Приказ Госкомэкологии РФ от 15 июля 1998 г. N 427 "Об утверждении и введении в действие "Порядка формирования и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России"

Приказ Госкомэкологии РФ от 15 июля 1998 г. N 427
"Об утверждении и введении в действие "Порядка формирования
и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных
документов Госкомэкологии России"


Во исполнение п.2 приказа Госкомэкологии России от 08.06.98 N 358 в целях организации компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России, учитывая необходимость осуществления ряда организационно-технических мероприятий, приказываю:

1. Утвердить "Порядок формирования и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России" (приложение 1).

2. Управлению науки и информации (Комаров), Управлению организационно-административного обеспечения (Зеленева) совместно с Информационно-техническим центром при Госкомэкологии России (Зубков) до 01.01.98 осуществить необходимые организационно-технические мероприятия по подготовке к формированию и ведению компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России (приложение 2).

3. Ввести в действие с 01.01.98 "Порядок формирования и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой


Председатель

Государственного комитета

Российской Федерации

по охране окружающей среды

В.И.Данилов-Данильян


Приложение 1

к приказу Госкомэкологии РФ

от 15 июля 1998 г. N 427


Порядок формирования и ведения компьютерного банка внутренних
распорядительных документов Госкомэкологии России


Настоящий порядок разработан во исполнение приказа Госкомэкологии России от 08.06.98 N 358.

Действие настоящего Порядка распространяется на все структурные подразделения и организации системы Госкомэкологии России, участвующие в подготовке проектов приказов в части оформления и представления проекта приказа в Управление организационно-административного обеспечения Госкомэкологии России (далее - УОАО), а также на Управление организационно-административного обеспечения, осуществляющего прием и регистрацию приказов с использованием действующей автоматизированной системы делопроизводства.


1. Подготовка проектов приказов Госкомэкологии России

Проекты приказов разрабатываются в структурных подразделениях и организациях системы Госкомэкологии России в соответствии с "Инструкцией по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды", утвержденной приказом от 20.03.98 г. N 164.

В связи с формированием компьютерного банка данных внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России частично изменяются правила оформления проектов приказов, их представления и приема в УОАО, что нашло отражение в приложениях 1 и 2, являющихся дополнением к п.4.2. "Инструкции по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды".

Изменение правил оформления, представления и приема проектов приказов продиктовано необходимостью унификации применяемых форм внутренних распорядительных документов для корректного формирования компьютерного банка данных и сокращения затрат на его формирование и ведение.

Прием электронных версий проектов приказов производится на выделенном рабочем месте автоматизированной системе делопроизводства УОАО, предназначенном для регистрации приказом Госкомэкологии России.


2. Регистрация приказов и перенос электронной копии приказа в компьютерный банк данных

Регистрация приказов осуществляется на основе действующей автоматизированной системы делопроизводства на выделенном рабочем месте УОАО.

Перенос электронной копии приказа в компьютерный банк данных внутренних распорядительных документов выполняется автоматически в процессе регистрации при выполнении новых правил регистрации внутренних приказов Госкомэкологии России (приложение 3).


3. Заключение

Настоящий порядок вступает в действие после его утверждения.

По результатам практической работы в настоящий порядок могут быть внесены согласованные изменения и дополнения, утверждаемые Председателем Госкомэкологии России.

Системное сопровождение компьютерного банка данных внутренних распорядительных документов, обеспечивающее его сохранность и восстановление в случае аварийных ситуаций, осуществляется администратором автоматизированной системы делопроизводства УОАО.


Согласовано:


Начальник Управления

организационно-административного

обеспечения

Е.И.Зеленева


Начальник Управления

науки и информации

А.В.Комаров


Начальник Управления

кадров и правового обеспечения

Д.Е.Дымов


Начальник Информационно-технического

центра при Госкомэкологии России

Д.В.Зубков


Приложение 1


Правила оформления и представления проектов
приказов Госкомэкологии России


Проекты приказов разрабатываются в структурных подразделениях и организациях системы Госкомэкологии России в соответствии с "Инструкцией по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды", утвержденной приказом от 20.03.98 г. N 164.

Для унификации применяемых форм внутренних распорядительных документов и корректного формирования компьютерного банка данных вводятся следующие правила оформления проектов приказов:

1. Проекты приказов подготавливаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии 3.0 и выше.

2. При подготовке текста документа используется шрифт Times New Roman Cyr размером N 14. Для выделения части текста документа, заголовка, приложений разрешается использование других размеров указанного шрифта, жирного начертания, курсива.

3. Текст документа формируется с использованием интервала 1,0-1,5 и выравнивается по ширине страницы. Значение межстрочного интервала задается в меню Формат/Абзац Word for Windows.

4. Каждый печатный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка имеет верхний колонтитул и следующие параметры страницы:

верхнее - 2,0 см (0,79");

нижнее - 1,75 см (0,69");

левое - 2,5 см (0,98");

правое - 2,5 см (0,98");

от края до верхнего колонтитула - 1,25 см (0,49).

Параметры страницы задаются в меню Файл Word for Windows.

5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего колонтитула страницы в меню Вид/Колонтитулы Word for Windows.

6. Проекты распорядительных документов представляются в следующей комплектности:

- согласованный проект приказа на бумажном носителе;

- электронная копия проекта приказа в виде файла с расширением DOS на листе 3,5".

7. Проект приказа на бумажном носителе должен в точности соответствовать электронной копии документа на дискете.

8. На странице согласования проекта приказа (оборотная сторона последнего листа бумажной копии) проставляются фамилия исполнителя, его телефон и имя файла электронной копии проекта приказа. Страница согласования должна отсутствовать в электронной копии проекта приказа.


Приложение 2


Правила приема проектов приказов в Управлении
организационно-административного обеспечения


Прием электронных версий проектов приказов производится на выделенном рабочем месте автоматизированной системы делопроизводства УОАО, предназначенном для регистрации приказом Госкомэкологии России.

Для корректного формирования компьютерного банка данных и сокращения затрат на его формирование и ведение вводятся следующие правила приема:

1. Проверка комплектности представляемых материалов - наличие согласованного проекта приказа на бумажном носителе и электронной копии проекта приказа в виде файла с расширением DOS на дискете 3,5";

2. Проверка оформления проекта приказа на бумажном носителе в соответствии с приложением 1. В случае нарушения правил оформления проект приказа возвращается исполнителю для доработки.

3. Проверка оформления электронной копии проекта приказа в соответствии с приложением 1. В случае нарушения правил оформления проект приказа возвращается исполнителю для доработки.

4. Проверка соответствия текста проекта приказа на бумажном носителе его электронной копии. В случае несоответствия представленных материалов проект приказа возвращается исполнителю для доработки.

5. Проверка наличия фамилии исполнителя, его телефона и имени файла электронной копии на странице согласования бумажной копии проекта приказа. В случае отсутствия, указанные реквизиты проставляются в присутствии исполнителя.

6. Автоматизированная регистрация проекта приказа и перенос электронной копии проекта в компьютерную библиотеку проектов приказов.

7. Подтверждение правильности регистрации проекта приказа вводом электронной подписи лица, выполняющего регистрацию.

8. На странице согласования ставится отметка о выполнении регистрации проекта приказа.

9. Передача проекта приказа на подпись.


Приложение 3


Правила регистрации приказов в Управлении
организационно-административного обеспечения


Регистрация приказов осуществляется на выделенном рабочем месте автоматизированной системы делопроизводства УОАО по следующим правилам:

1. Регистрация приказа по существующим правилам на основе автоматизированной системы делопроизводства.

2. Ввод имени файла, проставленного на странице согласования приказа, и последующая автоматизированная загрузка Word for Windows для просмотра электронной копии проекта приказа.

3. Сверка электронной копии проекта приказа с текстом приказа и корректировка электронной копии (при необходимости).

4. Подтверждение соответствия электронной копии проекта приказа тексту приказа вводом электронной подписи лица, выполнившего регистрацию, и последующий автоматизированный перенос электронной копии приказа в банк данных.

5. На странице согласования приказа ставится отметка о выполнении регистрации приказа.


Приложение 2

к приказу Госкомэкологии РФ

от 15 июля 1998 г. N 427


Организационно-технические мероприятия по подготовке
к формированию и ведению компьютерного банка данных


Для введения в действие "Порядка формирования и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России" (приложение 1) необходимо проведение следующих организационно-технических мероприятий.

1. Организация выделенного АРМ автоматизированной системы делопроизводства УОАО для приема электронных копий проектов приказов и регистрации приказов.

2. Организация компьютерной библиотеки для временного хранения электронных копий проектов приказов на сервере автоматизированной системы делопроизводства УОАО.

3. Организация компьютерного банка данных электронных копий приказов на сервере автоматизированной системы делопроизводства УОАО.

4. Разработка дополнительного программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства для регистрации проекта приказа и переноса электронной копии проекта в компьютерную библиотеку проектов приказов.

5. Доработка существующего программного обеспечения регистрации приказов автоматизированной системы делопроизводства в части формирования имени файла для сохранения приказа в компьютерном банке данных и перенос электронной копии приказа в банк данных.



Приказ Госкомэкологии РФ от 15 июля 1998 г. N 427 "Об утверждении и введении в действие "Порядка формирования и ведения компьютерного банка внутренних распорядительных документов Госкомэкологии России"


Текст приказа официально опубликован не был


Текст документа на сайте мог устареть

Вы можете заказать актуальную редакцию полного документа и получить его прямо сейчас.

Или получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня


Получить доступ к системе ГАРАНТ

(1 документ в сутки бесплатно)

(До 55 млн документов бесплатно на 3 дня)


Чтобы приобрести систему ГАРАНТ, оставьте заявку и мы подберем для Вас индивидуальное решение