Приложение 2. Справка проверки нотариального делопроизводства частнопрактикующего нотариуса

Приложение 2

 

 Управление                                        "Утверждаю"
 Министерства юстиции                          Заместитель начальника
 Российской Федерации                 Управления Министерства юстиции
 по Волгоградской области                        Российской Федерации
                                             по Волгоградской области
                                           ____________ Фамилия И. О.
                                               "__" ________ 200__ г.

 

Справка
проверки нотариального делопроизводства частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество
"__" __________ 200_ г. N ____

Волгоград

 

С "__" по "__" ___ 200_ г., на основании ст.9 и ст.34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, была проведена совместная проверка нотариального делопроизводства у частнопрактикующего нотариуса Фамилия Имя Отчество.

Нотариус Фамилия И. О. занимается частной практикой в Н-ском районе Волгоградской области. Помещение нотариальной конторы арендуется в г.Н-ске и состоит из двух комнат и технического помещения. В настоящее время под размещение конторы в собственность приобретено помещение большей площадью, в которое нотариус переедет после проведения ремонтных робот.

Нотариус располагает нормативно-правовой и специальной литературой. В штате имеется технический работник. Нотариусом приобретена и используется в работе оргтехника (компьютер, принтер, копировальный аппарат).

В ходе проверки было установлено, что делопроизводство ведется в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР" (далее - Инструкция), утвержденной приказом Минюста России от 19 августа 1976 г. N 32, но с рядом нарушений.

 

1. Проверка правильности ведения номенклатур дел и описей дел постоянного хранения

 

Нотариусом предъявлены номенклатуры дел за 1997, 1998, 1999, 2000 и 2001 гг.

Все номенклатуры дел заключены в твердую обложку, прошиты, листы в них пронумерованы. В номенклатуре за 2000 г. отсутствовала заверительная надпись, предусмотренная п.6.7 Инструкции. Нарушение было устранено в ходе проверки.

В номенклатуру дел 1997 г. внесены записи карандашом. Во всех номенклатурах не заполнены графы 3 "Количество томов", по окончании года не делались итоговые записи о количестве заведенных дел (нарядов) (нарушение п.5.3 Инструкции).

Описи дел постоянного хранения, предусмотренные п.6.9 Инструкции, нотариусом не составлялись.

 

2. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий

 

Предъявленные нотариусом реестры нотариальных действий с 1997 по 2000 г. прошнурованы, скреплены печатью нотариальной палаты, страницы пронумерованы, их количество заверено подписью работника нотариальной палаты.

В реестре нотариальных действий 3-01/3 за 1996 г. продолжена запись нотариальных действий, совершенных в 1997 г., т.е. реестр переходит в реестр 3-01/1 за 1997 г.

На обложке второго тома реестра нотариальных действий за 2000 г. (нотариальные действия с 1068 по 2341) указан неверный номер - 3-02, в то время как в соответствии с номенклатурой дел на 2000 г. должен быть номер 3-01/2.

Записи о совершенных нотариусом нотариальных действиях произведены в соответствии с "Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах", содержащимися в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. (далее - Указания), но с рядом повторяющихся нарушений.

В реестрах между записями оставляются незаполненные непрочеркнутые строки (нарушение п.1.1 Указаний).

Встречается нумерация нотариальных действий с буквенными индексами. Так, за 2000 г. зарегистрированы нотариальные действия под номерами 1059а, 1298а, 1298б, 1393а, 2019а без составления при этом нотариусом акта о повторяющейся нумерации и приобщении его к реестру (нарушение п.1.9 Указаний).

Ошибка в нумерации нотариальных действий в реестре за 2000 г. привела к двойному использованию номеров нотариальных действий с 1447 по 1600. После обнаружения ошибки повторные номера были нотариусом исправлены и к реестру была приобщена справка, согласно которой нотариальные действия, записанные под реестровыми номерами с N 1447 по N 1600, необходимо считать соответственно под номерами с N 1457 по N 1610, в то время как необходимо было, оставив повторную нумерацию, составить акт с указанием номеров нотариальных действий, под которыми в результате ошибки были зарегистрированы два нотариальных действия, так как новая нумерация (исправленная и указанная в справке) не соответствует номерам, указанным на выданных нотариусом документах (нарушены п.1.2 и 1.9 Указаний).

Во внесенных в реестры нотариальных действий записях, в нарушение п.1.1 Указаний, встречаются подтирки (N 1288 в реестре 3-01 за 2000 г.), исправления, не заверенные нотариусом (N 1048, 1275, 2246, 2257 в реестре 3-01 за 2000 г. и др.). Для внесения исправлений в записи нотариусом применялась корректирующая жидкость, что не предусмотрено общими правилами ведения делопроизводства.

Отметки об отмене завещаний в реестрах не делаются.

 

3. Просмотр алфавитных книг учета завещаний и наследственных дел

 

Алфавитные книги учета завещаний и наследственных дел прошиты и пронумерованы. При внесении исправлений в сделанные записи нотариус использует корректирующую жидкость и заклейку исправляемых надписей кусочками бумаги (записи о наследственных делах 6/97, 8/97 и др. в книге учета наследственных дел N 3-03 за 1995 - 1997 гг.), что противоречит порядку, предусмотренному п.1.2 Указаний.

 

4. Проверка соблюдения правил ведения алфавитных книг учета и реестров регистрации запрещений отчуждения объектов недвижимости

 

Алфавитная книга учета запрещений отчуждения объектов недвижимости прошита, листы в ней пронумерованы.

Нотариусом заведен реестр N 3-02 для регистрации запрещений отчуждения объектов недвижимости, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами. В реестр внесена одна запись. При этом первая страница не заполнена, начат реестр со второй страницы. В настоящее время не ведется из-за отсутствия соответствующих нотариальных действий.

 

5. Условия хранения архивных документов в нотариальной конторе

 

Архивные документы хранятся в отдельной комнате, в которую невозможен доступ посторонних лиц, в закрытых шкафах.

Наследственные дела были сгруппированы и хранились по дате их открытия вне зависимости от даты окончания, что противоречит п.5.5 Инструкции. Нарушение устранено в ходе проведения проверки.

 

Ведущий специалист отдела
правового контроля за деятельностью
учреждений юстиции Управления
Министерства юстиции
Российской Федерации
по Волгоградской области

Фамилия И. О.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.