Методические рекомендации по порядку выделения к уничтожению документов и дел в нотариальных конторах со сроками временного хранения (Одобрены на совместном заседании коллегии Управления юстиции и правления нотариальной палаты 15 июня 2001 г.) (утв. приказом Минюста РФ по Тульской области от 27 июня 2001 г. N 430)

Методические рекомендации
по порядку выделения к уничтожению документов и дел в нотариальных конторах со сроками временного хранения
(одобрены на совместном заседании коллегии Управления юстиции и правления нотариальной палаты 15 июня 2001 г.)
(утв. приказом Минюста РФ по Тульской области от 27 июня 2001 г. N 430)


Настоящие Рекомендации разработаны с целью оказания помощи нотариусам при выделении к уничтожению документов и дел со сроками временного хранения и единообразного подхода к работе по отбору документов для их уничтожения, составляющих архивы нотариусов (нотариальных контор).

Правовой основой этих действий являются следующие нормативные правовые акты: законодательство Российской Федерации - Основы законодательства Российской Федерации о нотариате; нормативно-правовые акты Министерства юстиции Российской Федерации - письмо Министерства юстиции СССР от 24 июня 1980 г. N К-8-57 о применении Перечня документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции, с указанием сроков их хранения; Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, утвержденный Минюстом СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г. (далее по тексту - Перечень); приказ Министра юстиции РСФСР от 19 августа 1976 г. N 32 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах"; приказ Росархива N 2 от 19 января 1995 г. "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР, 1989 г.; Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г.; приказ Министерства юстиции Российской Федерации N 127 от 12 марта 2000 г. "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации"; приказ Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тульской области N 34 от 23 января 2001 г. "Об утверждении Положения об экспертной комиссии Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тульской области и ее составе".


I. Основные положения


Исходя из того, что нотариальные действия нотариусы совершают от имени Российской Федерации, а архив нотариусов (нотариальных контор) является принадлежностью государства, данные Методические рекомендации распространяются в равной мере на работу как государственного нотариуса, так и нотариуса, занимающегося частной практикой.

Документами временного хранения являются документы, сроки которых определяются Перечнем как 1, 3, 5, 10, 15, 25 и 75-летние. Из них документы со сроками хранения свыше 10 лет определяются как долговременные.

К ним относятся:


Сроки
хранения
Наименование документов Статьи
Перечня
1 2 3
3 года Доверенности (со дня истечения срока их
действия)

Переписка по наложению и снятию арестов и
запрещений на жилые дома

Копии исполнительных надписей с относящимися к
ним документами

Акты о морских протестах и документы к ним

Свидетельства по удостоверению тождественности
гражданина с лицом, изображенным на
фотографической карточке, по удостоверению
факта нахождения гражданина в живых и в
определенном месте и времени предъявления
документа

Копии заявлений, поступивших в нотариальные
конторы для передачи их соответствующим
организациям и лицам, и свидетельства о
передаче заявления

Постановления о направлении документов на
экспертизу

Переписка с судебными и другими органами по
нотариальным вопросам

Журналы регистрации и регистрационные карточки
входящих и исходящих документов (при отсутствии
сводных - постоянно)

213


214


215

217






219




220


224


228



443
5 лет Документы, составленные в связи с обеспечением
доказательств

Передаточные акты, заявления и другие
документы, предназначенные для действия за
границей, кроме свидетельств договоров,
доверенностей, завещаний, актов о морском
протесте

Постановления об отказе в совершении
нотариальных действий и переписка по вопросам
отказа в совершении нотариальных действий

Акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной деятельности органов,
учреждений юстиции (при условии завершения
ревизий. В случае возникновения споров,
разногласий, следственных и судебных дел
сохраняются до вынесения окончательного
решения)

216





222



223







358
10 лет Документы, на основании которых удостоверены
договоры, выданы свидетельства о праве на
наследство и свидетельства о праве
собственности на долю в общем имуществе
супругов (кроме правоустанавливающих документов
на жилые дома) (правоустанавливающие документы
вместе с договорами и свидетельствами хранятся
75 лет)

Квитанционные книги, книги учета депозитных
операций, книги лицевых счетов депонентов,
оправдательные документы

Разъяснения и указания нижестоящим нотариальным
органам по вопросам их работы







209



221


227
15 лет Документы обобщений нотариальной практики 229
25 лет Договоры купли-продажи, дарения, хранения
имущества, займа денег и другие

205
75 лет Реестры для регистрации запрещений отчуждения
жилых домов, а также арестов, наложенных на
дома судебными и следственными органами
(алфавитные книги к ним)

Договоры об отчуждении, залоге и разделе жилых
домов, о предоставлении в бессрочное
пользование гражданам земельных участков под
индивидуальное и жилищное строительство (ЭПК)*

Свидетельства о праве на наследство (ЭПК)*

Свидетельства о праве собственности на долю в
общем имуществе супругов (ЭПК)*

Свидетельства о признании лиц безвестно
отсутствующих умершими (ЭПК)*

Книги учета наследственных дел и алфавитные
книги к ним

Книги учета заявлений о принятии мер к охране
наследственного имущества и книги учета
ценностей при принятии мер к охране
наследственного имущества

Завещания, в том числе завещания,
приравниваемые к нотариально удостоверенным, и
алфавитные книги к ним

Документы, принятые на хранение, свидетельства
и описи с распиской государственного нотариуса
(ЭПК)*



203




204

206


207


208


210




211



212



218
по
миновании
надобности
Описи документов временного срока хранения (при
отсутствии сводной - постоянно)


460-б

ЭПК* - экспертно-проверочная комиссия, созданная при архивном управлении администрации Тульской области.


Приведенные позиции Перечня не являются исчерпывающими, поскольку нотариусом могут быть заведены и иные дела и наряды, внесенные в его номенклатуру, предусмотренные (не предусмотренные) данным Перечнем.

Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости, по решению экспертной комиссии, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.


II. Порядок отбора дел и документов временного хранения к уничтожению и проведение экспертизы их ценности нотариусом


1. Предварительная работа по отбору документов к уничтожению за соответствующий период производится нотариусом на основании ежегодно составляемых им описей дел временного и долговременного хранения по установленной форме (Приложения N 1, 2).

2. Для выделения дел к уничтожению нотариус проводит анализ имеющихся дел и нарядов согласно Перечню по срокам их хранения в течение первого квартала текущего года.

3. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

4. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1996 г., начинается с 1 января 1997 г.; т.е. дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть уничтожены в 2000 г., с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., - в 2002 г.

Если документ, например доверенность, имеет определенный срок действия, то срок хранения в данном случае исчисляется с даты окончания срока действия данного документа.

5. По результатам экспертизы ценности документов нотариусом составляется акт о выделении дел к уничтожению по установленной форме (Приложение N 3).

6. Акт должен быть пронумерован, прошит, подписан и скреплен печатью нотариуса.

7. Акт составляется в 3 экземплярах. Один экземпляр акта остается в Управлении юстиции, второй - в делах нотариальной конторы, третий, если он касается архива частнопрактикующего нотариуса, направляется в областную нотариальную палату.

8. Дела, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенном для них месте. Нотариусом должна быть обеспечена недоступность к ним с целью соблюдения требований, предусмотренных чч.2, 3, 4 ст.5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

9. Указанные в п.1 настоящих Рекомендаций описи (кроме описей временного хранения до 10 лет) и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) Управления юстиции одновременно.

10. Для рассмотрения экспертной комиссией описей дел временного хранения и актов для уничтожения документов и дел временного хранения нотариус подает на имя председателя экспертной комиссии соответствующее заявление (Приложение N 4).

11. Экспертная комиссия управления работает по плану, утвержденному руководством Управления. По результатам каждого заседания составляется протокол, подписываемый председателем и секретарем.

12. По результатам рассмотрения представленных нотариусом описей и актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения экспертная комиссия Управления принимает решение об их одобрении.

13. В случае неодобрения акта нотариус обязан выполнить рекомендации экспертной комиссии и представить его повторно в порядке, предусмотренном выше.

14. Если экспертная комиссия установит, что какие-то из нарядов и дел, включенные нотариусом в акт о выделении к уничтожению, не включены в Перечень, то комиссия решает вопрос о возможности уничтожения предлагаемых документов.

15. В случае, если документы, содержащиеся в одном наряде, включенные в акт о выделении к уничтожению, имеют разные сроки хранения, то такие наряды ЭК рассматривает полистно и решает вопрос о возможности уничтожения отдельных документов.

16. Указанные в акте дела и документы могут быть уничтожены нотариусом только после его одобрения ЭК Управления. При этом способ уничтожения дел и документов выбирается нотариусом самостоятельно, с учетом требований, изложенных в п.17 настоящих Методических рекомендаций, и отражается в тексте акта.

17. В случае уничтожения дел и нарядов в специальных организациях к акту приобщается приемо-сдаточная накладная. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

18. После уничтожения дел и нарядов один экземпляр акта по установленной форме представляется в Управление юстиции вместе с приемо-сдаточной накладной и соответственно в областную нотариальную палату.

19. Контроль за исполнением данной работы государственными нотариусами осуществляет Управление юстиции, а нотариусами, занимающимися частной практикой, - Управление юстиции совместно с областной нотариальной палатой (ст.9 п.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).


Приложение N 1


                                                    Утверждаю
                                        Нотариус ________________________
                                                   нотариального округа
                                          _________ _____________________
                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                  Опись
              дел временного (свыше 10 лет) хранения за год
                     (название нотариальной конторы)

N
п/п
Индекс
дела
Заголовок
дела
(тома,
части)
Дата дела
(тома,
части)
Срок
хранения
дела (тома,
части)
Количество
листов в
деле (томе,
части)
Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             
             
             

В данный раздел описи включено ______________________________________ дел
                                      (цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера*:
пропущенные номера**:

Нотариус ___________
нотариального округа                  ___________ _______________________
                                       (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)        ___________ _______________________
                                       (подпись)   (расшифровка подписи)

Одобрено
Протокол ЭК Управления
Минюста России по Тульской области
от ________________ N ____________

     Примечания:
     * N с буквой
     ** дела, не включенные в опись

Приложение N 2


                                                    Утверждаю
                                        Нотариус ________________________
                                                   нотариального округа
                                          _________ _____________________
                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                   Опись
                 дел постоянного хранения за ______________ год
                 ______________________________________________
                        (название нотариальной конторы)

N
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Дата дела
(тома,
части)
Количество
листов в деле
(томе, части)
Примечания
1 2 3 4 5 6
           
           
           

В данный раздел описи включено ______________________________________ дел
                                      (цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера*:
пропущенные номера**:

Нотариус ___________
нотариального округа                  ___________ _______________________
                                       (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)        ___________ _______________________
                                       (подпись)   (расшифровка подписи)

Одобрено
Протокол ЭК Управления
Минюста России по Тульской области
от ________________ N ____________

     Примечание:
     * N с буквой
     ** дела, не включенные в опись

Приложение N 3


                                                    Утверждаю
                                        Нотариус ________________________
                                                   нотариального округа
                                        ___________ _____________________
                                         (подпись)  (расшифровка подписи)

                                        _________________________________
                                                     (дата)

                                   Акт

Дата "__"______________ 200__ г.                     N __________________
_________________________________________________________________________
                         (место составления)

                О выделении к уничтожению документов и дел

     На основании Перечня документов Министерства юстиции  СССР,  органов
учреждений юстиции и судов, с  указанием   сроков   хранения   документов
(утвержден Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением  при
Совете Министров  СССР   25   апреля     1980 г.,   одобрен   Центральной
экспертно-проверочной комиссией  Главного архивного управления при Совете
Министров СССР 23 ноября 1979 г.)   экспертная    комиссия   отобрала   к
уничтожению как не имеющие научно-исторической  ценности   и   утратившие
практическое значение следующие документы и дела:

N
п/п
Заголовки
документов и
дел
Дата дела
или крайние
даты дел
Количество
документов
и дел
(томов)
Сроки хранения
дела (тома,
части) и номера
статей по
перечню
Примечание
           
           
           
           

Итого ________________________________________ дел за ______________ годы
             (цифрами и прописью)
Нотариус ________________________________
               (фамилия, инициалы)

Подпись _________________________________
Дата_____________________________________

Одобрено
Протокол ЭК Управления
Минюста России по Тульской области
от_______________ N ______________

Документы уничтожены ____________________________________________________
                              (способ и место уничтожения)
Дата ___________________
Нотариус       подпись __________________________________________________
                                   (фамилия, инициалы)

Приложение N 4


                                     Председателю экспертной комиссии
                                     Управления Министерства юстиции
                                 Российской Федерации по Тульской области
                                 ________________________________________
                                                 (ф.и.о.)
                                 от _____________________________________
                                       (должность, фамилия, инициалы)

                                 Заявление
     Прошу рассмотреть описи дел ______________________ и акт о выделении
                                   (сроки хранения)
к уничтожению дел с истекшими сроками хранения за _____ годы в количестве
_______________.
     Приложение: описи дел _____________________________и акт о выделении
                                (сроки хранения)
к уничтожению на _____ листах.

     "____" _____________ 200__ г.                _______________________
                                                       (подпись)

Начальник Управления
Минюста России
по Тульской области

В.П.Андрианов


27 июня 2001 г.


Согласовано


Президент Тульской областной
нотариальной палаты

Е.А.Мухина


15 июня 2001 г.



Методические рекомендации по порядку выделения к уничтожению документов и дел в нотариальных конторах со сроками временного хранения (Одобрены на совместном заседании коллегии Управления юстиции и правления нотариальной палаты 15 июня 2001 г.) (утв. приказом Минюста РФ по Тульской области от 27 июня 2001 г. N 430)


Текст Методических рекомендаций опубликован в Бюллетене Министерства юстиции Российской Федерации, N 12, 2001 г.


Откройте нужный вам документ прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.