Приложение N 5. Общие правила формирования и оформления дел

Приложение N 5
к распоряжению администрации
г. Орска Оренбургской области
от 5 июля 2001 г. N 1567-р

Общие правила формирования и оформления дел

Формирование дел

1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ дела должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют судебные дела, личные дела, документы учебных заведений и др.);

- дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

3. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

5. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.

6. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от проектов этих документов.

8. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и в хронологическом порядке. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

Оформление дел

1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле:

- составление заверительной надписи дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, виз и резолюций на них (металлические скрепления - булавки, скрепки - из документов не удаляются).

4. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом.

5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, по