Глава VII. Учет документов и описей в архивах (п.п. 151 - 169)

Глава VII. Учет документов и описей в архивах

151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

152. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.

153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.

154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным подразделением. Кроме централизованного учета, в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива.

Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.

156. Основными учетными документами в архивах являются:

книга учета поступления и выбытия дел (форма N 19) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве*(14);

список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

лист фонда (форма N 24) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

опись дел (формы N 5, 6, 7) для поединичного и суммарного учета дел;

опись страхового фонда (форма N 25) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;

паспорт архива (форма N 26) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года.

157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 19) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.

159. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.

Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) и описям страхового фонда (форма N 25).

Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов (электронных носителей информации) вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера.

Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

160. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.

Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.

Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью, без сокращения, в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.

Если название фондообразователя в период его существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.

При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.

161. Лист фонда (форма N 24) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований:

в строке "Дата первого поступления фонда в архив" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве;

в строке "Местонахождение фонда" указывается наименование архива, в котором хранится фонд;

в графе "Крайние даты наименования фонда" указываются начальная и конечная даты существования воинской части (организации) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период;

если воинская часть (организация) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя;

в графе "Наименование фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (организации) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период;

в листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия являются: акт приема передачи дел в архив, акт на документы, отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом;

если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист продолжения, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка: "см. продолжение листа 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом;

лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден;

в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, ставится подпись лица, пересоставившего лист фонда;

листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

162. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22).

В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма N 24).

Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "ее" и "с".

Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.

В центральных архивах описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма N 27).

В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах непосредственно в архивохранилищах, описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи.

163. Опись страхового фонда (форма N 25) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное архивохранилище, второй - остается в архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов.

Описи нумеруются в валовом порядке.

Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером.

Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.

В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных в опись единиц хранения страхового фонда.

164. Учет и хранение электронных документов (ЭД).

ЭД учитываются в составе архивного фонда фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мб).

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, базу данных, банк данных, базу знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

165. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются: наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами. По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

166. В целях раскрытия состава и содержания документов архива, для обеспечения поиска документов и их использования, а также для выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и т.п.) создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно-справочного аппарата (НСА) архивов Вооруженных Сил.

В центральных архивах систему НСА составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы фондов, каталоги документов и другие справочники информационного порядка.

В окружных и флотских архивах систему НСА составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки.

167. Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний ЭД, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии.

АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

168. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА (фонд, единица хранения, единица учета, документ).

Для заполнения БД АНСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи).

При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

169. Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа - содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с АНСА.