Статья 43. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

Статья 43. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

1. Исходящие документы за подписью главы администрации, заместителей главы Администрации и управляющего делами оформляются, как правило, на бланках установленного образца. Указанные документы регистрируются в электронном журнале исходящих документов и отправляются адресатам общим отделом Администрации.

2. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются общим отделом Администрации к отправке:

1) в случае направления документа в один адрес - в 3 экземплярах (1-й - адресату, 2-й - остается в общем отделе Администрации, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

2) в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для общего отдела Администрации и возврата исполнителю).

3) в случае подготовки ответа на обращение гражданина - в 2 экземплярах (1-й адресату, 2-й для общего отдела Администрации и размещения сканокопии ответа в единой системе электронного делопроизводства и документооборота "Лотус Нотус").

3. Исходящие и внутренние документы, подписываемые руководителями отраслевых органов, оформляются на бланках соответствующих органов.

4. Регистрация, а также отправка адресатам исходящих и внутренних документов, подписанных руководителями отраслевых органов, осуществляется работниками, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов. Зарегистрированные исходящие документы, подписанные руководителями отраслевых органов, не наделенных правами юридического лица, могут быть отправлены адресатам общим отделом Администрации.

5. Архивные справки и архивные выписки, выдаваемые отделом по делам архивов Администрации, оформляются на бланке Администрации, подписываются главой администрации либо первым заместителем главы Администрации, исполнителем и заверяются гербовой печатью Администрации.

6. По истечении календарного года электронная база регистрации исходящих документов выводится на бумажный носитель, формируется согласно Номенклатуре и сдается в отдел по делам архивов Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле и Инструкцией по делопроизводству.