Постановление Администрации Надеждинского муниципального района Приморского края от 15 июля 2009 г. N 580 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов"

В целях установления единого порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации Надеждинского муниципального района, ее структурных подразделений, а также предприятиях и учреждениях Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем, администрация Надеждинского муниципального района

постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов (прилагается).

2. Возложить на общий отдел администрации Надеждинского муниципального района обязанности по ведению учета гербовых и простых печатей, штампов администрации Надеждинского муниципального района, ее структурных подразделений, а также предприятий и учреждений Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем.

3. Структурным подразделениям администрации Надеждинского муниципального района, предприятиям и учреждениям Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем, в течение 20-ти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего постановления:

3.1. Зарегистрировать действующие гербовые и простые печати, а также штампы в общем отделе администрации Надеждинского муниципального района.

3.2. Произвести уничтожение гербовых и простых печатей, а также штампов, действие которых прекращено или пришедших в негодность в соответствии с Положением. Копии актов об уничтожении печатей и штампов представить в общий отдел администрации Надеждинского муниципального района.

3.3. Назначить ответственных лиц за учет, использование и хранение гербовых и простых печатей, штампов. Копии распоряжений (приказов) о назначении ответственных лиц представить в общий отдел администрации Надеждинского муниципального района.

4. Общему отделу администрации Надеждинского муниципального района не позднее месячного срока со дня вступления в силу настоящего постановления:

4.1. Подготовить проект распоряжения администрации Надеждинского муниципального района "О закреплении гербовых и простых печатей, штампов за должностными лицами администрации Надеждинского муниципального района, ее структурными подразделениями, а также предприятий и учреждений Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем".

4.2. Подготовить проект распоряжения администрации Надеждинского муниципального района "О создании экспертной комиссии администрации Надеждинского муниципального района по контролю за изготовлением, учетом, хранением, использованием и уничтожением гербовых и простых печатей, штампов".

4.3. Опубликовать настоящее постановление в районной газете "Трудовая слава".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Надеждинского муниципального района Аркадьеву Ж.М.

Глава администрации Надеждинского муниципального района

Г.И. Ведерников

Приложение
к постановлению
администрации Надеждинского
муниципального района
от 15 июля 2009 г. N 580

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение "О порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов" (далее по тексту - Положение) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации устанавливает единый порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации Надеждинского муниципального района, ее структурных подразделениях, а также предприятиях и учреждениях Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем.

1.2. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

2. Гербовые, простые печати, штампы, факсимиле администрации Надеждинского муниципального района, ее структурных подразделений

2.2. Печать с изображением герба Надеждинского муниципального района

2.2.1. Герб Надеждинского муниципального района воспроизводится на печатях администрации Надеждинского муниципального района (далее по тексту- администрации района) и структурных подразделений администрации Надеждинского муниципального района (далее по тексту - структурных подразделений администрации района).

2.2.2. Печати с изображением герба Надеждинского муниципального района ставятся на документы, требующие особого удостоверения их подлинности.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, определен приложением 1 к настоящему Положению.

Данный перечень документов, заверяемых гербовой печатью, не является окончательным, при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения.

2.2.3. Администрация района имеет один экземпляр гербовой печати с воспроизведением герба Надеждинского муниципального района.

2.2.4. Должностное лицо, ответственное за целевое использование гербовой печати администрации района строго по назначению, устанавливается распоряжением главы администрации Надеждинского муниципального района (далее по тексту - главы администрации района).

Данные обязанности могут также закрепляться в должностных инструкциях муниципального служащего администрации района.

2.2.5. Гербовая печать администрации района хранится в общем отделе администрации района и используется в соответствии с федеральным и краевым законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Надеждинского муниципального района, настоящим Положением.

2.2.6. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации района, подписываются главой администрации района или должностными лицами администрации района, которым глава администрации района предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности.

Право подписания отдельных видов документов и заверения их гербовой печатью может быть представлено другим должностным лицам администрации района на основании распоряжения главы администрации района, либо надлежаще оформленной доверенности.

На время отсутствия главы администрации района им принимается постановление о возложении исполнения своих обязанностей на одного из заместителей, которое автоматически распространяет на данное должностное лицо право подписи документов и использования гербовой печати на указанный период времени.

Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью, несут должностные лица, их подписавшие.

2.2.7. Структурные подразделения администрации района, а также предприятия и учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем, имеют право иметь печать с полным наименованием структурного подразделения (предприятия, учреждения) с изображением герба Надеждинского муниципального района.

2.2.8 Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации района, предприятиях и учреждениях Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем, возлагается на их руководителей.

2.2.9. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Документы, подготовленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и настоящим Положением, гербовой печатью не заверяются, о чем незамедлительно информируется глава администрации района.

Работники, превысившие свои полномочия при подписании документов, неправильно использовавшие гербовую печать, несут персональную ответственность в установленном законом порядке.

2.2.10. Кроме гербовой печати, в администрации района используются факсимиле, круглые печати, штампы.

2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Надеждинского муниципального района

2.3.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района определяется главой администрации района.

2.3.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района подписывается главой администрации района.

2.3.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях. Почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

2.3.4. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанного штампа при оформлении подлинников всех документов запрещается.

2.3.5. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации района хранится у главы администрации района.

2.4. Простая печать и штамп

2.4.1. Структурные подразделения администрации района, а также предприятия и учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем, могут иметь простые печати и штампы.

2.4.2. Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о структурном подразделении администрации района, учредительными документами предприятий и учреждений Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем.

2.4.3. Простые круглые мастичные печати ставятся на документах или их копиях, не требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ и его подпись.

3. Изготовление и учет гербовых и простых печатей, штампов

3.1. Изготовление печатей с воспроизведением герба Надеждинского муниципального района, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

3.2. Заказ на изготовление гербовой печати администрации района оформляется за подписью главы администрации района.

Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем) вместе с прилагаемыми эскизами с резолюцией главы администрации района направляется в общий отдел администрации района для регистрации в соответствующем журнале.

3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с начальником общего отдела администрации района.

3.4. После изготовления, печати и штампы передаются общим отделом администрации района в структурное подразделение администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем).

Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела администрации района в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению.

3.5. Для учета печатей и штампов в структурных подразделениях администрации района (в предприятиях, учреждениях Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем) ведется журнал учета печатей и штампов. Журнал находится у лица, ответственного за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.

3.6. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью и подписью руководителя структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем).

3.7. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.

4. Хранение печатей и штампов

4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящим Положением порядке.

4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

4.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

4.4. При утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность глава администрации района и начальник общего отдела администрации района.

5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

5.1. Лицо, получающее печать, штамп в общем отделе администрации района, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

5.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи в общий отдел администрации района либо замены в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

5.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения главы администрации района.

Для замены ранее выданной общим отделом администрации района печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить в общий отдел администрации района:

1) письмо с просьбой о замене печати или штампа;

2) объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

3) акт об уничтожении печати или штампа, подписанный руководителем структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем), согласованный с экспертной комиссией администрации Надеждинского муниципального района по контролю за изготовлением, учетом, хранением, использованием и уничтожением гербовых и простых печатей, штампов (далее по тексту - комиссия администрации района) и утвержденный главой администрации района.

5.4. Письмо с резолюцией главы, акт и объяснительная записка направляются в общий отдел администрации района для регистрации в соответствующем журнале.

5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы, либо в случае ликвидации структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем) или прекращения деятельности в результате реорганизации, имеющиеся у него в наличии печати и штампы, подлежат передаче в общий отдел администрации района для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией администрации района.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

5.6. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должны быть указаны:

1) дата и наименование структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем);

2) состав комиссии;

3) основание для уничтожения печатей и штампов;

4) наименование и описки уничтоженных печатей и штампов;

5) способ уничтожения;

6) подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями и штампами и журналом их учета.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

6. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

6.1. Для проведения проверок состояния учета, использования и хранения печатей и штампов распоряжением главы администрации района могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка, представляемая главе администрации района. Один экземпляр справки направляется руководителю структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем) для принятия мер по обеспечению надлежащего учета, использования и условий хранения печатей и штампов.

6.2. При переводе, увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения администрации района (предприятия, учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем) создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

6.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

Приложение 1
к Положению
о порядке изготовления,
учета, хранения, использования
и уничтожения гербовых
и простых печатей, штампов

Примерный перечень
документов, на которые ставится оттиск гербовой печати

Акты;

Архивные справки;

Архивные копии документов;

Архивные выписки из документов;

Благодарности и благодарственные письма;

Грамоты;

Доверенности;

Договоры;

Задания;

Заключения и отзывы;

Заявления;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций:

Представления, ходатайства, отчеты о награждении;

Письма гарантийные;

Поручения;

Положения об организациях;

Нормативные правовые (правовые) акты главы (администрации);

Протоколы;

Почетные грамоты;

Реестры;

Сметы расходов;

Соглашения;

Справки:

Страховые полисы обязательного медицинского страхования;

Титульные списки;

Трудовые книжки и вкладыши к ним сотрудников администрации района;

Удостоверения;

Уставы и учредительные договоры предприятии, учреждений и организаций;

Штатные расписания;

Иные документы.

Приложение 2
к Положению
о порядке изготовления,
учета, хранения, использования
и уничтожения гербовых
и простых печатей, штампов

Форма

Журнал
учета гербовых и простых печатей, штампов администрации Надеждинского муниципального района, ее структурных подразделений, а также предприятий и учреждений Надеждинского муниципального района, в отношении которых Администрация Надеждинского муниципального района выступает учредителем

N п/п и дата регистрации	Наименование структурного подразделения администрации района (предприятия и учреждения Надеждинского муниципального района, в отношении которых администрация района выступает учредителем)	Вид и оттиск изготовленных печатей штампов	Дата получения печатей и штампов	Ф.И.О. получателя ответственного за использование учет и хранение печатей штампов, и его подпись	Дата и номер акта об уничтожении печатей и штампов	Вид и. оттиск печатей штампов, выделенных к уничтожению	Ф.И.О ответственного за уничтожение печатей и штампов
1	2	3	4	5	6	7	8

Примечание