Примерная форма положения о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры (подготовлено экспертами компании "Гарант")


Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]


[число, месяц, год]

М. П.


Положение
о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры


[указать полное наименование акционерного общества]


1. Общие положения


1.1. Настоящее Положение о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры [наименование ОАО] (далее по тексту - Положение) разработано на основе Федерального закона "Об акционерных обществах" от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ, Постановления Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс и других нормативных правовых актов.

1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок уничтожения документов (носителей информации) временного хранения и сдачи макулатуры [указать наименование АО] (далее по тексту - Общество).

1.3. Действие настоящего Положения распространяется на следующие бумажные носители:


N
п/п

Документ

Срок хранения

Действия по окончании срока хранения

1

[вписать нужное]

[значение]

Уничтожение путем шредирования

2

[вписать нужное]

[значение]

Уничтожение путем сжигания

3

[вписать нужное]

[значение]

Уничтожение путем сдачи на переработку


А также на следующие машиночитаемые носители:


N
п/п

Документ

Срок хранения

Действия по окончании срока хранения

1

[вписать нужное]

[значение]

Уничтожение носителя

2

[вписать нужное]

[значение]

Повторное использование носителя для записи очередной резервной копии базы данных, в случае невозможности - уничтожение носителя


2. Правила уничтожения документов (носителей информации)


2.1. По настоящему Положению уничтожение документов (носителей информации) должно соответствовать следующим правилам:

- быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;

- оформляться юридически, в частности, актом о выделении документов (носителей информации) к уничтожению и актом об уничтожении документов (носителей информации);

- должно проводиться либо сотрудником Общества (шредирование), либо в присутствии представителя Общества;

- уничтожение должно касаться только тех документов (носителей информации), у которых истек срок обязательного хранения, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальной документации.

2.2. Правила уничтожения документов (носителей информации) закрепляются не только для архивного отдела и службы безопасности, но и для каждого сотрудника Общества.

2.3. Любой документ (будь то черновик, заведомо неверная или поврежденная бумага и пр.) уничтожается в тот момент, когда становится неактуальным, т. е. все бумаги отгружаются в шредированном виде, а электронные носители проходят процедуру глубокого удаления данных.


3. Порядок оформления документов об уничтожении документов (носителей информации)


3.1. Для подтверждения факта уничтожения документов (носителей информации), в том числе путем сдачи макулатуры, необходимо составить акт о выделении к уничтожению документов (носителей), не подлежащих хранению.

3.2. Уничтожение указанных документов (носителей информации) производится на основании приказа руководителя Организации, с обозначением метода уничтожения документов (носителей информации).

3.3. Для отбора документов (носителей информации) Общества для уничтожения создается Экспертная комиссия, действующая в соответствии с Положением об экспертной комиссии от [число, месяц, год]. Председателем такой Экспертной комиссии назначается [указать наименование должности, отдела].

3.4. Отбор документов (носителей информации) к уничтожению и составление актов о выделении к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании Экспертной комиссии одновременно.

3.5. На отобранные к уничтожению дела составляется акт о выделении документов (носителей информации) к уничтожению.

3.6. Документы (носители информации) включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные документы (носители информации) за разные годы, то названия всех документов (носителей информации) не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество документов (носителей информации).

3.7. Акт о выделении документов (носителей информации) к уничтожению составляется членами Экспертной комиссии и утверждается [указать наименование должности, отдела].

3.8. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов (носителей информации) к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

3.9. Описи документов (носителей информации) и акты рассматриваются единой комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем Общества.

3.10. Акт о выделении документов (носителей информации) к уничтожению составляются в [значение] экземплярах и хранится вместе с описями дел в архиве Общества в формируемом деле.

3.11. После уничтожения документов в сводной номенклатуре дел Общества проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от [число, месяц, год] N [значение]" с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

3.12. Экспертная комиссия составляет и подписывает соответствующий акт об уничтожении документов (носителей информации) в [значение] экземплярах.

3.13. Факт уничтожения документов (носителей информации) фиксируется в [вписать нужное]. Данный документ является документом конфиденциального характера и вместе с актами уничтожения хранится в [вписать нужное].


4. Порядок уничтожения бумажных документов и информации на бумажных носителях


4.1. Для бумажных документов основными методами уничтожения являются:

- шредирование;

- сжигание;

- химическая обработка.

4.2. Шредирование может выполняться в два этапа: непосредственно в Обществе без вывоза с территории Общества (шредирование оперативных документов) и на промышленном шредере в специализированной фирме по уничтожению и хранению документов (для массы архивных бумаг, потерявших актуальность).

После шредирования оперативных документов (на территории Общества) бумажная масса [сдается в макулатуру для вторичной переработки/передается на сжигание/передается на химическую обработку].

4.3. Уничтожение документов, содержащих информацию конфиденциального характера, осуществляется путем сжигания.

Состав и последовательность работ по уничтожению документов путем сжиганию включает включают в себя следующее:

- предварительная оценка объемов документов к уничтожению;

- упаковка и погрузка документации в специализированные короба, установка пломб;

- транспортировка документов на территорию [военной части/специализированного завода, практикующего сжигание документов в специальных печах];

- конфиденциальное уничтожение в присутствии комиссии - снимаются пломбы и производится сжигание;

- подготовка акта об уничтожении документов.

Доставка документов подлежащих уничтожению путем сжигания осуществляется в опломбированных коробах и (или) связках.

Физическое уничтожение документов производится в присутствии экспертной комиссии Общества.

4.4. Химическая обработка (размягчение бумаги и превращение ее в бумажную массу) используется в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении документов шредированием.

4.5. Документы, подлежащие уничтожению, передаются (в расшитом виде, без обложек, металлических и пластиковых креплений) в [указать наименование отдела], ответственным за делопроизводство в Обществе.

4.6. Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд по настоящему Положению запрещено.


5. Порядок уничтожения носителей информации


5.1. По окончании сроков хранения машиночитаемые носители, подлежащие уничтожению, физически уничтожаются с целью невозможности восстановления и дальнейшего использования.

5.2. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя - ломка, или изменение формы носителя таким образом, который не дает возможность считывать информацию в связи с физическими изменениями параметров носителя.

5.3. Подлежащие уничтожению файлы с информацией конфиденциального характера, расположенные на жестком диске [указать наименование], удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим "очищением корзины".

5.4. В случае допустимости повторного носителя формата FDD, CD-RW, DVD-RW, применяется программное удаление ("затирание") содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.


6. Порядок сдачи макулатуры


6.1. Документы, потерявшие практическое значение, подлежат сдаче [бумагопрерабатывающим фабрикам/местным организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры)].

6.2. Подлежащие уничтожению документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

6.3. Выделенные документы передаются к уничтожению в упакованном виде.

6.4. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать бумагу и картон, не пригодные для переработки; бумагу и картон, покрытые полиэтиленом и другими полимерными пленками; материал, выделяющий ядовитые и токсичные вещества.

6.5. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать следующие включения:

- тряпье, веревку, шпагат из лубяных волокон и полимеров;

- металлические и деревянные изделия, кусочки стекла и керамики, камень, уголь, слюду, целлофан, целлулоид, полимерные материалы в виде изделий (пленок, гранул), пенопласт, искусственную и натуральную кожу, клеенку, битум, парафин, остатки химических и минеральных веществ и красок;

- влажность документов, подлежащая вывозу, должна быть не более 10 %.

6.6. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

6.7. Погрузка и вывоз документов осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

6.8. Отобранные к уничтожению документы "Для служебного пользования" перед сдаче на переработку в качестве макулатуры должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.


7. Финансовое обеспечение уничтожения документов (носителей информации)


7.1. По настоящему Положению уничтожение документов (носителей информации) осуществляется за счет [вписать нужное].

7.2. Формирование стоимости уничтожения документов (носителей информации) осуществляется в соответствии с [вписать нужное].


Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Согласовано:


[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]


Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]



Примерная форма положения о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры


Разработана: Компания "Гарант", декабрь 2011 г.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.