Письмо ПФР от 15 декабря 1999 г. N АК-08-27/11258 "Об организации архивов документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования"

Письмо ПФР от 15 декабря 1999 г. N АК-08-27/11258
"Об организации архивов документов индивидуального
(персонифицированного) учета в системе государственного
пенсионного страхования"


В целях обеспечения выполнения пункта 2 постановления Правления ПФР от 16.03.99 N 22 "Об итогах работы органов ПФР в 1997-1998 гг. по реализации Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" и задачах на 1999 год" в части организации оборудования архивов и хранения документов, образующихся при ведении индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования Пенсионный фонд Российской Федерации направляет для руководства и использования в практической работе согласованные с Федеральной архивной службой России Примерное положение об архиве документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Должностную инструкцию специалиста архива документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.


Приложение: на 6 стр.


Заместитель Председателя

Правления

А.П.Колесник


Примерное положение
об архиве документов индивидуального (персонифицированного)
учета в системе государственного пенсионного страхования
(утв. Правлением Пенсионного фонда РФ 14 декабря 1999 г.)


1. Общие положения


1.1. Архив документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (далее - архив) создается при отделе организации персонифицированного учета регионального отделения ПФР, при межрайонном пункте персонифицированного учета (далее - МРП ПУ) и при отделе организации персонифицированного учета управления ПФР (далее - УПФР) для обеспечения сохранности, учета, использования и хранения документов на застрахованных лиц, представляемых работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, зарегистрированными в органах ПФР*.

1.2. Общее руководство архивом осуществляет управляющий региональным отделением ПФР.

1.3. Непосредственное руководство архивом осуществляет начальник отдела организации персонифицированного учета, если архив создается при отделе организации персонифицированного учета или руководитель межрайонного пункта персонифицированного учета, если архив создается при межрайонном пункте персонифицированного учета.

1.4. Непосредственное выполнение функций по ведению архива осуществляют специалисты отдела организации персонифицированного учета.

1.5. Численность и квалификация специалистов архива определяется управляющим отделения ПФР в пределах установленной отделению численности и фонда оплаты труда, объема и сложности выполняемых работ.

1.6. В целях обеспечения конфиденциальности сведений, хранящихся в архивах и сохранности документов, помещение архива должно быть оборудовано в соответствии с Требованиями по обеспечению сохранности документов в архивах, образующихся в ходе проведения персонифицированного учета, утвержденными Постановлением Правления ПФР от 07.08.97 N 67.


2. Основные задачи архива


2.1. Комплектование архивов документами, предусмотренными нормативными актами и документами ПФР, регулирующими порядок ведения персонифицированного учета о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования.

2.2. Организация учета и обеспечение сохранности документов персонифицированного учета, принятых на хранение.

2.3. Соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах персонифицированного учета, хранящихся в архиве.

2.4. Организация использования документов.

2.5. Создание автоматизированной базы данных по документам архива и системы поиска документов.


3. Функции архива


Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. Учитывает, комплектует и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов персонифицированного учета.

3.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование и картонирование принятых на хранение документов персонифицированного учета.

3.3. Обеспечивает использование документов персонифицированного учета в практической деятельности при назначении пенсий.

3.4. Обеспечивает конфиденциальность сведений документов персонифицированного учета, принятых на хранение.

3.5. Ограничивает доступ лиц в помещение архива, в соответствии с Перечнем лиц, имеющих право доступа в архив, определенным и утвержденным руководством регионального отделения ПФР.

3.6. Осуществляет подготовку и выдачу документов застрахованным лицам по их заявлениям в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.7. Осуществляет подготовку документов персонифицированного учета к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

3.8. Участвует в разработке номенклатур дел, положений, рекомендаций и инструкций по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

3.9. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.


4. Ответственность


4.1. Контроль за обеспечение сохранности документов в архиве и соблюдение Требований по обеспечению сохранности документов в архивах, образующихся в ходе проведения персонифицированного учета, возлагается на руководителя регионального отделения ПФР.

4.2. Ответственность за обеспечение сохранности документов в архиве персонифицированного учета несет начальник отдела организации персонифицированного учета, если архив создается при отделе организации персонифицированного учета, руководитель МРП ПУ, если архив создается при межрайонном пункте персонифицированного учета.

4.3. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций несет специалист архива, руководствуясь Должностной инструкцией специалиста архива документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

4.4. Виновные в нарушении режима доступа к документам персонифицированного учета, находящимся в архиве, или нарушениях требований по защите информации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.


Утверждаю

Заместитель Председателя

Правления Пенсионного фонда

Российской Федерации

А.П.Колесник


Согласовано

Заместитель руководителя

Федеральной архивной службы

России

В.А.Еремченко

14 декабря 1999 г.


-----------------------------------------------------

* Допускается создание объединенных архивов для хранения документов персонифицированного учета на застрахованных лиц в целом по отделению ПФР и (или) по нескольким межрайонным пунктам персонифицированного учета.


Должностная инструкция
специалиста архива документов индивидуального
(персонифицированного) учета в системе государственного
пенсионного страхования
(утв. Правлением Пенсионного фонда РФ 14 декабря 1999 г.)


1. Общие положения


1.1. Специалист архива документов индивидуального (персонифицированного) учета (далее - специалист архива) назначается и освобождается от занимаемой должности управляющим отделения ПФР (далее - ОПФР), при создании архива в отделе организации персонифицированного учета регионального отделения ПФР, руководителем межрайонного пункта персонифицированного учета (МРП ПУ), при создании архива в МРП ПУ и начальником управления ПФР (УПФР), при создании архива в УПФР.

1.2. Специалист архива подчиняется начальнику отдела организации персонифицированного учета, если архив создается при отделе организации персонифицированного учета, руководителю МРП ПУ, если архив создается при МРП ПУ, начальнику УПФР, если архив создается при УПФР.

1.3. В своей работе специалист архива руководствуется Федеральным законом от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Требованиями по обеспечению сохранности в архивах документов, образующихся в ходе проведения персонифицированного учета, утвержденными постановлением Правления ПФР от 7.08.97 N 67, Перечнем документов, образующихся при ведении индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, с указанием сроков хранения, утвержденными постановлением Правления ПФР от 16.03.99 N 22, постановлениями, инструкциями и распоряжениями Правления ПФР, приказами Исполнительной дирекции ПФР, приказами и распоряжениями управляющего ОПФР, нормативными документами Федеральной архивной службы России, Временной инструкцией об архиве документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного страхования, и Временной инструкцией специалиста архива документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.


2. Должностные обязанности специалиста архива


Специалист архива:

2.1. Обеспечивает в установленном порядке прием и учет документов, поступающих в архив, и их комплектование по фондам.

2.2. Обеспечивает сохранность документов персонифицированного учета, принятых на хранение.

2.3. Обеспечивает конфиденциальность сведений, содержащихся в документах персонифицированного учета.

2.4. Ограничивает круг лиц, имеющих право доступа к архивным документам, Перечнем лиц, имеющих право доступа в архив, определенным и утвержденным руководством регионального отделения ПФР.

2.5. Создает справочный аппарат к хранящимся в архиве документам персонифицированного учета.

2.6. Осуществляет подготовку документов по запросам застрахованных лиц в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов в помещении архива.

2.8. Принимает участие в работе экспертной комиссии по экспертизе ценности документов персонифицированного учета.

2.9. Принимает участие в отборе документов персонифицированного учета с истекшими сроками хранения на уничтожение.

2.10. Участвует в разработке номенклатур дел структурных подразделений индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

2.11. Соблюдает требования противопожарной безопасности.

2.12. Проводит санитарно-гигиенические мероприятия в архиве.


3. Права специалиста архива


Специалист архива имеет право:

3.1. Требовать от соответствующих служб системы персонифицированного учета соблюдения установленного порядка подготовки к сдаче документов в архив.

3.2. Вносить предложения своему непосредственному руководителю по вопросам, направленным на улучшение работы архива.

3.3. Участвовать в определении потребности в оборудовании для хранения документов персонифицированного учета.

3.4. Принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации хранения документов.

3.5. Ограничивать доступ в архив лиц, указанных в Перечне лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном руководством отделения ПФР.


4. Ответственность специалиста архива


Специалист архива несет ответственность за:

4.1. Нарушение установленного порядка приема, учета и комплектования документов персонифицированного учета.

4.2. Нарушение требований по обеспечению сохранности документов персонифицированного учета.

4.3. Несоблюдение конфиденциальности сведений документов персонифицированного учета.


5. Квалификационные требования специалиста архива


5.1. На должность специалиста архива назначается лицо, имеющее высшее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет.


Утверждаю

Заместитель Председателя

Правления Пенсионного фонда

Российской Федерации

А.П.Колесник

14 декабря 1999 г.



Письмо ПФР от 15 декабря 1999 г. N АК-08-27/11258 "Об организации архивов документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования"


Текст письма официально опубликован не был


Откройте нужный вам документ прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.