Примерная форма положения о работе с заявлениями акционеров (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Положение о работе с заявлениями акционеров


1. Общие сведения


1.1. Настоящее Положение регламентирует работу Общества с заявлениями акционеров.

1.2. Целью работы с заявлениями является реализация права акционеров на участие в управлении делами Общества и обеспечение оперативного рассмотрения вопросов его деятельности, поставленных акционерами.

1.3. Настоящее Положение не регламентирует процесс рассмотрения заявлений, связанных с проведением Общего собрания акционеров. Соответствующие процедуры определяются Положением об общем собрании акционеров.


2. Порядок подачи заявлений


2.1. Заявления акционеров должны содержать следующие данные:

- наименование органа управления Общества или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому должно быть направлено заявление;

- изложение сути вопроса;

- указание на желательную форму предоставления ответа на заявление.

Кроме того, заявления должны содержать следующие данные о заявителях:

а) заявления, подаваемые от заявителя-физического лица:

- фамилию, имя, отчество заявителя, его паспортные данные;

- указание на то, является заявитель акционером или представителем акционера;

- для представителя акционера - фамилию, имя, отчество представляемого акционера-физического лица или наименование акционера-юридического лица; наименование документа, на основании которого он действует;

- дату составления заявления и подпись заявителя.

б) заявления, подаваемые от группы акционеров:

- фамилию, имя, отчество и паспортные данные уполномоченного группы акционеров (заявителя);

- указание на то, является ли заявитель акционером или представителем акционера;

- для представителя акционера - фамилия, имя, отчество представляемого акционера и наименование документа, на основании которого действует заявитель;

- фамилии, имена, отчества, паспортные данные и подписи всех акционеров, от имени которых делается данное заявление;

- дату составления заявления и подпись заявителя.

в) заявления, подаваемые от юридического лица:

- указание на то, является ли заявитель акционером или номинальным держателем акций;

- полное официальное наименование заявителя;

- юридический адрес;

- подпись руководителя организации, печать.

2.2. При подаче заявления от группы акционеров заявитель несет ответственность за достоверность подписей акционеров, от имени которых делается заявление.

2.3. Если заявление состоит из нескольких страниц, заявитель должен подписать каждую страницу заявления.

2.4. Заявление подается лично акционером, представителем акционера или уполномоченным группы акционеров, подписавших заявление, или может быть направлено по адресу Исполнительной дирекции Общества заказным почтовым отправлением. При отправлении заявления по почте подпись заявителя должна быть заверена нотариально.

2.5. В случаях, предусмотренных Уставом и внутренними нормативными документами Общества к заявлению должна быть приложена выписка из реестра акционеров с указанием количества принадлежащих ему ценных бумаг Общества.


3. Особые формы заявлений


3.1. Если внутренние нормативные документы Общества содержат определенные требования к содержанию заявлений акционеров по некоторым вопросам*, заявления должны им соответствовать. В случае несоответствия таким требованиям заявление должно быть принято, однако акционер должен быть предупрежден, что для рассмотрения вопроса по существу ему необходимо предоставить информацию, предусмотренную соответствующими нормативными документами.

3.2. В случае, если уставом Общества предусмотрено, что акционеры - владельцы голосующих акций имеют преимущественное право приобретения ценных бумаг, размещаемых Обществом посредством открытой подписки на голосующие акции и ценные бумаги, конвертируемые в голосующие акции, акционер вправе полностью или частично осуществить свое преимущественное право путем направления Обществу заявления в письменной форме о приобретении голосующих акций и ценных бумаг, конвертируемых в голосующие акции. Заявление должно содержать имя (наименование) и место жительства (место нахождения) акционера, количество приобретаемых им ценных бумаг. К заявлению должен прилагаться документ об оплате ценных бумаг. Документы должны быть направлены Обществу не позднее дня, предшествующего дате начала размещения дополнительных голосующих акций и ценных бумаг, конвертируемых в голосующие акции.

3.3. В случае, если уставом Общества и проспектом эмиссии предусмотрена возможность конвертации ценных бумаг, т.е. их преобразование из одного типа или категории в ценные бумаги другого типа или категории, по желанию владельца, акционер может подать заявление на конвертацию принадлежащих ему ценных бумаг.

Заявление должно содержать кроме обязательных реквизитов следующие данные:

количество ценных бумаг, которые акционер хочет конвертировать;

указание на то, каким образом он будет получать выписку из реестра акционеров;

иная информация, состав которой определяется реестродержателем.

Заявление подается в адрес регистратора** Общества.

3.4. В случае, если акционер:

вступил во владение 20 и более процентами акций, имеющими одинаковый регистрационный номер;

увеличил свою долю владения акциями, имеющими одинаковый регистрационный номер, до уровня, кратного каждым 5 процентов свыше 20 процентов этих акций;

снизил свою долю владения этими акциями, до уровня, кратного каждым 5 процентов свыше 20 процентов этих акций, он обязан письменно уведомить об этом регистратора** .

3.5. Акционер, имеющий намерение самостоятельно или совместно со своим аффилированным лицом (лицами) приобрести 30 или более процентов размещенных обыкновенных акций Общества*** (при этом учитывается количество акций, приобретенных им ранее), обязан не позднее чем за 30 дней до даты приобретения акций направить Обществу письменное заявление о намерении приобрести указанные акции.

Заявление должно содержать следующие сведения:

фамилию, имя, отчество акционера;

количество принадлежащих ему обыкновенных акций на момент подачи заявления;

количество обыкновенных акций, которое он собирается приобрести;

ориентировочную дату заключения договора о приобретении акций;

цену приобретения акций у акционеров или предложение совету директоров определить ее на основании данных реестра в порядке, определенном законом;

требование о предоставлении ему данных реестра акционеров для осуществления рассылки акционерам предложения о выкупе акций или предложение совету директоров об оплате расходов по их оповещению;

предложения по организации выкупа у акционеров принадлежащих им акций (самостоятельно или через Общество с компенсацией произведенных расходов);

подпись акционера;

дату подачи заявления.

В случае, если организация выкупа акций осуществляется через Общество, акционеры подают заявление на выкуп в порядке, определенном п. 3.8 настоящего Положения.

3.7. Акционеры, не имеющие постоянного места работы, в случае выплаты дивидендов Обществом вправе подать заявление на имя генерального директора о предоставлении им льготы по налогу на доходы в порядке, определенном законодательством РФ.

Заявление должно содержать:

фамилию, имя, отчество акционера,

количество принадлежащих ему акций Общества,

место жительства;

основание для предоставления льготы;

указание на то, что данной льготой в другом месте акционер не пользуется;

указание на право пользования дополнительными льготами по подоходному налогу.

При представлении заявления в Общество акционер должен предъявить трудовую книжку и документ, подтверждающий право на получение дополнительных льгот.

3.8. Требования акционеров о выкупе принадлежащим им акций подаются в Общество в случае, если они приобрели право соответствующего требования в порядке, предусмотренном Статьей 75 Закона "Об акционерных обществах".

Кроме обязательных реквизитов, требование акционера должно содержать:

адрес места жительства (места нахождения) акционера;

указание на количество акций, выкупа которых он требует.

Требования акционеров о выкупе принадлежащих им акций должны быть представлены в Общество не позднее 45 дней с даты принятия общим собранием решений, повлекших право требования выкупа акций.

3.9. Заявления акционеров о приобретении принадлежащих им акций в случаях приобретения Обществом размещенных акций по решению совета директоров или в связи с уменьшением уставного капитала должны содержать информацию, перечисленную в п.3.8

Представление заявлений в Общество осуществляется в сроки, определенные в сообщении о приобретении акций.


4. Прием и регистрация заявлений


4.1. Заявления акционеров принимаются и регистрируются Отделом по работе с ценными бумагами для последующей передачи в органы управления и должностным лицам Общества. В случае получения заявлений акционеров по почте независимо от наименования адресата они передаются канцелярией Общества в отдел по работе с ценными бумагами.

4.2. Отдел по работе с ценными бумагами осуществляет регистрацию заявлений в Журнале регистрации заявлений акционеров.

Журнал регистрации заявлений акционеров содержит следующие данные: фамилия, имя и отчество заявителя, дата подачи заявления, кому и когда передано для рассмотрения, когда получен ответ на заявление, суть ответа, когда он передан заявителю.

4.3. При регистрации на заявлении ставится регистрационный номер по Журналу регистрации, дата регистрации, а также количество обыкновенных акций Общества во владении акционера и какой процент от общего количества обыкновенных акций Общества они составляют.

4.4. Регистрационный номер доводится до сведения заявителя. Если заявление подано в двух экземплярах, один из них после проставления отметки о регистрации возвращается заявителю.

4.5. Отказ в регистрации заявления может быть обжалован в Ревизионную комиссию Общества.

4.6. При направлении заявлений по почте датой подачи заявления считается дата почтового отправления.


5. Передача заявлений по назначению


5.1. Заявления акционеров передаются:

а) адресованные Совету директоров - Секретарю Совета директоров;

б) адресованные в Исполнительную дирекцию - Секретарю Исполнительной дирекции;

в) адресованные в Ревизионную комиссию - Председателю Ревизионной комиссии;

г) адресованные должностным лицам администрации - адресатам, если заявление подписано владельцами не менее 2% обыкновенных акций Общества, члену Исполнительной дирекции, ответственному за работу с акционерами, или начальнику отдела по работе с ценными бумагами Общества - по прочим заявлениям;

д) заявления, содержащие запросы на предоставление информации о деятельности Общества, открытой для ознакомления акционеров, адресованные любым органам управления и должностным лицам Общества, остаются в отделе по работе с ценными бумагами;

е) заявления, содержащие жалобы по поводу ведения реестра акционеров, адресованные любым органам управления и должностным лицам Общества, передаются в Ревизионную комиссию Общества;

ж) заявления по вопросам проведения Общих собраний акционеров, адресованные любым органам управления и должностным лицам Общества, передаются Секретарю Совета директоров;

з) заявления на конвертацию ценных бумаг по желанию владельца (если это предусмотрено проспектом эмиссии) передаются регистратору Общества.

и) заявления на предоставление льготы по подоходному налогу при выплате дивидендов - в бухгалтерию Общества;

к) заявления на выкуп или приобретение Обществом размещенных акций - в Исполнительную дирекцию Общества

л) заявления от акционеров, владеющих 1 и более процентов обыкновенных акций о предоставлении списка зарегистрированных в реестре лиц - передаются регистратору Общества.

5.2. Лицо, принявшее заявления акционеров, расписывается в Журнале регистрации заявлений.

5.3. Заявления должны быть переданы по принадлежности не позднее двух рабочих дней с даты регистрации.


6. Порядок рассмотрения заявлений


6.1. Любое заявление акционера, подписанное владельцами не менее 2% обыкновенных акций Общества, должно быть рассмотрено на ближайшем заседании органа управления, в который оно направлено, если оно зарегистрировано не позднее, чем за десять дней до заседания. В случае более поздней регистрации заявление рассматривается на следующем заседании.

6.2. Заявления на имя Генерального директора и других должностных лиц Общества рассматриваются ими в течение 10 рабочих дней.

6.3. Заявления, направленные в Совет директоров и Исполнительную дирекцию Общества, поступившие от владельцев менее 2% обыкновенных акций, рассматривается лицом, формирующим повестку дня заседания этих органов. Оно принимает решение о включении предложенных вопросов в повестку дня ближайшего заседания. В случае, если решение о включении вопроса не принято, перечень поступивших заявлений и содержащихся в них предложений доводится до сведения соответствующего органа в виде информационного листка или сообщения в разделе "Разное" повестки дня заседания.

6.4. Заявления на имя Генерального директора и других должностных лиц Общества, подписанные владельцами менее 2% обыкновенных акций Общества, рассматриваются членом Исполнительной дирекции, ответственным за работу с акционерами начальником отдела по работе с ценными бумагами.

Сведения о поступивших заявлениях с изложением сути вопроса в обязательном порядке доводятся до сведения лиц, в адрес которых направлено заявление.

6.5. Заявления в ревизионную комиссию передаются ее председателю без предварительного рассмотрения.


7. Ознакомление акционеров с информацией о деятельности общества


7.1. По устному заявлению акционера ему должна быть предоставлена возможность ознакомиться с документами о деятельности Общества и его органов управления. Работник отдела должен убедиться, что перед ним акционер или его полномочный представитель. Список информации, открытой для ознакомления акционеров, утверждается Советом директоров и находится в отделе по работе с ценными бумагами.

7.2. Секретарь Совета директоров обязан обеспечить своевременную доставку в отдел по работе с ценными бумагами необходимых документов. Протоколы заседаний Совета директоров и Общего собрания акционеров передаются в отдел по работе с ценными бумагами в течение трех рабочих дней после их оформления в установленном порядке.

7.4. По устному заявлению акционера в срок до 20 дней ему должны быть предоставлены копии любых документов, открытых для ознакомления акционеров, или выписки из них. Акционер может получить копии лично или через представителя или заказным почтовым отправлением. Предоставление копий осуществляется за плату, размер которой определяется прейскурантом на услуги Отдела по работе с ценными бумагами, утверждаемым Исполнительной дирекцией Общества.

7.5. По устному заявлению любого заинтересованного лица Общество обязано предоставить ему возможность ознакомиться с уставом Общества, включая изменения и дополнения к нему.


8. Извещение акционеров о принятых решениях


8.1. Сведения о решениях, принятых по заявлениям акционеров, передаются в отдел по работе с ценными бумагами лицом, ответственным за рассмотрение заявления в соответствии с разделом 5 настоящего Положения, в письменном виде в течение 5 рабочих дней после рассмотрения.

8.2. Извещение о принятых по заявлению решениях доводится отделом по работе с ценными бумагами до сведения акционеров способом, указанным в заявлении (устно, письменно). Если способ оповещения в заявлении не указан, акционеру должно быть направлено письменное уведомление.

Об извещении проставляется отметка в Журнале регистрации заявлений.


9. Процедура утверждения и изменения положения о работе с заявлениями акционеров


9.1. Положение о работе с заявлениями акционеров утверждается советом директоров общества.

9.2. Предложение об изменении положения принимается в обычном порядке на заседании совета директоров.

9.3. Если в результате изменения законодательства и нормативных актов Российской Федерации отдельные статьи настоящего положения вступают в противоречие с ними, эти статьи утрачивают силу и до момента внесения изменений в положение члены органов управления и контроля общества руководствуются законодательством и нормативными актами Российской Федерации.


______________________________

* Например, в Положении об общем собрании акционеров.

** В случае, когда реестр акционеров ведет само акционерное общество, сообщение направляется в виде заявлений на имя Исполнительной дирекции Общества. Если реестр акционеров ведет по договору с Обществом специализированный регистратор, заявление направляется этой организации.

*** Для акционерных общества с числом акционеров - владельцев обыкновенных акций более одной тысячи.



Примерная форма положения о работе с заявлениями акционеров


Разработана: Компания "Гарант", апрель, 2008 г.


Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение