Приказ Минсельхоза РФ от 22 мая 2002 г. N 509 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России" (утратил силу)

Приказ Минсельхоза РФ от 22 мая 2002 г. N 509
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России"

ГАРАНТ:

Приказом Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 мая 2002 года прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству) в аппарате Минсельхоза России, согласованную с Росархивом.

2. Руководителям структурных подразделений Министерства организовать изучение работниками подчиненных подразделений настоящей Инструкции и обеспечить соблюдение установленного порядка работы с документами.

3. Признать утратившим силу приказ Минсельхозпрода России от 10 февраля 1997 г. N 37 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в аппарате Минсельхозпрода России".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент административной работы и государственной службы.

 

Министр

А.В. Гордеев

 

Инструкция
по документационному обеспечению (делопроизводству) в аппарате Минсельхоза России
(утв. приказом Минсельхоза РФ от 22 мая 2002 г. N 509)

ГАРАНТ:

Настоящая инструкция вводится в действие с 1 мая 2002 г.

См. Инструкцию по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства РФ, утвержденную приказом Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175

I. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в аппарате Минсельхоза России (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами и является обязательной для всех сотрудников аппарата в процессе выполнения возложенных на Министерство функций.

Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", с обращениями граждан определены специальными инструкциями.

1.2. Общее руководство работой с документами в аппарате Министерства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Департамент административной работы и государственной службы (Депгосслужбы), который в соответствии с предоставленными ему полномочиями обеспечивает единый порядок подготовки и решения вопросов в аппарате Министерства, организует и осуществляет систематический контроль за исполнением федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, распоряжений и указаний Министерства, а также поручений руководства Министерства, совершенствует стиль и методы работы, обеспечивает режим хранения и использования документов.

1.3. Ответственность за правильную организацию работы с документами в департаментах, управлениях и отделах несут руководители структурных подразделений Министерства.

Непосредственное выполнение работ по документационному обеспечению деятельности аппарата в структурных подразделениях осуществляют службы делопроизводства.

1.4. Руководители структурных подразделений должны:

обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, внесение конкретных предложений для принятия необходимых решений;

принимать меры к сокращению бумаготворчества, искоренять факты внутренней переписки, требования неустановленной отчетности и излишней информации от подведомственных предприятий и организаций;

улучшать методы работы с документами в условиях экономической реформы в агропромышленном комплексе, совершенствовать деловую квалификацию сотрудников;

знакомить вновь принятых работников с оргструктурой аппарата Министерства, положением о структурном подразделении, должностной и настоящей инструкциями, установленным регламентом работы, добиваясь неукоснительного соблюдения трудовой дисциплины, повышения оперативности и эффективности управленческого труда.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения допускается с разрешения руководства Министерства и руководителя Депгосслужбы.

1.6. Документы от имени Минсельхоза России подписываются Министром и его заместителями на бланках установленного образца. Вся корреспонденция за подписью руководства Министерства регистрируется и направляется адресатам только через соответствующие подразделения Депгосслужбы.

Документы от имени департаментов, управлений и отделов подписываются руководителями этих структурных подразделений Министерства в пределах своей компетенции. Такая корреспонденция подлежит регистрации и отправке через службы делопроизводства подразделений.

1.7. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.8. При увольнении работников аппарата Министерства, переводе их на другую работу, уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку документы передаются ими по указанию руководителя другим сотрудникам через службу делопроизводства структурного подразделения. Назначенные на должность работники службы делопроизводства структурного подразделения должны в 3-дневный срок пройти инструктаж по работе с документами в Депгосслужбы.

1.9. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с документами, привлекаются к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

II. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных правовых актов

 

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

 

2.1.1. Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов) осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

2.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта в электронной форме (Текстовый редактор WinWord 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

2.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром сельского хозяйства Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившему их Министерству.

2.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через два интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи,

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру.

Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

2.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами двойными межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойными межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

 

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через полуторный интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

 

2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, и настоящей Инструкцией.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью Министра, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

2.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Согласование проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром сельского хозяйства Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественных отношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

2.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

2.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается, на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (через полуторный интервал).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается в разрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа Президентом Российской Федерации словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к Указу Президента

Российской Федерации

N

 

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

N

 

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь, порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

 

2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся руководством Министерства.

2.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

2.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

2.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).

2.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 13. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления;

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через полуторный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

2.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами через двойной межстрочный интервал ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойными межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 13 через полуторный интервал.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой полуторным межстрочным интервалом.

2.3.10. Требования к подготовке и оформлению проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации определяются постановлением Правительства Российской Федераций от 5 октября 2000 г. N 760 "О регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" и Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234.

III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

3.1 Виды распорядительных документов (наименования и краткие характеристики)

 

Министерство в пределах своей компетенции издает следующие распорядительные документы:

приказы для оформления решений нормативного характера по основной деятельности Министерства, издаваемые по перспективным, оперативным и организационным вопросам, а также по кадровым и другим вопросам внутренней работы Министерства, обязательные для исполнения подразделениями центрального аппарата;

распоряжения, издаваемые для утверждения: уставов федеральных государственных унитарных предприятий, находящихся в ведении Минсельхоза России; предпроектной и проектной документации по объектам, финансируемым за счет средств федерального бюджета и т.д.;

указания, издаваемые по вопросам информационно-методического характера и организации исполнения принятых решений своих и вышестоящих органов;

протоколы заседаний коллегии - для оформления заседаний коллегии, фиксирующие принятые решения по каждому рассмотренному вопросу.

В необходимых случаях Министерство издает приказы (распоряжения, указания) совместно с другими министерствами и ведомствами.

Порядок прохождения соответствующих документов в структуре Министерства:

3.1.1. Проекты приказов по основной деятельности Министерства (распоряжений, указаний) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке. Указанные проекты должны быть согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Необходимо, чтобы содержащиеся в приказах (распоряжениях, указаниях) задания были конкретными и реальными, включая исполнителей и сроки выполнения, и увязывались с ранее принятыми решениями.

Департамент правового обеспечения (Депправо) проверяет соответствие проектов приказов (распоряжений, указаний) требованиям законодательства.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководства Министерства проектов нормативных правовых актов и иных документов, руководитель Департамента, не визируя их, должен дать соответствующие правовые заключения по данным документам. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, руководитель Департамента вправе сообщить об этом руководству Министерства.

3.1.2. Ответственность за качество проектов приказов (распоряжений, указаний) и их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые осуществляют подготовку проекта и вносят его.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов, распоряжений и указаний является обязанностью Депгосслужбы.

Подготовленные проекты приказов, распоряжений и указаний представляются на подпись руководству Министерства только через Депгосслужбы.

3.1.3. Приказы и распоряжения Минсельхоза России подписываются Министром или, по его поручению, первым заместителем Министра. В отсутствие Министра и его первого заместителя приказы подписываются замещающим Министра лицом.

Кроме Министра право подписи указаний Минсельхоза России имеют заместители Министра в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

3.1.4. Проекты приказов, распоряжений и указаний, представляемые на подпись Министру, визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, имеющих предусмотренные в проекте задания и поручения, а также курирующим заместителем Министра и руководителями Депправа и Депгосслужбы.

Распоряжения, издаваемые для утверждения предпроектной и проектной документации по объектам, финансируемым за счет средств федерального бюджета Депправом и Депгосслужбы не визируются.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проект считается согласованным при наличии виз.

Если к проекту приказа (указания) имеется приложение, то оно подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего его.

Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом, не подписывается, а визируется руководителем структурного подразделения Министерства и в левом верхнем углу первого листа указывается, кем был утвержден документ.

3.1.5. Копии подписанных документов, зарегистрированных в Депгосслужбы, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Проекты приказов и указаний во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные задания, визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, Депправом и Депгосслужбы.

Проект приказа или указания должен быть подготовлен исполнителем в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.1.6. Приказы по основной деятельности и указания Министерства регистрируются и выпускаются протокольным отделом Депгосслужбы в соответствии с оформленными списками на рассылку этих документов (приказы Минсельхоза России, не относящиеся к его основной деятельности, подготавливаются, оформляются и регистрируются в соответствии с указаниями Минсельхозпрода России от 30.12.99 N 9 и Минсельхоза России от 19.04.00 N 6).

Копии приказов и указаний при необходимости заверяются печатью Депгосслужбы или круглой печатью Министерства.

Подлинники приказов по основной деятельности Министерства и указаний в течение установленных сроков хранятся в протокольном отделе Депгосслужбы с последующей передачей в архив для постоянного хранения.

Подлинники распоряжений, в течение установленных сроков хранятся в соответствующих структурных подразделениях с последующей передачей в архив для постоянного хранения.

3.2.Техническое и содержательное оформление соответствующих документов

 

Проекты приказов (распоряжений, указаний) печатаются на стандартных бланках установленной формы, шрифтом размером N 14 (приложения 1-3). Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений, указаний), подготовленных совместно с другими министерствами и ведомствами, печатаются на стандартных листах бумага# без бланка, с указанием наименований Министерства и других министерств и ведомств.

Приказы (распоряжения и указания) регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Если к приказам и указаниям имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных документов должны быть ссылки на них. Когда приложение одно, то ему номер не присваивается.

Приказ (распоряжение, указание) имеет следующие реквизиты:

наименование Министерства;

наименование вида документа - приказ (распоряжение, указание);

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака N в порядкового номера, например:

20 августа 2001 г. N 887.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок располагается перед текстом слева.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи и факты, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку, в указаниях и распоряжениях - о б я з ы в а ю или без него.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого поручения и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Поручения однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о подразделении или должностной лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа. Как правило, это заместитель Министра, курирующий вопрос в соответствии с распределением обязанностей.

Если проведение предусмотренных мероприятий поручается нескольким соисполнителям, то ответственный исполнитель при перечислении указывается первым.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Проекты приказов и указаний визируются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра только соответствующими заместителями Министра, руководителями структурных подразделений Министерства, Депправа и Депгосслужбы.

При этом, дополнительно каждый лист документа визируется на обороте руководством Депправа.

От структурного подразделения должна быть только одна виза соответствующего руководителя. Виза должна быть разборчива (с расшифровкой фамилии исполнителя) и датирована.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на последнем листе приложения.

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Технически предлагается следующий порядок подписания совместных приказов:

очередность получения подписей обратная - справа налево, что подразумевает, что последним совместный приказ подписывает выпускающий федеральный орган исполнительной власти или иное ведомство, соответствующая подпись которого располагается слева.

3.3. Протокол

 

3.3.1. Протокол составляется на основании поручений, данных во время заседаний коллегии (совещаний), представленных справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства, другими организациями, на которые возложена подготовка материалов, не позднее, чем за 15 дней до даты предусмотренной планом работы коллегии Министерства. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей.

Ведение записей во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на Депгосслужбы или/и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

3.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председательствующий (председательствовал);

присутствовали - список присутствующих;

повестка дня;

выступающие по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы совещаний; протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.3.4. Заверенные копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам, в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты (приложения NN 4, 5):

наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля заглавными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру,

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру,

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протокола в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру,

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании).

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.4. Протокол заседания коллегии

 

3.4.1. Заседания коллегии оформляются протоколом, в котором фиксируются принятые решения по каждому рассмотренному вопросу.

Протоколы заседаний коллегии направляются персонально членам коллегии, а также руководителям структурных подразделений.

3.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, остаются в протокольном отделе Депгосслужбы.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

3.5. Протоколы совещаний

 

3.5.1. Протоколы совещаний, проведенных Министром и его заместителями, оформляются соответствующими секретариатами или работниками подразделений Министерства, по инициативе которых проводится совещание.

Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений Министерства, оформляются работниками этих подразделений.

3.5.2. Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и ответственных исполнителей.

3.5.3. Подписанные протоколы совещаний, проведенных Министром и первыми заместителями Министра, регистрируются, доводятся до исполнителей и хранятся в протокольном отделе Депгосслужбы.

Подписанные протоколы совещаний у заместителей Министра передаются в соответствующие секретариаты для регистрации, доведения до исполнителей, контроля исполнения и хранения.

Подписанные протоколы совещаний, проведенных в структурных подразделениях, передаются в службу делопроизводства этих подразделений для регистрации, ознакомления исполнителей, контроля исполнения и хранения.

3.5.4. Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, в которых содержатся рекомендации другим структурным подразделениям Министерства, организациям и предприятиям, подведомственным Минсельхозу России, утверждаются заместителями Министра согласно распределению обязанностей.

3.6. Положения, правила, инструкции

 

3.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В Инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.

3.6.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов.

3.6.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.7. Служебные письма

 

3.7.1. Служебные письма Министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.7.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Министерство считает..."

 

Если письмо оформлено на бланке должностного лица Министерства, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.7.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается приказами или указаниями, а также в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

IV. Правила оформления документов

 

4.1 Бланки документов

 

4.1.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 6).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма федерального органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.2. В Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования Министерства;

бланки с указанием должности руководителя Министерства и его заместителей;

бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями (приложение 7).

Состав видов бланков, применяемых в Министерстве, утверждается его руководителем по представлению Депгосслужбы.

4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам федеральных органов исполнительной власти.

4.1.4. Бланки документов Министерства подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировалъно-множителъных# аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя Депгосслужбы.

4.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководства Министерства. Соответствующие предложения вносятся руководителем Депгосслужбы вместе с образцами предлагаемых бланков.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

4.2.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется.

4.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).

4.2.3. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, первым заместителем Министра. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются Министром, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается вносить исправления от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

4.2.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся и именительном падеже.

Например:

 

                             Министерство культуры
                             Российской Федерации
                             Управление делами

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

 

                             Министерство образования
                             Российской Федерации
                             Управление делами
                             Ведущему специалисту
                             А.И. Петрову

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

 

                             Генеральному директору
                             объединения "Агропром"
                             В.Д. Иванову

 

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

 

                             И.П. Калинину
                             ул. Садовая, д. 5, кв. 12
                             Киреевский р-н, г. Липки
                             Тульская обл., 301264

4.2.5. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Согласование проекта документа, проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра путей сообщения

Российской Федерации

_______________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.09.2000

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2000 N 01-15/155-К

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости и от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

4.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                                Руководитель Федеральной
                                                архивной службы России
                                   __________________ ___________________
                                   (личная подпись)   (инициалы, фамилия)
                                     16.10.2000

 

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Министерства.

 

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Приказом Росархива
                                                от 16.10.2000 N 1505

4.2.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.2.8. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона.

Например:

 

Максимова Нина Сергеевна

928-88-14

или

Максимова

928-88-14

 

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.2.9. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Например:

 

      Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
                  2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

 

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу Министерства сельского хозяйства Российской Федерации ...N...

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

4.2.10. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

V. Организация документооборота и исполнения документов

 

5.1. Организация документооборота

 

5.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

5.1.3. При применении в Министерстве электронного документооборота Депгосслужбы разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Министерство.

5.1.4. Документы, зарегистрированные и доставленные в структурные подразделения Министерства с использованием системы электронного документооборота являются равнозначными документам, зарегистрированным традиционным способом и обязательными к исполнению.

5.2. Организация доставки документов

 

Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой фельдъегерской и электрической связи, нарочным.

5.3. Обработка входящих документов

 

5.3.1. Документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра или непосредственно Министерству принимаются и регистрируются как входящие документы отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы. Причем все документы из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации (Государственная Дума и Совет Федерации), Минфина России, Минэкономразвития России и Счетной палаты имеют индекс "П" и регистрируются в группе правительственной корреспонденции, все остальные документы - в группе общей корреспонденции.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям Министерства, регистрируются соответствующими службами делопроизводства.

5.3.2. Если при вскрытии конвертов обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, обозначенного на документе, номеру на конверте, то об этом сообщается отправителю. Не вскрываются конверты с пометкой "Лично".

5.3.3. Предварительное рассмотрение документов в отделе правительственной и общей корреспонденции проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел правительственной и общей корреспонденции, где в регистрационно-контрольную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. В исключительных случаях, когда документ содержит большой объем страниц, размножается только титульный лист документа с поручениями руководителя, о чем в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка.

5.3.4. Все входящие документы должны рассматриваться в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей. Подготовку резолюций руководства осуществляют советники, консультанты руководства Министерства. В случае отсутствия заместителя Министра, советники, консультанты готовят поручения за подписью заместителя Министра в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Министерства.

5.3.5. Переадресовка поручений руководства Министерства допускается в исключительных случаях не позднее 3-х дней после даты поручения и по согласованию с лицом, давшим поручения. Советники, консультанты делают соответствующую отметку в карточке учета. При изменении ответственного исполнителя отметка делается в карточках всех исполнителей, отделе правительственной и общей корреспонденции, а для контрольных документов - и в отделе контроля и проверки исполнения.

Переадресовка документов, направленных на исполнение Депгосслужбы, производится в 3-дневный срок по взаимному согласованию руководства структурных подразделений с отметкой в карточке учета и указанием фамилии должностного лица.

5.4. Обработка исходящих документов

 

5.4.1. Подписанные исходящие документы Министерства передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы для обработки и отправки адресатам. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов согласно списку на рассылку.

В правительственной корреспонденции исходящие документы готовятся для регистрации в 3 экземплярах, в общей корреспонденции - контрольные письма в 4 экземплярах, а неконтрольные в 3 экземплярах.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.

5.4.2. При невозможности исполнения поручения Правительства Российской Федерации в установленный срок, в Правительство направляется мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения направляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

5.4.3. Все исходящие письма до подписи заместителем Министра должны быть завизированы советниками, консультантами, а письма регистрируемые отделом правительственной и общей корреспонденции - кроме того и заместителем руководителя Депгосслужбы. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Визы проставляются на лицевой стороне документа.

Согласования, замечания, особые мнения, приложения к проекту документа могут оформляться и на отдельном листе. В случае, когда замечания и предложения имеют разногласия принципиального характера, ответственный исполнитель докладывает их заместителю Министра устно или служебной запиской, после чего принимается решение по подписанию документа.

5.5. Порядок подписания документов

 

5.5.1. Документы от имени Министерства подписываются Министром и его заместителями.

Проекты нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законодательных актов Российской Федерации должны визироваться Министром или лицом, его замещающим, с обязательным визированием руководителем Департамента правового обеспечения.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы исполнительной, представительной и судебной власти, подписываются Министром или, по его поручению, первыми заместителями Министра с визированием руководителем Департамента правового обеспечения в установленном порядке.

Документы, направляемые в субъекты Российской Федерации, подчиненным и сторонним организациям, подписываются Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией с визированием руководителем Департамента правового обеспечения в установленном порядке.

Заместители Министра подписывают документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации (Совет Федерации, Государственная Дума Российской Федерации), Правительство Российской Федерации, только в случаях, когда документы из этих вышестоящих органов адресованы непосредственно заместителям Министра, с поручением дать ответ.

5.5.2. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющим разные органы, подписи располагают на одном уровне и документ оформляют на чистом листе.

5.5.3. Порядок подписания и визирования документов может быть определен и иными нормативами и распорядительными актами Министерства.

5.6. Регистрация документов

 

5.6.1. Регистрации подлежат документы, требующие учета исполнения и использования в справочных целях.

Документ должен быть зарегистрирован только один раз: входящий - в день поступления, исходящий - в день подписания или утверждения.

5.6.2. Документы Министерства регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.

Документы структурных подразделений Министерства регистрируются в службах делопроизводства этих подразделений.

5.6.3. При регистрации входящей корреспонденции на лицевой стороне первого листа документа проставляется штамп, где указывается наименование Министерства с индексом структурного подразделения, дата регистрации и порядковый номер поступления.

При регистрации исходящей корреспонденции дата и номер отправления проставляется в бланке документа.

5.6.4. Для регистрации всех категорий документов в Министерстве применяется единая форма регистрационно-контрольной карточки (приложение N 8).

5.6.5. Количество экземпляров регистрационно-контрольной карточки определяется числом учетных, справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. При этом в учетных картотеках регистрационно-контрольные карточки следует систематизировать по порядковым номерам поступлений (отправлений), в справочных картотеках - по корреспондентам и, при необходимости, в контрольных картотеках - по срокам исполнения поручений.

5.6.6. При регистрации индекс входящего документа должен состоять:

для правительственной корреспонденции - из литерного обозначения, порядкового номера поступления в Министерство. Например: П-361;

для общей корреспонденции - из порядкового номера поступления в данном подразделении. Например: N 1044;

для корреспонденции структурных подразделения# - из порядкового номера поступления в данном подразделении.

5.6.7. При регистрации индекс исходящего документа должен состоять:

для правительственной корреспонденции - из литерного обозначения, индекса руководства Министерства, подписавшего документ, индекса структурного подразделения - исполнителя и порядкового номера отправления. Например: П-2-16/987;

для общей корреспонденции - из индекса руководства Министерства, подписавшего документ, индекса структурного подразделения - исполнителя и порядкового номера отправления. Например: 1-15/4235;

для корреспонденции структурных подразделений - из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера отправления. Например: 32-15/46.

На исходящие документы заводятся регистрационно-контрольные карточки, содержащие необходимые сведения о них.

5.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

 

5.7.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.7.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.7.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отравителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

5.7.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в обычном установленном порядке. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в обычном установленном порядке;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.8. Учет объема документооборота

 

5.8.1. Депгосслужбы (отдел правительственной и общей корреспонденции) осуществляет учет объема документооборота, представляющего собой количество входящих и исходящих документов за определенный период времени. Данные об объеме документооборота для систематического анализа ежемесячно представляются структурными подразделениями Министерства в отдел правительственной и общей корреспонденции.

5.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

VI. Поисковая система по документам

 

6.1. Регистрация документов

 

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе в традиционных и (или) электронных карточках по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

6.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Министерства и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Министерства, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в Депгосслужбы. Документы, создаваемые по направлениям деятельности Министерства, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Депгосслужбы или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6.1.6. Документы регистрируются в регистрационно - контрольных карточках (РКК) - традиционных или электронных карточках. Регистрация в электронных карточках обязательна при наличии в структурном подразделении рабочего места системы электронного документооборота.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.1.9. Регистрация документов - ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

6.2. Организация поисковой системы по документам

 

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве создаются поисковые системы по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов Министерства;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Министерства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам Министерства, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет руководство Министерства совместно с Депгосслужбы по предложению руководителей структурных подразделений как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется руководителями структурных подразделений по согласованию с руководством Министерства, в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.

VII. Контроль исполнения документов

 

7.1. Организация контроля за исполнением документов и поручений

 

В целях улучшения работы с документами и повышения исполнительской дисциплины в Министерстве действует следующий порядок подготовки и прохождения материалов.

7.1.1. Не допускается внесение руководству Министерства новых проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.

Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее, либо возникли какие-либо новые обстоятельства.

7.1.2. С целью концентрации внимания руководителей и специалистов на главных направлениях деятельности и рационального сокращения документооборота в полной мере использовать предоставленные права для самостоятельного решения вопросов, относящихся к их компетенции.

Предложения руководству Министерства должны представляться только по вопросам, требующим его решения или участия.

7.1.3. Различные вопросы производственной и финансово-хозяйственной деятельности должны вноситься на рассмотрение руководства Министерства лишь в случаях, если не найдено согласованных решений с соответствующими подразделениями.

7.1.4. Проекты нормативных правовых актов, поступающие в структурные подразделения на согласование из других структурных подразделений, должны рассматриваться в срок не более суток. В противном случае они будут считаться согласованными без замечаний.

Депправо обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступившие на согласование, в срок не более 5 суток.

7.1.5. Персональную ответственность за организацию работы с документами и исполнительскую дисциплину в структурных подразделениях несет руководитель структурного подразделения или его заместитель. Указанная функция должна быть зафиксирована в должностной инструкции.

Организация контроля должна обеспечивать учет, проверку исполнения документов в установленные сроки и обобщение результатов выполнения поручений.

7.1.6. Ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений других федеральных органов исполнительной власти, приказов, распоряжений и указаний Министерства, решений коллегии и поручений Министра возлагается персонально на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.

7.1.7. Все поручения по документам, поступившие в Министерство и данные руководством Министерства, подлежат обязательному исполнению.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

7.1.8. Руководство Министерства и Депгосслужбы устанавливают срок исполнения поручений по документам, зарегистрированных в Депгосслужбы.

7.1.9. Если поручение адресовано руководителям нескольких структурных подразделений, ответственность за организацию его исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию.

С целью сокращения сроков прохождения документов и улучшения качества их подготовки ответственный исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.

7.1.10. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

7.1.11. Соисполнителям при исполнении совместных поручений представлять необходимые материалы ответственному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее трети установленного срока.

7.1.12. При необходимости дополнительного согласования документа с подразделениями, не являющимися соисполнителями, срок согласования не более суток, при этом ответственность за срок исполнения поручения в целом остается за ответственным исполнителем.

7.1.13. Переадресовка документов при необходимости осуществляется должностным лицом, давшим поручение, или Депгосслужбы, но не позднее 2 дней с момента получения документа структурным подразделением Министерства. Передача контрольных документов прошедших регистрацию в Депгосслужбы на исполнение из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется только после соответствующего оформления в Депгосслужбы.

Передача поручений из одного подразделения в другое без оформления переадресовки запрещена.

7.1.14. Контроль и проверку исполнения в Министерстве осуществляют:

отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы - поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других федеральных органов исполнительной власти, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, обращений граждан, поручений Министра и его первых заместителей;

консультанты, советники заместителей Министра - поручений, поступивших непосредственно в адрес заместителей Министра;

службы делопроизводства структурных подразделений Министерства - поручений, поступивших непосредственно в адрес департаментов, управлений, отделов и поручений, исполняемых подведомственными организациями.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

7.1.15. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "В.срочно" - исполняются в суточный срок; "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

7.1.16. Поручения сроком исполнения до 10 дней должны доводиться до исполнителя в день поступления.

7.1.17. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.1.18. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

7.1.19. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке системой электронного документооборота. Напоминания и сообщения о невыполнении поручения в срок, полученные исполнителями по почтовой службе системы электронного документооборота, являются обязательными для принятия к сведению в процессе исполнения решения.

7.1.20. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

7.1.21. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

7.1.22. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения соответствующего срока, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с обоснованной просьбой о продлении срока. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения необходимо в тот же день поставить в известность контролирующее подразделение Депгосслужбы для внесения изменений в контрольно-регистрационную карточку.

7.1.23. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Министр, а в его отсутствие первый заместитель, представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

7.1.24. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

7.1.25. Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.

7.1.26. Исполненные документы снимаются с контроля в контролирующих подразделениях.

7.1.27. Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.

7.1.28. Отметка об исполнении вносится в регистрационно-контрольную карточку и включает фамилию и телефон исполнителя, краткую запись решения вопроса по существу, дату и номер ответного документа, а также номер дела, в котором будут храниться документы.

7.1.29. В случае неисполнения поручения в установленный срок ответственные за контроль докладывают об этом руководству Депгосслужбы и Министерства с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносят соответствующие предложения по ускорению исполнения поручения, а также укреплению исполнительской дисциплины.

7.1.30. Депгосслужбы анализирует состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Министерства (приложения N 11, 12), докладывает руководству Министерства и информирует структурные подразделения еженедельно.

7.1.31. Заместители Министра регулярно рассматривают состояние исполнительской дисциплины в курируемых подразделениях.

7.1.32. Руководители департаментов, управлений, отделов систематически проводят совещания, на которых обсуждается состояние исполнительской дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.

7.2. Работа с обращениями граждан

 

Министерство обязано в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации и действующим законодательством рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Руководители структурных подразделений Министерства и другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:

внимательно разбираться по существу поставленных вопросов, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений;

проверять работу подведомственных организаций по рассмотрению обращений граждан, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах, направляют их не позднее чем в 5-дневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителя, а при личном приеме разъясняют, куда ему следует обратиться.

Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

Не допускается рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях без регистрации их в Депгосслужбы Министерства.

Заместители Министра, руководители структурных подразделений несут личную ответственность за организацию приема граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб.

Порядок ведения делопроизводства, контроль за своевременным и качественным исполнением, формирование и хранение дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, а также организация их личного приема утверждены приказом Минсельхоза России от 30 декабря 1997 г. N 525.

VIII. Организация документов в делопроизводстве

 

8.1. Составление номенклатуры дел

 

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации, группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в четырех экземплярах, согласовывается с архивом Министерства (далее - архив) и вводится в действие с 1 января.

8.1.4. Сводная номенклатура дел (приложение N 10) составляется отделом делопроизводства и архива Министерства на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 9).

8.1.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

8.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 16-04-01, где

16-цифровое обозначение Депгосслужбы Министерства,

04-порядковый номер отдела делопроизводства и архива Департамента,

01-порядковый номер заголовка дела.

 

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории) с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады и т.д.)

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с органами управления АПК субъектов Российской Федерации по вопросам сельскохозяйственного производства

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией Читинской области по вопросам ликвидации маслозаводов.

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты автобазы Минсельхоза России о работе автотранспорта

 

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов. Сначала вносятся приказы, указания, протоколы, планы, отчеты, а затем другие документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончания# календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

8.1.7. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

 

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях.

8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограммы, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

8.2.5. Документы внутри дела должны располагаться в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

8.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения (приказы по производственной деятельности, документы коллегии, годовые бухгалтерские отчеты), временного (свыше 10 лет) хранения (протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий), а также дела по личному составу (приказы по личному составу, личные дела сотрудников, карточки формы Т-2). Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 17); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку и переплет; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

8.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8.3. Оперативное хранение документов

 

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.3.2. Выдача дел или документов другим подразделениям производится с разрешения руководителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего отдел делопроизводства и архива, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив

 

9.1. Экспертиза ценности документов и составление описей дел

 

9.1.1 Для организации и проведения экспертизы научно-практической ценности документов, отбора их и подготовки на архивное хранение создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия Министерства (ЦЭК). В структурных подразделениях Министерства созданы экспертные комиссии (ЭК) этих подразделений.

9.1.2. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения NN 13, 14, 15), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 16).

9.1.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.1.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копий и т.п.

9.1.5. Опись дел составляется в четырех экземплярах, два из которых вместе с делами передаются в архив.

9.2. Подготовка и передача документов в архив

 

9.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела делопроизводства и архива Депгосслужбы.

9.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.7. Прием каждого дела производится начальником отдела делопроизводства и архива Депгосслужбы в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается арабскими цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела делопроизводства и архива Министерства и лица, передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений, увязанными в связки. Вместе с делами в отдел делопроизводства и архива Министерства передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы и журналы регистрации приказов, указаний и др. Заголовок каждой картотеки и журнала включается в опись.

9.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, лицо ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период работы ликвидационной комиссии формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел делопроизводства и архива Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.9. Экспертиза ценности документов в организации.

Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется постоянно действующей центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК) и постоянно действующими экспертными комиссиями структурных подразделений Министерства. Положение о ЦЭК (ЭК) Министерства утверждается руководством Министерства по согласованию с Росархивом. Экспертные комиссии структурных подразделений утверждаются руководством структурных подразделений.

 

      СОГЛАСОВАНО

 

      Заместитель Руководителя федеральной
      архивной службы России В.А. Еремченко

 

      "     "           2001 г.

Приложение N 1

 

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ)

 

 

ПРИКАЗ

 

 

         ___________                    Москва          N____

 

 

(Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

в Минсельхозе России)

 

 

(текст приказа)

 

 

 

 

Министр

Приложение N 2

 

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ)

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

         __________                      Москва        N____

Приложение N 3

 

             МИНИСТЕРСТВО
          СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА                         Руководителям
         РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                         структурных
         (Минсельхоз России)                          подразделений

 

 

           У К А З А Н И Е

 

               Москва

 

 

         Об организации работы с ГУП
         "Федеральное агентство по
         регулированию продовольственного
         рынка" при Минсельхозе России

 

 

                                    (Текст указания)

 

 

         Заместитель Министра

Приложение N 4

 

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
(Минсельхоз России)

 

 

ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

 

              от                                                N

Приложение N 5

 

ПРОТОКОЛ
совещания у Министра сельского хозяйства
Российской Федерации

 

             от                                              N
                             Москва

 

 

Присутствовали:

 

 

(рассматриваемый вопрос)

________________________________

 

(выступающие по данному вопросу)

 

 

В ходе совещания даны следующие поручения:

 

 

(текст поручений)

 

 

Министр

Приложение N 6

 

МИНИСТЕРСТВО

СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

(Минсельхоз России)

 

107139,Москва, Орликов пер.,1/11

Для телеграмм: Москва 84

Минроссельхоз

факс: (095) 207-8362. тел.: 207-8000

E-mail: agro@aris.ru

WWW:http://www.aris.ru

 

_______N__________

На N________________

Приложение N 7

 

МИНИСТЕРСТВО

СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Минсельхоз России)

 

Департамент административной

работы и государственной службы

 

107139, Москва, Орликов пер., 1/11

Для телеграмм: Москва 84

Минроссельхоз

факс: (095) 207-8362. тел.: 207-8000

E-mail: agro@aris.ru

WWW:http://www.aris.ru

 

________ N _________

 

На N ________________

Приложение N 8

 

      -------------------------------------------------------------------
                          Дата поступления и входящий N| Дата исполнения
      -------------------------------------------------+-----------------
                                                На имя |
      -------------------------------------------------------------------
                                             Вид и N входящего документа
      -------------------------------------------------------------------
                                                           Корреспондент
      -------------------------------------------------------------------
                                            Краткое содержание документа
      -------------------------------------------------------------------
                                                    Содержание поручения
                                           (или кому направлен документ)
      -------------------------------------------------------------------

 

 

      -------------------------------------------------------------------
                                          дата регистрации и исходящий N
      -------------------------------------------------------------------
                                                                  На имя
      -------------------------------------------------------------------
                                                 На основании документов
      -------------------------------------------------------------------
                                            Краткое содержание документа
      -------------------------------------------------------------------
                                          Кто подписал (кто завизировал)
      -------------------------------------------------------------------

Приложение N 9

 

         Министерство сельского хозяйства
         Российской Федерации
         (Минсельхоз России)

 

         Наименование структурного
         подразделения

 

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

         00.00.0000      N__

 

         (место составления)
         на____________ год

 

  /--------------------------------------------------------------------\
  |Индекс дела|Заголовок дела|Кол-во дел|Срок хранения дела |ПРИМЕЧАНИЕ|
  |           |(тома, части) |(томов,   |(тома, части) и N  |          |
  |           |              |частей)   | статей по перечню |          |
  |-----------+--------------+----------+-------------------+----------|
  |      1    |       2      |     3    |         4         |     5    |
  |--------------------------------------------------------------------|
  |                           Название раздела                         |
  \--------------------------------------------------------------------/

 

         Наименование должности руководителя
         структурного подразделения            Подпись     Расшифровка
                                                                 подписи
         Дата

 

 

         СОГЛАСОВАНО

 

         Наименование должности
         руководителя службы ДОУ               Подпись     Расшифровка
                                                                 подписи

 

         Дата

 

 

         Руководитель архива
         (лицо, ответственное за архив)        Подпись     Расшифровка
                                                                 подписи

 

         Дата

 

 

      Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году
      в структурном подразделении

 

 /----------------------------------------------------------------------\
 |По срокам хранения        | Всего  |          В том числе:            |
 |                          |        |----------------------------------|
 |                          |        |  переходящих  | с отметкой "ЭПК" |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |             1            |    2   |        3      |        4         |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Постоянного               |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Временного (свыше 10 лет) |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Временного (до 10 лет     |        |               |                  |
 |включительно)             |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |ИТОГО:                    |        |               |                  |
 \----------------------------------------------------------------------/

 

 

         Наименование должности ответственного
         за делопроизводство
                                               Подпись     Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

 

 

         Итоговые сведения переданы в архив

 

         Наименование должности,
         передавшего сведения                  Подпись     Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

Приложение N 10

 

         Министерство сельского хозяйства
         Российской Федерации
         (Минсельхоз России)

 

 

         УТВЕРЖДАЮ

 

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          Наименование должности
                                                руководителя Министерства
         00.00.0000      N___
         (место составления)                      Подпись     Расшифровка
                                                                  подписи
                                                     Дата

 

         на________ год

 

 /----------------------------------------------------------------------\
 |Индекс дела|Заголовок дела |Кол-во дел |Срок хранения дела|ПРИМЕЧАНИЕ |
 |           | (тома, части) |(томов,    |(тома, части) и N |           |
 |           |               | частей)   |статей по перечню |           |
 |-----------+---------------+-----------+------------------+-----------|
 |     1     |       2       |     3     |       4          |    5      |
 |----------------------------------------------------------------------|
 |                          Название раздела                            |
 \----------------------------------------------------------------------/

 

 

      Наименование должности руководителя
      службы ДОУ                             Подпись          Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

 

 

      Виза руководителя архива
     (лица, ответственного за архив)
                                            Подпись           Расшифровка
                                                                  подписи
         Дата

 

 

         СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

 

         Протокол ЦЭК                    Протокол ЭПК федерального архива
         от_______ N_______                   от________ N_______

 

 

      Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______ году
         в Минсельхозе России

 

 /----------------------------------------------------------------------\
 |По срокам хранения        | Всего  |          В том числе:            |
 |                          |        |----------------------------------|
 |                          |        |  переходящих  | с отметкой "ЭПК" |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |             1            |    2   |        3      |        4         |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Постоянного               |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Временного (свыше 10 лет) |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |Временного (до 10 лет     |        |               |                  |
 |включительно)             |        |               |                  |
 |--------------------------+--------+---------------+------------------|
 |ИТОГО:                    |        |               |                  |
 \----------------------------------------------------------------------/

 

 

       Наименование должности руководителя
       службы ДОУ
                                             Подпись          Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

 

 

         Итоговые сведения переданы в архив

 

       Наименование должности лица,
       передавшего сведения             Подпись               Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

Приложение N 11

 

СПРАВКА
о контрольных документах, находящихся на исполнении в
структурных подразделениях Минсельхоза России

 

 

по состоянию на 2001 года#

Наименование структурных подразделений

поручения Правительства

приказы, мероприятия, поручения коллегии

поручения руководства

по письмам организаций и регионов

по письмам граждан

по письмам депутатов

всего на контроле

в т.ч. срок истек

всего на контроле

в т.ч. срок истек

всего на контроле

в т.ч. срок истек

всего на контроле

в т.ч. срок истек

всего на контроле

в т.ч. срок истек

Приложение N 12

 

СПРАВКА
О соблюдении подразделениями Минсельхоза
России сроков исполнения поручений, контролируемых Депгосслужбой за 2001 г.

Наименования структурных подразделений

всего поручений

в том числе

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

поручения Правительства

приказы, мероприятия, поручения коллегии

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

Продолжение приложения N 12

 

в том числе

поручения по письмам организаций и регионов

письма граждан

письма депутатов

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

всего исполнено

из них просрочено

% просроченных к общему кол-ву

Приложение N 13

 

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСЕЛЬХОЗ РОССИИ)

 

 

 

Фонд N _________

 

 

ОПИСЬ N ________

 

 

 

(название описи)

 

 

 

Крайние даты дел

Приложение N 14

 

                УТВЕРЖДАЮ

 

                Наименование должности      Подпись           Расшифровка
                руководителя структурного                     подписи
                подразделения
                Дата

 

 

         Фонд N
         ОПИСЬ N
         дел временного (свыше 10 лет)
         хранения
         за______________________ год.

 

 

      ___________________________________________________________________
                        Наименование структурного подразделения

 

N

п/ п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

      В данную опись внесено_______________________________дел,
      дел, с N                                       по N
      с N________________по N______________, в том числе:
      литерные номера:
      пропущенные номера:

 

 

      Наименование должности
      составителя                    Подпись          Расшифровка подписи

 

      Дата

 

 

      Руководитель архива (лицо,
      ответственное за архив)        Подпись          Расшифровка подписи

 

      Дата

 

 

      СОГЛАСОВАНО

 

      Протокол ЦЭК (ЭК) организации
      от_______________ N__________

Приложение N 15

 

                 УТВЕРЖДАЮ

 

                 Наименование должности      Подпись          Расшифровка
                 руководителя структурного                    подписи
                 подразделения
                 Дата

 

         Фонд N_________
         ОПИСЬ N________
         дел по личному составу
         за _________ год

 

Наименование раздела

N

п/ п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

   В данную опись внесено_______________________________дел,
   дел, с N                                       по N
   с N________________по N______________, в том числе:

 

   литерные номера:
   пропущенные номера:

 

 

   Наименование должности
   составителя                        Подпись               Расшифровка
                                                            подписи

 

   Дата

 

 

   Начальник отдела кадров
   (инспектор по кадрам)              Подпись               Расшифровка
                                                            подписи

 

   Дата

 

 

   ОДОБРЕНО                             СОГЛАСОВАНО

 

   Протокол ЦЭК (ЭК) организации        Протокол ЭПК архивного учреждения
   от_______________ N__________        от_______________N__________

Приложение N 16

 

         Наименование структурного                    УТВЕРЖДАЮ
         подразделения
                                                Наименование должности
                     АКТ                        руководителя структурного
         _____________N____________             подразделения

 

         __________________________             Подпись       Расшифровка
             (место составления)                              подписи

 

         о выделении к уничтожению документов,                Дата
         не подлежащих хранению

 

         На основании_______________________________________________
                     (название и выходные данные перечня документов
         ___________________________________________________________
                     с указанием сроков их хранения)

 

      отобраны   к   уничтожению   как   не   имеющие научно-исторической
      ценности   и  утратившие  практическое  значение  документы   фонда
         N_________
                  (название фонда)

 

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за год(ы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

   Итого____________________________ дел за__________________________годы
           (цифрами и прописью)
   Описи дел постоянного хранения за_____________годы утверждены, а по
   личному составу согласованы с ЭПК__________________________________
                                   (наименование архивного учреждения)
   (протокол от________________________________N______________________)

 

   Наименование должности лица,
   проводившего экспертизу
   ценности документов                  Подпись            Расшифровка
                                                               подписи

 

   Дата

 

 

   СОГЛАСОВАНО

 

   Протокол ЦЭК (ЭК)
   от______________N_________

 

 

   Документы в количестве _________________________дел, весом
                              (цифрами и прописью)

 

   ____________________ кг сданы в ___________________________________
   (.................................)
   на  переработку  по  приемо-сдаточной  накладной  от ______________
   N_______________

 

   Наименование должности работника,
   сдавшего документы                      Подпись         Расшифровка
                                                               подписи

 

   Изменения в учетные документы внесены.

 

 

   Наименование должности работника архива,
   внесшего изменения в учетные документы      Подпись     Расшифровка
                                                               подписи

 

   Дата

Приложение N 17

 

      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
      N________________________________________________

 

      В деле подшито и пронумеровано ____________________________________
                                            (цифрами и прописью)
      листа(ов)
      в том числе: литерные листы _______________________________________

 

      пропущенные номера________________________________________ + листов
      внутренней описи __________________________________________________

 

 

      Наименование должности лица
      составившего заверительную

 

                                      Подпись                 Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

Приложение N 18

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКИЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

 

                                                      /----------------\
                                                      |   фонда _______|
                                                      | N описи _______|
                                                      |   дела  _______|
                                                      \----------------/

 

          Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
             ______________________________________________
                         (Минсельхоз России)
             ______________________________________________
                   (наименование фондообразователя)
             ______________________________________________
               (наименование структурного подразделения)

 

 

 

                                   N
      ___________________________________________________________________
      ___________________________________________________________________
      ___________________________________________________________________
      ___________________________________________________________________
      ___________________________________________________________________
                            (заголовок дела)

 

 

 

                                             Начато:______________20__ г.
         /----------------\
         |    фонда ______|                  Окончено:____________20__ г.
         | N  описи ______|
         |    дела  ______|
         \----------------/                        На______________листах

 

                                                        Хранить постоянно

Приложение N 19

 

                          ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

                   документов дела N_____________________

 

N

пп

Индекс документов

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечания

1

2

3

4

5

6

 

      Итого___________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)

 

      Количество листов внутренней описи ________________________________
                                               (цифрами и прописью)

 

      Наименование должности лица,
      составившего внутреннюю опись
      документов дела                  Подпись                Расшифровка
                                                                  подписи

 

         Дата

В связи с введением единых правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждена новая Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в аппарате Минсельхоза России.

В новой Инструкции приведены требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных правовых актов, расширен перечень издаваемых Министерством актов (предусмотрено издание распоряжений), регламентирован порядок оформления документов, особое внимание обращено на прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. Предусмотрена организация поисковой системы по документам.

Инструкция введена в действие с 1 мая 2002 года.


Прикaз Минсельхоза РФ от 22 мая 2002 г. N 509 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Минсельхоза России"


Инструкция, утвержденная настоящим приказом, вводится в действие с 1 мая 2002 г.


Текст приказа размещен на сайте Минсельхоза РФ в Internet (http://mcx.ru)


Приказом Минсельхоза РФ от 23 марта 2007 г. N 175 настоящий приказ признан утратившим силу


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.