Постановление Администрации Рыбинского муниципального района Ярославской области от 11 мая 2012 г. N 818 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

С изменениями и дополнениями от:

14 октября 2013 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом Муниципального учреждения Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив", в целях совершенствования работы по исполнению запросов пользователей, поступивших в МУ РМР ЯО "Рыбинский муниципальный архив", администрация Рыбинского муниципального района, постановляет:

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам" согласно приложению.

2. Признать утратившим силу постановление главы Рыбинского муниципального района от 04.12.2008 года N 1499 "Об административном регламенте по предоставлению муниципальной услуги Муниципальным учреждением Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив" по организации исполнения запросов".

3. Помощнику главы администрации Рыбинского муниципального района (Серая Е.Э.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Настоящее постановление вступает в силу с момента опубликования.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы администрации Рыбинского муниципального района Т.А. Смирнову.

Глава Рыбинского муниципального района

А.Н. Китаев

Приложение
к постановлению
администрации Рыбинского
муниципального района
от 11 мая 2012 г. N 818

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

С изменениями и дополнениями от:

14 октября 2013 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам", разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги, определяет последовательность и сроки действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия с потенциальными потребителями (организациями и гражданами) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам", осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237 от 25.12.1993);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004 г. N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета N 165 от 29 июля 2006 г. Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 г. N 31, с. 12, ст. 3448);

- Федеральным законом от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета", N 202 от 08.10.2003);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168 от 30.07.2010);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 10.01.1994, N 2, ст. 74);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059);

- Уставом муниципального учреждения Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам", осуществляет Муниципальное учреждение Рыбинского муниципального района Ярославской области "Рыбинский муниципальный архив" (далее - Учреждение).

4. Результатом предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам" являются: архивная справка, архивная выписка и архивная копия, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие организации.

5. Получателем муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) и/или запрос пользователя, а также запрос, поступивший в электронном виде в адрес Учреждения.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

1. Учреждение информирует о муниципальной услуге по исполнению запросов пользователей следующими способами:

- непосредственно в здании Учреждения;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет);

2. Место нахождения Учреждения и его почтовый адрес: ул. Свободы, 17, г. Рыбинск, Ярославская область, 152903.

Телефон/факс: 8 (4855) 22-06-17.

График работы Учреждения:

понедельник-четверг: с 8.00 до 17.00;

пятница: с 8.00 до 19.00;

перерыв с 12.12 до 13.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

3. На информационных стендах в помещениях Учреждения, предназначенных для приема граждан, и в сети Интернет размещается следующая информация:

- настоящий Административный регламент;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность Учреждения;

- график приема граждан.

4. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении граждан;

- по электронной почте.

5. Прием граждан осуществляется руководителем и/или специалистом Учреждения по приемным дням: вторник, среда, четверг с 8-30 до 16-00. Перерыв на обед с 12.12 - 13.00.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Рыбинского муниципального района Ярославской области от 14 октября 2013 г. N 2125 в пункт 6 раздела II настоящего Регламента внесены изменения, вступающие в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. В обязанности специалиста Учреждения, ответственного за обращения (запросы) при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения пользователей архивной информации входят:

- При консультировании по телефону специалист, должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование Учреждения, а затем в вежливой форме, четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Время консультирования по телефону не должно превышать 15 минут.

- Специалист, отвечающий за предоставление услуги в случае, если не может содержательно ответить на вопрос гражданина немедленно, обязан перезвонить заинтересованному лицу в течение 48 часов.

- При консультировании посредством устного информирования специалист дает получателю услуги полный, точный ответ на поставленные вопросы.

Время ожидания услуги в очереди на консультацию к специалисту, ответственному за обращения (запросы), не должно превышать 15 минут.

Время консультирования индивидуального устного информирования не должно превышать 15 минут.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

7. Запросы граждан, поступившие в Учреждение, на приеме рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

8. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Основание для предоставления муниципальной услуги

9. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Учреждения. При поступлении в Учреждение Интернет-обращения (запроса) получателя муниципальной услуги с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

10. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. Письменный запрос (далее - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтового и/или электронного адреса получателя муниципальной услуги;

- указания темы (вопроса);

- хронологии запрашиваемой информации;

- личную подпись получателя муниципальной услуги и дату.

11. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Перечень оснований для приостановления и/или отказа в предоставлении муниципальной услуги

12. Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

- отсутствие у заявителя паспорта или иного удостоверяющего личность документа, а также доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица в случае личного обращения при получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы и его исполнения;

- в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (наименование организации) обратившегося и/или почтовый адрес заявителя;

- в обращении содержится вопрос, по которому многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения были направлены в Учреждение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- поступившее заявление о прекращении исполнения услуги;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.

Об отказе в рассмотрении обращения сообщается письменно.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Требования к оформлению входа в здание

13. Расположение здания (строения), в котором находится Учреждение, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности для пользователей.

Помещение, в котором расположен архив, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей.

Центральный вход в здание (помещение) должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

- полное наименование;

- местонахождение;

- режим работы.

Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

14. Требования к удобству и комфорту мест предоставляемой муниципальной услуги:

- прием получателя услуги ведется специалистом, ответственным за обращения (запросы);

- местом предоставляемой муниципальной услуги является приемная Учреждения. Место специалиста состоит из комплекта мебели, компьютера в сборе, стула (кресла);

- место ожидания получателей услуги оборудуется стульями (креслами).

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

15. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются безвозмездно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

1. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является специалист, осуществляющий оказание услуги.

2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Учреждения:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики;

- подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

3. Последовательность выполнения административных процедур приведена в блок-схеме (приложение 1).

4. Поступившие в Учреждение запросы (заявления) регистрируются в течение 3 дней со дня поступления и передаются на исполнение. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

Регистрация запросов ведется в специальном журнале. В журнал заносится следующая информация:

- порядковый номер и дата регистрации запроса,

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации),

- отметка о контроле исполнения,

- срок исполнения запроса,

- суть обращения (в краткой форме).

Анализ тематики поступивших запросов

5. Специалистами Учреждения осуществляется анализ поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов.

В ходе анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

Подготовка ответов заявителям и изготовление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

6. Подготовку ответов заявителям осуществляет Учреждение. Ответ может быть подготовлен в виде письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности или о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, а также в виде архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

7. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке Учреждения составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

8. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

9. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

10. Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного архива или органа, организации.

11. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

12. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

13. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

14. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Учреждения.

15. Архивная справка оформляется на бланке Учреждения и адресуется непосредственно заявителю.

16. Архивная справка подписывается руководителем Учреждения и заверяется печатью Учреждения, проставляется номер и дата составления.

17. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

18. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

19. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписями специалиста и руководителя Учреждения и печатью Учреждения, проставляется номер и дата составления.

20. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью руководителя Учреждения и заверяется печатью.

21. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Направление запросов в органы и организации на исполнение по принадлежности

22. По итогам анализа тематики поступивших запросов Учреждение направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности в другие архивы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

23. Справочная информация предоставляется специалистами Учреждения по следующим вопросам:

- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

- о сроках исполнения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

24. Данная информация предоставляется при личном обращении или посредством телефонной связи.

25. Результатом предоставления справочной информации о ходе рассмотрения запроса является информирование по существу обращения в устной форме.

Отправка заявителям ответов (отрицательных ответов), архивных справок, архивных выписок, архивных копий, а также рекомендаций по поиску запрашиваемых документов

26. Ответы на запросы, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, а также архивные справки, архивные выписки и архивные копии высылаются Учреждением по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

27. Ответы на обращения, поступившие через Интернет-приемную или по электронной почте высылаются Учреждением по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

28. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы (отрицательные ответы) на запрос в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в Учреждение, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

29. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены:

- Правилами организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях библиотеках, организациях Российской Академии наук.

2. Текущий контроль за исполнением должностными лицами положений Административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется Руководителем Учреждения.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

1. Получатель услуги может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента.

2. Действия (бездействие) ответственных исполнителей могут быть обжалованы:

- руководителю Учреждения;

- вышестоящие органы;

- в судебные органы.

3. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

4. Руководитель Учреждения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу. Или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает решение об удовлетворении требований обратившегося либо об отказе в их удовлетворении.

5. Письменная жалоба, поступившая в Учреждение, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель Учреждения вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, жалоба не рассматривается.

7. Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему жалобу, с разъяснением порядка обжалования данного решения.

8. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу любого должностного лица, а также членов его семьи жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов, а гражданину, направившему жалобу, сообщено о недопустимости злоупотребления правом.

9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

10. В случае если в письменной жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Учреждения вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Учреждение. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

11. В случае если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

12. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение руководителю Учреждения.

Руководитель МУ РМР ЯО "Рыбинский муниципальный архив"

О.М. Догадкина

Приложение N 1
к административному регламенту
предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов пользователей - физических
и юридических лиц по архивным документам"

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги