Примерная форма положения об архиве (подготовлено экспертами компании "Гарант")


Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]


[число, месяц, год]

М. П.


Положение
об архиве
[наименование организации, предприятия, учреждения]*


[число, месяц, год] N [вписать нужное]


1. Общие положения


1.1. Архив, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.2. Архив непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].

1.3. Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].

1.4. В своей деятельности архив руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- уставом предприятия;

- настоящим положением;

1.5. [Вписать нужное].


2. Структура



2.1. Состав и штатную численность архива утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архива и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].

2.2. В состав архива могут входить самостоятельные подразделения по направлениям деятельности.

Например: обеспечение сохранности и учета документов, внедрение и эксплуатация информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий, делопроизводство и комплектование, использование, публикация, копирование документов.

2.3. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего архивом.

2.4. Распределение обязанностей между работниками архива осуществляется заведующим архивом.

2.5. [Вписать нужное].


3. Задачи


На архив возлагаются следующие задачи:

3.1. Прием документов на хранение.

3.2. Методическое руководство работой служб делопроизводства.

3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.4. [Вписать нужное].


4. Функции


Архив выполняет следующие функции:

4.1. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений предприятия, обработанных в соответствии с установленными требованиями.

4.2. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.).

4.3. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов).

4.4. Поиск необходимых документов.

4.5. Организация использования документов:

- информирование работников о составе и содержании документов архива;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- [вписать нужное].

4.6. Инструктирование работников подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4.7. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

4.8. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

4.9. Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.10. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.11. Работа по восстановлению документов.

4.12. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.13. Составление установленной отчетности.

4.14. Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.15. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.16. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности в подразделениях предприятия.

4.17. Разработка и согласование с Федеральной архивной службой России графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

4.18. [Вписать нужное].


5. Состав документов архива


Архив хранит:

5.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, необходимые в практической деятельности.

5.2. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений.

5.3. Ведомственные издания.

5.4. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы.

5.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

5.6. [Вписать нужное].


6. Права


6.1. Архив имеет право:

- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении;

- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

- не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

- [вписать нужное].

6.2. Заведующий архивом имеет право:

- вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

- [вписать нужное].

6.3. [Вписать нужное].


7. Взаимоотношения (служебные связи)**


Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

7.1. С канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- подготовки и представления документов на хранение в архив;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

- [вписать нужное].

7.2. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

- поиска необходимой информации;

- [вписать нужное].

7.3. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

- [вписать нужное].

7.4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

7.5. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

- [вписать нужное];

- [вписать нужное].


8. Ответственность


8.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение архивом функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.

8.2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций;

- создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);

- сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов;

- соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников архива;

- [вписать нужное].

8.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.


Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Согласовано:


[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


______________________________

* Наименование организации, предприятия, учреждения должно строго соответствовать тому, которое закреплено в учредительном документе, если в нем закреплено и сокращенное наименование, оно помещается в скобках ниже полного наименования.

Для краткости в тексте положения используется одно название - предприятие.

** Данный раздел дается как ориентировочный, поскольку со временем служебные связи между структурными и иными подразделениями изменяются ("шлифуются") и в положения о подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения.



Примерная форма положения об архиве


Разработана: Компания "Гарант", сентябрь, 2008 г.


Текст документа на сайте мог устареть

Заинтересовавший Вас документ доступен только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(Документ будет доступен в личном кабинете в течение 3 дней)

(Бесплатное обучение работе с системой от наших партнеров)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение