Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263) (не применяется)

Основные правила работы ведомственных архивов
(Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263)

ГАРАНТ:

Приказом Минкультуры России от 21 января 2016 г. N 231 настоящие Основные правила не подлежат применению на территории РФ

Введение

 

Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия*(1) в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274*(2), являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР.

В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций

- источников комплектования ГАФ СССР.

На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно:

- ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;

- осуществление учета образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с архивными учреждениями номенклатурам;

- обеспечение сохранности находящихся в делопроизводстве документов;

- проведение на основе методических рекомендаций Главархива СССР экспертизы ценности документов с целью отбора их в состав ГАФ СССР. Включенные в ГАФ СССР документы являются собственностью государства и находятся в ведении Главархива СССР;

- создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения;

- подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли. Эти документы передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, выполняют важные общественно полезные функции.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством СССР и союзных республик, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы СССР, настоящими Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.

В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению.

Правила работы ведомственных архивов базируются на ленинских принципах архивного строительства и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, а также Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры"*(3), на основе достижений советского архивоведения, изучения и обобщения передового опыта работы ведомственных архивов и отражают преемственную связь в работе государственных и ведомственных архивов. В них учтены изменения в работе ведомственных архивов, которые произошли после издания "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (М., 1963).

Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.

В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов.

Вопросы организации документов и делопроизводства в полном объеме изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД); целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе ведомственных архивов имеет выполнение ими функций методического руководства организацией документов в делопроизводстве, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствии с современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел, а также порядок формирования дел.

Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве изложены в разделе 3 Правил.

Вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив посвящен 4 раздел Правил. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.

В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении, исходя из их значения для практической деятельности ведомственных архивов изложены в самостоятельном разделе (Раздел 6). В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

Одной из основных задач ведомственных архивов является подготовка годовых разделов сводных описей дел организаций. Требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций, а также законченных описей дел устанавливаются 7-м разделом Правил.

В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивов и создания научно-справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно-справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В разделе 10 изложены вопросы организации использования документов ведомственного архива, определены порядок, задачи и формы использования документов.

Впервые в Правилах работы ведомственных архивов рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда (Раздел 6), хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение (Раздел 11) и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов (Раздел 12).

Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.

В 13-м и 14-м разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема-передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

Правила не отменяют изданных в последние годы учреждениями государственной архивной службы СССР инструкций и указаний по отдельным направлениям работы ведомственных архивов (см. список литературы на стр.172), которые следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами на документы, а также предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (вып.1. М., 1982).

Ведомственные архивы, хранящие кинофотофонодокументы,

научно-техническую, картографическую, телеметрическую, машиночитаемую и другую специальную документацию, руководствуются настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности и методической работы с этими видами документов, а также в вопросах работы с относящейся к этим категориям документов управленческой документацией. Во всех остальных вопросах работа с указанными видами документации регламентируется специальными правилами Главархива СССР.

Настоящие Правила разработаны под руководством Главархива СССР работниками ВНИИДАД, НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, главархивов союзных республик, ряда министерств и ведомств.

Правила подготовлены к печати комиссией Главархива СССР в составе: Бедова Е.Н., Баклинской Г.Г., Добровской А.В., Драч Н.Ю., Елпатьевского А.В., Ивановой А.К., Ильичевой В.А., Климова В.И., Кузьминой Э.С., Кулыбиной В.А., Левшиной Р.Е., Матвеевой Е.А., Попова В.П., Силаевой

3.А., Сиротинской И.П., Соколовой И.С., Солодовниковой Л.И., Стахановой В.П., Степановой Н.М., Цаплина В.В., Челлини Э.В.

_______________________________

*(1) В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".

*(2) СП СССР, 1980, N 10, ст.71.

*(3) Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст.628.

*(4) До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.

*(5) В дальнейшем для краткости вместо слов "общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах" употребляются слова "общественные организации".

*(6) В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

*(7) По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР ЦЭК может быть создана в организациях краевого и областного подчинения.

*(8) Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную сеть.

*(9) См. примечание к п.2.2.1.

*(10) Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое,

народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

*(11) См. примечание к п.2.2.1.

*(12) За исключением случаев, указанных в пп.4.1.5 и 4.1.6.

*(13) В дальнейшем вместо слов "описи дел структурных подразделений и общественных организаций" будут употребляться для краткости слова "описи дел структурных подразделений".

*(14) При наличии ЭК структурного подразделения поиск необнаруженных дел организуется совместно с ЭК.

*(15) Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.

*(16) При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.

*(17) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.

*(18) Вопросы организации работы с документами личного происхождения в ведомственном архиве, в том числе их классификация, отражены в разделе 11 настоящих Правил.

*(19) В дальнейшем для краткости говорится только об организации.

*(20) Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

*(21) В дальнейшем употребляется принятый и архивной практике термин "Схема систематизации фонда".

*(22) В дальнейшем для краткости говорится: "годовой раздел сводной описи дел".

*(23) Ведется в тех архивах, где создаются страховой фонд и фонд пользования.

*(24) Составляется в тех архивах, где (по согласованию с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов.

*(25) Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды машинно-читаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно-поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.

*(26) При подготовке документальных публикации следует руководствоваться "Правилами издания исторических документов в СССР". М., 1969.

*(27) В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

*(28) По согласованию с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР организациями могут составляться перспективные, в том числе пятилетние, планы передачи документов на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивных учреждений

 

Приложения
(формы)

 

                                                             Приложение 1
                                                              к п.2.1.26.

 

                    Форма номенклатуры дел организации

 

Наименование организации
Номенклатура дел                                 Утверждаю
_______N_______                                  Наименование должности
________________________                         руководителя организации
(место составления)                              Подпись      Расшифровка
на ________________ год                                       подписи
                                                 Дата
_________________________________________________________________________
                             Название раздела

 

Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел
(томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома,
части) и N
статей по
перечню
Примеча-
ние
1 2 3 4 5
         

 

Наименование должности руководителя
службы делопроизводства организации
                                        Подпись               Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)

 

Одобрено*                               Согласовано*
Протокол ЦЭК (ЭК)                       Протокол ЭПК архивного учреждения

 

от__________ N__________                от_________ N _________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

------------------------------
     * Здесь и далее ссылку на протокол  ЦЭК  (ЭК)  организации  или  ЭПК
архивного  учреждения  рекомендуется  заверять  подписью   соответственно
председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

 

                                                 Продолжение приложения 1

 

          Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

 

 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
                              в организации

 

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
1 2 3 4
постоянного      
временного (свыше 10
лет)
     
временного (до 10 лет
включительно)
     
Итого:      

 

Наименование должности руководителя службы
делопроизводства организации
                                                 Подпись      Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

 

Наименование должности                       Подпись  Расшифровка подписи
передавшего сведения

 

Дата

 

 

                                                             Приложение 2
                                                              к п.2.1.26.

 

     Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной
                        организации) организации

 

Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)

 

Номенклатура дел
__________N ___________
_______________________
  (место составления)
на _______________ год*

 

_________________________________________________________________________
                             Название раздела

 

Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Срок хранения дела
(тома, части) и N
статей по перечню
Примечание
1 2 3 4 5
         

 

Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации)
                                                 Подпись      Расшифровка
                                                              подписи
Дата
Одобрено**                                            Согласовано
Протокол ЭК структурного подразделения          Заведующий архивом (лицо,
от__________N__________                         ответственное за архив)
                                                Подпись      Расшифровка
                                                             подписи
                                                Дата

 

------------------------------
     * К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного
подразделения (общественной организации) по окончании  календарного  года
составляется итоговая  запись  по  форме,  указанной  в  приложении  1  и
делается отметка о передаче итоговых сведений в  службу  делопроизводства
организации.
     ** При наличии ЭК структурного подразделения.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 3
                                                               к п.3.4.2.

 

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

Наименование организации                          Утверждаю
Акт
                                         Наименование должности
                                         руководителя организации

 

__________N ___________                  Подпись              Расшифровка
_______________________                                       подписи
  (место составления)

 

о выделении к уничтожению документов,            Дата
не подлежащих хранению

 

На основании ____________________________________________________________
                  (название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
                     с указанием сроков их хранения)

 

отобраны    к   уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
                                                      (название фонда)

 

N
п/п
Заголо-
вок дела
или
группо-
вой
заголо-
вок дел
Дата
дела
или
крайние
даты
дел
Номера
описей
(номенк-
латур) за
год(ы)
Индекс дела
(тома, части)
по
номенклатуре
или N дела по
описи
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Сроки
хранения
дела
(тома,
части) и
номера
статей по
перечню
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7 8
               

 

Итого __________________________ дел за ____________________________ годы
         (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _______________________________________________
                               (наименование архивного учреждения)
(протокол от __________N __________)

 

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
                                    Подпись                   Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

Одобрено

 

Протокол ЦЭК (ЭК)
     от _________ N__________

 

                                                 Продолжение приложения 3

 

Документы в количестве________________________________________ дел, весом
                                (цифрами и прописью)
_____________________ кг сданы в ________________________________________
                                       (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от__________________________
N _____________

 

Наименование должности работника                 Подпись      Расшифровка
организации, сдавшего документы                               подписи

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
делопроизводства), внесшего изменения
в учетные документы
                                                Подпись       Расшифровка
Дата                                                          подписи

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 4
                                             к пп.4.1.3., 4.1.17., 8.2.2.

 

                       Форма листа-заверителя дела

 

Лист-заверитель дела N __________

 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________
                                              (цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ____________________________________________;
пропущенные номера __________________________________ + листов внутренней
описи ___________________________________________________________________

 

Особенности физического состояния в
формирования дела
Номера листов
1 2
   

 

Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись        Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 5
                                            к пп. 4.1.3., 4.1.22., 8.2.2.

 

                 Форма внутренней описи документов дела

 

Внутренняя опись

 

документов дела N _____________

 

N
п/п
Индекс документа Дата
документа
Заголовок
документа
Номера
листов
дела
Примеча-
ние
1 2 3 4 5 6
           

 

Итого_________________________________________________________ документов
                           (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ______________________________________
                                           (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                        Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 6
                                                     к пп. 4.2.6., 8.2.2.

 

  Форма описи дед# постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
  личному составу структурного подразделения (общественной организации)
                               организации

 

_________________________________________________________________________
                         (наименование организации)
_________________________________________________________________________
 (наименование структурного подразделения или общественной организации)

 

                                      Утверждаю
                                      Наименование должности руководителя
                                      структурного подразделения
                                      (общественной организации)

 

                                      Подпись                 Расшифровка
                                                              подписи

 

                                      Дата

 

                                 Опись N

 

_________________________________________________________________________
                             Название раздела

 

|-----------------------------------------------------------------------|
| N | Индекс дела | Заголовок  |  Дата  |  Кол-во  |  Срок   |Примечание|
|п/п|(тома, части)|дела (тома, |  дела  | листов в |хранения |          |
|   |             |   части)   | (тома, |   деле   |  дела   |          |
|   |             |            | части) |  (томе,  | (тома,  |          |
|   |             |            |        |  части)  | части)  |          |
|---+-------------+------------+--------+----------+---------+----------|
| 1 |      2      |     3      |   4    |    5     |   6*    |    7     |
|---+-------------+------------+--------+----------+---------+----------|
|   |             |            |        |          |         |          |
\-----------------------------------------------------------------------/

 

В данную опись внесено _________________________ дел с N ________________
                         (цифрами и прописью)

 

по N ________________, в том числе:

 

литерные номера:

 

пропущенные номера:

 

Наименование должности
составителя описи                          Подпись            Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Согласовано                                 Одобрено**
Наименование должности руководителя         Протокол ЭК структурного
службы делопроизводства организации              подразделения

 

Подпись         Расшифровка подписи         от _____________N ___________

 

Дата

 

------------------------------
     * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
     ** При наличии ЭК структурного подразделения.

 

                                                 Продолжение приложения 6

 

Передал _____________________________________________________________ дел
                          (цифрами и прописью)
и ___________________________________ регистрационно-контрольных картотек
   (цифрами и прописью)               к документам*

 

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации)                               Подпись            Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Принял __________________________ дел и _________________________________
          (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

регистрационно-контрольных картотек к документам

 

Наименование должности работника
ведомственного архива                           Подпись       Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

------------------------------
     * Передаются вместе с делами канцелярии

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 7
                                                              к п.5.1.17.

 

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для
                измерения температуры и влажности воздуха

 

Дата
записи
Климатические параметры воздуха Подпись
сотруд-
ника,
сделав-
шего
запись
Приме-
чание
Наружный воздух Воздух в хранилище
температура,
°С
относитель-
ная
влажность, %
температу-
ра, °С
относите-
льная
влаж-
ность, %
1 2 3 4 5 6 7
             

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                             Приложение 8
                                                               к п.5.2.8.

 

Наименование организации

 

Наименование архива

 

Карточка постеллажного
топографического указателя

 

Стеллаж N _______________________ Хранилище N ___________________________

 

Шкаф N Полка N Фонд N Опись N
(н/д)
Дела с N_________
по N__________
Примечание
1 2 3 4 5 6
           

 

                                                   Формат А6 (148Х105 мм)

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)

 

1 2 3 4 5 6
           

 

   Формат карточки постеллажного топографического указателя (оборотная
                                сторона)

 

                                                             Приложение 9
                                                               к п.5.2.8.

 

Наименование организации

 

Наименование архива

 

Карточка пофондового
топографического указателя

 

Фонд N ___________________________        Хранилище N ___________________

 

Название фонда ___________________
__________________________________

 

Опись
N
(н/д)
Дела с N_________
по N__________
Стеллаж N Шкаф N Полка N Примечание
1 2 3 4 5 6
           

 

                                                   Формат А6 (148Х105 мм)

 

 Форма карточки пофондового топографического указателя (лицевая сторона)

 

1 2 3 4 5 6
           

 

Форма карточки пофондового топографического указателя (оборотная сторона)

 

                                                            Приложение 10
                                             к п.5.3.6., 10.5.6., 10.5.7.

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Заказ                                 Разрешаю выдачу дел
_________________ N _______           Заведующий архивом
___________________________           (читальным залом)
(место составления)                   Подпись                 Расшифровка
на выдачу дел                                                  подписи
                                      Дата
_________________________________________________________________________
                    (Фамилия и инициалы исследователя)
_________________________________________________________________________
                           (тема исследования)

 

Фонд N Опись N Дело N Заголовок дела Расписка
исследователя в
получении дела
Расписка
сотрудника
читального зала
в приеме дела
1 2 3 4 5 6
           

 

                                                   Формат А5 (148Х210 мм)

 

                       Форма заказа на выдачу дел
                            (лицевая сторона)

 

1 2 3 4 5 6
           

 

     Подпись исследователя

 

                       Форма заказа на выдачу дел
                           (оборотная сторона)

 

                                                            Приложение 11
                                             к пп. 5.3.6., 5.3.8., 5.3.9.

 

             Форма акта о выдаче дел во временное пользование

 

Наименование организации

 

Акт
__________________ N ________________
_____________________________________
    (место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________
    (наименование организации,
    ее почтовый индекс и адрес)
Основание _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела_____________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N ______________________________________
                                             (название фонда)

 

N
п/п
Опись N Дело N Заголовок дела Дата
дела
Кол-во
листов в
деле
Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             
_________________________________________________________________________
Всего выдается ____________________________________ дел, срок возвращения
                      (цифрами и прописью)
_______________________________

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

 

Наименование должности руководителя   Наименование должности руководителя
организации, выдающего дела           организации-получателя

 

Подпись         Расшифровка подписи   Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата                                  Дата

 

Гербовая печать организации           Гербовая печать организации

 

Выдал дела по поручению руководства _____________________________________
                                          (наименование организации)
заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)

 

Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

 

Принял дела по поручению руководства_____________________________________
                                          (наименование организации)

 

заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)

 

Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                                Продолжение приложения 11

 

Дела возвращены в полном объеме и сохранности:
Сдал по поручению    руководства    организации-получателя     заведующий
ведомственным архивом.

 

Подпись       Расшифровка подписи

 

Дата

 

Принял по поручению     руководства организации, выдавшей дела заведующий
ведомственным архивом.

 

Подпись       Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                                    Форма А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 12
                                                              к п.5.3.10.

 

                     Форма листа использования дела

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Лист использования дела

 

Фонд N _____________ Опись N___________ Дело N __________________________
Заголовок дела __________________________________________________________

 

Дата
использо-
вания
Кому выдано:
Фамилия,
инициалы,
наименование
организации и
т.д.
Характер
использования
(копирование,
выписки,
просмотр и др.)
Номера
использованных
листов
Подпись
лица,
использовав-
шего дело
1 2 3 4 5
         

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 13
                                                              к п.5.3.11.

 

                      Форма карты-заместителя дела

 

Наименование организации

 

Название архива

 

Карта-заместитель дела

 

Дело ____________________________________________________________________
                              (N и заголовок)
Опись____________________________________________________________________
                              (N и название)
Фонд_____________________________________________________________________
                              (N и название)
Выдано __________________________________________________________________
            (дата выдачи)                          (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до _____________________________
                                                   (дата возврата)

 

Наименование                        Подпись           Расшифровка подписи
должности сотрудника,
выдавшего дело
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 14
                                                               к п.5.5.2.

 

            Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Акт                                  Утверждаю
__________ N __________              Внести изменения в учетные документы
____________________________         архива в соответствии с актом
(место составления)                  за исключением пп.2. и 8.6.

 

проверки наличия и                   Наименование должности
состояния дел                        руководителя организации
____________________________
(постоянного, временного             Подпись             Расшифровка
хранения, по личному составу)                            подписи
                                     Дата
Фонда N_____________________
         (название фонда)

 

Основание проверки ______________________________________________________
            (плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ___________________________________________________
                           (наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: _________________________________________________________
                        (наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ____________________ по __________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ______________________ дел,
                             (цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
     ЭПК архивного учреждения
__________________________________________________ дел
                 (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
_________________________________________________ дел,
                 (цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным)
     ЭПК архивного учреждения
_________________________________________________ дел
                 (цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей
_________________________________________________ дел
                 (цифрами и прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
     описей _____________________________________ дел
                    (цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
_________________________________________________ дел
           (цифрами и прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях
описей __________________________________________ дел
                (цифрами и прописью)

 

                                                Продолжение приложения 14

 

5. Неправильно  положенных  дел, относящихся к другим
фондам __________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в
описи) __________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных
в описи) имеется в наличии
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
из них: 8.1. требующих дезинфекции
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________ дел
                            (цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации_______________________ дел
                            (цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
8.5. требующих  восстановления   затухающих   текстов
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)
8.7. требующих обработки ________________________ дел
                           (цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
_________________________________________________ дел
               (цифрами и прописью)

 

9. Общая характеристика состояния и условий  хранения
документов.   Основные   отрицательные   явления    в
состоянии и условиях их хранения

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводили:

 

Наименование должностей           Подписи            Расшифровка подписей

 

Дата
Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _______________N__________
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 15
                                                               к п.5.5.4.

 

           Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

                         Лист проверки N _______________
наличия и состояния дел фонда N _________________________________________
                                      (название фонда или его части)

 

Наличие дел

 

N
описи
Кол-во дел,
числящихся
по описи
N
необнару-
женных дел
Литерный N дела,
не отраженный в
итоговой записи
Пропущенный N
дела, не
отраженный в
итоговой записи
N дела,
выдан-
ный во
времен-
ное
пользо-
вание
не
учтен-
ный
не
перечис-
ленный,
но
учтенный
в объеме
не
учтенный
не
перечис-
ленный,
но
учтенный
в объеме
1 2 3 4 5 6 7 8
               

 

Состояние дел
Кол-во
дел,
ока-
зав-
шихся
в
нали-
чии
(опи-
сан-
ных)
Време-
нный
шифр
необ-
рабо-
танно-
го
дела
Шифр
дела,
непра-
вильно
подло-
жен-
ного в
данный
фонд
N дела требующего: N дела,
неисп-
равимо
повреж-
денного
Приме-
чание
дезин-
фекции
дезин-
секции
рес-
тав-
рации
переп-
лета
или
подшив-
ки
восста-
новле-
ния
затуха-
ющих
текстов
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
                   

 

Итого: ______________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)

 

Проверку произвели:

 

Наименование должностей работников,
производивших проверку                 Подписи       Расшифровка подписей

 

Дата

 

 

                                                 Формат A3 (297 X 420 мм)

 

                                                            Приложение 16
                                                               к п.5.5.7.

 

                    Форма карточки необнаруженных дел

 

Наименование организации                    Фонд N ______________________
                                                       (название фонда)
Название ведомственного архива
                                            Опись N _______,
Карточка учета                              _____________________________
необнаруженных дел                                 (название описи)

 

N
дела
Заголовок дела Отметки о ходе и
результатах
розыска
Дата
записи
Наименование
должности и
подпись лица,
внесшего запись
1 2 3 4 5
         

 

                                                    Форма А5 (148Х210 мм)

 

                                                            Приложение 17
                                                              к п.5.5.14.

 

     Форма акта об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Акт                                              Утверждаю
                                                 Наименование должности
________________N_________                       руководителя организации
__________________________                       Подпись      Расшифровка
    (место составления)                                       подписи
о необнаружении дел, пути                        Дата
розыска которых исчерпаны                        Фонд N _________________
                                                        (название фонда)

 

     В результате ______________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных   ниже дел. Предпринятые архивом всевозможные меры по
розыску   дел    положительных результатов не дали, в связи с чем считаем
возможным снять с учета

 

Опись
N
Дело N Заголовок дела Дата
дела
Количество
листов в
деле
Предполагаемые
причины отсутствия
дела
1 2 3 4 5 6
           

 

Итого __________________________дел
        (цифрами и прописью)

 

Содержание     утраченных     материалов может быть частично   восполнено
следующими делами: ______________________________________________________
                            (номера дел и их групповые заголовки)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

 

Заведующий архивом             Личная подпись         Расшифровка подписи
Дата

 

Согласовано*                                Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения           Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ N ______                      от __________ N _______

 

Изменения в учетные документы архива внесены
Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)

 

Дата                       Подпись                    Расшифровка подписи
______________________________
     * В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 18
                                                              к п.5.5.14.

 

               Форма акта о неисправимых повреждениях дел

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Акт                                   Утверждаю
_______________ N_______              Наименование должности
________________________              руководителя организации
   (место составления)                Подпись                 Расшифровка
о неисправимых повреждениях дел                               подписи
                                                   Фонд N _______________
                                                         (название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:

 

N
п/п
Опись N Дело N Количество
листов
дела
Заголовок дела Дата
дела
Сущность и
причины
повреждения
1 2 3 4 5 6 7
             

 

     Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________ дел.
                                                (цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: _____________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

 

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)            Подпись             Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

Согласовано                                 Одобрено
Протокол ЭПК архивного учреждения           Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________N _________________           от ___________N _____________

 

Изменения в учетные документы архива внесены.

 

Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные               Подпись    Расшифровка подписи
          документы

 

Дата
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 19
                                    к пп. 5.6.4., 5.6.5., 8.2.2., 13.2.3,

 

              Форма титульного листа описи особо ценных дел

 

_________________________________________________________________________
                   (название государственного архива)*
_________________________________________________________________________
                             (название фонда)

 

                             Фонд N _______
                         Опись особо ценных дел
                     ______________________________
                           (крайние даты дел)

 

______________________________
     * Заполняется государственным архивом.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 19

 

                      Форма описи особо ценных дел

 

                                                 Утверждаю
                                                 Наименование должности
                                                 руководителя организации
                                                 Подпись      Расшифровка
                                                              подписи

 

N
п/п
N описи N дела Заголовок
дела
Дата дела Кол-во
листов
в деле
N ед.хр.
страхового
фонда
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7 8
               

 

В данную опись внесено ________________________________ особо ценных дел,
                            (цифрами и прописью)
с N ___________ по N ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Из них имеют страховые копии __________________________ дел,
                               (цифрами и прописью)

 

Наименование должности              Подпись                   Расшифровка
составителя описи                                             подписи

 

Заведующий ведомственным архивом    Подпись                   Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                                подписи

 

Дата

 

Одобрено                            Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации       Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________________ N _______       от ________________ N _______

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 20
                                                      к пп.5.7.7., 8.2.2.

 

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда
                           и фонда пользования

 

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

                                  Книга
                       учета поступления и выбытия
                  страхового фонда и фонда пользования

 

                                  Том N ___________
                                  Начат ___________
                                  Окончен _________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 20

 

    Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда
                               пользования

 

 

N
п/
п
Дата
посту-
пления
или
выбы-
тия
ед.
хр.
Наз-
вание
и N,
дата
доку-
мен-
та,
по
кото-
рому
пос-
тупи-
ли
или
выбы-
ли
ед.
хр.
Дата
копи-
рова-
ния
Но-
ме-
ра
фон-
дов
Номе-
ра
опи-
сей
Кол-во
дел,
вклю-
чен-
ных в
еди-
ницу
хра-
нения
стра-
хово-
го
фонда
Сведения о
страховом
фонде
(кол-во ед.
хр.)
Сведения о
фонде
пользования
(кол-во ед.
хр.)
При-
ме-
ча-
ние
посту-
пило
выбы-
ло
посту-
пило
выбыло
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
                       

 

Итого поступило в _______ год ____________________________________ ед.хр.
                                     (цифрами и прописью)
страхового фонда, ______________________________ед.хр. фонда пользования;
                       (цифрами и прописью)
выбыло __________________________________________ ед.хр. страхового фонда
               (цифрами и прописью)
и _____________________________________________ ед.хр. фонда пользования.
               (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,
составившего годовую                    Подпись               Расшифровка
итоговую запись                                               подписи

 

Заведующий ведомственным                Подпись               Расшифровка
архивом                                                       подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 21
                                                      к пп.5.7.7., 8.2.2.

 

              Форма титульного листа описи страхового фонда

 

                                                 Гриф ограничения допуска

 

                 Наименование государственного архива*

 

                             Опись N _______
                            страхового фонда

 

------------------------------
     * Заполняется в государственном архиве.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 21

 

                      Форма описи страхового фонда

 

                     Утверждаю
                     Наименование должности       Подпись     Расшифровка
                     руководителя организации                 подписи

 

                     Дата

 

N п/п
ед.
хр.
стра-
хового
фонда
Дата
копиро-
вания
докумен-
тов
Кол-во
кадров в
ед. хр.
страхового
фонда
Кол-во
дел,
включенных
в ед. хр.
Сведения о делах,
входящих в единицу
хранения страхового
фонда

Приме-
чание
номера
фондов
номера
описей
номера
дел
1 2 3 4 5 6 7 8
               

 

Всего на 01.01 ___________ года в опись включено ________________________
                                                   (цифрами и прописью)
ед.хр., с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_____________________________________________ кадров м/ф страхового фонда
          (цифрами и прописью)
скопировано_________________________ дел
             (цифрами и прописью)

 

Наименование должности работника
ведомственного архива,                       Подпись          Расшифровка
составившего итоговую запись                                  подписи

 

Заведующий ведомственным                     Подпись          Расшифровка
архивом                                                       подписи

 

Дата

 

Одобрено                                Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации           Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N _______                от ___________ N ______

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 22
                                              к п.7.1.6., 8.2.2., 11.2.9.

 

      Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

 

                     Утверждаю
                     Наименование должности       Подпись     Расшифровка
                     руководителя организации                 подписи

 

                     Дата

 

Фонд N _________________
Опись N ________________
дел постоянного хранения
за _________________ год

 

_________________________________________________________________________
        Название раздела (структурного подразделения организации)

 

N
п/п
Индекс дела Заголовок дела (тома,
части)
Дата
дела
(тома,
части)
Кол-во
листов в
деле
(томе,
части)
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6
           

 

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
                                      (цифрами и прописью)
с N __________по N___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности                 Подпись                Расшифровка
составителя описи                                             подписи

 

Заведующий ведомственным архивом       Подпись                Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                                подписи

 

Дата

 

Утверждено                                       Одобрено
Протокол ЭПК архивного                           Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения                                       Наименование организации
от ___________ N______                           от ___________ N _______

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 23
                                                     к пп.7.1.14., 7.2.4.

 

                    Форма листа-заверителя описи дел

 

Лист-заверитель описи N ________ (ф. N _______ )

 

Всего в настоящей описи пронумеровано____________________________ листов,
                                         (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: _______________
пропущенные номера: ____________

 

Наименование должности
работника ведомственного архива,          Подпись             Расшифровка
ответственного за учет                                        подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 24
                                                      к пп.7.2.5., 7.4.7.

 

    Форма титульного листа законченной описи дел постоянного хранения

 

_________________________________________________________________________
               (название государственного архива*),
_________________________________________________________________________
                       (название фонда)

 

                            Фонд N _________
                            Опись N ________

 

_________________________________________________________________________
                        (название описи)

 

                                       Крайние даты дел _________________

 

------------------------------
     * Заполняется в государственном архиве

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 25
                                              к пп.7.3.3., 7.3.6., 8.2.2.

 

   Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
                                хранения

 

                     Утверждаю
                     Наименование должности       Подпись     Расшифровка
                     руководителя организации                 подписи

 

                     Дата

 

Фонд N _________________
Опись N ________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________________ год

 

_________________________________________________________________________
        Название раздела (структурного подразделения организации)

 

N
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Дата дела
(тома, части)
Срок
хранения
дела (тома,
части)
Кол-во
листов в
деле
(томе,
части)
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7
             

 

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
                                        (цифрами и прописью)
с N __________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

 

Наименование должности
составителя                           Подпись                 Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив)              Подпись                  Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

Одобрено
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N_____________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 26
                                              к пп.5.6.7., 7.4.3., 8.2.2.

 

       Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

 

                     Утверждаю
                     Наименование должности       Подпись     Расшифровка
                     руководителя организации                 подписи

 

                     Дата

 

Фонд N _________________
Опись N ________________
дел по личному составу
за __________ год

 

_________________________________________________________________________
                             Название раздела

 

N
п/п
Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Дата
дела
(тома,
части)
Срок
хране-
ния
дела
(тома,
части)
Кол-во
листов
в деле
(томе,
части)
Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             

 

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
                                      (цифрами и прописью)
с N __________ по N___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

 

Наименование должности
составителя                         Подпись                   Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)               Подпись                   Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Одобрено                                Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) организации           Протокол ЭПК архивного учреждения
от _________________ N ______           от ___________ N _______

 

                                                   Формат А4 (210X297 мм)

 

                                                            Приложение 27
                                                      к пп.8.2.2., 8.2.4.

 

  Форма титульного листа к книге учета поступления и выбытия документов

 

_________________________________________________________________________
                    (наименование организации)
_________________________________________________________________________
                 (название ведомственного архива)

 

                                  Книга
                       учета поступления и выбытия
                               документов

 

                          Том N ___________
                          Начат ___________
                          Окончен _________

 

                                                  Формат A3 (1297X420 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 27

 

           Форма книги учета поступления и выбытия документов

 

N
п/п
Дата
посту-
пления
или
выбы-
тия
Наимено-
вание
органи-
зации
(струк-
турного
подраз-
деления,
лица,
архива),
от
которой
поступи-
ли (или
выбыли)
докумен-
ты
Назва-
ние,
номер и
дата
докуме-
нта,
подтве-
рждаю-
щего
поступ-
ление
или
выбытие
докуме-
нтов
Назва-
ние и
номер
фонда,
описи
и
посту-
пивших
или
выбыв-
ших
доку-
ментов
Крайние
даты
посту-
пивших
или
выбыв-
ших
докуме-
нтов,
включе-
нных в
опись
Поступление
описанных
документов
Выбытие описанных
документов
Неописанных
дел,
документов
листов
Приме-
чание
количество дел количество дел
пос-
тоян-
ного
хра-
нения
време-
нного
хране-
ния
по
лично-
му
соста-
ву
пос-
тоян-
ного
хра-
нения
време-
нного
хране-
ния
по
лично-
му
соста-
ву
пос-
тупи-
ло
выбыло
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
                             

 

Итого в __________ году поступило_____________________ дел (+ документов,
                                  (цифрами и прописью)
листов), в том числе:

 

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _________________________ дел (+ документов, листов), в том числе:
          (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись     Подпись              Расшифровка
                                                              подписи

 

Заведующий ведомственным архивом         Подпись              Расшифровка
                                                              подписи
Дата

 

                                                   Формат A3 (297Х420 мм)

 

                                                            Приложение 28
                                              к пп.5.6.8., 8.2.2., 8.2.5.

 

                  Форма титульного листа списка фондов

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

                              Список фондов

 

                                Том N __________
                                Начат __________
                                Окончен ________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 28

 

                           Форма списка фондов

 

N
фонда
Название
фонда
Дата первого
поступления
документов
фонда
Отметка о выбытии фонда Примеча-
ние
Куда выбыл Дата и N
документа, на
основании
которого
выбыл
1 2 3 4 5 6
           

 

На 01.01.____ года в список включены фонды с N ___________по N __________
Всего хранится в архиве __________________________________ фондов, из них
                             (цифрами и прописью)
___________________________ содержат особо ценные дела.
  (цифрами и прописью)

 

Номера свободные:

 

Наименование должности
работника ведомственного архива,
составившего годовую итоговую запись           Подпись        Расшифровка
                                                              подписи

 

Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив)                 Подпись        Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 29
                                      к пп.5.6.6., 5.6.9., 8.2.2., 8.2.7.

 

                            Форма листа фонда

 

                           Лист фонда N_______

 

______________________ _________________________  ______________________
(местонахождение фонда  (дата первого поступления  (дата посылки карточки
   (наименование,            документов фонда)        фонда в архивное
   организации где                                       учреждение)
    хранится фонд)

 

Крайние даты каждого названия
фонда
Название фонда
1 2
   

 

                      1. Учет неописанных документов

 

Дата
за-
писи
Название, N и
дата
документа, по
которому
поступили или
выбыли
документы
Поступление Выбытие Наличие
(остаток)
Кол-во дел,
документов,
листов
Крайние
даты дел
и
докумен-
тов
Кол-во дел,
документов,
листов
Крайние
даты дел
и
докумен-
тов
Всего дел,
докумен-
тов,
листов
1 2 3 4 5 6 7
             

 

                                                Продолжение приложения 29

 

                      2. Учет описанных документов

 

Дата
за-
писи
Номер
описи
дел
Край-
ние
даты
дел
описи
Наз-
вание
описи
или
анно-
тация
доку-
мен-
тов
Пос-
тупи-
ло
дел
Выбыло Наличие (остаток) Замик-
рофи-
льми-
ровано
дел
посто-
янного
хране-
ния
Дел Осно-
вание
выбы-
тия
(наз-
вание,
дата,
N
доку-
мента)
В том числе
по описям,
утвержден-
ным ЭПК
Всего
дел в
фонде
В том числе
постоянного хранения по л/с
дел край-
ние
даты
дел
из них по
описям,
утвержден-
ным ЭПК
дел край-
ние
даты
дел
дел край-
ние
даты
дел
дел край-
ние
даты
дел
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
                                 

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 30
                                                      к пп.8.2.3., 8.2.8.

 

                     Форма карточки архивного фонда
                            (лицевая сторона)

 

                            Карточка фонда N

 

_________________________________________________________________________
         (место хранения фонда - наименование организации,
                 в архиве которой хранится фонд)
_________________________________________________________________________
         (дата первого поступления документов фонда в архив)

 

Крайние даты каждого
названия фонда
Название фонда

 

                                                   Формат А5 (148Х210 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 30

 

                     Форма карточки архивного фонда
                           (оборотная сторона)

 

                 Учет изменений в составе и объеме фонда

 

  на
01.01.
г.
на
01.01.
г.
на
01.01.
г.
на
01.01. г
Всего дел в фонде        
из
них
Постоян-
ного
хранения
Всего дел        
Крайние даты дел        
Внесено в описи,
утвержденные ЭПК, в
том числе ОЦД
(знаменатель)
       
Крайние даты дел        
По
личному
составу
Всего дел       \
Крайние даты дел        
Внесено в описи,
согласованные с ЭПК
(крайние даты дел)
       
Наличие неописанных
документов (дел,
документов, листов)
       
Замикрофильмировано дел        

 

Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив)             Подпись            Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

                                                            Приложение 31
                                                    к пп.10.2.4., 10.2.7.

 

                        Образец архивной справки

 

Наименование организации                             630082, Новосибирск,
                                                     ул.Жуковского,
                                                     105/2, кв.5,
                                                     т.Петрову Б.И.

 

Архивная справка
31.06.83 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.83

 

     В   документах   архивного    фонда    Всероссийского    объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы
рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962  г.,  значится  Петров  Борис
Иванович в должности инженера.

 

     Основание: ф.50, оп.2, д.3, лл.105 - 106.
     Справка выдана для предоставления по месту работы.

 

Наименование должности
руководителя (структурного
подразделения, в состав которого
входит архив) организации                       Подпись       Расшифровка
                                                              подписи
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив организации)             Подпись       Расшифровка
                                                              подписи

 

Гербовая печать организации
                                                   Формат А4 (210Х297 мм)
                                                      или А5 (148Х210 мм)

 

                                                            Приложение 32
                                                              к п.10.5.5.

 

                       Форма анкеты исследователя

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

Анкета исследователя

 

Фамилия _________________________________________________________________
Имя _____________________ Отчество ______________________________________
Год рождения ___________ Национальность _________________________________
Партийность______________________________________________________________
Место работы и должность ________________________________________________
_________________________________________________________________________
Образование, ученая степень, звание _____________________________________
Тема, хронологические границы исследования ______________________________
_________________________________________________________________________
Адрес, телефон служебный ________________________________________________
Адрес, телефон домашний _________________________________________________
_________________________________________________________________________
Серия и N паспорта, когда, кем выдан ____________________________________
С правилами  работы в читальном зале архива ознакомлен, даю обязательство
их выполнять ____________________________________
                  (подпись исследователя)

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 33
                                                              к п.10.6.4.

 

               Форма титульного листа журнала регистрации
                     исследователей и их личных дел

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

                    Журнал регистрации исследователей
                             и их личных дел

 

                                 Начат _________
                                 Окончен _______

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 33

 

        Форма журнала регистрации исследователей и их личных дел

 

N п/п Фамилия, имя, отчество
исследователя
N личного дела
исследователя
N личного дела
исследователя,
ранее
работавшего в
читальном зале
архива
1 2 3 4
       

 

Итого в ____ году в читальном зале архива работало ______________________
                                                               (цифрами и
_________________________________________________________ исследователей.
              прописью)

 

Наименование должности сотрудника
ведомственного архива,
составившего запись                         Подпись           Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 им)

 

                                                            Приложение 34
                                                              к п.10.6.4.

 

          Форма титульного листа журнала регистрации посещений
                     исследователями читального зала

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

       Журнал регистрации посещений исследователями читального зала

 

                                Начат __________
                                Окончен ________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 34

 

   Форма журнала регистрации посещений исследователями читального зала

 

N
п/п
Дата посещения Фамилия, инициалы исследователя*
(разборчиво)
1 2 3
     

 

Итого в _______ году количество посещений читального зала исследователями
составило _________________________
            (цифрами и прописью)

 

Наименование должности сотрудника
ведомственного архива                         Подпись         Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

______________________________
     * Графа заполняется исследователем.

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 35
                                                     к пп.5.5.5., 10.6.5.

 

          Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища

 

Наименование организации

 

Название ведомственного архива

 

                      Книга выдачи дел из хранилища

 

                                 Начата __________
                                 Окончена ________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 35

 

                   Форма книги выдачи дел из хранилища

 

N
п/п
Дата
выдачи дел
Фонд
N
Опись
N
Дело
N
Кому
выдано
Расписка
в
получении
дела
Дата
возврата
дела
Расписка
в
возвраще-
нии дела
1 2 3 4 5 6 7 8 9
                 

 

Итого в _____ году выдано из хранилища N ____________________________ дел
                                            (цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись                Подпись           Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 36
                                                                к п.11.1.

 

.. Форма списка лиц, архивы которых подлежат учету в ведомственном архиве

 

Согласовано                              Утверждаю
Директор государственного архива         Наименование должности
Подпись       Расшифровка подписи        руководителя организации
                                         Подпись      Расшифровка подписи
Дата                                     Дата

 

                               Список лиц,
          архивы которых подлежат учету в ведомственном архиве

 

N
п/п
Фамилия,
имя,
отчество,
годы жизни
Основные
места
работы и
занимаемые
должности
Ученая
степень,
ученое
(почетное)
звание,
правительс-
твенные
награды
Наличие
документов и
сведений об
их передаче
на
государстве-
нное
(ведомствен-
ное)
хранение
Адрес места
хранения
архива;
сведения о
владельце
архива
(адрес,
телефон и
т.д.)
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7
             

 

Итого в список включено ____ лиц - владельцев архивов.  Одобрено
Заведующий ведомственным
архивом             Подпись      Расшифровка подписи    Протокол ЦЭК (ЭК)
Дата                                                    от _______ N ___

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 37
                                                                к п.11.1.

 

Форма заявления владельца документов личного происхождения о передаче их
                    на хранение в ведомственный архив

 

              В _________________________________________________________
                  (наименование организации и ведомственного архива)
              от_________________________________________________________
                                (фамилия, имя, отчество)
                        ей
              проживающ --- _____________________________________________
                        его            (домашний адрес)
              ______________________телефон _____________________________
              паспорт серии ______________ N ____________________________
              выдан "___" __________________  ___________________________
                    (число)   (месяц)                  (год)
              отд. милиции ______________________________________________

 

                                Заявление

 

     Прошу принять на временное хранение документы ______________________
______________________________________________ согласно сдаточной описи с
(фамилия, имя, отчество владельца документов)
последующей передачей их на постоянное государственное хранение в________
_________________________________________________________________________
                       (наименование госархива)

 

                                       Подпись (разборчиво) _____________

 

                                       Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 38
                                                                к п.11.1.

 

      Форма акта приема-передачи документов личного происхождения
               на временное хранение в ведомственный архив

 

Наименование организации                  Утверждаю
Название ведомственного архива            Наименование должности
Акт                                       руководителя организации
_________________N _______                Подпись             Расшифровка
__________________________                                    подписи
  (место составления)                     Дата
приема-передачи документов                Гербовая печать организации
личного происхождения
на временное хранение
в ведомственный архив

 

Основание: заявление владельца документов личного происхождения__________
___________________________________________от "___" _________ г. о приеме
     (Ф.и.о. владельце документов)
Документов на временное хранение в ______________________________________
                                    (наименование организации и название
________________ с последующей передачей их на постоянное государственное
ведомственного архива)
хранение в ______________________________________________________________
                                (название госархива)
В соответствии с заявлением ____________________________________ передает
                               (Ф.и.о. владельца документов)
лично ему (ей) принадлежащие документы, а _______________________________
                                     (наименование организации и название
_________________________________ принимает на временное хранение на срок
     ведомственного архива)
______________________документы _________________________________________
                                       (Ф.и.о. владельца документов)
согласно сдаточной описи N____________ в количестве __________документов.
По истечении указанного срока хранения __________________________________
                                     (наименование организации и название
_____________________________________________обязуется передать документы
        ведомственного архива)
__________________________ в полном составе на государственное хранение в
(Ф.и.о. фондообразователя)
_________________________________________________________________________
                    (название госархива)

 

                                                Продолжение приложения 38

 

     С   момента   подписания   настоящею   акта       документы являются
государственной  собственностью  и  входят  в   состав   Государственного
архивного фонда СССР.

 

Подпись                Расшифровка       Подпись              Расшифровка
владельца документов   подписи           заведующего          подписи
                                         ведомственным
                                         архивом

 

                                         Подпись              Расшифровка
                                         председателя ЦЭК     подписи
                                         (ЭК) организации

 

                                         Дата

 

В книге учета поступления и выбытия документов произведена запись  N____,
документы отнесены к фонду N _________

 

Наименование должности
работника архива, сделавшего
запись в книге учета
поступления и выбытия                    Подпись              Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210X297 мм)

 

                                                            Приложение 39
                                                                к п.11.1.

 

         Форма сдаточной описи документов личного происхождения

 

                             Сдаточная опись

 

документов ______________________________________________________________
                       (Ф. и. о. владельца документов)

 

                                  Фонд N______

 

N
п/п
Заголовки временных дел Количество документов
в деле
Примечание
1 2 3 4
       

 

Итого в сдаточной описи учтено ______________________________ документов,
                                   (цифрами и прописью)
составляющих _____________________________________________ временных дел.
                      (цифрами и прописью)

 

Опись составил:

 

Наименование должности
работника архива,
составившего опись                 Подпись                    Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись                          Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 40
                                                              к п.11.3.1.

 

          Форма акта описания документов личного происхождения

 

Акт                                          Утверждаю
                                             Наименование должности
_____________ N _____________                руководителя организации
_____________________________
(место составления)                          Подпись          Расшифровка
                                                              подписи
описания документов                          Дата
личного происхождения

 

Фонд N __________________________________________________________________
                               (название фонда)
по состоянию на ___________________________________ в фонде N ________ по
                      (дата начала работы)
учетным данным числилось______________ описей, __________________________
временных дел (единиц хранения), ____________________________ документов,
В процессе описания сформировано _________________ дел (единиц хранения),
выделено не подлежащих хранению ____________________ документов (листов),
____________ дел; возвращено владельцу _______________________ документов
(листов), ____________ дел (единиц хранения).
Вновь составлена опись N _______ на __________ дел.
По состоянию на _______________________________________ в фонде N _______
                       (дата завершения работ)
числится___________ описей, ____________________ дел (единиц хранения) за
_______________________ годы.

 

Проведены следующие виды работ___________________________________________
                                          (перечисляются виды проведенных
_________________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
в объемах: ______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
           (каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)

 

                                                Продолжение приложения 40

 

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ___________________
_________________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ___________________________ Подписи          Расшифровка
                 (наименования должностей)                    подписей

 

Работу принял
заведующий ведомственным архивом             Подпись          Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N _______ от ___________________________________________________

 

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N _______ от ___________________________________________________

 

Изменения в учетные документы внесены
Заведующий ведомственным архивом             Подпись          Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата

 

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве ______
дел (документов) на л.

 

Подпись владельца архива             Расшифровка подписи

 

Дата

 

Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 41
                                           к пп.11.3.2., 13.2.4., 14.2.4.

 

    Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

 

Утверждаю                             Утверждаю
Наименование должности                Директор
руководителя организации              государственного архива

 

Подпись      Расшифровка              Подпись            Расшифровка
             подписи                                     подписи
Дата         Гербовая печать          Дата               Гербовая печать
             организации                                 государственного
                                                         архива
Акт
_____________N ________
_______________________
  (место составления)
приема-передачи документов
на государственное хранение

 

Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР,  утвержденное
постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.

 

     В связи с __________________________________________________________
                        (истечением срока хранения документов
_________________________________________________________________________
(название фонда) в организации ликвидацией организации и т.д.)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
                       (наименование организации)
передает, а _____________________________________________________________
                    (наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ____
                                                                   (годы)
и справочный аппарат к ним:

 

                                                Продолжение приложения 41

 

N
п/п
Название, N описи Кол-во
экземпляров
описи
Кол-во
дел (ед.
хр.)
Кол-во
ОЦД
Кол-во
страховых
копий
Примечание
1 2 3 4 5 6
           

 

Итого принято _______________________________________ ед.хр. (в том числе
                     (цифрами и прописью)
страховых копий)
В государственном архиве фонд N__________________________________________

 

Передачу произвели:                   Прием произвели:
Наименования должностей лиц,          Наименования должностей лиц,
производивших передачу                производивших прием
Подпись          Расшифровка          Подпись                 Расшифровка
                 подписи                                      подписи

 

Дата                                  Дата

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                                            Приложение 42
                                                              к п.12.3.4.

 

            Форма годового плана работы ведомственного архива

 

Наименование организации,                   Утверждаю
в составе или при которой                   Наименование должности
функционирует ведомственный                 руководителя организации*
архив                                       Подпись           Расшифровка
                                                              подписи

 

                                            Дата

 

                                  План
        работы ____________________________________ на _______год
                (название ведомственного архива)

 

N
п/п
Название
раздела и
наименование
вида работы
Единица
измерения
работа
Объем
работы
Бюджет
рабочего
времени
Срок
испол-
нения
Испол-
нитель
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6 7 8
               

 

Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив)             Подпись            Расшифровка
                                                              подписи

 

Дата
______________________________
     * Или  директора  ведомственного  архива,  если  последний  является
самостоятельным учреждением.

 

                                                   Формат А4 (210X297 мм)

 

                                                            Приложение 43
                                                              к п.12.4.6.

 

               Форма карточки учета работы с организацией
                            (лицевая сторона)

 

                  Карточка учета работы с организацией

 

1. Общие сведения об организации

 

Наименование организации и
ее непосредственная подчиненность _______________________________________
                                  _______________________________________
Адрес организации _______________________________________________________
                  _______________________________________________________
Название архива _________________________________________________________
Адрес архива ____________________________________________________________

 

                       Название, дата и N документа

 

Об образовании организации ______________________________________________
О реорганизации организации _____________________________________________
О ликвидации организации ________________________________________________

 

                    Фамилия, имя, отчество, N телефона

 

Руководителя организации ________________________________________________

 

Начальника управления делами
(Управляющего делами,
начальника общего или 1-го отдела) ______________________________________

 

Начальника канцелярии ___________________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК)____________________________________________________

 

Заведующего архивом или лица,
ответственного за архив _________________________________________________

 

Дата и N приказа о назначении лица,
ответственного за архив _________________________________________________

 

2. Дата  согласования или утверждения нормативно-методических и  плановых
   документов

 

Положения об архиве _____________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства __________________________________
Номенклатуры дел организации ____________________________________________
Плана-графика передачи дел
в ведомственный архив ___________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ________________________________________
Плана-графика рассмотрения описей
ЭПК архивного учреждения ________________________________________________
Плана-графика передачи дел в госархив ___________________________________

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

 

                                                Продолжение приложения 43

 

               Форма карточки учета работы с организацией
                           (оборотная сторона)

 

           3. Сведения о проверках работы ведомственного архива

 

Дата
проверки
Организация,
осуществившая
проверку
Основные
предложения по
итогам проверки
Результаты
реализации
предложений
Примеча-
ние
1 2 3 4 5
         

 

          4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив

 

Дата
и N
про-
то-
кола
ЭПК
или
акта
о
при-
еме-
пе-
ре-
даче
дел
Кол-во
дел
(ед.
хр.),
пере-
данных
в
госар-
хив
Край-
ние
даты
дел
Утверждение
описей ЭПК
Одобрение описей ЭПК Согласова-
ние с ЭПК
описей на
дела по
личному
составу
дела
постоянного
хранения
особо
ценных дел
копий страхового
фонда
кол-во
дел
край-
ние
даты
дел
кол-
во
дел
край-
ние
даты
дел
кол-во
ед.
учета
кол-
во
ед.
хр.
край-
ние
даты
дел
кол-
во
дел
край-
ние
даты
дел
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
                       

 

                                                            Приложение 44
                                                              к п.14.1.1.

 

        Форма акта приема-передачи при смене заведующего архивом
                     (лица, ответственного за архив)

 

 

Наименование организации                  Утверждаю
Акт                                       Наименование должности
_________________N _______                руководителя организации
__________________________                Подпись             Расшифровка
  (место составления)                                         подписи
приема-передачи при смене                 Дата
заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

В соответствии с приказом от ___________________________ N ______________
__________________________ передал, а ___________________________________
   (Ф.и.о. передающего)                      (Ф.и.о. принимающего)
принял  в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании
данного приказа, в составе председателя ________________________ и членов
                                              (Ф.и.о.)
____________________________ документы архива, страховые копии документов
        (Ф.и.о.)
за ______________________________ годы и учетно-справочный аппарат к ним:

 

N
п/п
Название и
номер описи
Количество
экземпляров
описи
Количество принятых
дел - числитель,
знаменатель -
количество ОЦД
Количество
ед. хр.
страхового
фонда
Приме-
чание
1 2 3 4 5 6
           

 

                                               Продолжение приложения 44

 

Итого принято ______________________________________________________ дел,
                          (цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________________особо ценных дел;
                      (цифрами и прописью)
_______________________________________________ ед.хр. страхового фонда и
             (цифрами и прописью)
______________________________описей в __________________________________
    (цифрами и прописью)                      (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей:
_________________________________________________________________________
                  (общая характеристика состояния)

 

Одновременно передаются _________________________________________________
                               (виды НСА и их объемы, состояние)

 

Состояние помещения архива:
_________________________________________________________________________
                      (общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
_________________________________________________________________________
                      (общая характеристика состояния)

 

Передал:                         Подпись              Расшифровка подписи
Принял:                          Подпись              Расшифровка подписи

 

Председатель комиссии
    (Третье лицо)                Подпись              Расшифровка подписи

 

Члены комиссии:                  Подписи              Расшифровка подписи

 

                                                   Формат А4 (210Х297 мм)

 

                                 Список
                   нормативно-методической литературы*

 

     1. Закон СССР  "Об  охране  и  использовании  памятников   истории и
культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст.628.
     2. Постановление  Верховного  Совета  СССР  "О  порядке   введения в
действие Закона СССР "Об охране  и  использовании  памятников   истории и
культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст.629.
     3.  Указ   Президиума   Верховного   Совета   "Об   административной
ответственности за нарушение правил  охраны  и  использования  памятников
истории и культуры". - Ведомости  Верховного  Совета  СССР,  1977,  N  8,
ст.141.
     4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об
утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и  Положения
о Главном архивном управлении при Совете  Министров  СССР".  -  СП  СССР,
1980, N 10, ст.71.
     5.      Унифицированные      системы      документации.      Система
организационно-распорядительной  документации.  Требования  к  оформлению
документов и формуляр-образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
     6. Обложки дел длительных сроков  хранения.  Типы,   разновидности и
технические требования. ГОСТ 17914-72.
     7. Делопроизводство и архивное дело.  Термины  и  определения.  ГОСТ
16487-83.
     8.   Хранение   документов   в   фондах          библиотек и органов
научно-технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.
     9.  Документы  на  бумажных  носителях.   Правила   государственного
хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.
     10.  Единая  государственная  система   делопроизводства:   Основные
положения. М., 1974.
     11. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
     12.   Основные   правила   работы    государственных    архивов    с
кинофотофонодокументами. М., 1980.
     13. Правила работы с научно-технической документацией в организациях
и на предприятиях СССР. М., 1984.
     14. Правила издания исторических документов в СССР. М., 1969.
     15.    Унифицированная    система    организационно-распорядительной
документации:  Унифицированные   формы,  инструктивные   и   методические
материалы по их применению. М., 1981.
     16. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет,
подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями),
М., 1961.
     17.  Перечень   документальных   материалов   по     личному составу
государственных, общественных и кооперативных учреждений,  организаций  и
предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. М., 1963.
     18.  Перечень  типовых  документальных  материалов,   образующихся в
деятельности министерств, ведомств и  других  учреждений,   организаций и
предприятий с указанием сроков хранения материалов. М., 1967.
     19. Перечень научно-технической документации,  подлежащей   приему в
государственные архивы СССР. М., 1969.
     20. Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы
СССР. М.,1973.
     21.    Перечень    документов,    образующихся    в     деятельности
научно-исследовательских и проектных организаций. М., 1978.
     22. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.
     23. Типовое положение  об  объединенном  ведомственном   архиве. М.,
1969.
     24.  Типовые  нормы  времени  на  работы  по   делопроизводственному
обслуживанию М.: НИИТруда, 1972.
     25.  Примерное  положение  об  объединенном  архиве   промышленного,
производственного и научно-производственного объединения. М., 1977.
     26. Типовые нормы времени на  основные  виды  работ,   выполняемые в
государственных архивах. М., 1977.
     27. Типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной
комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и  союзной  республики   и о
постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977.
     28.  Типовое  положение  об  экспортно-проверочной  комиссии   (ЭПК)
архивного управления - отдела автономной республики, края,  области.  М.,
1978.
     29. Типовое положение о Центральной  экспертно-проверочной  комиссии
(ЦЭПК) главного архивного - архивного управления союзной республики.  М.,
1979.
     30. Положение о создании и организации страхового фонда копий  особо
ценных документов государственных архивов. М., 1980.
     31. Типовое положение о центральном архиве министерства,  ведомства,
центрального  органа  общественной   организации.   М.,     1983. (Приказ
Главархива СССР от 25.04.83 N 114).
     32. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо  ценных
документов. М., 1980.
     33. Методические указания по осуществлению контроля  за  постановкой
документальной   части   делопроизводства   архивными      учреждениями в
ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. М., 1963.
     34.  Рекомендации  по  улучшению  контроля вышестоящих учреждений за
состоянием  архивов  и  делопроизводства  в подведомственных учреждениях,
организациях и на предприятиях: Методическое пособие. М., 1965.
     35. Рекомендации по организации и  проведению  общественных  смотров
постановки  делопроизводства  и   архивов   учреждений,     организаций и
предприятий. М., 1966.
     36. Рекомендации по разработке и  применению  примерных  номенклатур
дел: Методическое пособие. М., 1966.
     37. Рекомендации по созданию объединенных  ведомственных   архивов и
комплектованию их документальными материалами. М., 1968 (Главархив СССР).
     38. Методические  рекомендации  по  комплектованию  Государственного
архивного фонда СССР документальными материалами личных фондов. М., 1969.
     39.  Организация  работы  архивных   учреждений   с   ведомственными
архивами: Методическое пособие. М., 1969.
     40.  Методические  рекомендации  по   научно-технической   обработке
документов личного происхождения. М., 1971.
     41. Методические рекомендации по отбору на государственное  хранение
документов по личному составу. М., 1976.
     42. Методические указания по внедрению и применению  государственных
стандартов   на   организационно-распорядительную      документацию (ГОСТ
6.15.1-75; ГОСТ 6.38-72; ГОСТ 6.39-72) в архивных учреждениях. М., 1981.
     43. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной
системы   организационно-распорядительной    документации       (УСОРД) в
организациях, учреждениях и на предприятиях. М., 1982.
     44. Методические рекомендации по работе с особо ценными  документами
в государственных архивах. М., 1983.

 

------------------------------
     * В список  включена  основная  действующая  нормативно-методическая
литература,  которая  может  быть  использована  в  работе  ведомственных
архивов с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

 

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263)


Текст правил официально опубликован не был


Приказом Минкультуры России от 21 января 2016 г. N 231 настоящие Основные правила не подлежат применению на территории РФ