Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 4
к документации по размещению заказа
Техническое задание на внедрение системы электронного документооборота
1. Общие сведения
1.1 Наименование работ
Внедрение системы электронного документооборота для нужд Федерального агентства по рыболовству.
1.2 Заказчик и Исполнитель работ
Заказчик работ: Федеральное агентство по рыболовству (далее - Росрыболовство).
Исполнитель работ: определяется на конкурсной основе в соответствии с действующим законодательством.
1.3 Сроки выполнения работ
Начало работ: с момента заключения государственного контракта.
Окончание работ: до 15 декабря 2008 г.
1.3.1 Сроки предоставления гарантии качества выполняемых работ
Сроки предоставления гарантии качества выполняемых работ должен# составлять не менее 6 месяцев.
1.4 Источник финансирования: Федеральный бюджет
2. Назначение, цели создания системы и основное содержание работ
2.1 Назначение системы
Система электронного документооборота (далее - СЭД) предназначена для построения эффективной системы управления рабочими процессами обработки документов и контроля их выполнения, автоматизации основных процедур делопроизводства.
2.2 Цели создания системы
Внедрение системы должно обеспечить автоматизацию регламентов общего делопроизводства: создать информационное обеспечение руководства Росрыболовства и его структурных подразделений, повысить качество отчетных документов по документообороту, сократить время подготовки, согласования и прохождения документов, обеспечить эффективный контроль их исполнения и разграничения доступа к документам.
2.3 Решаемые системой задачи
В рамках выполнения работ должны быть решены следующие задачи
- автоматизация типовых процессов текущего делопроизводства и архивного дела;
- перенос данных из существующей системы электронного документооборота;
- обеспечение сквозного контроля исполнения документов до уровня конечных исполнителей;
- обеспечение ограничения доступа к информации встроенными средствами системы и контроля действий пользователей;
- сокращение временных издержек и трудозатрат на поиск документов, а также подготовку типовых документов.
2.4 Основное содержание работ
В рамках выполнения работ необходимо:
1. Установить и настроить необходимое серверное и клиентское программное обеспечение на территории Росрыболовства для одновременной работы не менее чем 150 пользователей с возможностью расширения числа пользователей со 100 процентным охватом согласно штатной численности при наличии соответствующей техники.
2. Предоставить комплект эксплуатационной документации, включающий:
1. Руководство пользователя
2. Руководства администратора
3. Организовать проведение обучения пользователей системы (до 30 человек). Обучение должно проводиться в группах по 5 человек на территории Заказчика по заранее согласованному с Заказчиком графику обучения. Руководство Росрыболовства и управлений должны проходить обучение в индивидуальном порядке.
4. Обеспечить сопровождение опытной эксплуатации системы на территории Заказчика на период не менее одной недели после завершения обучения пользователей.
5. Провести анализ существующей системы электронного документооборота и обеспечить перенос данных во внедряемую систему в рамках данных работ СЭД.
3. Требования к системе
3.1 Требования к системе в целом
3.1.1. Общие требования
1. Система должна базироваться на тиражируемом прикладном программном обеспечении, реализующим базовые функции автоматизации документооборота и процессов управления, содержать параметрические механизмы настройки функциональности без программирования, а также предоставлять возможности функциональных модификаций на базе открытого программного интерфейса с использованием распространенных языков программирования.
2. Система должна представлять собой интегральное законченное решение, обладающее требуемой функциональностью, с возможностью масштабирования и построения новых решений по модульному принципу.
3. Система должна обеспечивать автоматизацию основных контуров документооборота, включая создание электронного архива документов, автоматизированной системы делопроизводственных процедур и контроля исполнительской дисциплины, а также же# системы управления бизнес-процессами.
4. Система должна обеспечивать автоматизацию всех стандартных функций делопроизводства согласно:
- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Система должна обеспечивать реализацию как бумажно-электронного документооборота, так и полностью электронного документооборота (с использованием электронно-цифровой подписи, далее - ЭЦП).
Исполнитель должен обеспечить выполнения# полного цикла работ по внедрению Системы в эксплуатацию и настройке рабочих мест пользователей Системы.
3.1.2. Требования к архитектуре
Система должна соответствовать следующим требованиям:
1. Трехуровневая клиент-серверная архитектура.
2. Использование Microsoft Windows Server или эквивалента в качестве сервера приложения.
3. Использование Microsoft SQL Server или эквивалента в качестве СУБД.
4. Синхронизация списка пользователей и справочника организационной структуры с каталогом Microsoft Active Directory.
5. Интегрированная с Microsoft Windows Server система аутентификации пользователей.
6. Средства репликации данных между серверами системы в распределенной архитектуре.
7. Импорт и экспорт содержания и структуры документов в стандартные форматы представления данных (XML).
8. Возможность отдельного размещения файлов документов в файловой системе, а не БД.
9. Использование стандартных средств разработки Microsoft для расширения функциональности системы.
10. Отображение внешних web-страниц в интерфейсе системы.
11. Для доступа к системе должны использоваться стандартные средства, доступ должен осуществляться с использованием стандартного браузера Microsoft Internet Explorer или эквивалента.
12. Ведение журнала действий пользователей системы и внутрисистемных событий.
3.2 Требования к эргономике и технической эстетике
1. СЭД должна иметь интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
2. Интерфейс и все сообщения системы должны быть русскоязычными.
3. При обнаружении системой каких-либо ошибок в действиях пользователя должно выдаваться сообщение с пояснениями, достаточными для исправления ошибки.
4. Все элементы управления, выполняющие одинаковые функции, должны иметь идентичный внешний вид и наименования.
5. В процессе работы пользователь должен иметь доступ к справочной информации в соответствии с его правами доступа.
6. Поля, недоступные для ввода, должны иметь соответствующую визуализацию.
3.3 Требования к настраиваемости
СЭД должна позволять путем настройки и иных действий системных администраторов СЭД, без дополнительной разработки сохранять работоспособность при:
1. изменении организационной структуры;
2. поступлении/увольнении сотрудников;
3. изменении состава видов обрабатываемых документов.
СЭД должна обеспечивать масштабируемость при:
1. количественном росте документооборота;
2. увеличении числа пользователей.
СЭД должна обеспечивать возможность перенастройки для работы в условиях:
1. распределенной структуры;
2. территориально удаленных подразделений.
3.4 Требования к надежности
1. СЭД должна обеспечивать бесперебойную работу в режиме 24*7.
2. Технологические отключения СЭД для выполнения регламентных работ допустимы в период наименьшего использования, с 20:00 до 6:00 по местному времени, или в другое время суток по предварительному согласованию с уполномоченным представителем Заказчика.
3.5 Требования к обеспечению информационной безопасности
1. СЭД должна иметь средства защиты информации от несанкционированного доступа с возможностью задавать соответствующие правила и права доступа как для отдельных пользователей, так и для групп пользователей.
2. Для поддержки функционирования электронной цифровой подписи в составе СЭД должна обеспечивать возможность взаимодействия с удостоверяющим центром, отвечающим следующим требованиям:
- формирование электронных сертификатов открытых ключей в соответствии со стандартами Х.509, PKCS#7, PKCS#10, CMS, SST;
- поддержка криптографических алгоритмов в соответствии с требованиями ГОСТ 28147-89, ГОСТ Р 34.10-94, ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94;
- поддержка протокола TLS;
- поддержка функции регистрации событий;
- обеспечение совместимости с серверами каталогов по протоколу LDAP.
3.6 Требования по стандартизации и унификации
1. СЭД должна соответствовать существующим стандартам и рекомендациям государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).
2. Документация системы должна соответствовать стандартам ГОСТ - 34.
3.7 Требования к патентной (лицензионной) чистоте
1. Исполнитель должен обладать исключительными правами на объекты интеллектуальной собственности.
2. Исполнителем должно быть в явном виде указано все лицензионное программное обеспечение необходимое для создания Системы.
4. Требования к функциям (подсистемам)
4.1 Требования к автоматизации жизненного цикла документа и его маршрутизации
1. СЭД должна обеспечивать автоматизацию обработки документа на всех этапах его жизненного цикла.
2. СЭД должна обеспечивать маршрутизацию документов и поручений и доставку этих документов пользователям СЭД в соответствии с текущим состоянием документа и этапом его жизненного цикла (адресатам документа, исполнителям поручений по резолюциям, согласующим лицам при инициации согласования и пр.).
4.2 Требования к общесистемным справочникам и шаблонам документов и резолюций
1. Все справочники системы, совместно используемые двумя и более модулями системы должны храниться и управляться централизованно.
2. Каждый справочник должен обеспечивать многоуровневую, иерархическую систему хранения информации.
3. Из справочников должны выбираться следующие атрибуты:
- контрагенты;
- виды документов;
- сотрудники Росрыболовства;
- категории документов;
- номенклатура дел.
4. СЭД должна предоставлять возможности для просмотра и редактирования справочников.
5. СЭД должна предоставлять возможности для создания, хранения и использования шаблонов документов, наиболее часто используемых в организации (например, договоров, распоряжений, актов, отчетных форм, писем). Шаблоны должны использоваться там, где требуется создавать документ.
6. Создание шаблонов документов должно осуществляться с использованием Microsoft Office.
7. СЭД должна предоставлять возможности для создания и хранения шаблонов резолюций.
8. СЭД должна предоставлять возможности для создания и хранения шаблонов типовых маршрутов согласования документов.
4.3 Требования к навигации в системе
Система должна обеспечивать следующие возможности навигации по хранилищу документов:
1. Отображение документов, хранящихся в папке, в табличном виде с атрибутами карточек документов.
2. Настройка таблицы, отображающей содержимое папки (составом отображаемых полей, группировка и сортировка по любому полю).
3. Предварительный просмотр элементов таблицы одновременно с навигацией по таблице.
4. Создание виртуальных папок, ассоциированных с поисковыми запросами.
5. Поддержка справочника категорий документов, организация просмотра и поиска документов по категориям.
4.4 Требования к функциям обработки входящей, исходящей и внутренней корреспонденции
1. СЭД должна обеспечивать регистрацию и обработку входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. В процессе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов должна создаваться регистрационная карточка документа и производиться нумерация документа в соответствии с принятым порядком ведения нумерации.
2. Регистрационная карточка документа должна содержать все основные атрибуты документа в соответствии с требованиями делопроизводства. При этом перечень атрибутов документов должен быть расширяем путем настройки администратором СЭД.
3. СЭД должна обеспечивать автоматическое присвоение регистрационных номеров. СЭД должна обеспечивать настройку форматов регистрационных номеров (суффиксов, префиксов) администратором СЭД.
Должна обеспечиваться возможность настройки различных регистрационных номеров для различных структурных подразделений.
4. СЭД должна обеспечивать возможность регистрации документов с использованием ЭЦП.
5. СЭД должна обеспечивать ведение учета движения бумажного экземпляра документа.
6. СЭД должна обеспечивать установление и наглядное отображение связей между документами.
7. СЭД должна обеспечивать наглядное представление информации о поручениях по документу. Информация о поручениях по документу должна отображаться в карточке документа в виде иерархической структуры (дерева заданий) с наглядным представлением текущего состояния исполнения поручения и возможностью перехода к соответствующему поручению и отображению данных об исполнителях из справочника сотрудников
8. СЭД должна обеспечивать возможность прикрепления файлов документов к карточке документа. При этом СЭД должна обеспечивать настройку ограничения используемых форматов файлов администратором СЭД.
9. СЭД должна обеспечивать печать штрихкода и регистрационного штампа на бумажном экземпляре документа. Параметры печати штрихкода и регистрационного штампа (размер, положение на странице) должны настраиваться в параметрах СЭД.
4.5 Требования к функциям согласования проектов документов
1. СЭД должна обеспечивать возможность задания параллельных или последовательных маршрутов согласования документа и отправки документа по заданному маршруту.
2. СЭД должна обеспечивать возможность визирования документа согласующими лицами, а также внесение ими изменений в исходный документ и отправки документа на доработку. При этом СЭД должна обеспечивать ведение версионности файлов документов.
3. СЭД должна обеспечивать возможность согласования документов с использованием ЭЦП.
4.6 Требования к функциям контроля исполнительской дисциплины
1. СЭД должна обеспечивать постановку документов на контроль (как внутренний, так и внешний), установку контрольных сроков, контроль исполнения документов и снятие документов с контроля.
2. СЭД должна обеспечивать возможность автоматического делегирования контроля.
3. СЭД должна предоставлять возможность автоматического вычисления контрольных сроков поручений. Параметры автоматического вычисления должны настраиваться администратором СЭД.
4. В состав СЭД должно входить выделенное рабочее место контроля, обеспечивающее реализацию функций по работе с контрольными поручениями и печать соответствующих контрольных форм.
5. В СЭД должны присутствовать механизмы "активных напоминаний" (резидентный модуль активных напоминаний), обеспечивающие оперативное информирование исполнителей о поручениях, находящихся у них на исполнении.
6. СЭД должна обеспечивать возможность информирования по электронной почте исполнителей контрольных поручений и заинтересованных лиц (контролеров) о поступлении контрольного поручения, приближении срока исполнения, просрочке исполнения и пр.
4.7 Требования к функциям работы со сканерами
1. СЭД должна обеспечивать потоковое сканирование многостраничных бумажных документов и их автоматическое прикрепление к регистрационным карточкам соответствующих документов.
2. СЭД должна обеспечивать механизмы фонового распознавания электронных образов документов хранящихся в СЭД.
3. СЭД должна поддерживать работу с документами с помощью ручных сканеров штрихкода в том числе:
а) Поиск документов
б) Учет движения бумажных экземпляров документов.
4.8 Требования к функциям ведения номенклатуры дел и комплектования дел в структурных подразделениях
1. СЭД должна обеспечивать ведение номенклатуры дел Росрыболовства и списание документов в дела в соответствии с номенклатурой.
2. СЭД должна обеспечивать формирование и оформления дел в структурных подразделениях для передачи их в архив Росрыболовства, а также для уничтожения. В том числе должны формироваться основные отчетные формы (Опись дел, Внутренняя опись дела, Акт на уничтожение)
4.9 Требования к механизмам поиска
Система должна обеспечивать следующие возможности по организации поиска документов:
1. Полнотекстовый поиск, поддержка морфологии русского языка.
2. Поиск по атрибутам документов.
3. Создание библиотеки поисковых запросов.
4. Параметризация поискового запроса в момент его инициализации.
5. Поиск по служебным словам, интерпретируемым при выполнении запроса (например, для дат "сегодня +/- N дней", "сейчас"), для пользователей: "текущий пользователь", "руководитель текущего пользователя").
6. Поиск документов, связанных цепочкой ссылок, за один запрос.
7. Ограничение возвращаемых результатов поиска по количеству.
8. Полно-текстовый поиск по отсканированным и распознанным электронным образам документов.
4.10 Требования к групповой обработке документов и поручений
1. СЭД должна предоставлять возможность выполнения групповой обработки документов и поручений, т.е. возможность выполнения одной операции над группой документов или поручений, в том числе с использованием ручного сканера штрихкода. В обязательном порядке должны быть реализованы следующие групповые операции:
а) Учет движения бумажных экземпляров документов.
б) Прикрепление документа во исполнение.
4.11 Требования к функциям построения отчетов
В системе должны быть предусмотрены следующие типы отчетов:
1. Табличные веб-отчеты, с возможностью детализации и обращения из отчета к объектам системы (документам и поручениям). Веб-отчеты должны предоставлять возможность выгрузки информации в приложения Microsoft Word и Microsoft Excel.
2. Возможность выгрузки результатов фильтрации документов или поручений в приложения (списка отобранных данных) Microsoft Word и Microsoft Excel. При этом должна обеспечиваться возможность выгрузки результатов по определенному шаблону.
3. Система должна обеспечивать построение следующих основных групп отчетов:
а) отчеты для высшего руководства, содержащие информацию о ходе исполнения контрольных поручений, о соблюдении сроков исполнения, исполнительской дисциплине в разрезе управлений;
б) отчеты для контролеров (справки о контрольных поручениях для рассылки по подразделениям, справки о просроченных поручениях и пр.)
в) дополнительные отчеты, обеспечивающие возможность анализа использования СЭД и статистики работы в системе пользователей.
4.12 Требования к подсистеме автоматизации бизнес-процессов
4.12.1 Средства разработки и настройки процессов
Система должна обеспечивать следующие возможности разработки и настройки процессов:
1. Наличие графического редактора для разработки шаблонов бизнес-процессов.
2. Наличие библиотеки шаблонов бизнес-процессов обработки документов.
3. Определение атрибутов процесса, используемых для обмена данными между документами процесса, а также для параметризации функций процесса.
4. Настройка атрибутов процесса при его запуске.
5. Декомпозиция процессов на подпроцессы, синхронная обработка подпроцессов, передача атрибутов между процессами.
Система должна обеспечивать следующие возможности управления процессами:
1. Запуск бизнес-процессов по определенному шаблону вручную.
2. Автоматический запуск процесса при возникновении определенных событий в системе.
3. Остановка процесса вручную, а также приостановка и возобновление исполнения процесса.
4. Внесение изменений в уже запущенный процесс.
5. Построение отчетов о ходе исполнения процессов.
6. Наличие средств обработки ошибок при исполнении процессов.
7. Наличие журнала исполнения процесса.
5. Требования к возможностям настройки и расширения функций системы
Система должна обеспечивать следующие возможности изменения и настройки функций:
1. Создание дополнительных справочников в системе.
2. Расширение состава атрибутов учетных карточек, в т.ч. связанных с дополнительными справочниками.
3. Программный интерфейс для расширения функциональности системы.
4. Средства программного расширения функций бизнес-процессов обработки документов.
5. Расширение набора функций в подсистеме управления бизнес процессами#.
6. Поддержка механизмов интеграции с другими информационными системами, обмен данными с ними при исполнении бизнес-процессов, обработка событий в них.
6. Требования к видам обеспечения
6.1 Требования к программному обеспечению
Система должна функционировать в следующей программной среде:
1. Прикладное клиентское программное обеспечение, обеспечивающее реализацию функций системы, должно работать под управлением операционной системы Microsoft Windows 2000 и выше или эквивалентным ему;
2. Прикладное серверное программное обеспечение, обеспечивающее реализацию функций системы, должно работать под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2003 и выше или эквивалентным ему;
3. База данных прикладного серверного программного обеспечения должна работать под управлением Microsoft SQL Server 2005 и выше или эквивалентным ему.
6.2 Требования к аппаратному обеспечению
Система должна функционировать на оборудовании со следующими минимальными системными требованиями:
1. Web сервер оперативной работы:
N |
Минимальные системные требования |
|
1. 2. 3. |
Процессор ОЗУ Жесткий диск |
2 процессора Pentium XEON 3,00GHz 4 ГБ SCSI 72 ГБ RAID 5. |
2. Сервер оперативной базы данных:
N |
Минимальные системные требования |
|
1. 2. 3. |
Процессор ОЗУ Жесткий диск |
2 процессора Pentium XEON 3,0GHz 8 ГБ SCSI RAID 5, полезная емкость 240 ГБ(8х72ГБ+1x10ГБ) |
3. Рабочая станция:
- процессор Intel/AMD с частотой от 800 МГц и выше или эквивалентным ему;
- объем ОЗУ от 512 Мб и выше;
- операционная система Windows 2000, ХР, Vista или эквивалентная ей;
- параллельная работа на рабочих станциях резидентных программ антивируса Касперского или эквивалентным ему, других резидентных программ и агентов.
4. Канал связи с пропускной способностью от 100 МГб/с.
5. Потоковый сканер с поддержкой считывания штрих-кодов.
7. Результаты выполнения работ
По результатам выполнения работ должны быть представлены следующие результаты:
1. Акт об установке системы.
2. Акт о проведении обучения (с приложением ведомостей обучения).
3. Акт о переносе данных.
4. Журнал опытной эксплуатации.
5. Акт сдачи-приемки работ.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.