Приказ Росархива от 30 мая 2003 г. N 47 "Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации"

Приказ Росархива от 30 мая 2003 г. N 47
"Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации"


В целях выполнения постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 29, ст.3015), приказываю:

1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1, 2).

2. Установить следующий порядок организации мониторинга:

2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности.

2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года.

2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы.

2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга.

3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук.

4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива по курирующим направлениям.


Руководитель Росархива

В.П.Козлов


Зарегистрировано в Минюсте РФ 20 июня 2003 г.

Регистрационный N 4814


Приложение 1

к приказу Росархива

от 30 мая 2003 г. N 47

(Образец)


Анкета
мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации
на 01.01...., хранящихся в

_________________________________________________________________________
   название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого
           архива РАН, федерального органа исполнительной власти

                    1. Характеристика зданий (помещений)

1.1.+ * Количество зданий (помещений)** _________________________________
1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):
специальное
приспособленное, в т.ч.
памятник архитектуры
1.3. Год постройки ______________________________________________________
1.4. Год последнего капитального ремонта ________________________________
1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное,
     неудовлетворительное):
     фундамента
     стен
     перекрытий
     кровли
     заполнение окон
     заполнение дверей
1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное,
     неудовлетворительное):
     отопления
     водоснабжения
     канализации
1.7.*+ Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного
       состояния зданий (помещений) и коммуникаций ______________________
1.8.*+ Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего:
       ________________________ ед.хр., в т.ч.
       утраченных безвозвратно ________ ед.хр.
1.9. Количество хранилищ***: ___________, в т.ч.
1.9.1*+ находящихся в аварийном состоянии _______________________________
1.10.+ Количество ед.хр., находящихся в аварийных хранилищах ____________

               2. Условия пользования зданиями и помещениями

2.1. Закреплено в оперативное управление:
     зданий (помещений)   ____________________ __________________________
                               количество                площадь в м2
2.2. Получено в пользование:
     зданий (помещений)   ____________________ __________________________
                               количество                площадь в м2
2.3. Получено в аренду:
     зданий (помещений)   ____________________ __________________________
                               количество                площадь в м2
2.4. Сдается в аренду:
     зданий (помещений)   ____________________ __________________________
                               количество                площадь в м2

                         3. Кадровая обеспеченность

Количество ед.хр., приходящихся на:
3.1.*+ 1 сотрудника архива ______________________________________________
3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности ________________________

                         4. Охранный режим

4.1. Количество постов охраны:
     фактическое ________________________________________________________
     требуемое __________________________________________________________
4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ______ м2
4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации _______ м2
4.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:
      не оборудованных охранной сигнализацией ___________________________
      оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены ____________
4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично)
4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет,
частично)
4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет)

                    5. Противопожарная безопасность

5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ______ м2
5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации _______ м2
5.3.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:
      не оборудованных пожарной сигнализацией ___________________________
      оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены ____________
5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.5.* Количество ед.хр., которые размещены в хранилищах, требующих замены
электросетей ____________________________________________________________
5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет)
5.7. Техническое  состояние   системы    автоматического    пожаротушения
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная)
5.9.*+ Аварийные ситуации за отчетный период:
       количество возгораний ____________________________________________
       количество пострадавших ед.хр. ___________________________________

       6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы

6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в  каждом  хранилище  (да,
нет)
6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха
в хранилищах (да, нет, частично)
6.3. Причины несоблюдения нормативных  климатических  параметров  (нужное
подчеркнуть):
     хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха
     неудовлетворительное техническое состояние системы кондиционирования
воздуха
     иное (указать) _____________________________________________________
6.4.* Количество  ед.хр.,  находящихся  в  хранилищах  с    ненормативным
температурно-влажностным режимом _____
6.5. Количество хранилищ, пораженных:
     грибком ____________________________________________________________
     насекомыми _________________________________________________________
     грызунами __________________________________________________________
     повышенной запыленностью ___________________________________________

         7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел

7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да, нет):
     секретных документов
     уникальных документов
     документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные
     металлы и камни
     документов на горючей основе
     страхового фонда
7.2. В среднем выдается за год из хранилищ ________________ ед.хр.
7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично):
     при выдаче из хранилищ
     при возврате в хранилища
7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для  хранения
документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично)
7.5.*+ Оборудованы  ли  читальные  залы  архива  средствами  технического
контроля за сохранностью документов (да, нет, частично)
7.6.*+ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет)

            8. Проверка наличия и состояния документов

8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов ____________________
8.2. Соблюдается   ли  цикличность  проверки  наличия  в  соответствии  с
требованиями нормативных документов (да, нет, частично)
8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет)
8.4.* Числятся необнаруженными всего  ____________ ед.хр., из них:
      уникальных _______________ ед.хр.
      особо ценных _____ ед.хр., в т.ч.
      не обнаружены за отчетный период всего  _____ ед.хр., из них:
      уникальных _______ ед.хр.
      особо ценных ______ ед.хр.
8.5.* Предполагаемые причины отсутствия документов:
      хищение ___________________________ ед.хр.
      ошибки при подкладке ______________ ед.хр.
      недостатки в учете документов _____ ед.хр.
      некачественный прием дел на хранение _____ ед.хр.
      иное (указать) _____________________ ед.хр.
      причина не установлена _____________ ед.хр.

               9. Физическое состояние документов

9.1.*+ Количество неисправимо поврежденных всего  _____ ед.хр., в т.ч.:
       уникальных __________________ ед.хр.
       особо ценных ________________ ед.хр.
9.2.*+ Количество документов, требующих:
       реставрации всего: _____ дел, в т.ч.:
       уникальных _____________________ дел
       особо ценных ___________________ дел
9.3.+ Количество документов, требующих переплета _______ дел
9.4.* Количество документов, требующих дезинфекции _____ дел
9.5.* Количество документов, требующих дезинсекции _____ дел
9.6.  Количество  документов,  требующих  консервационно-профилактической
обработки:
      кино _____ ед.хр.
      фото _____ ед.хр.
      фоно _____ ед.хр.
9.7. Количество документов, требующих восстановления  затухающих  текстов
_____ л.

  10.+ Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской
 Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах исполнительной
    власти и подведомственных им организациях федерального подчинения

10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая центральный
аппарат федерального органа исполнительной власти _______________________
10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения  ___________ ед.хр.,
крайние даты ___________, в т.ч.:
      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________
10.3. Количество дел,  внесенных  в  описи,  утвержденные  ЭПК   архивных
органов или федеральных архивов _____ ед.хр., крайние даты _____, в т.ч.:
      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________
10.4. Количество дел, хранящихся сверхустановленного срока  _____ ед.хр.,
крайние даты _____, в т.ч.:
      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________
      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________
      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________

______________________________

* Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (+). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.

** В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме.

*** Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов.


Приложение 2

к приказу Росархива

от 30 мая 2003 г. N 47

(образец)


Анкета
мониторинга использования документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01...., хранящихся в


_________________________________________________________________________
            название федерального архива, музея, библиотеки,
                         научно-отраслевого архива РАН

1 * Количество читальных залов, их спецификация _________________________
2.* Количество посадочных мест для пользователей ________________________
3. Количество просмотровых аппаратов ____________________________________
4.* Наличие множительной техники (да, нет)
5. Число исследователей:
     * всего (тыс. чел.) ________, в т.ч.
     открытый читальный зал _____
     закрытый читальный зал _____
6. Число уникальных посетителей WEB-страницы ____________________________
7.* Количество посещений читального зала в год (в среднем):
     всего ______________
     открытый ___________
     закрытый ___________
     * в день (в среднем):
     всего ______________
     открытый ___________
     закрытый ___________
8.* Количество пользователей по категориям:
8.1. российские ____________
     в т.ч. Москва и Санкт-Петербург _____
     зарубежные ____________
     в т.ч. Прибалтика _____
     стран СНГ _____________
8.2. ученые ________________
     представители органов государственной власти _______________________
     представители учреждений, организаций, предприятий _________________
     представители общественных организаций (в т.ч. религиозных) ________
     представители коммерческих структур ________________________________
     студенты __________________
     школьники _________________
     частные исследователи _____
9. Количество обращений к:
     каталогам _________________
     базам данных ______________
10.* Количество отказов в выдаче:
     ед.хр. ______________________
     печатных изданий, из НБ _____
     микроформ ___________________
11.* Причины отказов в выдаче (нужное подчеркнуть):
     плохое физическое состояние
     наличие конфиденциальной информации
     выдача другому пользователю
     выдача во временное пользование
     использование в плановой работе сотрудников архива
     иное (указать) _____________________________________________________
12.* Количество отказов в изготовлении копий (документов) _______________
13.* Причины отказов в изготовлении копий (нужное подчеркнуть):
     плохое физическое состояние
     сшивка листов в переплет
     неформатные документы
     уникальные документы
     конфиденциальная информация
     иное (указать) _____________________________________________________
14. Количество заявителей,  обратившихся  в  приемную  (справочный  стол)
архива __________________________________________________________________
15. Число проведенных массовых информационных мероприятий:
     всего ___________________, в т.ч.
     экскурсии _______________________
     лекции __________________________
     дни открытых дверей _____________
     школьные уроки __________________
     иное (указать) __________________
16. Наличие выставочного зала (экспозиционного помещения) (да, нет)
17. Наличие выставочного    оборудования,    обеспечивающего  сохранность
документов при экспонировании (да, нет)
18. Количество проведенных выставок:
     в качестве головной организации       всего
                                    ___________________
                                     в т.ч. за рубежом
     с участием архива                     всего
                                    ___________________
                                     в т.ч. за рубежом
19. Количество посетителей выставок _____________________________________
20. Участие в конференциях, совещаниях, семинарах, круглых столах:
     всего ________________, в т.ч.
     международных ________________
21. Заключено  договоров  по   информационному   обеспечению    (сборники
документов, информационные материалы, копирование и др.):
     всего _____________________________________, в т.ч.
     с юридическими лицами ______________________________
     с физическими лицами _______________________________
     с иностранными партнерами __________________________
     с отечественными партнерами ________________________
22. Подготовлено по договорам:
     тематических перечней ______________________________
     обзоров ____________________________________________
     генеалогических запросов ___________________________
     копий архивных документов __________________________
     иное (указать) _____________________________________
23. Количество сборников документов,  подготовленных  и  не  обеспеченных
издательской базой ______________________________________________________
24. Количество грантов, полученных от российских и зарубежных фондов:
     всего __________, в т.ч.
     на подготовку сборников документов и иных информационных продуктов _
     на издание сборников документов и др. ______________________________
     на проведение информационных мероприятий (выставка,   конференция  и
     др.)________________________________________________________________
25. Участие в международных проектах и программах:
     количество проектов (программ)                     всего
                                            _____________________________
                                                 в т.ч. завершенных
26. Подготовлено  в  соответствии   с   международными    договорами    и
соглашениями:
     сборников документов _______
     выставок ___________________
     баз данных      всего
              ___________________
              объем в Мегабайтах
     конференций ________
     изготовлено копий архивных документов _____
     иное (указать) _____

______________________________

* Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*).




Приказ Росархива от 30 мая 2003 г. N 47 "Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации"


Зарегистрировано в Минюсте РФ 20 июня 2003 г.

Регистрационный N 4814


Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования


Текст приказа опубликован в "Российской газете" от 6 августа 2003 г. N 155, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 октября 2003 г. N 42, в приложении к "Российской газете" - "Новые законы и нормативные акты", 2003 г., N 43


Актуальный текст документа