Приказ Управления Минюста РФ по Волгоградской области от 11 февраля 2002 г. N 29-п "Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению территориальным органом юстиции контроля в сфере нотариальной деятельности"

Приказ Управления Минюста РФ по Волгоградской области
от 11 февраля 2002 г. N 29-п
"Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению территориальным органом юстиции контроля в сфере нотариальной деятельности"


В целях совершенствования работы, осуществляемой Управлением в сфере нотариальной деятельности, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по осуществлению территориальным органом юстиции контроля в сфере нотариальной деятельности.

2. Исполнение требований Методических рекомендаций возложить на специалиста по нотариату отдела правового контроля за деятельностью учреждений юстиции Управления.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления А.П.Машлыкина.


Начальник Управления

В.Р.Клейн


Приложение
к приказу начальника Управления
Министерства юстиции Российской Федерации
по Волгоградской области
N 29-п от 11 февраля 2002 г.


Методические рекомендации
по осуществлению территориальным органом юстиции контроля в сфере нотариальной деятельности


Настоящие методические рекомендации рассматривают возможные формы, методы и порядок осуществления контроля в сфере нотариальной деятельности территориальным органом юстиции на примере их реализации Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области (далее - Управление).

Осуществление Управлением контроля в сфере нотариальной деятельности проводится во взаимодействии с нотариальной палатой Волгоградской области (далее - нотариальная палата), а также органами власти различных уровней.


1. Общие положения


Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации на него как на федеральный орган исполнительной власти возлагается проведение государственной политики и осуществление управления в сфере юстиции, а также координация деятельности в этой сфере иных федеральных органов исполнительной власти.

Важной составной частью государственного управления в сфере юстиции является контроль в различных ее сферах.

Контроль в сфере нотариальной деятельности осуществляется территориальными органами юстиции на основании Конституции Российской Федерации, Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы), Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 2 августа 1999 г. N 954, с изменениями от 8 июня 2000 г. (далее - Положение о Минюсте России), Положения об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, утвержденного приказом Минюста России от 27 октября 2000 г. N 314 (далее - Положение об Управлении), Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденной приказом Минюста РСФСР от 19 августа 1976 г. N 32 (далее - Инструкция), Указаний по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. (далее - Указания), Порядка прохождения стажировки лицами, претендующими на должность нотариуса, утвержденного решением Правления Федеральной нотариальной палаты и приказом Минюста России от 21 июня 2000 г. N 179 (далее - Порядок прохождения стажировки), Положения о квалификационной комиссии по приему экзамена у лиц, желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности, утвержденного решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 20 марта 2000 г. и приказом Минюста России от 14 апреля 2000 г. N 132 (далее - Положение о квалификационной комиссии), Положения о порядке проведения конкурса на замещение вакантной должности нотариуса, утвержденного приказом Минюста России от 17 февраля 1997 г. N 19-01-19-97 (долее - Положение о конкурсе), Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. N 2534-VII (далее - Указ) и других нормативных актов.

ГАРАНТ:

Указом Президента РФ от 13 октября 2004 г. N 1313 Указ Президента РФ от 2 августа 1999 г. N 954 признан утратившим силу


Статьей 33 Основ закреплен судебный контроль за совершением нотариальных действий. Отказ в совершении нотариального действия или неправильное его совершение обжалуются в судебном порядке. Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой) (ч.1 ст.49 Основ).

Законодательно в Российской Федерации закреплено существование нотариата в двух формах - государственный и частный. Органы юстиции наделены различным объемом полномочий в сфере контроля, осуществляемого в отношении нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, и нотариусов, занимающихся частной практикой.

Так, контроль за исполнением профессиональных обязанностей нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а нотариусами, занимающимися частной практикой, - нотариальные палаты (ч.1 ст.34 Основ).

Исполнение правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, контролируют органы юстиции совместно с нотариальными палатами (ч.2 ст.9 Основ).

Осуществление контроля в сфере нотариальной деятельности реализуется Министерством юстиции Российской Федерации посредством исполнения основных функций, возложенных на него. Основными функциями Министерства юстиции Российской Федерации в сфере нотариальной деятельности являются (пп.34, 35 и 36 разд.III Положения о Минюсте России):

1) наделение нотариусов полномочиями по совершению нотариальных действий от имени Российской Федерации;

2) осуществление в установленном порядке контроля за исполнением нотариусами профессиональных обязанностей, в том числе правил нотариального делопроизводства;

3) организация выдачи лицензий на право осуществления нотариальной деятельности, утверждение форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, осуществление иных полномочий, предусмотренных Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

Управлению, как территориальному органу Минюста России, поручено (на основании п.5 разд.Ill Положения об Управлении):

1) выдавать лицензии на право нотариальной деятельности; наделять нотариуса полномочиями; осуществлять контроль за исполнением профессиональных обязанностей и правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах; назначать на должности стажера и помощника нотариуса в государственных нотариальных конторах; увольнять нотариусов, помощников нотариусов и стажеров, работающих в государственных нотариальных конторах, применять к ним поощрения и дисциплинарные взыскания;

2) совместно с нотариальной палатой Волгоградской области определять количество нотариусов в нотариальном округе; учреждать и ликвидировать должности нотариусов, изменять территорию деятельности нотариуса; образовывать квалификационную комиссию по приему экзаменов у лиц, желающих заниматься нотариальной деятельностью;

3) осуществлять другие полномочия, предусмотренные Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

В Волгоградской области в настоящее время не существует государственных нотариальных контор. В сложившейся ситуации, кроме контроля в сфере нотариальной деятельности, осуществляемого в ходе проведения проверок, приобретают большое значение иные методы контроля. Их реализация возможна во взаимодействии с нотариальной палатой и нотариальным сообществом, выражающемся в участии в работе Правления и комиссий нотариальной палаты, а также в организуемых нотариальной палатой семинарах, совещаниях и других мероприятиях; вынесении и рассмотрении вопросов, связанных с деятельностью нотариусов, на заседаниях коллегии и Методического совета Управления осуществлении кадровой политики в сфере нотариальной деятельности через организацию и участие сотрудников Управления в работе комиссий (по приему экзаменов у лиц, желающих пройти стажировку, квалификационной и конкурсной); в проведении работы по анализу процессов в сфере нотариальной деятельности в регионе (работа с жалобами и обращениями граждан и юридических лиц, органов власти, обобщение судебной практики, рассмотрение публикаций и других материалов средств массовой информации, затрагивающих вопросы нотариальной деятельности и др.).


2. Контроль за исполнением профессиональных обязанностей и правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой


Целью совместных проверок соблюдения нотариусами правил нотариального делопроизводства, проводимых на основании ч.2 ст.9 Основ, является обеспечение единообразия его ведения в государственных нотариальных конторах и нотариусами, занимающимися частной практикой. Часть 2 ст.34 Основ определяет сроки проведения поверок организации работы нотариусов - один раз в четыре года. Первая проверка организации работы нотариуса, впервые приступившего к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса.

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации по проведению проверки исполнения нотариусом, занимающимся частной практикой, профессиональных обязанностей, утвержденные решением Правления Федеральной нотариальной палаты) (Протокол N 04/05 от 17 июня 2005 г.)

На этой основе Управлением и нотариальной палатой осуществляется проведение совместных проверок профессиональной деятельности нотариусов, в ходе которых нотариальной палатой осуществляется проверка профессиональной деятельности нотариусов, а Управлением и нотариальной палатой совместно - соблюдение правил нотариального делопроизводства.

В ходе проведения проверок нотариального делопроизводства Управлением и нотариальной палатой контролируется соблюдение требований, предъявляемых к ведению реестров регистрации нотариальных действий и книг учета, заполнению нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, подготовке документов к хранению, условиям их хранения в архивах нотариусов и другим аспектам профессиональной деятельности нотариусов, связанным с осуществлением ими нотариального делопроизводства.


2.1. Порядок подготовки проверок профессиональной деятельности нотариусов и совместных проверок нотариального делопроизводства


2.1.1. Планирование проверок и проведение внеплановых проверок


План-график проверок на предстоящий период (полгода) готовится совместно Управлением и нотариальной палатой.

На сотрудника отдела правового контроля за деятельностью учреждений юстиции Управления (далее - специалист по нотариату) возлагаются обязанности по взаимодействию с нотариальной палатой и нотариальным сообществом. Он участвует в работе по составлению и согласованию плана-графика проверок.

В структуре нотариальной палаты существует контрольная группа, одной из обязанностей членов которой является участие в подготовке плана-графика проверок.

В ходе подготовки плана-графика согласовываются сроки проведения проверок с участвующими в них сотрудниками Управления и палаты, нотариусами, участвующими в проверке и теми, чья профессиональная деятельность будет проверяться в ходе планируемых проверок.

Сроки проведения проверок планируются в соответствии с требованиями ч.2 ст.34 Основ (первая проверка проводится через год после наделения нотариуса полномочиями, остальных нотариусов - один раз в четыре года).

При составлении плана-графика используется территориальный принцип - в ходе выезда проверяющих планируется проверить исполнение профессиональных обязанностей и соблюдение правил нотариального делопроизводства всеми нотариусами, осуществляющими деятельность в данном нотариальном округе. При этом учитываются требования ст.34 Основ к срокам проведения проверок. Кроме этого, целесообразно в ходе одного выезда для качественного осуществления проверок и для сохранения требуемого уровня итоговых материалов планировать проведение проверок не более чем у трех нотариусов, осуществляющих деятельность в нотариальном округе.

Предполагаемое общее время проведения проверки зависит от удаленности местонахождения нотариального округа от областного центра (с учетом времени поездки проверяющих к месту нахождения конторы нотариуса), общего объема проверяемых документов (проведение проверки профессиональной деятельности вновь назначенного нотариуса за один год или деятельности за четыре года), количества нотариальных действий за проверяемый период, объема архива и других факторов.

Помимо плановых проверок исполнения нотариусами профессиональных обязанностей и проводимых в ходе них совместных проверок соблюдения правил нотариального делопроизводства возможно проведение внеплановых проверок, связанных с рассмотрением на месте фактов, касающихся профессиональной деятельности нотариусов и содержащихся в жалобах граждан или обращениях юридических лиц, поступивших в Управление и нотариальную палату. Внеплановые проверки могут проводиться по просьбам нотариусов с целью оказания им практической и методической помощи в нотариальной деятельности, а также по иным причинам.


2.1.2. Подготовка к проведению проверок


Специалистом по нотариату, принимающим участие в предусмотренной планом-графиком проверке, непосредственно перед ее проведением (за один-два дня) готовится план, утверждаемый заместителем начальника Управления, курирующим данное направление деятельности. В план, подготовленный к проверке, включаются общие вопросы, затрагивающие организацию делопроизводства в нотариальной конторе, ведение реестров и книг учета, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Кроме того, в план в случае необходимости включаются вопросы, требующие рассмотрения и проверки у конкретного проверяемого нотариуса. Они могут быть связаны с обращениями граждан и юридических лиц, публикациями в прессе, с материалами предыдущих проверок деятельности указанного нотариуса и т.д. Копия примерного плана проведения проверки нотариального делопроизводства у частнопрактикующего нотариуса прилагается (Приложение 1).

К внеплановым проверкам составление плана не обязательно. Их проведение вызвано какими-либо конкретными обстоятельствами (жалобами граждан, обращениями юридических лиц, просьбой нотариуса оказать ему практическую и методическую помощь, и др.), являющимися основаниями к осуществлению проверки и содержащими в себе конкретный информационный материал, исходя из которого определяется круг вопросов, подлежащих рассмотрению.

Подготовка проведения проверки со стороны специалиста по нотариату включает в себя анализ нормативных актов, регулирующих нотариальную деятельность в целом, а также правил нотариального делопроизводства, требований к подготовке и хранению нотариальных документов в архивах, материалов предыдущих проверок (справок, отчетов и др.) и другой имеющейся информации о профессиональной деятельности нотариуса, чья деятельность будет проверяться в ходе планируемой проверки (публикаций средств массовой информации, жалоб граждан, обращений юридических лиц и др.).


2.2. Порядок проведения проверок профессиональной деятельности нотариусов и проведение в ходе них совместных проверок соблюдения нотариусами правил нотариального делопроизводства


Проверки профессиональной деятельности нотариусов и совместные проверки соблюдения ими правил нотариального делопроизводства проводятся с участием в них в качестве проверяющих опытных нотариусов, являющихся членами Правления нотариальной палаты, специалиста по нотариату и членов контрольной группы нотариальной палаты.

Проверка профессиональной деятельности нотариуса проводится проверяющими от нотариальной палаты (нотариусами и сотрудниками нотариальной палаты) по следующим направлениям:

1) удостоверение сделок с недвижимым имуществом;

2) удостоверение завещаний;

3) оформление наследственных прав (если нотариусу, занимающемуся частной практикой, в соответствии с ч.1 ст.36 Основ поручено выдавать свидетельства о праве на наследство и принимать меры к охране наследственного имущества);

4) совершение прочих нотариальных действий;

5) соблюдение правил расчета и взимания нотариального тарифа.

В ходе проверки профессиональной деятельности проверяющими от нотариальной палаты и специалистом по нотариату совместно осуществляется проверка соблюдения нотариусом правил нотариального делопроизводства.

Проверка соблюдения нотариусом правил нотариального делопроизводства специалистом по нотариату проводится по плану, составленному им согласно п.2.1.2 настоящих Методических рекомендаций. Кроме указанных в плане вопросов, необходимо обращать внимание на соблюдение нотариусами общих требований Основ и других нормативных актов.

Совместная проверка специалистом по нотариату и представителями нотариальной палаты соблюдения нотариусом правил нотариального делопроизводства как составная часть проверки профессиональной деятельности может быть проведена в более короткие сроки, чем предусмотрены на проведение проверки всей профессиональной деятельности. Это связано с меньшим объемом работы по проверке данного направления деятельности относительно проверки всей профессиональной деятельности.

При обнаружении ошибок они подробно описываются (в чем заключаются, как часто встречаются, каким нормативным актам противоречат и др.), в случае существования возможности - фиксируются с помощью копировальной техники, об ошибках и обнаруженных замечаниях сообщается нотариусу, чья деятельность проверяется. Если возможно устранить ошибки и замечания в ходе проведения проверки, то они устраняются.

По результатам проведенной проверки соблюдения правил нотариального делопроизводства специалистом по нотариату с нотариусом, чья профессиональная деятельность контролировалось, проводится беседа. В беседе обращается внимание на ошибки и замечания, подлежащие устранению (с разъяснением того, в чем они заключаются, каким нормативным актам противоречат, как часто встречаются), делается предварительный вывод о состоянии нотариального делопроизводства. В ходе общения с нотариусом выясняются причины ошибок и замечаний, предлагаются варианты путей их исправления и предупреждения в будущем. Также при этом выясняются проблемы, возникающие у нотариуса в ходе осуществления нотариальной деятельности.


2.3. Подготовка материалов по итогам проверок профессиональной деятельности нотариусов и совместных проверок состояния нотариального делопроизводства


По итогам проверки проверяющими готовятся материалы, включающие в себя справку по проверке профессиональной деятельности нотариуса (готовится и подписывается всеми проверяющими) и справку о состоянии нотариального делопроизводства у нотариуса (готовится специалистом по нотариату и утверждается заместителем начальника Управления, курирующим данное направление).

В справке о состоянии нотариального делопроизводства у нотариуса отражается общая картина состояния делопроизводства, указываются ошибки, обнаруженные в ходе проведения проверки, и замечания к ведению делопроизводства с указанием нарушенных положений нормативных актов. В ней обозначается характер ошибок (часто встречающиеся, единичные, грубые, незначительные и др.), были ли они устранены в ходе проверки, предлагаются пути по их устранению и меры по их предупреждению в будущем. К этой справке прилагаются имеющиеся светокопии, с помощью которых были зафиксированы выявленные ошибки. По итогам проверки делопроизводства в справке делаются выводы о его состоянии у данного нотариуса. Кроме этого, в настоящую справку необходимо включать информацию о деятельности нотариуса, раскрывающую другие стороны организации его профессиональной деятельности (время приема, описание помещения нотариальной конторы, использование нотариусом в работе нормативно-правовой литературы, офисной техники и др.). Справка о состоянии нотариального делопроизводства является неотъемлемой частью справки по проверке профессиональной деятельности нотариуса, подготавливаемой всеми проверяющими.

Справка о состоянии нотариального делопроизводства распечатывается в трех экземплярах, два из которых направляются в нотариальную палату (из них один экземпляр хранится в нотариальной палате, другой - направляется нотариусу, чья деятельность проверялась). Еще один экземпляр хранится в Управлении. Вариант справки о состоянии нотариального делопроизводства нотариуса прилагается к настоящим Методическим рекомендациям (Приложение 2).

При подготовке справки о состоянии нотариального делопроизводства специалистом Управления ее составление, утверждение и передача в нотариальную палату производится в течение семи дней со дня окончания проверки. Это необходимо для того, чтобы фактический материал, отраженный ней, лег в основу раздела "Соблюдение нотариусом правил нотариального делопроизводства" справки по проверке профессиональной деятельности нотариуса.

Указанные материалы (справка по проверке профессиональной деятельности нотариуса и справка о состоянии делопроизводства), подготовленные по итогам проверки, направляются нотариусу, чья профессиональная деятельность проверялась. На основе этих справок нотариусом дается ответ в нотариальную палату о проделанной работе по устранению выявленных в ходе проверки недостатков или, в случае несогласия с выводами проверяющих, объяснения по этому поводу. На справке по проверке профессиональной деятельности нотариуса существует графа для подписи нотариуса: "С содержанием справки ознакомлен, о сроках ответа проинформирован". Там же указывается дата ознакомления со справкой. Срок, даваемый нотариусу для устранения недостатков и ответа, - один месяц.

Члены контрольной группы нотариальной палаты и специалист по нотариату готовят материалы по итогам проведенных проверок, обеспечивают их передачу нотариусом, чья деятельность проверялась, и контролируют получение от них ответа в установленные сроки.

Результаты проверок и поступившая от нотариусов информация обсуждаются на заседаниях Правления нотариальной палаты с участием представителя Управления. При рассмотрении итогов проверок на Правлении нотариальной палаты специалист контрольной группы, участвовавший в проверке, докладывает о ее результатах, а также о проделанной нотариусом работе по устранению выявленных в ходе проверки ошибках.

В случае необходимости получения личных объяснений от нотариусов, чья деятельность проверялась, Правлением принимается решение о приглашении их на заседание правления (на основании ч.1 ст.28 Основ).

Правление палаты по итогам обсуждения результатов проверки, в зависимости от характера обнаруженных ошибок, может применить к нотариусу меры дисциплинарного воздействия (объявить замечание и др.), ходатайствовать перед общим собранием нотариальной палаты о лишении нотариуса лицензии на право нотариальной деятельности.


3. Осуществление контроля в сфере формирования кадров нотариата


Целью работы в этом направлении является привлечение к стажировке у нотариусов, сдаче квалификационного экзамена и участию в конкурсах на замещение вакантных должностей нотариусов наиболее подготовленных юристов, обладающих высоким уровнем знаний, владеющих практическими навыками нотариальной деятельности и отвечающих требованиям, предъявляемым действующим законодательством.

Согласно чч.1 и 2 ст.4 и ч.3 ст.12 Основ, Порядку прохождения стажировки, Положению о квалификационной комиссии, Положению о конкурсе при Управлении созданы и действуют на постоянной основе три комиссии:

- комиссия по проведению экзамена у лиц, желающих пройти стажировку у нотариуса;

- комиссия по приему квалификационного экзамена у лиц, прошедших стажировку у нотариуса и желающих получить лицензию на право нотариальной деятельности;

- конкурсная комиссия по проведению конкурса на замещение вакантной должности нотариуса.

В каждую из них входят представители Управления и нотариальной палаты.

Количество должностей стажеров нотариуса определяется ежегодно совместным решением Управления и нотариальной палаты.

Управлением и нотариальной палатой совместно утвержден порядок проведения экзаменов у лиц, претендующих на прохождение стажировки у нотариусов. Периодичность заседаний комиссии определяется Управлением по согласованию с нотариальной палатой. Председателем комиссии является начальник Управления, его заместителем - президент нотариальной палаты.

Заявление о допуске к экзамену подается на имя начальника Управления лицами, желающими пройти стажировку, секретарю комиссии, который регистрирует его в книге регистрации заявлений. В заявлении содержатся сведения о месте жительства, гражданстве, образовании и трудовой деятельности.

Экзамен проводится в Управлении. Перед его началом экзаменуемый предъявляет секретарю комиссии документ, удостоверяющий личность, и получает у него экзаменационные листы. В экзаменационном листе экзаменуемым указывается фамилия, имя, отчество, номер экзаменационного билета и содержащиеся в нем вопросы, на которые экзаменуемый дает письменные ответы. На подготовку к ответу отводится 60 минут. При подготовке запрещено пользоваться нормативно-правовыми актами и специальной литературой.

Ответ экзаменуемого оценивается членами комиссии по каждому вопросу билета по пятибалльной системе. Каждым присутствующим членом комиссии ведется экзаменационный бюллетень, в котором указаны место проведения экзамена, фамилия, имя, отчество экзаменуемого, номер его билета, выставляется оценка за ответ на каждый вопрос билета. Экзаменационный бюллетень подписывается членом комиссии и приобщается к протоколу заседания, который ведется секретарем комиссии. В протокол вносятся все вопросы членов комиссии и ответы экзаменуемых. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

Итоговые оценки за ответы на вопросы билета определяются как среднее арифметическое баллов, выставленных членами комиссии. В случае, когда хотя бы за один из ответов экзаменуемый получает оценку "три" и менее, экзамен считается не сданным.

Комиссия по итогам экзамена решает вопрос о допуске к стажировке. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует 7 членов комиссии (комиссия состоит из 13 человек). Экзаменуемому в трехдневный срок после сдачи экзамена выдается выписка из протокола заседания комиссии, предъявляемая в нотариальную палату и являющаяся основанием для назначения его на должность стажера и заключения договора между нотариальной палатой и успешно сдавшим экзамен на прохождение им стажировки.

Программа стажировки утверждается совместным решением Управления и нотариальной палаты (п.10 Порядка прохождения стажировки). Контроль за проведением стажировки, освоением программы стажировки, выполнением индивидуального плана стажером осуществляют Управление и нотариальная палата (п.11 Порядка прохождения стажировки).

Порядок образования квалификационной комиссии и допуска лиц, успешно прошедших стажировку у нотариусов, к квалификационному экзамену, также порядок его проведения регламентируются Положением о квалификационной комиссии.

Формирование конкурсной комиссии и порядок ее работы определяются Положением о конкурсе.

Наделение нотариуса полномочиями производится Управлением на конкурсной основе из числа лиц, имеющих лицензии (ч.3 ст.12 Основ).

Управление совместно с нотариальной палатой учреждает и ликвидирует должность нотариуса (ч.1 ст.12 Основ), определяет количество должностей нотариусов в нотариальном округе (ч.2 ст.12 Основ). Таким образом, осуществляется контроль за доступностью совершения нотариальных действий для населения региона.


4. Работа с жалобами, заявлениями и обращениями граждан и юридических лиц, органов исполнительной власти и местного самоуправления, касающимися нотариальной деятельности. Анализ процессов в сфере нотариальной деятельности, происходящих в регионе


Контроль за исполнением нотариусами, занимающимися частной практикой, профессиональных обязанностей осуществляют нотариальные палаты (ст.34 Основ). Частью 1 ст.28 Основ предусмотрено, что нотариальная палата может истребовать от нотариуса (лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса) представления сведений о совершенных нотариальных действиях, а в необходимых случаях - личных объяснений в нотариальной палате, в том числе и по вопросам несоблюдения требований профессиональной этики.

Рассмотрение жалоб, заявлений или обращений граждан и юридических лиц, поступающих в Управление, происходит во взаимодействии с нотариальной палатой. Копии жалоб, заявлений и обращений, поступающих в Управление, в случае необходимости их дополнительной проверки, передаются в нотариальную палату для совместного с Управлением рассмотрения и подготовки ответа по существу изложенных в них фактов.

При передаче обращений, заявлений и жалоб в нотариальную палату требуется оперативность в связи с необходимостью соблюдения сроков их рассмотрения, регламентируемых Указом и составляющих 30 дней с момента поступления в организацию (в данном случае - Управление).

Анализ процессов в сфере нотариальной деятельности, происходящих в регионе, осуществляется постоянно в ходе совместных проверок, работы с жалобами, обращениями и заявлениями граждан, юридических лиц, органов власти, в процессе рассмотрения публикаций и других материалов средств массовой информации по затрагиваемой теме, через участие территориальных органов юстиции в мероприятиях, организуемых нотариальным сообществом (семинарах, круглых столах), и др., и выражается в подготовке обобщений, справок и исследований по тем или иным вопросам нотариальной деятельности, подготавливаемых как совместно с нотариальной палатой, так и Управлением самостоятельно.

Эта работа проводится Управлением на основании приказа Министерства юстиции Российской Федерации N 119 от 12 апреля 2001 г. "Об организации информирования Министерства юстиции Российской Федерации о процессах в сфере юстиции в субъектах Российской Федерации", утвердившего Инструкцию по организации информирования Министерства юстиции Российской Федерации о процессах в сфере юстиции в субъектах Российской Федерации. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации информирования Министерства юстиции Российской Федерации о процессах в сфере юстиции (в том числе - в сфере нотариальной деятельности) в субъектах Российской Федерации, определяет его цели и задачи, структуру и содержание информации, порядок ее сбора, анализа, обобщения и реализации.


5. Иные методы контроля


Разновидностью контроля в сфере нотариальной деятельности является регистрация устава нотариальной палаты Управлением.

Согласно Основам устав нотариальной палаты принимается общим собранием нотариальной палаты и регистрируется в порядке, установленном для регистрации общественных объединений. Пункт 4 Закона Российской Федерации "Об общественных объединениях" предусматривает государственную регистрацию регионального общественного объединения органом юстиции субъекта Российской Федерации, в ходе которой проводится правовая экспертиза представленных на регистрацию уставных документов на предмет их соответствия действующему законодательству Российской Федерации.



Приложение 1


 Управление                                        "Утверждаю"
 Министерства юстиции                          Заместитель начальника
 Российской Федерации                 Управления Министерства юстиции
 по Волгоградской области                        Российской Федерации
                                             по Волгоградской области
                                           ____________ Фамилия И. О.
                                               "__" ________ 200__ г.

План
проверки нотариального делопроизводства частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество
"__" _________ 200_ г. N ____

Волгоград


1. Проверка правильности ведения номенклатур дел и описей дел постоянного хранения.

2. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий.

3. Просмотр алфавитных книг учета завещаний и наследственных дел.

4. Проверка соблюдения правил ведения алфавитных книг учета и реестров регистрации запрещений отчуждения объектов недвижимости.

5. Условия хранения архивных документов в нотариальной конторе.

6. Составление справки по итогам проверки нотариального делопроизводства частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество.


Ведущий специалист отдела правового контроля за деятельностью учреждений юстиции Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области

Фамилия И. О.


Приложение 2


 Управление                                        "Утверждаю"
 Министерства юстиции                          Заместитель начальника
 Российской Федерации                 Управления Министерства юстиции
 по Волгоградской области                        Российской Федерации
                                             по Волгоградской области
                                           ____________ Фамилия И. О.
                                               "__" ________ 200__ г.

Справка
проверки нотариального делопроизводства частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество
"__" __________ 200_ г. N ____

Волгоград


С "__" по "__" ___ 200_ г., на основании ст.9 и ст.34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, была проведена совместная проверка нотариального делопроизводства у частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество.

Нотариус Фамилия И. О. занимается частной практикой в Н-ском районе Волгоградской области. Помещение нотариальной конторы арендуется в г.Н-ске и состоит из двух комнат и технического помещения. В настоящее время под размещение конторы в собственность приобретено помещение большей площадью, в которое нотариус переедет после проведения ремонтных робот.

Нотариус располагает нормативно-правовой и специальной литературой. В штате имеется технический работник. Нотариусом приобретена и используется в работе оргтехника (компьютер, принтер, копировальный аппарат).

В ходе проверки было установлено, что делопроизводство ведется в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР" (далее - Инструкция), утвержденной приказом Минюста России от 19 августа 1976 г. N 32, но с рядом нарушений.


1. Проверка правильности ведения номенклатур дел и описей дел постоянного хранения


Нотариусом предъявлены номенклатуры дел за 1997, 1998, 1999, 2000 и 2001 гг.

Все номенклатуры дел заключены в твердую обложку, прошиты, листы в них пронумерованы. В номенклатуре за 2000 г. отсутствовала заверительная надпись, предусмотренная п.6.7 Инструкции. Нарушение было устранено в ходе проверки.

В номенклатуру дел 1997 г. внесены записи карандашом. Во всех номенклатурах не заполнены графы 3 "Количество томов", по окончании года не делались итоговые записи о количестве заведенных дел (нарядов) (нарушение п.5.3 Инструкции).

Описи дел постоянного хранения, предусмотренные п.6.9 Инструкции, нотариусом не составлялись.


2. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий


Предъявленные нотариусом реестры нотариальных действий с 1997 по 2000 г. прошнурованы, скреплены печатью нотариальной палаты, страницы пронумерованы, их количество заверено подписью работника нотариальной палаты.

В реестре нотариальных действий 3-01/3 за 1996 г. продолжена запись нотариальных действий, совершенных в 1997 г., т.е. реестр переходит в реестр 3-01/1 за 1997 г.

На обложке второго тома реестра нотариальных действий за 2000 г. (нотариальные действия с 1068 по 2341) указан неверный номер - 3-02, в то время как в соответствии с номенклатурой дел на 2000 г. должен быть номер 3-01/2.

Записи о совершенных нотариусом нотариальных действиях произведены в соответствии с "Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах", содержащимися в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. (далее - Указания), но с рядом повторяющихся нарушений.

В реестрах между записями оставляются незаполненные непрочеркнутые строки (нарушение п.1.1 Указаний).

Встречается нумерация нотариальных действий с буквенными индексами. Так, за 2000 г. зарегистрированы нотариальные действия под номерами 1059а, 1298а, 1298б, 1393а, 2019а без составления при этом нотариусом акта о повторяющейся нумерации и приобщении его к реестру (нарушение п.1.9 Указаний).

Ошибка в нумерации нотариальных действий в реестре за 2000 г. привела к двойному использованию номеров нотариальных действий с 1447 по 1600. После обнаружения ошибки повторные номера были нотариусом исправлены и к реестру была приобщена справка, согласно которой нотариальные действия, записанные под реестровыми номерами с N 1447 по N 1600, необходимо считать соответственно под номерами с N 1457 по N 1610, в то время как необходимо было, оставив повторную нумерацию, составить акт с указанием номеров нотариальных действий, под которыми в результате ошибки были зарегистрированы два нотариальных действия, так как новая нумерация (исправленная и указанная в справке) не соответствует номерам, указанным на выданных нотариусом документах (нарушены п.1.2 и 1.9 Указаний).

Во внесенных в реестры нотариальных действий записях, в нарушение п.1.1 Указаний, встречаются подтирки (N 1288 в реестре 3-01 за 2000 г.), исправления, не заверенные нотариусом (N 1048, 1275, 2246, 2257 в реестре 3-01 за 2000 г. и др.). Для внесения исправлений в записи нотариусом применялась корректирующая жидкость, что не предусмотрено общими правилами ведения делопроизводства.

Отметки об отмене завещаний в реестрах не делаются.


3. Просмотр алфавитных книг учета завещаний и наследственных дел


Алфавитные книги учета завещаний и наследственных дел прошиты и пронумерованы. При внесении исправлений в сделанные записи нотариус использует корректирующую жидкость и заклейку исправляемых надписей кусочками бумаги (записи о наследственных делах 6/97, 8/97 и др. в книге учета наследственных дел N 3-03 за 1995 - 1997 гг.), что противоречит порядку, предусмотренному п.1.2 Указаний.


4. Проверка соблюдения правил ведения алфавитных книг учета и реестров регистрации запрещений отчуждения объектов недвижимости


Алфавитная книга учета запрещений отчуждения объектов недвижимости прошита, листы в ней пронумерованы.

Нотариусом заведен реестр N 3-02 для регистрации запрещений отчуждения объектов недвижимости, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами. В реестр внесена одна запись. При этом первая страница не заполнена, начат реестр со второй страницы. В настоящее время не ведется из-за отсутствия соответствующих нотариальных действий.


5. Условия хранения архивных документов в нотариальной конторе


Архивные документы хранятся в отдельной комнате, в которую невозможен доступ посторонних лиц, в закрытых шкафах.

Наследственные дела были сгруппированы и хранились по дате их открытия вне зависимости от даты окончания, что противоречит п.5.5 Инструкции. Нарушение устранено в ходе проведения проверки.


Ведущий специалист отдела
правового контроля за деятельностью
учреждений юстиции Управления
Министерства юстиции
Российской Федерации
по Волгоградской области

Фамилия И. О.



Приказ Управления Минюста РФ по Волгоградской области от 11 февраля 2002 г. N 29-п "Об утверждении Методических рекомендаций по осуществлению территориальным органом юстиции контроля в сфере нотариальной деятельности"


Текст приказа опубликован в Бюллетене Министерства юстиции Российской Федерации, N 4, 2002 г.


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.