Глава V. Классификация документов в архивах (п.п. 96 - 118)

Глава V. Классификация документов в архивах

 

А. Классификация документов в пределах архива

 

96. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (управления дивизии, воинской части, корабля, организации, военного суда и др.), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

97. Воинская часть (организация), образующая в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Основными признаками, присущими фондробразователю, являются:

наличие приказа (директивы) на формирование (переформирование) данной воинской части (организации) с указанием номера штата;

наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного);

организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.

98. Фондообразователями в некоторых случаях могут являться воинские части и организации, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных в пункте 97 настоящего Наставления признаков (например, управления авиационных дивизий и авиационные полки, которые состоят на всех видах довольствия в частях авиационного обеспечения).

99. Документы воинских частей и организаций, сформированных с признаками, указанными в пунктах 97 и 98 настоящего Наставления, составляют самостоятельные архивные фонды.

100. Документы воинской части (соединения), сформированной под номером или названием, под которым раньше существовала другая воинская часть (соединение), образуют новый архивный фонд. Например, документы управления 5 мотострелковой дивизии первого формирования составляют один архивный фонд, а документы управления 5 мотострелковой дивизии второго формирования составляют другой архивный фонд.

101. Переформирование воинской части (соединения) в более крупную или более мелкую воинскую часть (соединение) является причиной создания из ее документов новых архивных фондов. Например, документы управления 12 мотострелковой дивизии и документы 7 мотострелкового полка, на базе которого сформировано управление этой дивизии, составляют самостоятельные архивные фонды.

102. Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в воинскую часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены действительного (условного) наименования, а также документы воинской части (соединения), сформированной на базе ранее существовавших воинских частей (соединений), составляют новые архивные фонды. Например, документы 25 мотострелковой дивизии, преобразованной из 13 танковой дивизии, составляют самостоятельный архивный фонд.

103. Переименование или преобразование воинской части (соединения) в одном и том же роде войск без смены общевойскового номера или со сменой его, введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (соединения), не являются основаниями для разделения ее документов на разные фонды. Например, переименование 5 мотострелковой дивизии в 17 мотострелковую дивизию, преобразование 32 мотострелковой дивизии в 29 гвардейскую мотострелковую дивизию.

104. Расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате преобразования (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части (соединения), органа военного управления с изменением или без изменения выполняемых функций, не является причиной создания новых архивных фондов. Например, документы авиационной воинской части (соединения) одного рода авиации, преобразованной в авиационную воинскую часть (соединение) другого рода авиации, составляют один архивный фонд.

105. Награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

106. Работа по фондированию документов осуществляется:

в делопроизводстве воинской части (организации) - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архивы;

в окружных и флотских архивах - при отборе документов для передачи в центральные архивы;

в центральных архивах - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

107. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующей воинской части (организации) и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.

108. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

входящие документы относятся к фонду той воинской части (организации), которой они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности воинской части (организации), по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

копии исходящих документов относятся к фонду той воинской части (организации), которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской части (организации), которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской части (организации), которое указано в документе, по подписям авторов.

109. Документы воинской части (организации) и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

110. Дела, которые велись последовательно в двух и более воинских частях (организациях), включаются в состав архивного фонда той воинской части (организации), в которой они были закончены делопроизводством.

111. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

112. Каждому архивному фонду воинской части (организации) присваиваются официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности и номер.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

113. Хронологическими границами архивного фонда являются:

воинской части (организации) - официальные даты образования и ликвидации воинской части (организации);

объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности воинской части (организации), документы которой вошли в состав фонда;

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документов.

Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности воинской части (организации) или если в фонд воинской части (организации) были переданы не завершенные делопроизводством дела воинской части (организации)-предшественника и т.д.

Б. Классификация документов в пределах архивного фонда

 

114. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

115. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

116. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по воинским частям, организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям воинских частей, организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

117. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной воинской части (организации), составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных воинских частей (организаций) используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. Например: "Отдельные строительные батальоны".

118. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.