Примерная форма положения о бюро по договорной и претензионной работе (подготовлено экспертами компании "Гарант")


Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]


[число, месяц, год]

М. П.


Положение
о бюро по договорной и претензионной работе
[наименование организации, предприятия, учреждения]*


[число, месяц, год] N [вписать нужное]


1. Общие положения


1.1. Бюро по договорной и претензионной работе является структурным подразделением отдела [сбыта, материально-технического снабжения]**.

1.2. Бюро по договорной и претензионной работе создается в составе отдела [сбыта, материально-технического снабжения] приказом [наименование должности руководителя предприятия] по согласованию с начальником отдела.

1.3. Бюро по договорной и претензионной работе возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела [сбыта, материально-технического снабжения].

1.4. В своей деятельности бюро по договорной и претензионной работе руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- уставом предприятия;

- положением об отделе [сбыта, материально-технического снабжения];

- настоящим положением;

1.5. [Вписать нужное].


2. Структура


2.1. Структуру и штатную численность бюро по договорной и претензионной работе утверждает [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела [сбыта, материально-технического снабжения] и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. В состав бюро входят специалисты (экономисты по договорно-претензионной работе [экономисты по сбыту, экономисты по материально-техническому снабжению, др.]), отвечающие за отдельные направления работы.

2.3. Распределение обязанностей между работниками бюро осуществляется начальником бюро по договорной и претензионной работе.

2.4. [Вписать нужное].


3. Задачи


На бюро по договорной и претензионной работе возлагаются следующие задачи:

3.1. Своевременная подготовка проектов договоров и их заключение.

3.2. Рассмотрение претензий, поступающих на предприятие, и подготовка ответов на них.

3.3. Подготовка материалов для оформления и направления претензий контрагентам за невыполнение ими договорных обязательств.

3.4. [Вписать нужное].


4. Функции


Бюро по договорной и претензионной работе выполняет следующие функции:

4.1. В области договорной работы:

- определение форм договорных отношений (хозяйственных связей) с учетом производственных и финансовых планов;

- подготовка проектов договоров, а также согласование условий проектов договоров, разработанных контрагентами;

- проверка документации, представленной контрагентами, и подготовка заключений о ее качестве;

- составление протоколов разногласий в случае, если у бюро или соответствующего подразделения предприятия возникли возражения по отдельным условиям договоров;

- обеспечение рассмотрения протоколов разногласий, направленных контрагентами;

- прием представителей контрагентов по вопросам заключения договоров;

- передача проектов договоров для визирования руководителям структурных подразделений, с которыми эти проекты должны быть согласованы, а также в юридический отдел для правовой экспертизы и визирования;

- рассмотрение предложений контрагентов по изменению и дополнению действующих договоров;

- подготовка проектов изменений и дополнений в заключенные договоры, направление их контрагентам;

- принятие мер к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов по изменению условий договоров;

- контроль за выполнением головным подразделением условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественной продукции; пр.)

- контроль за выполнением контрагентами условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественных сырья и материалов; пр.);

- сбор и систематизация данных о контрагентах (их организационно-правовые формы, адреса для переписки, отгрузочные и платежные реквизиты, номера телефонов, факсов, фамилии, имена и отчества руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы и предметы сделок, объемы производства (потребления), степень обязательности и добросовестности выполнения договорных обязательств);

- анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров за предыдущие годы по следующим направлениям:

определение соответствия условий договоров как интересам предприятия, так и его контрагентов;

определение условий договоров, которые следует уточнить или изменить;

определение необходимости внесения в договоры условий, которые необходимы в связи с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарных рынках (дополнительных санкций, технических оговорок, пр.;

- [вписать нужное].

4.2. В области претензионной работы:

- контроль за исполнением контрагентами своих обязательств по заключенным договорам;

- подготовка материалов для направления претензий контрагентам в случае нарушения ими договорных обязательств;

- подготовка проектов претензий и материалов к ним в количестве экземпляров, необходимом для передачи их контрагентам-нарушителям, оставления в деле и передачи в арбитражные суды;

- передача проектов претензий для визирования заинтересованным структурным подразделениям и в юридический отдел для правовой экспертизы;

- направление претензий контрагентам;

- рассмотрение претензий, полученных от контрагентов, по нарушению предприятием своих договорных обязательств;

- подготовка материалов для ответов на претензии (об удовлетворении; о частичном удовлетворении; об отказе в удовлетворении) и направление их в юридический отдел для согласования и правовой экспертизы;

- обеспечение выполнения требований контрагентов, изложенных в претензиях (при удовлетворении или частичном удовлетворении);

- контроль за исполнением претензий, предъявленных контрагентами, составление отчетности и передача ее в юридический отдел для постановки на контроль и принятия последующих мер искового характера;

- учет претензий и связанных с ними документов по единой утвержденной на предприятии форме (журнальной; иной);

- [вписать нужное].


5. Права


Бюро по договорной и претензионной работе имеет право:

5.1. Запрашивать и получать от подразделений отдела сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности бюро.

5.2. Созывать совещания в отделе по вопросам, входящим в компетенцию бюро.

5.3. Представлять отдел и предприятие во взаимоотношениях с контрагентами в пределах компетенции, определенной настоящим положением.

5.4. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию бюро.

5.5. Принимать меры при обнаружении нарушений в работе структурных подразделений предприятия и докладывать об этих нарушениях начальнику отдела для принятия соответствующих мер.

5.6. [вписать нужное].


6. Взаимоотношения (служебные связи)


6.1. Бюро по договорной и претензионной работе взаимодействует с юридическим отделом от имени отдела [сбыта, материально-технического снабжения] по вопросам:

Получения:

- заключений правовой экспертизы по проектам договоров;

- согласованных ответов на претензии, предъявленные контрагентами;

- рекомендаций по ведению переговоров с отдельными контрагентами;

- согласованных проектов договоров;

- запросов на получение разъяснений и консультаций по предъявленным предприятию претензиям, искам;

- разъяснений изменений и дополнений к гражданскому законодательству;

- [вписать нужное].

Предоставления:

- проектов договоров для правовой экспертизы, согласования и визирования;

- объяснений по претензиям, предъявленным контрагентами (обоснованы ли претензии контрагентов, почему не исполнены договорные обязательства, пр.);

- проектов претензий к контрагентам по неисполнению ими своих договорных обязательств;

- отчетов о выполнении претензий, предъявленных контрагентам;

- [вписать нужное].

6.2. Схемы взаимодействия бюро по договорной и претензионной работе с другими подразделениями предприятия разрабатываются начальником отдела [сбыта, материально-технического снабжения] и передаются работникам бюро для практического использования.

6.3. [вписать нужное].


7. Ответственность


7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник бюро по договорной и претензионной работе.

7.2. На начальника бюро возлагается персональная ответственность за:

- соответствие законодательству Российской Федерации подписываемых документов;

- предоставление достоверной отчетности;

- своевременное и качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;

- недопущение использования информации работниками бюро в неслужебных целях;

- соблюдение трудового распорядка работниками бюро;

- [вписать нужное].

7.3. Ответственность работников бюро по договорной и претензионной работе устанавливается должностными инструкциями.

7.4. [вписать нужное].


Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Согласовано:


[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


______________________________

* Наименование организации, предприятия, учреждения должно строго соответствовать тому, которое закреплено в учредительном документе, если в нем закреплено и сокращенное наименование, оно помещается в скобках ниже полного наименования.

Для краткости в тексте положения используется одно название предприятие.

** Бюро по договорной и претензионной работе может быть создано в любом производственном, сбытовом, хозяйственном подразделении предприятия. Приводимое положение о бюро по договорной и претензионной работе может быть переделано под любое иное подразделение.



Примерная форма положения о бюро по договорной и претензионной работе


Разработана: Компания "Гарант", август, 2008 г.


Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.