регистрационных форм.

В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях отделов делопроизводства, канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях, канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

11.1.2. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей осуществляет Первый отдел, при его отсутствии - руководитель делопроизводственной службы.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные подразделения. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или руководителя делопроизводственной службы.

11.1.3. Руководители всех органов, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 11.1.1 объектов.

В случаях утечки информации, утраты документов, дел, бланков, печатей, штампов и т.д. проводится служебная проверка, по результатам которой к работникам, допустившим нарушения, принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

11.1.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из любых дел и производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения или органа районного звена. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

 

11.2. Учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов

 

11.2.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки): бланки для писем и общие бланки - изготавливаются только типографским способом и подлежат обязательному учету. На них проставляются порядковые номера (типографским способом или нумератором), а при необходимости и серии этих номеров по видам бланков. На бланках приказов, указаний и распоряжений учетные номера могут не проставляться.

11.2.2. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и выдачей гербовых бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое руководителем прокуратуры или следственного органа. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

11.2.3. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в книге учета. При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, серии и номера бланков.

При выдаче бланков указывается: наименование вида бланка, количество экземпляров, серии и номера бланков, наименование структурного подразделения прокуратуры или следственного органа (фамилия оперативного работника), расписка в получении (приложение N 54).

11.2.4. Проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков проводятся не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя прокуратуры либо следственного органа. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании гербовых бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры или следственного органа.

11.2.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией, состоящей как минимум из трех человек, по акту (приложение N 55) с отметкой в учетной книге.

11.2.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовые печати) и иные печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.2.7. Гербовая печать с наименованием прокуратуры или следственного органа проставляется на процессуальных документах: постановлениях о производстве обыска, выемки, избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, санкционировании решений о применении актов амнистии, продлении процессуальных сроков и т.д., на справках о реабилитации, признании пострадавшим от политических репрессий; на банковских поручениях, заявлениях на сдачу валюты и других финансовых документах; на вкладышах к служебному удостоверению о прикомандировании работника к следственной группе Следственного комитета и в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры или следственного органа.

В Генеральной прокуратуре гербовые печати проставляются на документах, указанных в приложении N 56.

Оттиск печати проставляется на документах таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

11.2.8. Управления (отделы) кадров вышестоящих прокуратур или следственных органов имеют малую гербовую металлическую или выжимную гербовую печать для удостоверений.

В органах прокуратуры простые (негербовые) печати и штампы с действительным наименованием могут иметь главные управления, управления, отделы, управления (отделы) кадров, пенсионные службы. Первый отдел, отделы общего и особого делопроизводства, подразделения, которым предоставлено право ведения финансовой и хозяйственной деятельности.

При необходимости разрешается иметь печати и штампы с наименованием "Для пакетов", "Для регистрации входящих документов", могут применяться и другие печати и штампы, необходимые в практической работе (вспомогательные).

11.2.9. Все печати и штампы, факсимиле изготавливаются по требованиям, подписанным руководителем прокуратуры или следственного органа.

Гербовые печати изготавливаются в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 предприятиями, имеющими соответствующие лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей.

Образцы печатей и штампов подразделениями Генеральной прокуратуры согласовываются с Первым отделом, в других вышестоящих и районных прокуратурах - с отделами общего и особого делопроизводства, где они регистрируются, учитываются в книге (приложение N 53) и выдаются под расписку.

11.2.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах или следственных органах возлагается на руководителей структурных подразделений, в районных прокуратурах или районных следственных органах - на прокуроров или руководителей следственных отделов соответственно. Мастичные гербовые печати хранятся в личных сейфах прокуроров. Передача печатей на хранение другим лицам запрещается.

Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим сотрудникам производится только через Первый отдел или отдел общего и особого делопроизводства.

11.2.11. В Генеральной прокуратуре гербовая печать постоянно хранится в отделе делопроизводства аппарата Генерального прокурора Российской Федерации Главного организационно-инспекторского управления. По окончании рабочего дня печать в опечатанном виде вместе с книгой регистрации постановки гербовой печати сдается дежурному прокурору. При необходимости ее постановки дежурный прокурор вскрывает контейнер, ставит печать, о чем делает запись в книге.

11.2.12. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет Первый отдел Генеральной прокуратуры, в других вышестоящих прокуратурах - отделы общего и особого делопроизводства.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся указанными подразделениями не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи. При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

11.2.13. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность: в Генеральной прокуратуре - Первый отдел, в других прокуратурах - отделы общего и особого делопроизводства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием этих отделов: мастичных - сжиганием, металлических - спиливанием всего текста.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, на котором проставляются оттиски уничтожаемых печатей и штампов. Акт утверждается руководителем прокуратуры или следственного органа.

 

Управление документационного

и методического обеспечения Главного

управления обеспечения деятельности

органов и учреждений прокуратуры

Генеральной прокуратуры

Российской Федерации

 

Согласовано

 

Руководитель Федерального
архивного агентства

В.П. Козлов

 

26 февраля 2008 г.

 

______________________________

*(1) В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы", его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

*(2) В дальнейшем - руководитель делопроизводственной службы.

*(3) В дальнейшем - делопроизводители.

*(4) В дальнейшем - обращения.

*(5) Бумажный носитель - документ, учетно-регистрационная форма.

*(6) В дальнейшем - обращения, принятые к производству.

*(7) Порядковые номера с 1 по 100 используются в индексах дел по номенклатуре (п. 9.1.4).

*(8) В дальнейшем - Почтовые правила.

*(9) В дальнейшем - контрольное подразделение.

 

Приложение N 1
п. 1.3)

 

Перечень
основных видов организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов

 

1.

Акт

-

документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акт об уничтожении дел и документов, акт приема-сдачи дел и т.п.).

2.

Договор

-

документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

3.

Доклад

-

документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

4.

Докладная записка

-

документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей прокуратуры, данного или вышестоящего следственного органа, их структурных подразделений, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

5.

Заключение

-

документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу.

6.

Заявление

-

документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (заявление о приеме на работу, переводе или увольнении).

7.

Инструкция

-

нормативный акт, издаваемый или утверждаемый руководителем прокуратуры либо следственного органа в целях определения порядка выполнения отдельных видов работ, правил работы с документами, регулирования организационных, финансовых и иных сторон деятельности указанных органов, структурных подразделений, должностных лиц.

8.

Информационное письмо

-

документ преимущественно по вопросам информационно-методического характера, распространения положительного опыта и т.п.

9.

Методические указания

-

документ по вопросам организации или методики осуществления прокурорского надзора, следственной работы и другим направлениям деятельности органов прокуратуры Российской Федерации.

10.

Обзор

-

документ, содержащий анализ исполнения приказов, инструкций, указаний Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, состояния прокурорского надзора и следственной практики, деятельности прокуратур или следственных органов по тем или иным вопросам за определенный период. Направляется в подчиненные прокуратуры или следственные органы в целях информации и принятия мер к устранению недостатков.

11.

Объяснительная записка

-

документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета); документ, поясняющий действия того или иного должностного лица.

12.

Отзыв

-

документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, публикации, научном отчете и т.п., присланных на рассмотрение.

13.

Отчет

-

документ, содержащий сведения о проделанной работе, выполнения приказов, указаний, других актов, представленным в установленный срок вышестоящим органам или должностным лицам.

14.

Памятка

-

краткая инструкция по какому-либо вопросу.

15.

Перечень

-

систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

16.

Письмо

-

обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте, в том числе электронной).

17.

План

-

документ, устанавливающий перечень мероприятий, сроки исполнения и исполнителей.

18.

Положение

-

правовой акт, определяющий задачи, структуру, функции, обязанности, права, ответственность, организацию работы прокуратур, следственных органов и их структурных подразделений, учреждений, организаций и должностных лиц органов прокуратуры Российской Федерации, участие общественных организаций в управленческой деятельности, другие формы государственно-служебных и трудовых правоотношений.

19.

Поручение

-

документ, содержащий задание по проверке или разрешению конкретных обращений, а также по другим отдельным вопросам. Направляется за подписью руководителя прокуратуры или следственного органа, начальника подразделения.

20.

Представление

-

акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок.

21.

Приказ

-

правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры или следственного органа на основе и во исполнение законов по основным вопросам организации и деятельности указанных органов, отдельным отраслям прокурорского надзора, следственной деятельности и личному составу.

22.

Протест

-

акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом.

23.

Протокол

-

документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

24.

Распоряжение

-

правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры или следственного органа в пределах своих полномочий по вопросам организации работы, распределения обязанностей и т.п. и подлежащий обязательному исполнению.

25.

Решение

-

правовой акт, издаваемый коллегиальными органами управления прокуратуры, в том числе совместно с другими органами, по основным направлениям деятельности.

26.

Сводка

-

документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т.п.).

27.

Специальное донесение

-

документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

28.

Справка

-

документ, содержащий описание тех или иных действий, фактов, событий, выводы.

29.

Стенограмма

-

дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

30.

Телеграмма, телетайпограмма, факсограмма

-

обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

31.

Телефонограмма

-

обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

32.

Указание

-

правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры или следственного органа, по вопросам организации исполнения приказов, инструкции и других актов данного или вышестоящего органа, а также по вопросам информационно-методического характера.

Приложение N 2
пп. 2.4.2.6, 2.4.5.3)

 

Индексы
структурных подразделений Генеральной прокуратуры Российской Федерации

 

Генеральный прокурор Российской Федерации

1

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

2

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации

60

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

3

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

4

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

5

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

50

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Главный военный прокурор

51

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

52

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

53

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

54

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

56

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

57

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

58

Заместитель Генерального прокурора Российской Федерации

59

Управление кадров

6

Главное управление по надзору за исполнением федерального законодательства

7

Управление по надзору за исполнением законов на транспорте, в таможенной и экологической сферах Главного управления по надзору за исполнением федерального законодательства

23

Организационно-методический отдел Главного управления по надзору за исполнением федерального законодательства

71

Управление по надзору за соблюдением прав и свобод граждан Главного управления по надзору за исполнением федерального законодательства

72

Управление по надзору за исполнением законодательства в сфере экономики Главного управления по надзору за исполнением федерального законодательства

73

Управление по обеспечению участия прокуроров в гражданском и арбитражном процессе

8

Главное управление по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами

12

Управление по обеспечению участия прокуроров в кассационном производстве Верховного Суда Российской Федерации Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами

121

Управление по обеспечению участия прокуроров в надзорной стадии уголовного судопроизводства Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами

122

Отдел по поддержанию государственного обвинения Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами

123

Организационно-аналитический отдел Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами

124

Главная военная прокуратура

14

Управление по надзору за законностью исполнения уголовных наказаний

17

Правовое управление

22

Первый отдел (на правах управления)

26

Управление по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействии экстремизму

27

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Центральном федеральном округе

30

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе

31

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Приволжском федеральном округе

32

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Уральском федеральном округе

33

Управление по надзору за расследованием особо важных дел

34

Главное управление международно-правового сотрудничества

35

Управление экстрадиции Главного управления международно-правового сотрудничества

81

Управление правовой помощи Главного управления международно-правового сотрудничества

82

Управление международного права Главного управления международно-правового сотрудничества

83

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Сибирском федеральном округе

39

Управление взаимодействия се средствами массовой информации и общественностью

40

Главное управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Южном федеральном округе

41

Управление по надзору за следствием, производством дознания и оперативно-розыскной деятельностью Главного управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Южном федеральном округе

46

Управление Генеральной прокуратуры Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе

42

Исполнительный секретарь Координационного совета генеральных прокуроров государств-участников СНГ

43

Полномочный представитель прокуратуры Республики Беларусь в Генеральной прокуратуре Российской Федерации

44

Главное управление по надзору за следствием

49

Управление по надзору за следствием в органах прокуратуры Главного управления по надзору за следствием

15

Управление по надзору за следствием в МВД России и ФСКН России Главного управления по надзору за следствием

16

Организационно-методический отдел Главного управления по надзору за следствием

36

Главное организационно-инспекторское управление

55

Организационное управление Главного организационно-инспекторского управления

20

Аппарат Генерального прокурора Российской Федерации

79

Инспекторское управление Главного организационно-инспекторского управления

80

Информационно-аналитическое управление Главного организационно-инспекторского управления

85

Отдел информационного обеспечения информационно-аналитического управления Главного организационно-инспекторского управления

11

Управление по надзору за производством дознания и оперативно-розыскной деятельностью

69

Главное управление обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

75

Управление документационного и методического обеспечения Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

9

Управление делами Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

10

Отдел административно-хозяйственной и договорной работы Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

76

Отдел контрольно-ревизионной работы (на правах управления) Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

78

Управление по рассмотрению обращений и приему граждан Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждении прокуратуры

45

Отдел по приему граждан управления по рассмотрению обращении и приему граждан Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

24

Отдел по рассмотрению обращений управления по рассмотрению обращений и приему граждан Главного управления обеспечения деятельности органов и учреждений прокуратуры

25

Управление по надзору за исполнением законодательства о противодействии коррупции

86

Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации

88

 

Примечание. Приведенные индексы структурных подразделений Генеральной прокуратуры могут браться за основу в вышестоящей прокуратуре при индексации подразделений аппарата. Управлениям и отделам, имеющим собственные подразделения, могут присваиваться дополнительные индексы, например: 10/1, 15/2, 16/3 и т.д.

Приложение N 3
пп. 2.4.2.6, 2.4.5.3)

 

Индексы
структурных подразделений центрального аппарата Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации

 

Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации

101

Аппарат Председателя Следственного комитета

102

Первый заместитель Председателя Следственного комитета

103

Заместитель Председателя Следственного комитета

104

Заместитель Председателя Следственного комитета

105

Заместитель Председателя Следственного комитета

106

Заместитель Председателя Следственного комитета - руководитель военного следственного управления

107

Заместитель Председателя Следственного комитета

108

Заместитель Председателя Следственного комитета

109

Заместитель Председателя Следственного комитета

110

Заместитель Председателя Следственного комитета

111

Заместитель Председателя Следственного комитета

112

Заместитель Председателя Следственного комитета

113

Заместитель Председателя Следственного комитета

114

Главное следственное управление

201

Управление N 1 по расследованию особо важных дел Главного следственного управления

202

Управление N 2 по расследованию особо важных дел Главного следственного управления

203

Информационно-аналитический отдел Главного следственного управления

204

Военное следственное управление

205

Организационно-инспекторское управление

206

Организационно-контрольный отдел организационно-инспекторского управления

207

Методический отдел организационно-инспекторского управления

208

Отдел статистики и анализа организационно-инспекторского управления

209

Отдел автоматизированного управления и информационных технологий организационно-инспекторского управления

210

Отдел дежурной службы организационно-инспекторского управления

211

Отдел гражданской обороны и мобилизационной подготовки организационно-инспекторского управления

212

Главное управление криминалистики

213

Методико-криминалистическое управление Главного управления криминалистики

214

Технико-криминалистическое управление Главного управления криминалистики

215

Управление по контролю за следственными органами

216

Отдел по контролю за расследованием уголовных дел в отношении лиц особого правового статуса

217

Управление кадров

218

Правовое управление

219

Управление международно-правового сотрудничества

220

Управление по рассмотрению обращений граждан и документа документационному обеспечению

221

Управление собственной безопасности, физической защиты и служебных проверок

222

Отдел по защите государственной тайны

223

Отдел взаимодействия со средствами массовой информации

224

Учебно-методический центр (на правах отдела)

226

Главное управление обеспечения деятельности Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации

227

Управление делами

228

Финансово-экономический отдел управления делами

229

Отдел бухгалтерского учета и отчетности центрального аппарата управления делами

230

Отдел социального обеспечения и организации выездов управления делами

231

Управление материально-технического обеспечения

232

Отдел материально-технического обеспечения управления материально-технического обеспечения

233

Отдел эксплуатации зданий, сооружений и капитального строительства управления материально-технического обеспечения

234

Отдел транспортного обеспечения управления материально-технического обеспечения

235

Отдел эксплуатации связи и оргтехники управления материально-технического обеспечения

236

Отдел контроля за расходованием бюджетных средств

237

Главное следственное управление по Южному федеральному округу

301

Следственное управление по Центральному федеральному округу

302

Следственный отдел по Северо-Западному федеральному округу

303

Следственный отдел по Приволжскому федеральному округу

304

Следственный отдел по Уральскому федеральному округу

305

Следственный отдел по Сибирскому федеральному округу

306

Следственный отдел по Дальневосточному федеральному округу

307

Приложение N 4
п.п. 2.2.3, 2.3.8, 2.4.1.4)

 

Образец регистрационного штампа

 

 

Генеральная прокурора Российской Федерации

Дата 28.04.2007 Время 11:59

N ВОРГ-5698-07/:82

Приложение N 5
п. 2.4.1.4)

 

Паспорт
документа

 

Письмо гражданина

Картотека 9/3 отдела прохожд-я

Рег. N ОГР-56895-07/ от 15.10.2007

 

Группа: Обращения граждан (ОГР)

 

Корр: Анонимное

 

Состав:

Вид доставки: почта

Сопроводительный документ:

 

 

 

Кому:

 

Краткое содержание:

 

 

 

Связки:

 

Журнал передачи:

 

Журнал пересылки:

 

 

 

 

Дата

ФИО/подпись

Особые отметки

 

 

 

 

 

 

Резолюции

 

Дата

Автор

Текст

Исполнитель

 

 

 

 

 

 

 

Штрих код

Генеральная прокурора РФ

Дата 15.10.2007 Время 10:51

N ОГР-56895-07/

Приложение N 6
п.п. 2.3.12, 2.4.2.9)

 

РИСУНОК. ЗАКЛАДКА quot;ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫquot;

"Рисунок. Закладка "Основные реквизиты"

 

Приложение N 7
п. 2.3.12, 2.4.2.8)

 

РИСУНОК. ЗАКЛАДКА quot;ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫquot;

"Рисунок. Закладка "Дополнительные реквизиты"

 

Приложение N 8
п. 2.3.12)

РИСУНОК. ЭЛЕКТРОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДАННЫХ ГРАЖДАНИНА

"Рисунок. Электронный справочник данных гражданина"

 

Приложение N 9
п. 2.3.12)

РИСУНОК. ЭЛЕКТРОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДАННЫХ ОРГАНИЗАЦИИ

"Рисунок. Электронный справочник данных организации"

 

Правила
регистрации в справочникам граждан и организаций в системе АИК "Надзор"

 

Фигурант - гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе. Фигуранты выбираются из справочников граждан и организаций.

В электронной регистрационной карточке (РК) должны быть зарегистрированы фигуранты, указанные в документе: заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, предприятия, юридические лица и др.

До регистрации фигуранта обязательно проверить его наличие в базе данных.

 

Поиск и регистрация граждан и организаций

 

При поиске гражданина в справочнике необходимо набирать фамилию и первую букву имени без точки: Петров А

При поиске организации в справочнике набирается ключевое слово: название предприятия без кавычек (не употребляются наименования "ЗАО", "Фирма" и т.п.).

 

Например: набрав Ариель, будет найдено ЗАО "Ариель" рекламное агентство.

 

После просмотра найденных записей выбрать нужного фигуранта и затем внести недостающие данные. При отсутствии информации о гражданине необходимо ее "добавить" в справочник граждан. При этом заполняются следующие поля РК:

"Ф.И.О." - фамилия, имя, отчество;

"Дата рождения" или год рождения (год рождения можно написать в "Примечание");

"Регион" или "Адрес для отправлений". В случае несовпадения региона обжалуемых действий с адресом для отправлений регион места происшествия указывается в "Примечании".

 

Например: "Регион обжалуемых действий - Орловская область".

Если регионы совпадают, то достаточно указать регион в "Адресе".

 

Дела в отношении гражданина;

НП, заведенные в отношении гражданина;

Документ, удостоверяющий личность.

Для идентификации гражданина в поле "Примечание" необходимо добавлять дополнительную информацию: "ДТП", "по иску", "осужденный", "бывший директор ООО "Сатурн", "погибший", "несовершеннолетний", "в/ч 23343" и т.д.

При внесении организации в справочник сначала пишется ее название, а затем дается описание.

 

Например: ТИЗ "Гранит" - Товарищество индивидуальных застройщиков;

"Национальный Балет "Кострома" - автономная некоммерческая организация;

ОАО "Таганрогский металлургический завод" ("ТАГМЕТ").

Сокращенное название организации пишется после полного наименования в скобках.

При одинаковых названиях организаций и разных регионов необходимо создать новую запись в справочнике с обязательным указанием региона в названии.

 

    Например: ЗАО "Оливия" - Орловская  область;
              ЗАО "Оливия" - Пензенская область.

 

Фамилии адвокатов заносятся в справочник организаций.

Например: Адвокат - Смолин А.А.

 

Поиск и регистрация жителей, коллективов и анонимных обращений

 

При поиске в справочнике организаций жителей и коллектива набирается ключевое слово: название коллектива, улицы, поселка, района и т.п. без окончания.

Например:

Набрав Загорянк, будут найдены жители Зягорянки и жители Московской области пос. Загорянка.

Набрав ключевое слово артист, будет найдено "коллектив артистов Большого театра".

При наличии на конверте или в адресате обращения от одного до двух заявителей в поле "Корреспондент" РК заносится информация о каждом из них с выбором или добавлением новых данных в справочник граждан.

При наличии в обращении более двух фамилий заявителей информация о первых двух заносится в поле "Корреспондент" РК и ставится отметка "коллективное".

Аналогично добавляется информация о фигурантах в РК на закладке "Д" (Дополнительные реквизиты).

Информация о жителях и коллективах заносится в справочник организаций.

При наличии на конверте или в адресате самого обращения наименования организации в поле "Корреспондент" вносится название организации, а в поле "Подписал" - коллектив, акционеры, соинвесторы и т.п.

Например: при обращении соинвесторов ООО "Социальная инициатива" в поле "Корреспондент" заносится "ООО "Социальная инициатива", в поле "Подписал" - "соинвесторы".

Если название организации отсутствует, то заносится название адресата.

 

Например: "коллектив налоговых инспекторов Чувашской Республики";

"коллектив художников г. Вязьмы";

"артисты балета Большого театра".

 

На этапе первичного рассмотрения коллективного обращения информация о фигурантах заносится в поле PK на закладку "Д" с указанием в поле "Фигурант" названия организации, написав в поле "Роль" - "Обратившийся", а в поле "Примечание" - "соинвесторы", "акционеры" и т.п.

В случае обращения жителей в поле "Корреспондент" или "Фигурант" информация заносится следующим образом: жители, регион, населенный пункт, улица, дом.

 

    Например: жители г. Москвы, ул. Черемушкинская, д. 8;
              жители  Орловской  области,  пос. Красково.

 

На этапе первичного рассмотрения в справочнике организаций в названии создается запись по факту наиболее значимого события, сформированная следующим образом: регион, событие и дата.

 

Например: по факту: Москва - пожар в МГУ им. Ломоносова, ноябрь 2006 г.;

по факту; Москва - взрыв на Черкизовском рынке, 21.08.2006;

по факту: РФ - выборы Президента РФ, март 2008 г.

 

При наличии на конверте или в адресате обращения фамилии директора предприятия запись создается в справочнике организаций, в поле "Корреспондент" заносится название предприятия, а в поле "Подписал" - фамилия директора.

При установлении на этапе первичного рассмотрения факта возбуждения уголовного дела в отношения директора Ф.И.О. и данные директора заносятся в справочник граждан с заполнением поля "Фигурант".

В случае несовпадения адреса с конверта и адресата обращения при регистрации выбираются данные заявителя с конверта.

При регистрации анонимного обращения в поле "Корреспондент" делается запись - "анонимное", выбранное из справочника граждан с отметкой "анонимное".

 

Приложение N 10
п. 2.4.2.8)

 

РИСУНОК. ПОЛЯ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

"Рисунок. Поля регистрационной карточки"

 

Приложение N 11
п. 2.6.11)

РИСУНОК. ПОЛЯ ИСХОДЯЩЕЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

"Рисунок. Поля исходящей регистрационной карточки"

 

Приложение N 12
п. 2.4.3.10)

 

Книга
учета сообщений о преступлениях

 

N

п/п

Дата время поступления сообщения о преступлении

Фамилия, инициалы заявителя, наименование организации, учреждения (адрес и телефон); должность, фамилия, инициалы дознавателя, вынесшего постановления о направлении материалов в порядке ч. 1 ст. 155 УПК РФ, дата вынесения постановления

Должность, классный чин(воинское звание) прокурорского работника, вынесшего постановление о направлении материалов в орган следствия, дознания

Краткие сведения о наличии признаков преступления

Результаты рассмотрения, куда направлено сообщение (орган следствия, дознания), дата направления, сведения об информировании заявители

Дополнительные сведения (взято под контроль, заведено надзорное производство, даны указания, результат разрешения и т.д.)

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

Приложение N 13

 

                       Наименование прокуратуры,
                 следственного органа или их учреждения

 

                                 Книга

 

                     учета _______________________
                     _____________________________
                     _____________________________

 

                                                   Начата   ____________
                                                   Окончена ____________
                                                   Хранить  ________ лет

 

                                                               Формат А4

 

Образец лицевой стороны обложки всех книг учета документов, предусмотренных настоящей Инструкцией.

 

Приложение N 14
п. 2.4.2.6)

 

Книга
учета надзорных (наблюдательных, контрольных) производств по обращениям, уголовным и другим делам, спецдонесениям

 

N

п/п

Дата заведения

Фамилия, инициалы заявителей, подозреваемых, обвиняемых, осужденных, потерпевших, сторон по делу, краткое изложение правонарушения (фабула преступления)

Регион, где было совершено правонарушение (преступление)

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 15
п. 2.4.5.7)

 

Книга
регистрации приказов, указаний и распоряжений

 

Номер документа

Дата издания

Вид документа, название, кем подписан

Примечание

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 16
п. 2.3.9)

 

Перечень
документов, на подлежащих регистрации

 

1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия).

2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

3. Библиографические справочники.

4. Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

5. Пригласительные билеты,

6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

 

Приложение N 17
п. 2.3.4)

 

Книга
учета ценных писем, бандеролей, посылок

 

Дата получения

Почтовый номер письма, бандероли, посылки

Адрес отправителя

Отправитель, краткое содержание документа

На какую сумму оценено

Расписка в получении

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 18
п. 2.3.6)

 

                                  Акт
"___" _________ ____ г.

 

    Мы, нижеподписавшиеся сотрудники отдела прохождения  корреспонденции
(отдела общего и особого делопроизводства), ____________________________
________________________________________________________________________
составили акт в том, что при вскрытии почтового отправления:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
в нем оказались: _______________________________________________________
________________________________________________________________________
        (деньги, другие ценные вложения, недостающие документы)
________________________________________________________________________

 

Подписи:
________________________________________________________________________

Приложением 19
пп. 2.3.8, 2.4.1.4)

 

                    Образец регистрационного штампа

 

                       Наименование  прокуратуры
                             N ___________
                             Дата ________
                        Регион ________________
                  (для специализированных прокуратур)

 

                                                       Размер 40 x 30 мм

Приложение N 20
п. 2.4.2.2)

 

Алфавитная карточка

 

Индекс

Фамилия

 

 

Имя, отчество

 

Год рождения

 

Данные об аресте, осуждении, домашний адрес

 

Дата поступления

Куда, когда, за каким N направлен (передан)

 

 

Содержание

 

От кого поступил, индекс, дата

Исполнитель

 

 

(лицевая сторона)

 

Дата поступления

Дата направления, номер

Куда, какой документ, кем направлен (передан) и другие отметки

 

 

 

 

 

(оборотная сторона)

 

Размер 100 x 75 мм

 

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждения дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам. При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика., край, область и т.п.).

Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием ее содержания.

Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется надзорное (наблюдательное, контрольное) производство, на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).

В алфавитных карточках на лиц, от которых жалоб не поступало, в графе "Содержание" делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого подана жалоба, с указанием основания заведения карточки. Например: "По приговору Иванова П.С." или "О злоупотреблениях Петрова В.Н.".

Если в дальнейшем от них поступят жалобы, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступила жалоба, при этом проверяется карточка лица, жалоба которого послужила основанием для заведения надзорного (наблюдательного, контрольного) производства.

При регистрации жалоб и спецдонесений о совершенных преступлениях, убийствах, самоубийствах, несчастных случаях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.

При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.

При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная - на уклоняющегося от уплаты.

При регистрации заявлений работников прокуратуры и ее органов на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.

При регистрации коллективных жалоб алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.

Коллективные письма, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действии обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: "Коллективное"), а на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя выписывается ссылочная карточка. В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.

Содержание коллективных писем приводится более подробно.

На алфавитной карточке указываются:

в графе "Индекс" - номер надзорного или наблюдательного производства по жалобе, спецдонесению, делу, другому документу;

в графе "Фамилия, имя, отчество" - по возможности полные сведения;

в графе "Данные об аресте, осуждении" - каким судом, где, когда, по какой статье УК и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;

дата поступления (проставляется по штампу отдела прохождения корреспонденции);

в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" - наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, и дата направления;

в графе "Содержание" - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом): "алиментное", "жилищное", "о выселении", "трудовое", "пенсионное", "наследство", "изобретение", "изъятие имущества", "на приговор", "о привлечении к ответственности", "о розыске", по факту смерти, гибели, изнасилования" и т.п.;

в графе "От кого поступил, индекс, дата" - фамилия или лицо, подавшее жалобу ("заявитель", "заключенный", "коллектив", "Федоров" и т.д.). Если документ поступил из учреждения, - наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если жалоба принята на личном приеме - "с приема" и кем принята;

в графе "Исполнитель" - фамилия работника, принявшего решение по жалобе.

Если в документе, приложенном к жалобе, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в жалобе, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные - ссылочные с указанием варианта фамилии основной карточки.

 

Например: "Зайнетдинов" - алфавитная, "Зайнутдинов" и "Зайнатдинов" - ссылочные.

 

Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы - ББ, ВВ и др. (ОББЯЗОВ, ВВЕДЕНСКИЙ), расставляются как имеющие одну букву (ОБЯЗОВ, ВЕДЕНСКИЙ).

Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: "Валентин", затем "Валентина".

Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют наращения "ван", "де", "фон", "тер", "оглы", "кызы" или "кзы" и др., раскладываются в картотеке только ко алфавиту фамилий, имен и отчеств, наращения во внимание не принимаются.

Буквы "А", "О" принимаются за букву "А" и карточки соответственно расставляются в одном ящике.

Например: карточка "Волосевич" расставляется как "Валосевич", "Огилов" - как "Агилов".

Буква "Э" принимается за букву "В" и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква "Э" стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: "Эверетов" и "Еверетов",

Буква "Ы" после шипящих "Ж", "Ч", "Ш, "Щ" и "Ц" принимается за "И".

В фамилиях, оканчивающихся на "ОВ" к "ЕВ" после шипящих, окончание принимается за "ОВ".

Окончания фамилий "ТСКИЙ", "ДСКИЙ", "ЦКИЙ" при расстановке принимаются за "ЦКИЙ". Например: карточки "Вершадский", "Вершатский", "Вершацкий".

В фамилиях с окончанием "ЯНЦ" последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.

Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии, в зависимости от имени, отчества, кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.

Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке; вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем - карточки с фамилией и инициалами, потом с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.

Например: ''Петров, Петров А.В., Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б." и т.д. на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно "Петров").

 

Приложение N 21
п. 2.4.2.2)

 

                           Ссылочная карточка

 

Фамилия       __________________________________________________________
Имя, отчество __________________________________________________________
Дата, регион, __________________________________________________________
N ______________________________________________________________________

 

                                Смотри:
Фамилия       __________________________________________________________
Имя, отчество __________________________________________________________

 

                                                      Размер 100 x 75 мм

Приложение N 22
пп. 2.4.2.3, 2.4.5.2)

 

                                Справка

 

Фамилия       __________________________________________________________
Имя, отчество __________________________________________________________
Республика, край, область, город, район ________________________________
Число  жалоб,  ранее   направленных  по  одному  и  тому  же  вопросу  в
подчиненные прокуратуры, другие органы, в том числе ____________________
________________________________________________________________________
Первая: когда, куда, за каким номером направлена    ____________________
Последняя: когда, куда, за каким номером направлена ____________________
Номера переписок в других подразделениях            ____________________
Дата ___________________________________
Делопроизводитель ____________ (подпись)

 

                           (лицевая сторона)

 

                           Решение по жалобе

 

Принята к производству, номер н/п (к/п) ________________________________
________________________________________________________________________
Направлена:
когда __________________________________________________________________
за каким номером    ____________________________________________________
куда  __________________________________________________________________
Фамилия исполнителя ____________________________________________________
Делопроизводитель ____________________________________________ (подпись)
Дата ____________

 

                          (оборотная сторона)

 

                                                     Размер 100 x 100 мм

 

Лицевая сторона справки заполняется работником, регистрирующим жалобу.

Фамилия, имя, отчество лица, по делу которого прислана жалоба, пишутся полностью.

В графе "Республика, край, область, город, район" указывается наименование административно-территориальной единицы, где произошло правонарушение, событие.

В последующих пяти графах отмечается общее количество не принятых к производству в данной прокуратуре или следственном органе жалоб по одному и тому же вопросу и направленных в подчиненные органы, в их числе приводятся первая к последняя жалобы с указанием, когда, куда и за каким номером они направлены.

Графа "Номера переписок в других подразделениях" заполняется в случаях, когда в других структурных подразделениях имеются надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, заведенные на это лицо по другим вопросам. Указываются номера всех производств.

В графе "Дата" указывается дата направления зарегистрированной жалобы в структурное подразделение или должностному лицу.

Оборотная сторона справки заполняется делопроизводителем структурного подразделения после рассмотрения жалобы оперативным работником. Проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а если производство не заведено, то указывается, когда, за каким номером, куда была направлена жалоба, и фамилия исполнителя. Заполненная справка возвращается на алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, после чего справка уничтожается.

 

Приложение N 23
пп. 2.4.2.4, 2.4.2.17)

 

Карточка
учета движения Н/П (К/П)
N _____

 

_________________________________________________________________________
          (Ф.И.О.)                                   (Регион)

 

Дата

Кому передано и с каким документом (делом)

Дата рассмотрения, разрешения

1

2

3

 

 

 

 

(лицевая сторона)

 

1

2

3

 

 

 

 

(оборотная сторона)

 

Размер 100 х 150 мм

 

Изготавливается на плотной бумаге

 

Приложение N 24
пп. 2.4.5.1, 4.3, 4.9)

 

Корреспондентская карточка
(аналогичное содержание имеет контрольная карточка)

 

1

5

10

15

20

25

 

 

 

Корреспондент

 

Дата поступления и индекс документа

Дата и индекс документа

 

 

Краткое содержание

 

Резолюция или кому направлен документ, контрольный срок исполнения

 

 

Номер дела, куда подшит

документ

Отметка об исполнении

Страницы

(лицевая сторона)

Дата передачи документа

Фамилия исполнителя

 

 

 

 

 

(оборотная сторона)

 

Формат А5, А6

 

Приложение N 25
п. 2.4.5.4)

 

Примерный перечень
корреспондентов и групп корреспондентов

 

Администрация Президента Российской Федерации

Академии

Акционерные общества (ОАО, ЗАО)

Архивные учреждения

Банки

Воинские организации

Верховный Суд Российской Федерации и другие суды

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и другие арбитражные суды

Генеральная прокуратура Российской Федерации

Госкомитеты и их органы

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

Комбинаты

Коммерческие организации

Конституционный Суд Российской Федерации

Лечебные учреждения

Министерство внутренних дел Российской Федерации и его органы

Министерство юстиции Российской Федераций и его органы

Органы исполнительной власти

Пенсионный фонд Российской Федерации

Правительство Российской Федерации

Президент Российской Федерации

Прокуратура республики, края, области, автономного округа,

(в алфавитном порядке)

Прокуратура города и района (для прокуратур республик, краев и областей, в алфавитном порядке)

Прокуратуры (другие)

Промышленные предприятия

Профсоюзные организации

Редакции газет, журналов, издательства

Российский фонд федерального имущества

Сельскохозяйственные организации

Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации и его органы

Совет Безопасности Российской Федерации

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Строительные организации

Счетная палата Российской Федерации

Учебные заведения и научно-исследовательские институты

Учреждения и органы уголовно-исполнительной системы

Федеральная налоговая служба и ее органы

Федеральная таможенная служба и ее органы

Центральный банк Российской Федерации и его территориальные учреждения

 

Приложение N 26
п. 2.4.2.5)

 

                              Прокуратура
________________________________________________________________________
                       (наименование прокуратуры)
________________________________________________________________________
               (наименование структурного подразделения)

 

                        Надзорное производство*
                            N _____________

 

Фамилия ________________________________________________________________
Имя ___________________________ Отчество _______________________________
                             На _____ л.**

 

Опись N    _____________                         Хранить ___________ лет
N по описи _____________                         Подпись _______________
______ год

 

                                                     Размер 500 X 310 мм

 

______________________________

* В случае необходимости термин "надзорное производство" может быть заменен на термин "наблюдательное производство".

** Для надзорных производств, указанных в п. 9.2.1.6.

 

Приложение N 27
пп. 2.4.2.5, 2.4.4.3)

 

       Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации

 

________________________________________________________________________
               (наименование следственного подразделения
                        Следственного комитета)

 

________________________________________________________________________
                     (управление, отдел, отделение)

 

                        Контрольное производство
                               N _______

 

Фамилия ________________________________________________________________
Имя ___________________________ Отчество _______________________________
                              На _____ л.

 

Опись N    _____________                         Хранить ___________ лет
N по описи _____________                         Подпись _______________
______ год _____________

 

                                                     Размер 500 X 310 мм

 

Приложение N 28
пп. 2.4.3.2, 2.4.3.8)

 

Книга
учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля)

 

N

п/п

Дата поступления

Номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства

Ф.и.о. осужденного (потерпевшего, подозреваемого, обвиняемого)

Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели

Дата и расписка делопроизводителя в получении

Дата и расписка опер. работника в получении

Дата и расписка делопроизводителя, получившего дело от опер. раб-ка

Куда, когда, за каким номером направлено

Дата и расписка отд. прохождения корреспонд. в получении дела для отправки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 29
п. 2.4.4.1)

 

Книга
учета уголовных дел

 

N

п/п с начала года

Номер уголовного дела

Когда и кем возбуждено, в чьем производстве находится

Ф.И.О. потерпевших, обвиняемых, подозреваемых

Дата рожд. н/летнего подозреваемого, обвиняемого

Квалификация

Дата задержания, ареста подозреваемых, обвиняемых

Сведения о вещественных доказательствах

Дата и результаты расследования: направлено в суд, приостановлено, прекращено

Дата отмены постановления о приостановлении, прекращении

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 30
п. 2.6.9)

 

Книга
учета документов, отправленных с нарочным

 

N

п/п

Номер документа

Кому направлено

(полное наименование адресата)

Дата отправления

Дата и расписка в получении документов

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 31
пп. 3.1, 3.7)

 

Сводка
о документообороте в ____________
за_____ г.

 

N

п/п

Вид документа

Общее кол-во документов

Из них

вход.

исход.

внутр.

1

Переписка по жалобам и делам

 

 

 

 

2

Дела

 

 

 

 

3

Приказы

 

 

 

 

4

Указания

 

 

 

 

5

Распоряжения

 

 

 

 

6

Информационные письма

 

 

 

 

7

Обзоры

 

 

 

 

8

Задания

 

 

 

 

9

Переписка по другим направлениям деятельности органов прокуратуры

 

 

 

 

 

Итого:

 

 

 

 

Приложение N 32
п. 5.1.2)

 

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Приложение N 33
п. 5.1.2)

 

ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РФ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РФ

 

Приложение N 34
п. 5.1.2)

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УКАЗАНИЯ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РФ

 

Приложение N 35
п. 5.1.2)

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РФ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УКАЗАНИЯ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РФ

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПРИ ПРОКУРАТУРЕ РФ

 

Приложение N 36
п. 2.4.2.14)

 

ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА К ОБРАЩЕНИЮ

 

Приложение N 37

 

Правила
оформления реквизитов в документах

 

Положение верхней линейки

Печатаемый реквизит

0

Название вида документа

Дата

Ссылка на индекс и дату входящего документа

Заголовок к тексту

Текст (без абзацного отступа)

Отметка о наличии приложений

Наименование должности в реквизите "подпись"

Гриф согласования

Отметка о заверении копии

Фамилия и телефон исполнителя

Слова "Примечание" и "Основание"

1,25

Начало абзацев в тексте

10

Адресат

Гриф утверждения

вплотную к правому полю

Гриф ограничения доступа к документу

Расшифровка подписи в реквизите "подпись"

Приложение N 38
п. 7.1)

 

                                 Заказ
          на размножение, снятие копий со служебных документов

 

Индекс подразделения _____________________ N Н/П _______________________
Название документа   ___________________________________________________
Количество листов    ___________________________________________________
Размножить в         _____________________ экз.
Фамилия заказчика    ___________________________________________________
Служебный телефон    ___________________________________________________
Дата ____________    Зам. нач. подразделения____________________________

 

                                                               Формат А6

 

Приложение N 39
п. 8.2)

 

Поручение
на перевод

 

Номер н/п, дела, документа _____________________________________________
Название документа, ф.и.о. заявителя  __________________________________
________________________________________________________________________
Язык, с которого переводится документ __________________________________
Какие документы требуется перевести (л.д.) _____________________________
________________________________________________________________________
Устный перевод, по какому документу, факту _____________________________
________________________________________________________________________
Врем, затраченное на устный перевод   __________________________________
Фамилия переводчика        _____________________________________________
Руководитель отдела, управления       __________________________________
Исполнитель, ф.и.о _____________________________________________________
Телефон ______________________________ Дата ____________________________

 

                                                           Формат А5, А6

 

Приложение N 40
п. 8.2)

 

Книга
учета документов, поступивших на перевод

 

N

п/п

Дата поступления

Наименование документа, его номер

Номер надзорного или наблюдательного производства

Фамилия, имя, отчество переводчика

Дата и расписка переводчика в поручении на перевод

Дата и расписка в получении документа от переводчика

Дата и расписка работника, получившего документ с перевода

Количество знаков и страниц

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 41
п. 9.1.1)

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

 

Наименование органа                    УТВЕРЖДАЮ
или учреждения
Наименование подразделения             Руководитель структурного
                                       подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
                                       Подпись

 

(место составления)                    Дата                И.О. Фамилия
на ___________ год

 

Индекс

дела

Заголовок

Количество томов

Срок хранения и номер статьи по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Наименование должности
лица,     составившего
номенклатуру                           Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

СОГЛАСОВАНО
Начальник архивно-
методического  отдела,  или
отдела  общего  и   особого
делопроизводства, или лица,
ответственного    за  архив            Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ г.
в структурном подразделении

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

Итого:

 

 

 

 

Наименование должности
начальника      отдела
делопроизводства   или
лица,  осуществляющего
делопроизводство                       Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Итоговые сведения переданы в архивное
подразделение органа  или  учреждения

 

Наименование     должности
лица, передавшего сведения             Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Приложение N 42
п. 9.1.1)

 

Форма сводной номенклатуры дел

 

Наименование органа                      УТВЕРЖДАЮ
или учреждения
                                         Руководитель прокуратуры,
                                         следственного органа или их
                                         учреждения
СВОДНАЯ                                  Подпись
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

(место составления)                      Дата              И.О. Фамилия

 

на ___________ год

 

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов

Срок хранения и номер статьи по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование структурного подразделения

 

 

 

 

 

 

Начальник     Главного
управления,     отдела                 Подпись              И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности
лица,     составившего
номенклатуру                           Подпись              И.О. Фамилия

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО*                                      СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК)...                              Протокол ЭПК архивного
                                                  учреждения
от ____________ N ____                            от ____________ N ____

 

______________________________

* Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного упреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ г.
в прокуратуре, следственном органе или их учреждении

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

Итого:

 

 

 

 

Наименование     должности
руководителя   архива  или
лица,   ответственного  за
архив или делопроизводство             Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Приложение N 43
п. 9.2.1.7)

 

                       Наименование прокуратуры,
                 следственного органа или их учреждения

 

________________________________________________________________________
               (наименование структурного подразделения)

 

                            Дело N ________

 

                                                           Том N _______
________________________________________________________________________
              (заголовок дела или фамилия, имя, отчество)

 

                                         На листах _____________________
                                         Начато    _____________________
                                         Окончено  _____________________
                                         Хранить   _____________________
                                                   Срок хранения,  номер
                                                   статьи по Перечню или
                                                   индивидуальный   срок
Опись N ___________                                хранения
N по описи ________                                _____________________

 

                                                     Формат 500 х 310 мм

Приложение N 44
пп. 9.3.1, 10.9)

 

Форма описи дел постоянного, временного хранения или по личному составу структурного подразделения, подлежащих передаче на хранение в архив прокуратуры, следственного органа или их учреждений

 

                                               УТВЕРЖДАЮ
                                               Руководитель структурного
                                               подразделения
                                               Подпись
                                               Дата          И.О.Фамилия

 

Опись N ________
дел, производств ______________________________________
постоянного, временного хранения или по личному составу

 

_______________________________________________________
     (наименование структурного подразделения)

 

за ____________ г.

 

N

п/п

Индекс (номер) дела, н/п

Заголовок

дела

Крайние даты дела (тома)*

Количество листов в деле (томе)**

Срок хранения дела или н/п***

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________

* В описях надзорных производств не указывать.

** Обязательно указывается для дел, н/п постоянного хранения и по личному составу

*** Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

 

Продолжение
приложения N 44

 

N

п/п

Индекс (номер)

дела, н/п

Заголовок дела

Крайние даты дела

(тома)

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения дела или н/п

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

В данную опись внесено _________________________________ единиц хранения
                             (цифрами и прописью)

 

с N __________________________ по N _______________________, в том числе
литерные номера:    _______________________________________
пропущенные номера: _______________________________________

 

Наименование должности
составителя описи                      Подпись              И.О. Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО
Начальник архивно-
методического   отдела,   или
отдела делопроизводства,  или
лица, ответственного за архив          Подпись              И.О. Фамилия

 

Передал _______________________________________________ единиц хранения.
                      (цифрами и прописью)

 

Наименование должности
работника структурного
подразделения                          Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Принял ________________________________________________ единиц хранения.
                             (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности
работника архива                       Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

Приложение N 45
п. 10.10)

 

    Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) постоянного
            хранения, подлежащих передаче в государственные
                        или муниципальные архивы

 

                                             УТВЕРЖДАЮ
                                             Руководитель   прокуратуры,
                                             следственного органа или их
                                             учреждения

 

                                             Подпись
                                             Дата           И.О. Фамилия

 

Опись N ________
дел,     производств     постоянного     хранения

 

_________________________________________________
(наименование прокуратуры,  следственного органа)

 

за ____________ г.

 

N

п/п

Индекс (номер) дела, н/п

Заголовок

дела

Крайние

даты дела (тома)*

Количество

листов в деле (томе)

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

    В данную опись внесено _____________________________ единиц хранения
                               (цифрами и прописью)

 

с N __________________________ по N _______________________, в том числе
литерные номера:    _______________________________________
пропущенные номера: _______________________________________

 

Начальник Главного
управления, отдела                     Подпись              И.О. Фамилия

 

Наименование должности
лица,     составившего
опись                                  Подпись              И О. Фамилия

 

УТВЕРЖДЕНО                                      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного                          Протокол ЦЭК (ЭК) органа
учреждения**                                    или учреждения**
от ____________ N ____                          от ____________ N ______

 

______________________________

* В описях надзорных производств не заполнять.

** Здесь и в остальных формах ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) органа или учреждения или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

 

Продолжение
приложения N 45

 

Лист-заверитель описи N _________________________________ Фонд _________

 

Всего в настоящей описи пронумеровано __________________________ листов,
                                         (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:    __________________________________
пропущенные номера: __________________________________

 

Наименование должности
лица,     составившего
опись                                  Подпись              И.О. Фамилия
дата

 

Исполняется на отдельном листе формата А4

 

Приложение N 46
п. 10.11)

 

 Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) по личному составу

 

                                             УТВЕРЖДАЮ
                                             Руководитель   прокуратуры,
                                             следственного органа или их
                                             учреждения

 

                                             Подпись
                                             Дата           И.О. Фамилия

 

Опись N ______________
дел по личному составу
за ________________ г.

 

N

п/п

Индекс (номер) дела

Заголовок

дела

Крайние даты дела (тома)

Количество листов в

деле (томе)

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

    В данную опись внесено _____________________________ единиц хранения
                               (цифрами и прописью)

 

с N __________________________ по N _______________________, в том числе
литерные номера:    _______________________________________
пропущенные номера: _______________________________________

 

Начальник Главного
управления, отдела                     Подпись              И.О. Фамилия

 

Наименование должности
лица,     составившего
опись                                  Подпись              И О. Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО                                       СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)...                              Протокол ЭПК архивного
                                                  учреждения
от ____________ N ____                            от ____________ N ____

 

Продолжение
приложения N 46

 

Лист-заверитель описи N _________________________________ Фонд _________
Всего к настоящей описи пронумеровано __________________________ листов,
                                         (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:    __________________________________
пропущенные номера: __________________________________

 

Наименование должности
лица,     доставившего
опись                                  Подпись              И.О. Фамилия
дата

 

Исполняется на отдельном листе формата А4

 

Приложение N 47
пп. 9.3.11, 10.12)

 

                  Форма акта о выделении к уничтожению
          документов, дел, производств не подлежащих хранению

 

                                             УТВЕРЖДАЮ
                                             Руководитель   прокуратуры,
                                             следственного органа или их
                                             учреждения,    структурного
                                             подразделения

 

            Акт
                                             Подпись
___________  N ______________                Дата           И.О. Фамилия

 

_____________________________
    (место составления)

 

о  выделении  к   уничтожению
документов, дел, производств,
не     подлежащих    хранению

 

На основании ___________________________________________________________
             (название и выходные данные Перечня документов с  указанием
                                  сроков их хранения)

 

________________________________________________________________________
отобраны к  уничтожению  как не имеющие научно-исторической  ценности  и
               утратившие практическое значение документы

 

________________________________________________________________________
      (название органа или учреждения, структурного подразделения)

 

N

п/п

Номер описи

(если есть) и N по описи

Индекс (номер)

дела, н/п

Заголовок

дела

Кол-во дел (томов)

Срок хранения и номер статьи по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _____________________________________ единиц хранения за ______ г.
              (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________
                                     (наименование архивного учреждения)

 

Наименование должности лиц,
проводивших   экспертизу  и
отбор на уничтожение, в том
числе членов ЦЭК или ЭК                Подписи              И.О. Фамилии

 

УТВЕРЖДЕНО                                  СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного                      Протокол ЦЭК (ЭК) органа или
учреждения*                                 учреждения
от _______________ N ______                 от ________________ N ______
Документы в количестве _________________________________ единиц хранения
весом ________________ кг сданы в ______________________________________
                                        (наименование организации)

 

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________ N _____

 

Наименование   должности
работника,      сдавшего
документы на переработку               Подпись              И.О. Фамилия

 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены;

 

Наименование     должности
работника архива, внесшего
изменения     в    учетные
документы                              Подпись              И.О. Фамилия
Дата

 

______________________________

* Заполняется в случае выделения к уничтожению документов с грифом "ЭПК" и утверждения акта на ЭПК архивного учреждения.

 

Приложение N 48
п. 9.3.8)

 

                               Требование
               на получение архивных материалов из архива

 

________________________________________________________________________
  (наименование прокуратуры, следственного органа или их учреждения)

 

Прошу выдать дело или производство N
____________________________________
опись N _____________________ порядковый номер по описи ________________
Наименование дела или производства _____________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
управления (отдела) ____________________________________________________

 

Прокурор, следователь,                 Подпись
помощник     прокурора                                      И.О. Фамилия

 

"__" _________ ____ г.

 

                                                               Формат А6

Приложение N 49
п. 9.2.1.7)

 

Внутренняя опись
документов дела или производства N _____________

 

N

п/п

Дата документа

Индекс или номер документа (если имеется)

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

Итого _______________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________________
                                           (цифрами и прописью)
Наименование  должности
работника, составившего
внутреннюю        опись
документов    дела  или
производства                           Подпись              И.О. Фамилия

 

Дата

 

                                                               Формат А4

Приложение N 50
п. 9.2.1.8)

 

                      Лист-заверитель дела N ____

 

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ листов,
                                     (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов:   ______________________________________________
пропущенные номера листов ______________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________________

 

особенности физического состояния и формирования дела

NN листов

1

2

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности
работника                              Подпись              И.О. Фамилия

 

Дата

 

                                                               Формат А4

 

Приложение N 51
п. 9.3.5)

 

Книга
учета поступления и выбытия дел и производств

 

N

п/п

Дата

поступления дел или н/п в архив

N

описи

Наименование вида дел или производств

Поступление дел и производств в архив

Выбытие дел и производств из архива

Примечание

Передано на хранение в архивные учреждения

Уничтожено

Количество ед. хр. по описи

Количество принятых ед. хр.

Количество ед. хр.

Дата акта

Количество ед. хр.

Дата уничтожения и N акта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расположение на 2 листах формата А4 в вертикальном виде

Приложение N 52
п. 9.3.10)

 

Книга
учета выдачи материалов из архива в структурные подразделения во временное пользование

 

N

п/п

Дата выдачи дела или н/п

Индекс (номер) или заголовок дела или н/п

Подпись (с расшифровкой) работника структурного подразделения в получении дела

или н/п

Дата возврата в архив и подпись работника архива

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 53
п. 11.2.9)

 

Книга
учета и выдачи печатей и штампов

 

N

п/п

Оттиски печатей и штампов

Кому выдано

Дата

возврата и расписка в приеме

Примечание

Наименование прокуратуры или следственного органа, подразделения, где хранятся печати и штампы

Ф.и.о.

ответственного лица

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 54
п. 11.2.3)

 

Книга
учета выдачи гербовых бланков

 

Дата

Инд. подразделения

Наименование вида бланка

Серия и номер

Кол-во

Фамилия, подпись

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4

 

Приложение N 55
п. 11.2.5)

 

                                  Акт
"___" _________ ____ г.

 

    Комиссия в составе _________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
составила настоящий акт о том, что, в связи ____________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
подлежат уничтожению следующие вицы бланков:
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________

 

                                            Подписи (расшифровки)
                                            ____________________________
                                            ____________________________
                                            ____________________________

Приложение N 56
п. 11.2.7)

 

Перечень
документов Генеральной прокуратуры Российской Федерация, которые скрепляются гербовой печатью

 

1. Организационно-распорядительные и другие документы, подписанные Генеральным прокурором Российской Федерации или его заместителями (при необходимости).

2. Процессуальные акты: постановления (в том числе и постановления о возбуждении перед судом ходатайств) о производстве обыска, выемки, об избрании меры пресечения, ее изменении или отмене, о продлении срока содержания под стражей, о санкционировании решения о применении акта амнистии, об оставлении осужденного в следственном изоляторе, о переводе осужденного в следственный изолятор из исправительного учреждения, о переводе обвиняемого из одного изолятора в другой.

3. Письма в следственные изоляторы для выполнения следственных действий, уведомления и разрешения гражданам на свидание с подследственными, заключенными под стражу.

4. Справки Генеральной прокуратуры Российской Федерации о реабилитации, признании пострадавшим (ей) от политических репрессий.

5. Запросы о выдаче, правовой помощи по уголовным делам и осуществлении уголовного преследования, а также прилагаемые к ним материалы и иные документы, направляемые в иностранные государства.

6. Материалы, направляемые в МИД России для оформлении выезда работников органов прокуратуры за границу в служебные командировки.

7. Материалы, направляемые по запросам органов ФСБ относительно осведомленности в сведениях государственной тайны сотрудников органов и учреждений прокуратуры, оформляющих паспорта для временных выездов за границу.

8. Грамоты "Почетный работник прокуратуры Российской Федерации", почетные грамоты Генеральной прокуратуры Российской Федерации, удостоверения к медалям и наградам Генерального прокурора Российской Федерации.

9. Вкладыши к служебному удостоверению о прикомандировании работника к следственной группе Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации.

10. Доверенности.

11. Представления на установление пенсии за выслугу лет к трудовой пенсии по старости (инвалидности) лицу, замещавшему государственную должность федеральной государственной службы.

12. Справки о размере среднемесячного заработка федерального государственного служащего, о периодах государственной службы (работы), учитываемых при исчислении стажа государственной службы лица, замещавшего государственную должность, дающую право на пенсию за выслугу лет.

13. Характеристики.

14. Отзывы на научно-исследовательские работы (диссертации).

15. Разрешения на ношение оружия, выписки из приказов о награждении оружием, другие необходимые для оформления документы.

16. Акты о передаче дел на постоянное хранение в Государственный архив РФ и муниципальные архивы.

17. Паспорт архива.

18. Банковские поручения, заявления на сдачу валюты, карточки с образцами подписей и оттиска печати, справки о размере заработной платы и другие.

 

Приложение N 57
п. 2.4.3.9)

 

Книга
учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов

 

N

п/п

Наименование следственного органа

Поступление копии постановления о возбуждении уголовного дела (дата, N , в отношении ФИО, статья УК РФ)

Поступление материалов уголовного дела (N дела, в отношении ФИО, статья УК РФ)

Дата и время поступления в прокуратуру

Дата и время передачи прокурору (заместителю прокурора)

Отметка о получении

Время, дата и решение, принятое прокурором (его заместителем)

Дальнейшее движение по материалу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 58
п. 2.4.3.9)

 

Книга
учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших из органов дознания

 

N

п/п

Наименование органа дознания

Поступление копии постановления о возбуждении уголовного дела (дата, N, в отношении ФИО, статья УК РФ)

Поступление материалов уголовного дела (N дела, в отношении ФИО, статья УК РФ)

Дата и время поступления в прокуратуру

Дата и время передачи прокурору (заместителю прокурора)

Отметка о получении

Время, дата и решение, принятое прокурором (его заместителем)

Дальнейшее движение по материалу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 59
п. 2.4.3.9)

 

Книга
учета копий постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел, поступивших от следственных органов

 

N

п/п

Наименование следственного подразделения

N

материале

Дата поступления сообщения о преступлени в следственное подразделение

Дата регистрации в книге регистрации сообщений о преступлениях

Дата принятия процессуального решения

Сведения о должностных лицах, принимавших и утверждавших процессуальное решение

Дата поступления в прокуратуру копии постановления

Дата поступления в прокуратуру материала проверки

Дата принятия решения по проверке законности отказа в возбуждении уголовного дела

Результат проверки законности принятого решения

Результат рассмотрения руководителем следственного подразделения постановления прокурора о направ-лени материала для решения вопроса об отмене постановления

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Приложение N 60
п. 2.4.3.9)

 

Книга
учета копий постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел, поступивших из органов дознания

 

N

п/п

Наименование органа дознания

N материала

Дата поступления сообщения о преступление орган дознания

Дата регистрации в книге регистрации сообщений о преступлениях

Дата принятия процессуального решения

Сведения о должностных лицах, принимавших и утверждавших процессуальное решение

Дата поступления в прокуратуру копии постановления

Дата поступления в прокуратуру материала проверки

Дата принятия решения по проверке законности отказа в возбуждении уголовного дела

Результат проверки законности принятого решения

Дальнейшее движение материала

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A3

 

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры РФ и их учреждениях с 1 июля 2008 года вводится в действие новая Инструкция по делопроизводству.

Инструкцией определен порядок приема, учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования.

Прежняя Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры РФ, утвержденная приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 года N 93, признана утратившей силу.


Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 5 июня 2008 г. N 107 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях"


Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденная настоящим приказом, вводится в действие с 1 июля 2008 г.


Текст приказа официально опубликован не был


Приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. N 450 настоящий приказ признан утратившим силу с 1 января 2012 г.