Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 24 августа 2006 г. N 1889 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 24 августа 2006 г. N 1889
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки"

С изменениями и дополнениями от:

16 февраля, 29 июня, 31 июля 2007 г.

ГАРАНТ:

Приказом Рособрнадзора от 1 ноября 2012 г. N 1360 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях установления единого порядка работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки приказываю:

1. Утвердить полагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, согласованную с Федеральным архивным агентством (далее - Инструкция).

2. Заместителям руководителя, начальникам управлений Рособрнадзора обеспечить строгое и неукоснительное соблюдение требований Инструкции всеми работниками подразделений.

3. Считать утратившей силу Временную Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденную приказом Рособрнадзора от 20.05.2005 N 1280.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Рособрнадзора П.Е. Кондрашова.

 

Руководитель

В.А. Болотов

 

Инструкция
по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 24 августа 2006 г. N 1889)
(в редакции приказов от 16.02.2007 N 320, от 29.06.2007 N 1631, 31.07.2007 N 1976)

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (далее - Федеральная служба). Она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Федеральной службе.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", приказами Федеральной службы от 28 февраля 2005 г. N 415 "Об утверждении Регламента взаимодействия Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки с органами исполнительной власти", от 09 марта 2006 г. N 581 "Об утверждении Регламента внутренней организации Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Федеральной службе, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения осуществляется на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Федеральной службы осуществляются Управлением координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в управлениях Федеральной службы возлагается на начальников управлений.

Ведение делопроизводства осуществляется работниками управлений Федеральной службы в соответствии с должностными регламентами, утверждаемыми руководителем Федеральной службы.

1.6. При увольнении или переходе на другую работу работников, занимающихся в управлениях Федеральной службы ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются начальниками управлений. Копии актов направляются в Управление координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в Управлении координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

1.7.  Работать с документами, поступившими в Федеральную службу, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.8. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Федеральной службы или начальника соответствующего управления.

С содержанием подготовленных в Федеральной службе проектов нормативных правовых и индивидуальных правовых актов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник управления Федеральной службы обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию начальника управления.

1.10. Работники управлений Федеральной службы несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник управления обязан незамедлительно доложить начальнику управления Федеральной службы.  Начальник управления назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Управление координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Управлением координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в управлениях Федеральной службы. О результатах проверок докладывается руководству Федеральной службы.

1.11.  Деятельность Федеральной службы, как федерального органа исполнительной власти, обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Федеральной службы, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Федеральной службой, другими органами управления и организациями.

Требования к оформлению некоторых общих реквизитов приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

1.12. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, не распространяется на документы, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Порядок работы с такими документами определяются соответствующими инструкциями.

1.13. Порядок работы с обращениями граждан регламентируется специальной Инструкцией.

II. Правила подготовки и оформления документов

 

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

 

2.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Федеральной службой по поручению Министерства образования и науки Российской Федерации в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности или иными актами, предусматривающими разработку законопроектов.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

 

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

 

или

 

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

 

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

 

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

 

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

 

Например:

 

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

 

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

 

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

 

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

 

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

 

Статья 33. Сертификация

 

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

 

Например:

 

Пояснительная записка

 

к проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

 

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.1.5. Законопроект разрабатывается управлением(ями) Федеральной службы, направление деятельности которого соответствует предмету законопроекта. Законопроект, подготовленный управлением Федеральной службы, визируется: исполнителем и руководителем управления, внесшего проект, руководителями заинтересованных управлений, начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования; заместителем руководителя Федеральной службы, курирующим данное направление деятельности.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Федеральной службы.

Виза руководителя Федеральной службы проставляется на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Законопроекты вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Федеральной службы (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с одновременным представлением копий этих документов в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

Образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

 

2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится Федеральной службой в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Министерством образования и науки Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации" инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

 

Например:

 

Приложение N 1

к Указу Президента

Российской Федерации

________ N _______

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

________ N _______

 

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Федеральной службы (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект.

2.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные управлениями Федеральной службы визируются:

исполнителем и начальником управления, внесшего проект;

начальниками заинтересованных управлений;

начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования;

заместителями руководителя Федеральной службы.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Федеральной службы.

Виза руководителя Федеральной службы проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

Проекты актов направляются в Министерство образования и науки Российской Федерации в установленной форме на бумажном носителе с одновременным представлением копий этих документов в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации и Министерства образования и науки Российской Федерации

 

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Федеральной службой в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации, Министерством образования и науки Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например Т 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.

2.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Министерство образования и науки Российской Федерации руководителем Федеральной службы (или лицом, исполняющим его обязанности) с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, существо вопроса. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

2.3.8. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные управлениями Федеральной службы, визируются:

исполнителем и руководителем управления, внесшего проект;

начальниками заинтересованных управлений;

начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования;

заместителем руководителя Федеральной службы.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту документа, передаваемого на визирование руководителю Федеральной службы.

Виза руководителя Федеральной службы проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Проекты актов направляются в Министерство образования и науки Российской Федерации в установленной форме на бумажном носителе с одновременным представлением копий этих документов в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

2.3.9. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации готовятся управлениями Федеральной службы по поручениям Министерства образования и науки Российской Федерации в указанные руководством Минобрнауки России сроки.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации, подготовленный управлением Федеральной службы, визируется:

исполнителем и руководителем управления, готовившего доклад;

заместителем руководителя Федеральной службы, курирующим данное управление.

Лист согласования оформляется на отдельном листе, который прилагается к проекту доклада, передаваемого на визирование руководителю Федеральной службы.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации визируется руководителем Федеральной службы.

Виза руководителя Федеральной службы проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта доклада.

Проект доклада к заседанию Правительства Российской Федерации направляется в Министерство образования и науки Российской Федерации с сопроводительным письмом на бумажном носителе в установленной форме с одновременным представлением копии этого документа в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

Образец оформления проектов актов Правительства Российской Федерации приводятся в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

2.3.10. Подготовка и оформление проектов актов Министерства образования и науки Российской Федерации производится Федеральной службой по поручению Минобрнауки России в порядке, установленным Регламентом взаимодействия Министерства образования и науки Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти, Инструкцией по делопроизводству Минобрнауки России.

Проекты приказов Министерства образования и науки Российской Федерации, подготовленные Федеральной службой, визируются:

исполнителем и начальником управления, внесшего проект;

начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра проекта приказа, который прилагается к первому экземпляру проекта приказа, передаваемого на визирование руководителю Федеральной службы.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства образования и науки Российской Федерации, подготовленные управлениями Федеральной службы, визируются руководителем Федеральной службы.

Виза руководителя Федеральной службы проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения); при наличии приложения к проекту приказа - на лицевой стороне последнего листа приложения.

Проекты приказов (распоряжений) направляются в Министерство образования и науки Российской Федерации с сопроводительным письмом на бумажном носителе в установленной форме с одновременным представлением копий этих документов в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

2.4. Подготовка и оформление проектов актов Федеральной службы

 

2.4.1. Нормативные правовые акты и индивидуальные правовые акты издаются Федеральной службой в пределах своей компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Нормативные правовые акты издаются Федеральной службой в случаях, установленным федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

2.4.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

2.4.3. Порядок подготовки и оформления федеральными органами исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), регламентами федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств, разрабатываемых на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), и утверждаемых руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти.

На основании вышеперечисленных нормативных актов в Федеральной службе изданы приказы от 28.02.2005 N 415 "Об утверждении Регламента взаимодействия Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки с органами исполнительной власти", от 09.03.2006 N 581 "Об утверждении Регламента внутренней организации Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 мая 2006 г. регистрационный N 7853).

2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

2.5. Бланки документов

 

2.5.1. Документы Федеральной службы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Нормативные правовые и индивидуальные правовые акты, распорядительные документы и письма Федеральной службы оформляются на бланках в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.5.2. В Федеральной службе применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования Федеральной службы;

бланки с указанием должности руководства Федеральной службы;

бланки с наименованиями структурных подразделений;

бланки приказов;

бланки распоряжений.

 

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в Федеральной службе, утверждены приказами от 29.06.2005 N 1590 "Об учете, выдаче и хранении бланков, используемых в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки", от 17.02.2006 N 384 "О бланках Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки".

2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Федеральной службы.

2.5.4. Бланки документов Федеральной службы подлежат учету.

2.5.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.5.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Федеральной службы. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приводятся в приложениях N 5 и 8 к настоящей Инструкции.

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Федеральной службе

 

2.6.1. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Федеральной службы оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Государственный герб Российской Федерации помещен на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Название Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ следует читать как "О Государственном гербе Российской Федерации"

Код Федеральной службы проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).*

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Федеральной службы проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.*

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.2. Наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки. Наименование Федеральной службы должно соответствовать ее наименованию, указанному в положении о Федеральной службе.

Сокращенное наименование Федеральной службы помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием Федеральной службы указывается полное наименование федерального министерства, в ведении которого находится Федеральная служба.

Справочные данные о Федеральной службе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Федеральной службы (номера факсов, адрес электронной почты и др.). Образцы размещения реквизитов на бланках Федеральной службы приведены в приложениях N 5 и N 8.

2.6.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.

Если при словесно-цифровом способе написания даты день месяца состоит из одной цифры, то впереди нее ставится ноль. Это соответствует требованиям стандарта и исключает возможность подделки, например: 05 мая 2005 г.

При оформлении наиболее важных документов (договоров, доверенностей) и месяц, и число месяца пишутся словами, например: пятое июня 2005 г.

Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:

3 июня 2005 г., в июле 2005 г., во втором полугодии 2005 г., в III квартале 2005 г. (при римских цифрах падежные окончания (наращивания) не ставится), в 2005-м (если нет слова "год"); но за 11 месяцев 2005 года, на 2004 год, с 1990 по 2005 год, в 2000-2005 годах, 2004/05 учебный год, за 70 - 80-е годы, 80-е и 90-е годы, ХХ век, XIX - XX века.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия указывается: в 1992-1993 гг.; в период 1950 г. - 1960-е гг. (год и десятилетие).

Если дата указывается в конце предложения, то слово "года" пишется полностью.

Например: Срок подачи документов до 28 февраля 2006 года.

В документах Президента Российской Федерации допускается писать слово "года" полностью или сокращенно "г.".

2.6.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.6.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.6.6. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.6.7. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", печатаются либо центрованным способом, либо выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации.

Например:

 

Министерство транспорта

Российской Федерации

Департамент управления делами

 

или

 

Минюст России

Департамент управления и государственной службы

 

Если документ адресуется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Органы управления образованием субъектов

Российской Федерации

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четверым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. На каждом экземпляре документа, как правило, указывается только один адресат.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

 

Министерство культуры

и массовых коммуникаций

Российской Федерации

 

Административно-правовой

департамент

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

 

Министерство финансов

Российской Федерации

Административный департамент

Заместителю директора

 

И.И. Иванову

или

 

Минэкономразвития России

Заместителю Министра

 

С.С. Петрову

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

 

Генеральному директору

объединения "Агропром"

А.П. Сидорову

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

 

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12-14.

Например:

Калинину А.А.

 

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл., 301264

 

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.6.8. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

                                                       УТВЕРЖДАЮ

 

                                          Руководитель Федеральной службы
                                   по надзору в сфере образования и науки

 

                                     ________________ ___________________
                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                                 06.02.2006

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

 

                                                        УТВЕРЖДЕНО
                                                   приказом Рособрнадзора
                                                    от 16.03.2005 N 1505

2.6.9. Резолюция.

Подготовку проектов резолюций на поступающие в Федеральную службу документы без указания конкретного адреса, на имя руководителя Федеральной службы, обращения граждан осуществляет начальник организационно-контрольного отдела Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.6.10. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

" чем?" ("о ком?"), например:

 

ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания

 

"чего?" ("кого?"), например:

 

Должностной регламент главного бухгалтера

 

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.6.11. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.6.12. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составления текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать" "считаю необходимым";

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

2.6.13. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

Отметка о наличии приложения печатается с "красной" строки сразу после текста.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение N 2

к приказу Рособрнадзора

от 16.03.2005 N 261

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минкультуры России

от 18.03.2005 N 234

2.6.14. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Федеральной службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования вправе подписывать документы (отзывы, справки), направляемые в судебные органы.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.6.15. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника проекта правового акта Федеральной службы. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются.

 

Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования

 

Личная подпись                                         Инициалы, Фамилия

 

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации

 

 

      ________________  ___________________
      (личная подпись)  (инициалы, фамилия)
06.03.2006

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.6.16. Оттиск печати.

Федеральная служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральной службе. Гербовая печать изготовляется согласно ГОСТу Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов.

Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение управлений Федеральной службы осуществляется отделом информатизации и материально-технического обеспечения Управления делами.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей, штампов в управлениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Печати и штампы уничтожаются по акту.

Печати, штампы хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:

 

Наименование

Хранится

Применяется

Гербовая печать

В секретариате руководителя Федеральной службы

В соответствии с распоряжением по Федеральной службе от 05.07.2004 N 80-09

Печати управлений

У лиц, ответственных за ведение делопроизводства

в управлениях

На документах, подписанных или утвержденных руководством этих управлений, а также на копиях и выписках из этих документов

2.6.17. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

 

Главный специалист по кадровой работе     Личная подпись     А.П. Петрова

 

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Федеральной службы.

2.6.18. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

 

Н.С. Максимова

334 46 46

или

Иван Иванович Иванов

555-55-55

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Допускается после номера телефона указывать через запятую адрес электронной почты исполнителя.

2.6.19. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.6.20. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.6.21. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Федеральной службе.

Например:

номер документа (письма, приказа, распоряжения) * адрес электронной почты

01-106/08-01 * clv@rosobrnadzor.ru

1760 * clv@rosobrnadzor.ru

115-08 * clv@rosobrnadzor.ru

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

2.7.1. Приказ, распоряжение

 

2.7.1.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Федеральной службы.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят управления на основании поручений руководителя Федеральной службы, его заместителей, либо в инициативном порядке.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем Федеральной службы или по его поручениям заместителями руководителя.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной, грамматически выверенной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

2.7.1.2.  Проекты распоряжений и приложений к ним визируются:

исполнителем и начальником управления, внесшего проект;

начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов и приложений к ним визируются:

исполнителем и начальником управления, внесшего проект;

начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, а также работниками Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования по вопросам, входящим в их компетенцию согласно должностным регламентам, в следующем порядке:

проекты приказов по текущей деятельности - специалистом, осуществляющим правовую экспертизу проекта, и начальником организационно-контрольного отдела Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

проекты приказов по кадрам, связанным с финансовым обеспечением - заместителем начальника Управления делами - главным бухгалтером.

Согласование проекта приказа со специалистом, осуществляющим его правовую экспертизу, оформляется визой, включающей запись "Юридическая группа", личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

В случае, если у специалиста, осуществляющего правовую экспертизу проекта приказа, возникают замечания и возражения, проект соответствующего приказа передается на согласование и визирование начальнику Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая подписывается руководителем соответствующего управления и прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю Федеральной службы, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения). Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

2.7.1.3. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

При установлении контрольных сроков в приказах не могут быть использованы даты, попадающие на праздничные и выходные дни.

2.7.1.4. Приказ (распоряжение) Федеральной службы печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14, через 1-1,5 интервала.

Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее - 2 см, левое - 2 см, правое не должно превышать 1,0 см.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации

Наименование Федеральной службы

Наименование вида документа - приказ

Дата и номер приказа. Дата оформляется цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки

 

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в соответствии". Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются управления Федеральной службы и конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об управлении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.7.1.5. Проекты приказов (распоряжений) докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

2.7.1.6. Копии приказов (распоряжений) исполнители направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

2.7.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

2.7.1.8. Проекты приказов о приеме на работу (назначении на должность) и увольнении с работы (освобождении от должности) работников Федеральной службы, установлении должностных окладов и ежемесячных денежных надбавок к ним, а также ежемесячной компенсации, присвоении квалификационных разрядов, о поощрении работников и привлечении к дисциплинарной ответственности, о направлении на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышению квалификации (приказы по личному составу), предоставлении отпусков (ежегодных основных оплачиваемых, учебных, дополнительных, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком и т.д.) готовятся отделом правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования по представлению начальников управлений, согласованному с курирующим заместителем руководителя Федеральной службы, и при наличии соответствующей резолюции руководителя Федеральной службы.

Проекты приказов об изменении штатного расписания подготавливаются по представлению начальника управления, по согласованию с заместителем руководителя Федеральной службы, осуществляющим координацию деятельности этого управления.

Проекты приказов об изменении штатного расписания представляются на подпись руководителю Федеральной службы.

Проекты вышеуказанных приказов визируются на оборотной стороне последнего (подписного) листа.

Оформление, выпуск, рассылка этих приказов осуществляется отделом правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Копии приказов по личному составу заверяются гербовой печатью Федеральной службы или печатью Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования. Дополнительные копии приказа (выписки из приказа) выдаются по запросам организаций и работников, упоминаемых в приказе, и заверяются печатью Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Проекты представлений о назначении пенсий за выслугу лет подготавливаются отделом правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования на основании заявления государственного служащего и приказа об увольнении с работы, согласовываются с заместителем руководителя, осуществляющим координацию деятельности Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, и представляются на подпись руководителю Федеральной службы.

2.7.1.9. Порядок командирования работников центрального аппарата Федеральной службы определен в Указе Президента Российской Федерации от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных служащих".

Во исполнение данного Указа в Федеральной службе изданы приказы от 27.07.2005 N 1821 "Об организации работы по командированию государственных Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки" и от 30.08.2005 N 1838 "Об утверждении порядка направления в командировки за пределы Российской Федерации работников и делегаций Рособрнадзора, а также об утверждении порядка приема в Рособрнадзоре делегаций и представителей зарубежных стран для проведения официальных переговоров".

Проект приказа о командировании работника Федеральной службы по территории России, в зарубежные страны (включая страны СНГ) готовится управлением, работник которого выезжает в командировку. Проект приказа подписывается руководителем Федеральной службы либо по его поручению заместителем руководителя согласно утвержденному распределению обязанностей между заместителями руководителя Федеральной службы.

Проект приказа о командировании работников центрального аппарата Федеральной службы за рубеж и по территории России визируется исполнителем, начальником Управления, внесшего проект, специалистом по кадровым вопросам и начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, заместителем руководителя Федеральной службы, осуществляющим координацию деятельности управления (для руководства управления), и передается на подпись руководителю Федеральной службы или уполномоченному им заместителю руководителя.

Приказы о командировании работников центрального аппарата Федеральной службы за рубеж и по территории России за счет средств Федеральной службы в обязательном порядке визируются заместителем начальника Управления делами - главным бухгалтером.

Работники, командируемые по территории России, должны оформить командировочное удостоверение, которое подписывается руководителем или заместителем руководителя Федеральной службы, подписавшем приказ о командировании. По окончанию командировки и прибытию на работу командировочное удостоверение сдается в отдел правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Выезд в командировку и уход в отпуск руководителя Федеральной службы, осуществляется по решению Министра образования и науки Российской Федерации.

Подлинники приказов о командировании остаются в Управлении координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Контроль правильности подготовки приказов и других, необходимых для оформления командировки по России документов, выпуск и рассылку приказов, а также учет командируемых работников Федеральной службы осуществляет отдел правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Образцы оформления приказов (распоряжений) приведены в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

2.7.2. Положение, правила, инструкция, регламент

 

2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции (регламенте) излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции, регламент) применяются как акты, утверждаемые Федеральной службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатается на общем бланке Федеральной службы. Если проект положения (правил, инструкции, регламента) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция, регламент) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "вправе", "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста-эксперта).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приводится в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

2.7.3. Протокол

 

2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.7.3.2. В Федеральной службе протоколы издаются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.7.3.4. Текст краткого протокола (коллегий, комиссий), также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

заместители руководителя Федерального архивного агентства.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера 477

постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Федеральной службе.

2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 или на общем бланке Федеральной службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола приводится в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

2.7.4. Служебные письма

 

2.7.4.1. Служебные письма Федеральной службы готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации;

как ответы на поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, подготовленным по поручению Министерства образования и науки Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций;

как инициативные письма.

2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Срок подготовки инициативных писем определяется руководством Федеральной службы и управлений.

2.7.4.3. Служебные письма печатаются только на установленных в Федеральной службе бланках.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Ответ, подготовленный Федеральной службой по поручению Правительства Российской Федерации на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписывается (не на бланке) руководителем Федеральной службы или лицом, его замещающим.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

2.7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральная служба считает _".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу _", "направляю _".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.7.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Федеральной службе, в положениях об управлениях, в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.7.4.6. Проект письма за подписью руководителя Федеральной службы должен быть завизирован исполнителем, начальником управления, подготовившего документ, и заместителем руководителя, осуществляющим координацию деятельности данного управления.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием инициалов.

2.7.4.7. Проекты писем Министерства образования и науки Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями, визируются руководителем Федеральной службы или его заместителями.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта письма.

Проекты писем направляются в Министерство образования и науки Российской Федерации через соответствующие департаменты Министерства в установленной форме на бумажном носителе с одновременным представлением копий этих документов в электронной форме на гибких магнитных носителях (на дискете 3,5).

Образец оформления служебного письма приводится в приложении N 8 к настоящей Инструкции.

III. Организация документооборота и исполнения документов

 

3.1. Организация документооборота

 

3.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Федеральной службы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральной службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), настоящей Инструкцией, приказами Федеральной службы от 28.02.2005 N 415 "Об утверждении Регламента взаимодействия Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки с органами исполнительной власти", от 09.03.2006 N 581 "Об утверждении Регламента внутренней организации Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки", положениями об управлениях и должностными инструкциями их работников.

3.2. Организация доставки документов

 

3.2.1. Доставка документов в Федеральную службу осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Федеральную службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

С помощью фельдъегерской связи в Федеральную службу доставляются документы из органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

 

3.3.1. Документы, поступающие в Федеральную службу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками экспедиции Управления делами.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично") проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. В случае получения судебных документов конверт прилагается обязательно.

Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.д.), записывается в журнал. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Федеральной службы производится под расписку.

Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в организационно-контрольный отдел Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Федеральной службы, дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, адресованные руководству Федеральной службы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в организационно-контрольном отделе Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в организационно-контрольный отдел Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Телеграммы, поступившие из органов законодательной и исполнительной власти, а также от иных адресатов, заверенные в установленном порядке, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках.

Объем телеграмм не должен превышать половины обычного листа. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без абзацев и переноса слов, без исправлений. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. Знаки препинания обозначаются "ЗПТ", "ТЧК", "ДВТЧ", "КВЧ", "СКБ", "НР", "ТИРЕ". Цифровые данные рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "ТЧК".

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Образец телеграммы приводится в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке или в журнале, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Образец телефонограммы приводится в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль использования факсимильной техники, установленной в управлениях, осуществляется начальниками этих управлений.

3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Федеральную службу проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Федеральной службы или управлений, осуществляется организационно-контрольным отделом Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Входящий электронный документ считается поступившим после его записи на электронные носители и проверки воспроизводимости.

Обращения (письма) организаций, поступившие по электронной почте, должны содержать наименование федерального органа исполнительной власти или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, название организации и фамилию, имя, отчество должностного лица, места нахождения организации, контактный телефон, дату.

Входящие электронные документы, содержащие необходимые реквизиты, распечатываются на бумажных носителях и подлежат регистрации в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Электронные письма, не содержащие названия и места нахождения организации, фамилии должностного лица, не подлежат рассмотрению.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

 

Документы, отправляемые Федеральной службой, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией Федеральной службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки должны быть полностью оформлены, зарегистрированы с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и передаваться на отправление в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника организационно-контрольного отдела Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

 

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в организационно-контрольный отдел Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

3.5.5. Внутренние документы оформляются в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей.

В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй  -  выводы и предложения. Служебные записки оформляются на обычных листах бумаги и подписываются заместителями руководителя или начальниками управлений Федеральной службы.

Регистрация производится следующим образом:

N 05-06 вн, где: 05 - индекс управления, 06 - порядковый номер входящего документа.

3.6. Учет количества документов

 

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, полугодие) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Управлением координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования и представляются руководству.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ.

Учет количества документов проводится по Федеральной службе в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

3.7. Работа исполнителей с документами

 

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Федеральной службы или начальниками управлений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

В случае исполнения документа несколькими управлениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

3.7.2. Начальники управлений Федеральной службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов начальник управления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

Начальники управлений обеспечивают представление документов на подпись руководству Федеральной службы, как правило, за 2-3 дня до истечения срока их исполнения, по срочным поручениям - в день, указанный в документе.

Документ, который не относится к компетенции управлений, подлежит незамедлительному возврату с пояснительной запиской руководителю, давшему поручение, для безотлагательной переадресации.

3.7.3. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.

В этом случае в орган, от которого исходит поручение, представляются мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения за подписью руководителя Федеральной службы. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

3.7.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

На документе и в регистрационно-контрольных формах представляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

IV. Поисковая система по документам

 

4.1. Регистрация документов

 

4.1.1. Документы регистрируются в день поступления.  Регистрация производится только один раз.

Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота.

Исходящие документы регистрируются в день подписания.

Регистрация производится следующим образом:

Например, если письмо на бланке Федеральной службы подписал ее руководитель 14 декабря 2005 г., то специалист, ответственный за ведение делопроизводства, делает на бланке запись:

от 14.12.2005 N 01-51-651/09-13, где:

01 - индекс секретариата руководителя Федеральной службы, зарегистрировавшего документ;

51 - индекс корреспондента;

651 - порядковый номер по группе корреспондентов;

09 - индекс управления, подготовившего ответ;

13 - номер дела, в котором хранится копия ответа.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

4.1.2. В организационно-контрольном отделе Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования регистрируется:

входящая корреспонденция из вышестоящих органов государственной власти, Министерства образования и науки Российской Федерации;

входящая корреспонденция, адресованная на имя руководителя Федеральной службы из федеральных министерств, служб, агентств, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций;

документы, адресованные в Федеральную службу без указания конкретного адресата;

письма, направленные в Федеральную службу, на имя руководителя Федеральной службы, заместителей руководителя, начальников управлений;

исходящая документация за подписью руководителя Федеральной службы;

нормативно-распорядительные документы за подписью руководителя Федеральной службы и его заместителей, за исключением приказов по кадрам Федеральной службы, которые регистрируются работником отдела правового обеспечения и государственный службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, ответственным за кадровую работу.

Первого числа каждого месяца организационно-контрольным отделом Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования выделяется один порядковый номер приказа отделу диссертационных советов для регистрации приказов о создании и переутверждении диссертационных советов и приказов об изменении составов диссертационных советов в течение месяца. Этот выделенный номер приказа имеет наименование "О диссертационных советах". После него через тире проставляется порядковый номер приказа отдела диссертационных советов.

Например:

N 460-46 - приказ о создании или переутверждении диссертационного совета;

или

N 460-28/46 - приказ об изменении состава диссертационного совета.

4.1.3. В секретариате руководителя Федеральной службы регистрируются: входящая документация, адресованная на имя руководителя Федеральной службы, за исключением указанной в п. 4.1.2.;

исходящая документация за подписью руководителя Федеральной службы, подготовленная в инициативном порядке.

4.1.4. В секретариатах заместителей руководителя Федеральной службы регистрируется:

входящая корреспонденция, поступающая на их имя;

исходящая корреспонденция за подписью заместителя руководителя, подготовленная по поручению руководителя Федеральной службы либо в ответ на обращение, поступившее на имя заместителя руководителя Федеральной службы из органов государственной власти, а также подготовленная в инициативном порядке.

4.1.5. В управлениях Федеральной службы регистрируется:

входящая корреспонденция, адресованная начальнику управления;

исходящая корреспонденция за подписью заместителя руководителя Федеральной службы, подготовленная в данном управлении по его поручению или в инициативном порядке, за исключением указанной в п. 4.1.4.;

исходящая корреспонденция за подписью начальника управления, его заместителей и начальников отделов (в пределах компетенции отдела), в том числе и по обращениям граждан.

4.1.6. Принцип одноразовой регистрации входящих документов в центральном аппарате Федеральной службы соблюдается неукоснительно.

4.1.7. В случае поступления из Минобрнауки России документа с резолюцией руководства, в которой имеются поручения, не входящие в полномочия Федеральной службы, руководитель или заместитель руководителя Федеральной службы направляет свои предложения по переадресовке поручения в Департамент по управлению делами и государственной службы Минобрнауки России в течение 1-2 дней.

V. Контроль исполнения документов

 

5.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется

по срокам исполнения документов;

по исполнителям;

группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, поручения Администрации Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, поручения Аппарата Правительства Российской Федерации, поручения, приказы и распоряжения Министерства образования и науки Российской Федерации, приказы и распоряжения Федеральной службы, поручения руководителя Федеральной службы, обращения граждан).

Контроль исполнения документов осуществляется централизованно организационно-контрольным отделом Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

5.2. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняется в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручению Правительства Российской Федерации по подготовке ответа на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации - не позднее, чем через 20-дневный срок со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим из Министерства образования и науки Российской Федерации за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения;

по поручениям Минобрнауки России, по которым Федеральная служба является соисполнителем, а первым в резолюции указан Департамент Министерства - в течение первой половины срока, отведенного на исполнения поручения;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по письмам Счетной палаты Российской Федерации - в 20-дневный срок, если не указан иной срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя Федеральной службы или его заместителей мотивированную просьбу о его продлении за подписью начальника управления.

5.3. В случае, если Федеральной службой не исполнено в срок поручение Министерства образования и науки Российской Федерации, то ответственный исполнитель поручения в течение 2 дней с даты окончания срока исполнения представляет руководству Федеральной службы информацию о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения. Указанная информация направляется в Минобрнауки России за подписью руководителя Федеральной службы в 3-дневный срок.

5.4. Руководящие работники Федеральной службы обеспечивают контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса и, если на них возложен контроль за исполнением приказов (распоряжений), несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение предусмотренных ими поручений;

сотрудники секретариатов заместителей руководителя Федеральной службы обеспечивают контроль за своевременностью исполнения документов, поступающих заместителям руководителя Федеральной службы из организационно-контрольного отдела Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования или непосредственно;

ответственные за ведение делопроизводства в управлениях - за своевременностью исполнения документов, поступивших в управления.

5.5. Начальники управлений еженедельно рассматривают на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Федеральной службы, а также по документам, поступившим в адрес управления, требующим исполнения и подготовки ответа.

5.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

5.7. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения срока исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в РКФ.

5.8. Снятие документа с контроля осуществляется организационно-контрольным отделом Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования. Оно оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения (управления), в котором исполнен документ.

В деле, как правило, хранится оригинал поступившего документа. В случае если документ поступил в Федеральную службу по факсу, в деле хранится его оригинал и/или факсовая копия; при поступлении документа по электронной почте - копия документа на бумажном носителе.

5.9. Организационно-контрольный отдел Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования:

еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Федеральной службе, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Федеральной службы и Минобрнауки России в установленные им сроки или по запросам;

готовит ежеквартальные отчеты по исполнительской дисциплине, которые докладываются руководству Федеральной службы.

5.10. В управлениях ответственность за внесение сведений в систему регистрации и контроля документов Министерства образования и науки Российской Федерации (РКД) по поручениям Минобрнауки России о внутреннем прохождении документов и итоговой информации об исполнении поручений несут руководители структурных подразделений и ответственные за ведение делопроизводства.

VI. Организация документов в делопроизводстве

 

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Федеральной службы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федеральной службы.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

 

6.1. Составление номенклатуры дел

 

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в управлениях Федеральной службы с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются дела, состоящие из электронных документов и баз данных, при этом проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральной службе и ее управлений, штатным расписанием, планами и отчетами по работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федеральной службы, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Федеральной службе составляются номенклатуры дел управлений (приложение N 11) и сводная номенклатура дел Федеральной службы (приложение N 12).

6.1.4. Номенклатура дел управления составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Управлением координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования и подписывается начальником управления.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить в Управление координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется работником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, ответственным за работу архива Федеральной службы, на основе номенклатуры дел управлений Федеральной службы.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Федеральной службы подписывается начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации и утверждается руководителем Федеральной службы.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел управления Федеральной службы получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования; второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий экземпляр - в Государственный архив Российской Федерации.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федеральной службы.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Федеральной службы являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федеральной службы.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы управлений Федеральной службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральной службе цифрового обозначения управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05, где 03 - обозначение управления, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Федеральной службы или управления (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название Перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящие с 2004 года), о выделении дел к уничтожению сотрудником, ответственным за делопроизводство.

6.1.14. Если в течение года в Федеральной службе возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру, для вновь заводимых дел оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

 

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела в Федеральной службе формируются в управлениях.

6.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок передаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяет начальник управления или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется работником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, ответственным за работу архива Федеральной службы.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения; помещать в дела ксерокопии факсов, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2".

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, помещаются в заведенное на это поручение дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы и документы к протоколам заседания располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела".

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Федеральной службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работником архива Федеральной службы и соответствующих управлений Федеральной службы.

6.2.8.  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 13); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 14); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 15); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федеральной службы; наименование управления; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование управления - записывается название управления в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Федеральной службы; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Федеральной службы, согласованной с федеральным архивом; дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой оформления дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие собой самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется сотрудником архива Федеральной службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных федеральным архивом (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Федеральной службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется в соответствии с настоящей Инструкцией.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

 

6.3.1. С момента заведения и до передачи сотруднику архива Федеральной службы дела хранятся по месту их формирования.

Начальники управлений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются работнику архива Федеральной службы.

6.3.2. Выдача дел из архива другим подразделениям производится с разрешения начальника Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Федеральной службы или его заместителя, курирующего Управление координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования, по актам.

6.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Федеральной службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

 

Документы Федеральной службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение федеральный орган исполнительной власти образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Федеральной службы включает работу Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

 

7.1. Экспертиза ценности документов

 

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче работнику архива Федеральной службы.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и при необходимости - экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Федеральной службы (для ЦЭК) и начальником управления (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Федеральной службы непосредственно сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством работника архива Федеральной службы.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи сотруднику архива Федеральной службы.

Документы с временным сроком хранения и с пометой "До минования надобности", подлежит дальнейшему хранению в управлениях.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной службы.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.1.8. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной службы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В каждом управлении Федеральной службы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника архива Федеральной службы. По этим описям документы передают работнику архива Федеральной службы.

Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной службы, которую готовит работник архива Федеральной службы, и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 16) и представляются работнику архива Федеральной службы через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел управления Федеральной службы имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, в описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником архива Федеральной службы и утверждается начальником управления.

При наличии в управлении Федеральной службы ЭК опись дел до ее утверждения начальником управления должна быть согласована с этой комиссией.

7.1.17. Опись дел управления Федеральной службы составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе работнику архива Федеральной службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 17) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Федеральной службы одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Федеральной службы акты утверждаются руководителем Федеральной службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения: после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела Федеральной службы. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

 

7.2.1. Документы Федеральной службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

7.2.2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в Федеральной службе осуществляется работником архива Федеральной службы.

7.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение работнику архива Федеральной службы включает работу лиц, ответственных в управлениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.2.4. Работнику архива Федеральной службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения их по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.5. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются работнику архива Федеральной службы после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в управлении.

7.2.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче работнику архива Федеральной службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.7. Передача дел работнику архива Федеральной службы осуществляется по утвержденному графику, утвержденному начальником Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

7.2.8. В период подготовки дел управлением к передаче работнику архива Федеральной службы сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления обязаны устранить.

7.2.9. Прием каждого дела производится работником архива Федеральной службы в присутствии сотрудника управления. При этом на обеих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Федеральной службы.

Вместе с делами работнику архива Федеральной службы передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.10. В случае ликвидации или реорганизации управления Федеральной службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их работнику архива Федеральной службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

СОГЛАСОВАНО

 

Руководитель Федерального
архивного агентства

 

 

____________________ В.П. Козлов
"23" августа 2006 г.

 

_____________________________

* указывается по усмотрению Федеральной службы

 

Приложение N 1

 

Оформление некоторых общих реквизитов

 

Приказы и распоряжения Федеральной службы, совместные приказы Федеральной службы с другими федеральными органами исполнительной власти, протоколы, служебные письма, проекты положений, правила, инструкции, соглашения и др.), печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 14.

Параметры страницы:

верхнее поле - 2 см, нижнее поле - 2 см, левое поле - 2 см, правое поле - 1 см.

При необходимости в правом верхнем углу печатается слово "Проект" строчными буквами шрифтом размером N 14.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, между инициалами и фамилией ставится пробел, при адресовании физическому лицу - после нее.

Заголовок к тексту документа пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, через 1 интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст (размер шрифта N 12-14). В конце заголовка точка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Правила оформления "основания" для служебного письма приведены ниже.

 

В каком документе имеется поручение

Текст основания

В конституционных законах Президента Российской Федерации

Федеральный конституционный закон от 12 апреля 2006 года N 1-ФКЗ

В федеральных законах Президента Российской Федерации

Федеральный закон от 16 марта 2006 года N 42-ФЗ

В указах Президента Российской Федерации

Указ Президента Российской Федерации от 20 января 2004 года N 45

В распоряжениях Президента Российской Федерации

Распоряжение Президента Российской Федерации от 14 января 2005 года N 1-рп

В письмах председателей, членов комиссий и комитетов Федерального Собрания Российской Федерации, а также депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

На N 3.2-6 от 5 августа 2005 г.

В постановлениях или распоряжениях Правительства Российской Федерации

Постановление (или распоряжение) Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 59 (или 96-р)

В протоколах заседаний Правительства Российской Федерации

Поручение Правительства Российской Федерации от 17 января 2005 г., протокол N 1, раздел 1, п. 8

В поручениях Правительства Российской Федерации

Поручение Правительства Российской Федерации от 228# апреля 2006 г. N МФ-П7-1898

В письмах Аппарата Правительства Российской Федерации

Письмо Аппарата Правительства Российской Федерации от 12 сентября 2005 г. N П7-215

В письмах от федеральных органов исполнительной власти

На N АШ/21-18 от 6 июня 2005 г.

 

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Рекомендуется начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Если неизвестны имена получателей письма, то рекомендуется обращаться: Уважаемый господин Иванов! / госпожа Иванова! / Уважаемые господа! / Уважаемые коллеги!

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, например: С уважением / Искренне Ваш и отделяется от названия должности запятой.

Текст печатается шрифтом размером N 12-14, через 1-1,5 интервала, без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.

Отметка о наличии приложения в письмах печатается с "красной строки" после окончания текста.

При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше N 14.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

 

Иван Иванович Иванов

928-88-14

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без дополнительных символов шрифтом N 12.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 14.03.2005.

Приложение N 2

 

Вносится

Президентом Российской Федерации

2 инт.

 

Проект

2 инт.

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
2 инт.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
3 инт.
Гражданский кодекс Российской Федерации
4 инт.
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
2 инт.
РАЗДЕЛ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2 инт.
ГЛАВА I. ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО
2 инт.

 

Статья 297. Распоряжение имуществом казенного предприятия

 

Статья 297.

(при отсутствии заголовка статьи)

 

1. Казенное предприятие вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом лишь с согласия собственника этого имущества.

3 инт.

 

Президент Российской Федерации

 

 

Визы (на лицевой стороне)

 

Образец оформления проекта федерального закона

Пояснительная записка
2 инт.
к проекту федерального закона "О внесении изменений в
статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном
налоге с физических лиц"
3 инт.

 

(Текст не приводится)

 

Образец оформления пояснительной записки к законопроекту

ПЕРЕЧЕНЬ РАЗНОГЛАСИЙ
по проекту федерального закона

 

                 ______________________________________
                                (заголовок)

 

Содержание проекта

Предложения и замечания федеральных органов исполнительной власти

Позиция
Федеральной службы

 

 

 

 

Руководитель
Федеральной службы по надзору
в сфере образования и науки

И.О. Фамилия

 

Образец оформления перечня разногласий

Приложение N 3

 

|
|                                                                  Проект
|
|                                    Указ
|      не менее
|       9 см
|                        ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Об утверждении Положения о порядке взаимодействия Президента Российской Федерации с палатами Федерального Собрания Российской Федерации в законотворческом процессе
3 инт.

 

В целях определения порядка реализации права законодательной инициативы_ постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке взаимодействия Президента Российской Федерации с палатами Федерального Собрания Российской Федерации в законотворческом процессе.

2. 

а)

б) или

2.1.

3 инт.

 

Президент Российской Федерации

(Инициал имени и фамилия)

 

4 инт.

 

Москва, Кремль         |
Дата                   |  через 18 пт
Номер                  
Визы (на оборотной стороне)

 

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

|
|                                                                  Проект
|
|                                РАСПОРЯЖЕНИЕ
|      не менее
|       9 см
|                        ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Об утверждении состава Комиссии при Президенте Российской Федерации по Государственным премиям Российской Федерации в области науки и техники

 

В соответствии с Положением о Комиссии при Президенте Российской Федерации по Государственным премиям Российской Федерации в области науки и техники, утвержденным распоряжением Президента Российской Федерации от 28 декабря 1992 г. N 43-рп ("Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 1, ст.4"), утвердить прилагаемый состав Комиссии при Президенте Российской Федерации по Государственным премиям Российской Федерации в области науки и техники.

3 инт.

 

Президент Российской Федерации

(Инициал имени и фамилия)

4 инт.

 

Дата

Номер

 

Визы на (оборотной стороне)

 

 

УТВЕРЖДЕН

распоряжением Президента

Российской Федерации

от "  " N

 

Состав
Комиссии при Президенте
Российской Федерации по Государственным премиям
Российской Федерации в области науки и техники

 

(Состав не приводится)

 

Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации

Приложение N 4

 

Проект

 

2 инт.

 

|
|                        ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|                                    2 инт.
|/--------\                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ
||не менее|                          2 инт.
|| 9 см   |            от "_______"  __________ N  _____
|\--------/                         2 инт.
|                                   Москва
|

 

Об организации лицензирования отдельных видов деятельности
2-3 инт.

 

В соответствии с Федеральным законом "О лицензировании отдельных видов деятельности" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

перечень федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих лицензирование;

(далее текст не приводится)

2. _

3 инт.

 

Председатель Правительства
Российской Федерации

(Инициал имени и фамилия)

 

Визы на (оборотной стороне)

 

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

 

Справка
2 инт.
к проекту постановления Правительства Российской Федерации
"Об организации лицензирования отдельных видов деятельности"
3 инт.

 

Федеральной службой (Иванов И.И.) внесен проект постановления Правительства Российской Федерации "Об организации лицензирования отдельных видов деятельности".

Проектом постановления предусматривается_ (текст полностью не приводится)

Представленный проект постановления согласован с федеральными органами исполнительной власти (перечисление сокращенных названий).

 

3 инт.

Руководитель
Федеральной службы по надзору
в сфере образования и науки

И.О. Фамилия

 

Образец оформления справки к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации

 

Проект

2 инт.

 

|
|                        ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|                                    2 инт.
|/--------\                      РАСПОРЯЖЕНИЕ
||не менее|                          2 инт.
|| 9 см   |             от "_______"  __________ N  _____ = р
|\--------/                         2 инт.
|                                   МОСКВА
|

 

В целях обеспечения эффективного контроля за выполнением инвестиционных условий конкурсов по продаже государственного имущества Российскому фонду федерального имущества в месячный срок представить в Правительство Российской Федерации проекты нормативных правовых актов, устанавливающих порядок выполнения победителями конкурсов инвестиционных условий, а также предложения по внесению в правовые акты федеральных органов исполнительной власти необходимых изменений.

3 инт.

 

Председатель Правительства
Российской Федерации

(Инициал имени и фамилия)

 

Визы на (оборотной стороне)

 

Образец оформления проекта распоряжения Правительства Российской Федерации

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации

 

              ______________________________________
                             (заголовок)

 

Федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, предприятие и организация

Фамилия и инициалы
руководителя, с которым
согласован документ,
его должность

Дата согласования,
номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование

 

Руководитель
Федеральной службы по надзору
в сфере образования и науки

И.О. Фамилия

 

Образец оформления листа согласования

 

Приложение N 5

 

Герб

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

ПРИКАЗ

 

____________________

Москва

N  __________________

 

Об установлении новой предельной численности контингента
обучающихся образовательному учреждению профсоюзов "Академия труда и социальных отношений"

 

На основании Закона Российской Федерации "Об образовании", Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании", Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18.10.2000 N 796, Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 300, приказа Минобразования России от 22.07.2003 N 3116, выписки из решения Ученого совета академии от 24.06.2004 N 28 и заявления учредителя образовательного учреждения приказываю:

1. Установить образовательному учреждению профсоюзов "Академия труда и социальных отношений" новую предельную численность контингента обучающихся, приведенную к очной форме обучения, с учетом организации обучения по основным образовательным программам академии в две смены - 3000 человек, в соответствии с представленными документами на право пользования академией зданиями и помещениями, используемыми для осуществления образовательной деятельности (постановление исполнительного комитета Федерации независимых профсоюзов России от 27.10.2003 N 6-27 о закреплении имущества в оперативное управление образовательному учреждению профсоюзов "Академия труда и социальных отношений"), и сведениями о кадровой, ресурсной и информационной оснащенности учебного процесса.

2. Учредителю образовательного учреждения профсоюзов "Академия труда и социальных отношений" при реорганизации, изменении объема и структуры контингента обучающихся, состава и размера общих площадей вуза представлять в Управление лицензирования, аттестации и аккредитации дополнительные документы о соответствии условий образовательного процесса государственным и местным требованиям.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа и соблюдением образовательным учреждением профсоюзов "Академия труда и социальных отношений" лицензионных требований возложить на Управление лицензирования, аккредитации и надзора в образовании (В.И. Круглова).

 

Заместитель руководителя

Е.Н. Геворкян

 

Образец оформления приказа

 

Оборотная сторона последнего листа проекта приказа*

 

Проект вносит:

 

Управление лицензирования,
аккредитации и надзора
в образовании

Подпись

дата

В.И. Круглов

 

Исполнитель

Подпись

дата

О.Н. Якимчук

 

Согласовано:

 

Управление координации и правового

обеспечения надзора и контроля

в сфере образования:

 

Юридическая группа

Подпись

Дата

О.Н. Столбушинская

 

Организационно-контрольный отдел

Подпись

дата

А.А. Калинин

 

_____________________________

* В случае если проект приказа перепечатывается, то на листе согласования указывается наименование приказа, и он прикладывается к новому проекту приказа

 

Герб

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

ПРИКАЗ

 

____________________

Москва

N  __________________

 

О командировании В.А. Болотова в г. Санкт-Петербург

 

На основании письма Министра образования и науки Российской Федерации А.А. Фурсенко от 26 мая 2006 г. N АФ-129/03 приказываю:

1. Командировать в г. Санкт-Петербург с 15 по 18 июня 2006 г. Болотова Виктора Александровича, руководителя Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, для участия в "круглом столе" на тему: "Законодательство Российской Федерации об образовании: состояние и перспективы развития".

2. Заместителю начальника Управления делами - главному бухгалтеру (Н.В. Дмитриевой) произвести оплату командировочных расходов за счет средств Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.

 

Заместитель руководителя

П.Е. Кондрашов

 

Оборотная сторона последнего листа проекта приказа*

 

Проект вносит:

 

Секретариат руководителя

В.А. Болотова

 

Исполнитель:

Подпись

дата

Г.А. Макаренкова

 

Согласовано:

 

Управление координации и

правового обеспечения надзора

и контроля в сфере образования:

 

Начальник

Подпись

дата

В.В. Спасская

 

Специалист по кадровым вопросам

Подпись

дата

Т.Л. Шпанова

 

Заместитель начальника Управления делами
- главный бухгалтер

Подпись

дата

Н.В. Дмитриева

 

_____________________________

* В случае если проект приказа перепечатывается, то на листе согласования указывается наименование приказа, и он прикладывается к новому проекту приказа

 

Герб

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

ПРИКАЗ

 

____________________

Москва

N  __________________

 

О командировании Д.В. Бондаренко, В.И. Круглова, Н.Г. Ярошенко
в г. Ярославль

 

Для участия в семинаре-совещании в рамках проекта "Разработка комплексной системы анализа качества образования в субъектах Российской Федерации" приказываю:

командировать в г. Ярославль следующих работников:

Бондаренко Дмитрия Владимировича, консультанта отдела правового обеспечения и государственной службы Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования;

Круглова Виктора Ивановича, начальника Управления лицензирования, аккредитации и надзора в образовании;

Ярошенко Нину Григорьевну, заместителя начальника Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования.

Срок командировки 2 дня, с 02 ноября 2006 года.

Принять к сведению, что оплата командировочных расходов производится за счет принимающей стороны.

 

Руководитель

В.А. Болотов

 

Оборотная сторона последнего листа проекта приказа*

 

Проект вносит:

 

Управление лицензирования,
аккредитации и надзора
в образовании

Подпись

дата

С.М. Калабин

 

Исполнитель

Подпись

дата

Г.Л. Горбачева

 

Согласовано:

 

Заместитель руководителя

подпись

подпись

Е.Н. Геворкян

 

Управление координации и

правового обеспечения надзора

и контроля в сфере образования:

 

Начальник

Подпись

дата

В.В. Спасская

 

Специалист по кадровым вопросам

Подпись

дата

С.М. Редькина

 

_____________________________

* В случае если проект приказа перепечатывается, то на листе согласования указывается наименование приказа и он прикладывается к новому проекту приказа

Герб

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

____________________

Москва

N  __________________

 

Об установлении шкалы перевода баллов в отметки
при проведении единого государственного экзамена по физике в 2006 году

 

В соответствии с п. 2.4. Положения о проведении единого государственного экзамена, утвержденным приказом Минобразования России от 09.04.2006 N 1306, и на основании решения Комиссии по установлению шкалы перевода баллов в отметки при проведении единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) в 2006 году, созданной приказом Рособрнадзора от 05.05.2006 N 1255:

 

1. Установить следующую шкалу перевода баллов в отметки по физике в 2006 году:

0-34 баллов - отметка "2";

35-51 баллов - отметка "3";

52-69 баллов - отметка "4";

70 и более баллов - отметка "5".

2. Федеральному центру тестирования (В.А. Хлебникову) при подготовке протоколов о результатах ЕГЭ руководствоваться п. 1 настоящего распоряжения.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Управление контроля и оценки качества образования (В.Н. Шаулина).

 

Руководитель

В.А. Болотов

 

Образец оформления распоряжения

 

Оборотная сторона последнего листа проекта распоряжения

 

Проект вносит:

 

Управление контроля и оценки
качества образования

Подпись

дата

В.Н. Шаулин

 

Исполнитель

Подпись

дата

И.К. Круглинский

Приложение N 6

 

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО
Заместитель руководителя             Руководитель
Федеральной службы по надзору        Федеральной службы по надзору
в сфере образования и науки          в сфере образования и науки
________________ ___________________ ________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия) (личная подпись) (инициалы, фамилия)
дата                                    дата

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование структурного подразделения)

 

I. Общие положения

_________________________________________________________________________

 

II. Функции

 

_________________________________________________________________________

 

III. Полномочия

 

_________________________________________________________________________

 

IV. Организация деятельности

 

_________________________________________________________________________

 

Начальник
структурного подразделения

Подпись

Дата

Расшифровка подписи

 

Образец оформления положения

Приложение N 7

 

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

Протокол
заседания рабочей комиссии по организации единого государственного экзамена (ЕГЭ)

 

03.03.2005

Москва

N 10

 

Председательствующий -

В.А. Болотов

 

Секретарь -

Н.Т. Ликина

 

Присутствовали: (инициалы, фамилия присутствующих)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:
О проекте программы по организации и проведению ЕГЭ в штатном режиме.
Доклад заместителя руководителя рабочей комиссии В.Н. Шаулина.

 

СЛУШАЛИ:

Т.А. Бархатову, Ж.И. Газдарову, Е.Е. Семченко

(При необходимости текст выступлений (докладов) прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

Управлению контроля и оценки качества образования (В.Н. Шаулину) в срок до 11.03.2005 внести изменения в проект программы в части структуры направлений работ по поэтапному введению ЕГЭ в штатный режим с учетом предложений и замечаний членов рабочей комиссии (обозначить цели, задачи и результаты каждого направления работ по ЕГЭ).

 

Председательствующий

Подпись

В.А. Болотов

 

Секретарь

Подпись

Н.Т. Ликина

 

Образец оформления протокола

 

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор)

 

Протокол
заседания коллегии (комиссии)
_________________________________________________________________________

 

______________

Москва

N _________

 

Председательствующий -

И.О. Фамилия

 

     Присутствовали:
     Члены коллегии (комиссии): И.О. Фамилия присутствующих
     Перечень приглашенных:
     Наименование должности         -       И.О. Фамилия
               (Инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

 

     I. Наименование вопроса
     _______________________________________________
     (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

 

Вводная часть вопроса

 

Коллегия (комиссия) решила:

(приводится решение по данному вопросу)

1. Принять к сведению __.

2. Одобрить__.

3. Поручения начальникам управлений _..

 

II. Наименование вопроса

 

     _______________________________________________
     (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

 

Вводная часть вопроса

 

Коллегия (комиссия) решила:

 

1. Принять к сведению...

2. __..

 

Руководитель
Федеральной службы

И.О. Фамилия

 

Образец оформления протокола коллегии (комиссии)

Приложение N 8

 

Герб

 

 

 

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральная служба

по надзору в сфере образования и науки

(Рособрнадзор)

 

ул. Садовая-Сухаревская, 16,

Москва, К-51, ГСП-4, 127994

телефон/факс: 208-61-58

ИНН 7701537808

 

 

 

Минздравсоцразвития России

 

 

N

 

 

 

 

 

На N

 

 

 

 

 

 

Во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от 13 июня 2006 г. N СН-П42-2665 Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет предложения по обучению федеральных государственных служащих в 2007 году.

 

Приложение: на 1 л. (текст не приводится)

 

Руководитель

В.А. Болотов

 

Светлана Михайловна Редькина

208-62-74

 

Образец оформления служебного письма

Приложение N 9

 

ТЕЛЕГРАММА

 

236041 КАЛИНИНГРАД НЕВСКОГО 14

ГОСУНИВЕРСИТЕТ РЕКТОРУ

 

ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ ПЕТРОВА ЯРОСЛАВЛЬ 6-8 ДЕКАБРЯ СГ СЕМИНАР ПО ПРОБЛЕМАМ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ТЧК ОПЛАТА СЧЕТ МЕСТНЫХ СРЕДСТВ ТЧК

 

ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
РОСБРНАДЗОРА#

ФАМИЛИЯ

ТЕЛЕФОНОГРАММА

 

Передал(а)                            Должность, инициалы, фамилия, номер
                                      телефона сотрудника, передавшего
                                      телефонограмму

 

Принял(а)                             Должность, инициалы, фамилия, номер
                                      телефона сотрудника, принявшего
                                      телефонограмму

 

Дата, номер
телефонограммы

 

Время передачи

 

Текст телефонограммы

 

От кого:                              Должность, инициалы, фамилия лица,
                                      от имени которого передается
                                      телефонограмма

Образец оформления телеграммы и телефонограммы

Приложение N 10

 

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

 

1. Формы статистической отчетности.

2. Балансы предприятий, бухгалтерские документы (без сопроводительного письма).

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты).

6. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

7. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты и т.п.

Приложение N 11

 

Федеральная служба по надзору

в сфере образования и науки

 

Наименование структурного

подразделения

 

                                                         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

00.00.0000      N ______
________________________
   (место составления)

 

На _________________ год

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

Наименование должности руководства
структурного подразделения

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата
СОГЛАСОВАНО

 

 

Начальник организационно-контрольного отдела

(лицо, ответственное за архив)

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата

 

 

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении

 

По срокам

Всего

В том числе:

хранения

 

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата

 

 

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Федеральной службы

Приложение N 12

 

Федеральная служба по надзору в

сфере образования и науки

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

00.00.0000 N ______

________________________

(место составления)

 

 

На _________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки

 

Подпись Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Название раздела

 

 

 

 

 

 

Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата
Виза архива

(лица, ответственного за архив и начальника

организационно-контрольного отдела)

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от ______________ N _______________

___________________________________

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК федерального архива

от ______________ N ______________

_________________________________

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в структурном подразделении

 

По срокам

Всего

В том числе:

хранения

 

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

 

Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования
Дата

Подпись

Расшифровка
подписи

 

 

 

Форма сводной номенклатуры дел

Приложение N 13

 

 

Код федерального архива ______________

код федерального органа

исполнительной власти _______________

 

 

Ф. N

 

 

Оп. N

 

 

Д. N

 

 

 

 

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)

 

 

 

 

 

 

(НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ)

 

ДЕЛО N _______ ТОМ N ______

 

 

 

 

 

 

 

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

 

(ДАТА)

 

 

На ________ листах

Хранить __________

Ф. N

_____________

Оп. N

____________

Д. N

_____________

 

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 14

 

Лист-заверитель дела N ______

 

     В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов)
                                      (цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера ___________
+ листов внутренней описи _______________________________________________

 

 

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

NN листов

1

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

 

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 15

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела N                        

 

N
п/п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок
документа

Номера
листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Итого ____________________________ документов
                      (цифрами и прописью)

 

       Количество листов внутренней описи _____________________
                                          (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 16

 

        Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
_________________________________________________________________________
           (наименование федерального органа исполнительной власти)

 

_________________________________________________________________________
                    (наименование структурного подразделения)

 

 

      УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководства

структурного подразделения

 

Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

ОПИСЬ N

 

N

п/п

Индекс

дела

(тома,

части)

Заголовок

дела

(тома,

части)

Дата

дела

(тома,

части)

Количество

листов

в деле

(томе, части)

Срок

хранения

дела (тома,

части)

Примечание

1

2

3

4

5

6*

7

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данную опись внесено __________________________ дел с N _______________
                         (цифрами и прописью)
по N ____, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:

 

Наименование должности
составителя описи

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления координации и правового обеспечения надзора и контроля в сфере образования

Подпись   Расшифровка подписи

Дата

      СОГЛАСОВАНО**

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ N ______________

 

Передал _____________________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)

 

и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам***
 (цифрами и прописью)

 

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Принял __________________________ дел и _________________________________
          (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам

 

Наименование должности работника
архива Федеральной службы

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

_____________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения.

*** Передаются вместе с делами канцелярии.

 

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 17

 

Федеральная служба по надзору
в сфере образования и науки
                 АКТ

 

_________________ N _____________ 

 

_________________________________
       (место составления)

 

о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

 

 

                 УТВЕРЖДАЮ

 

Руководитель Федеральной службы по
надзору в сфере образования и науки

 

Подпись             Расшифровка
                    подписи

 

Дата

 

На основании ____________________________________________________________
                     (название и выходные данные перечня документов
                           с указанием сроков их хранения)
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
                                                       (название фонда)

 

N

п/п

Заголовок

дела или

групповой

заголовок

дел

Дата

дела или

крайние

даты

дел

Номера

описей

(номенклатур)

за годы

Индекс

дела (тома,

части) по

номенклатуре или

N дела

по описи

Количество

дел

(томов,

частей)

Сроки

хранения

дела (тома,

части)

и номера

статей по

перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              Итого _____________ дел за ______________ годы
                                       (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждения, а по личному
         составу согласованы с ЭПК ____________________________________
                                   (наименование архивного учреждения)
            (протокол от ___________________ N _______________

 

 

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ______________ N _______________

 

 

 

Документы в количестве________________________________________________дел
                               (цифрами и прописью)

 

весом ________________ кг сданы в _______________________________________
                                         (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________
N ______________________________

 

Наименование должности работника
Федеральной службы, сдавшего
документы

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

 

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


В целях установления единого порядка работы с документами в центральном аппарате Рособрнадзора регламентирован порядок осуществления делопроизводства в Рособрнадзоре.

Временная Инструкция по делопроизводству в Рособрнадзоре признана утратившей силу.


Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 24 августа 2006 г. N 1889 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки"


Текст приказа официально опубликован не был


Приказом Рособрнадзора от 1 ноября 2012 г. N 1360 настоящий приказ признан утратившим силу


В настоящий документ внесены изменения следующими документами:


Приказ Рособрнадзора от 31 июля 2007 г. N 1976


Приказ Рособрнадзора от 29 июня 2007 г. N 1631


Приказ Рособрнадзора от 16 февраля 2007 г. N 320