Приложение N 1. Инструкция по учету, обращению и хранению конфиденциальной информации на машинных носителях

Приложение N 1

Инструкция
по учету, обращению и хранению конфиденциальной информацией# на машинных носителях

1. Все носители информации (гибкий магнитный диск, оптические диски (CD, CD-R, CD-RW) флеш накопитель - далее диск), используемые при обработке конфиденциальной информации (персональные данные), подлежат учету в отделе кадров Департамента здравоохранения администрации Волгограда (далее - Департамент), которому поручен прием и учет несекретной документации (журнал учета машинных носителей информации).

2. Для каждого диска содержащего сведения конфиденциального характера (персональные данные) заводится:

a. конверт на котором в нижнем правом углу вписываются следующие сведения: гриф ДСП, инв. N, задачи, количество экземпляров, номер экземпляра, фамилия исполнителя, дата исполнения.

b. карточка учета массивов (участков, зон), программ, записанных на машинном носителе информации.

c. на самом диске ставится учетный номер под которым он был зарегистрирован в журнале учета машинных носителей информации.

3. При переносе конфиденциальной информации с дисков на бумажные носители и регистрации бумажных копий, оформленных в соответствии с установленными требованиями, на последнем листе экземпляра документа подшиваемого в дело, проставляются следующие сведения: название Департамента, учетный номер диска, дата переноса на бумажный носитель, фамилия исполнителя. Там же должна быть его подпись за уничтоженные черновики и бракованные листы.

4. Хранение дисков, имеющих конфиденциальную информацию (персональные данные), осуществляется в условиях, исключающих несанкционированное копирование с них данной информации, ее хищение или уничтожение.

5. Диски с конфиденциальной информацией (персональными данными) учтенные в соответствии с инструкцией, выдаются пользователям под роспись.

6. Конфиденциальная информация находящаяся на диске, не используемая в течении года подлежит уничтожению установленным для них порядком. Разрешение на стирание информации принимает начальник отдела.

7. Акт составляется комиссионно (не менее двух сотрудников отдела), и ответственным за учет несекретной документации, утверждается руководителем Департамента здравоохранения.

Акты о стирании (уничтожении) информации с магнитных дисков хранятся в Департаменте 3 года, после чего уничтожаются согласно установленному порядку.

8. Испорченные диски и диски на которых хранилась конфиденциальная информация (персональные данные) уничтожаются согласно установленному порядку.

                                  ЖУРНАЛ

                  учета машинных носителей информации

Дата, регистрационный номер, откуда поступил	Тип машинописного накопителя информации	Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке	Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)	Место хранения машинного носителя информации, машинного документа	Отметка об уничтожении машинных носителей информации, стирании информации (подпись, дата)

Пояснения

1. При необходимости отдельные типы машинных носителей информации могут учитываться раздельно в журналах этой формы.

2. Дата записей в журнале проставляется в начале каждого рабочего дня.

3. На каждый машинный носитель информации разрешается отводить отдельную страницу в журнале этой формы для удобства ведения учета.

4. Каждый экземпляр машинного носителя информации одного учетного номера в журнале этой формы записывается отдельной строкой для удобства ведения учета.

                                                              ДСП

                                    Гриф               __________________

                                    Инв N              __________________

                                    Задачи             __________________

                                    Кол-во экз.        __________________

                                    Номер экз.         __________________

                                    Ф.И.О. исполнителя __________________

                                    Дата исполнения    __________________

                                КАРТОЧКА

    учета массивов (участков, зон), программ, записанных на машинных

                          носителях информации

_____________________________            ________________________________

       Тип носителя                               Учетный номер