Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
к Инструкции
Правила
по составлению и оформлению документов
1. Приказы и распоряжения
1.1. Приказы (распоряжения), издаваемые во исполнение актов вышестоящих органов, готовятся согласно резолюции начальниками управлений. В констатирующей части этих приказов (распоряжений) дается ссылка на соответствующий документ.
Например:
"Во исполнение ... от ... "О ... (о чем документ) ... "
или:
"В соответствии с ... от ... "О ... (о чем документ) ... "
В констатирующей части приказа (распоряжения) допускается приводить тексты актов или отдельных разделов актов вышестоящих органов.
Например:
"Правительство Москвы постановлением от ... "О ..." установило (поручило, утвердило, обязало ... )".
Распорядительная часть приказа (распоряжения) при необходимости ссылки на документ может начинаться со слов:
"Во исполнение указанного постановления ( ... ) Правительства Москвы ...".
1.2. Инициативные приказы составляются по вопросам основной деятельности .
1.3. При составлении приказов и распоряжений необходимо обращать внимание на правильное заполнение реквизитов, которые проставляются в специально отведенном для них месте, в соответствии с формуляром-образцом ( ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ 6.10.5-87).
1.4. Все распорядительные документы обязательно должны иметь заголовок к тексту (краткое содержание), который формулируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос: "О чем?".
Например:
"Об изменении ...", "О выделении ...".
Заголовок пишется в левой части бланка над текстом документа в специально обозначенном ограничительными знаками месте.
1.5. Текст распорядительных документов, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (описательной) и распорядительной. Констатирующая часть приказа (распоряжения) должна быть предельно краткой и содержать только цель издания документа. Не допускается в констатирующую часть включать задания (поручения) исполнителям, они должны записываться только в распорядительной части документов.
Распорядительная часть в приказах начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанных прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения курсора.
Содержание распорядительной части документа при необходимости разделяется на пункты, а пункты на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами.
Номер подпункта в пределах пункта должен состоять из номера пункта и порядкового номера подпункта, разделенных точками, и обозначаться арабскими цифрами.
Например:
1.1.
1.2.
и т.д.
Деление более трех цифр текста не допускается.
1.6. Задание (поручение) должно содержать только одно поручение по одному конкретному объекту (вопросу) и срок исполнения. В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю несколько разных заданий (поручений), подлежащих исполнению в один и тот же срок, то ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
Например:
1. Начальнику Управления координации строительства (Сухоцкому В.В.):
1.1. Обеспечить ...
1.2. Обеспечить ...
1.7. В соответствии с положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) допускается табличное оформление распорядительной части документов по следующему образцу.
Например:
Приказываю:
Обеспечить выполнение следующих мероприятий:
Исполнитель (Указывается в именительном падеже) |
Действие, мероприятие (Указывается в именительном падеже) |
Срок исполнения (Указывается дата) |
Начальник управления |
Обеспечить ... |
15.06.94 |
1.8. Подготовленные проекты приказов (распоряжений) печатаются в одном экземпляре и передаются руководству на подпись.
2. Протоколы совещаний руководства
2.1. Решения, принимаемые на совещаниях у руководителя оформляются протоколами на официальных бланках.
2.2. Протокол совещания подписывается руководителем.
В вводной части указывается председательствующий. Если совещание проводится по нескольким вопросам, в вводную часть включается повестка дня.
2.3. Протокол совместного совещания подписывается начальником Управления, ответственного за подготовку и проведение совещания. При необходимости протокол визируется участниками совещания и утверждается руководителем Комплекса.
2.4. Текст протокола совещания, как правило, оформляется полной формой и состоит из трех частей:
Слушали
...
Выступили
...
Постановили
...
При краткой форме записи протокола констатирующая часть начинается со слов: "Совещание, рассмотрев вопрос (о чем?), отмечает ...".
Постановляющая часть протокола начинается со слова ПОСТАНОВИЛИ, которое пишется прописными буквами с новой строки от нулевого положения курсора.
2.5. Протоколы должны оформляться в течение 3-5 дней после проведения совещания. Сроки исполнения принятых решений определяются со дня проведения совещания. Датой протокола является дата проведения совещания.
2.6. Протоколы совещания оформляются ответственным за делопроизводство и учитываются в канцелярии в базе данных "Протоколы". Подлинник протокола подшивается в дело того Управления, где он оформляется.
2.7. Контроль исполнения протоколов аналогичен контролю распорядительных документов и осуществляется ответственным лицом, ведущим регистрацию протоколов.
3. Письма
3.1. Письмо составляется в случае, если не существует других способов разрешения вопросов, кроме письменного. При подготовке ответа, в его тексте обязательно указывается номер и дата письма, на которое дается ответ, или дата, если письмо от частного лица.
3.2. Письмо, подготовленное за подписью руководителя, оформляется на соответствующем бланке.
3.3. Если документ адресуется в организацию или управлениие#, то наименование организации и управления указываются в именительном падеже.
Например:
Министерство финансов Российской Федерации
или:
Управление развития Генплана
3.4. При направлении документа должностному лицу, которое должно рассмотреть или ознакомиться с содержанием документа, наименование организации пишется в именительном падеже, наименование должности и фамилии адресата - в дательном.
Например:
ОАО "Москапстрой"
Зам. генерального директора Гурецкому Ю.А.
3.5. Если документ адресуется руководителю организации или его заместителям, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ОАО "Москапстрой"
Селиванову Б.В.
3.6. Если документ адресуют конкретному лицу, то сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя.
Например:
103808, Москва, Козицкий пер., д. 3, кв. 33
Иванову И.И.
Почтовый адрес не проставляется на письмах, отправляемых нарочным. На всех письмах, отправляемых почтой, проставление почтового адреса является обязательным.
3.7. Если письмо направляется не более, чем в четыре адреса, подписываются все экземпляры. Слово "Копия" перед адресатом не проставляется. При направлении документа более чем в четыре адреса, подписывается первый экземпляр, который размножают нужным тиражом и на каждом из размноженных экземпляров проставляется адресат в соответствии с рассылкой.
3.8. Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то адресование делается обобщенно.
Например: руководителям Департаментов Правительства Москвы
3.9. На документе указывается рассылка в соответствии с Перечнем списков для рассылки приказов, распоряжений и других документов Комплекса, проставляются дата, номер и подписывается только один экземпляр. Документ размножают нужным тиражом и отправляют в соответствии с указанной рассылкой. Рассылка обязательно регистрируется в электронной карточке соответствующего документа в базе данных.
3.10. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и расшифровка. При использовании должностного бланка должность не указывается.
Например:
Начальник управления (подпись) А.И. Воронин
При подписывании документа несколькими должностными лицами одной организации, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Начальник управления И.И. Иванов
Главный бухгалтер П.П. Петрова
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставление косой черты перед наименованием должности.
3.11. Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений, необходимых виз и количество экземпляров.
3.12. Письмо, подготовленное за подписью руководителя Комплекса и направляемое в один адрес, оформляется не менее чем в трех экземплярах (первый - в адрес, второй - в дело отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы, третий - в дело исполнителя).
4. Приложения, отметки о наличии приложений в документах
4.1. В том случае, если приложение оформляется как самостоятельный документ, в нем указывается название приложений и заголовок
Например: План мероприятий ...(о чем)...
4.2. В том случае, если приложения оформляются как продолжение основного документа и имеют с ним общую нумерацию листов (страниц) все они должны быть пронумерованы арабскими цифрами без знака "N", "Приложение 1" и т.д.
Например:
Приложение 1
к ...(название документа)...
от ...
Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы).
4.3. Текст приложения при необходимости делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст приложений, имеющих цифровые материалы, как правило, оформляется в виде таблиц.
4.4. Приложения визируются ответственным исполнителем по документу, отвечающим за их содержание.
4.5. Отметка о наличии приложения делается под текстом документа.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, в отметке указывается количество листов и экземпляров
Например:
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Не допускается применять следующие формулировки:
Приложение: упомянутое по тексту или:
Приложение: по тексту.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте или названные обобщенно, необходимо перечислить их наименования, указать в каждом из них количество листов и экземпляров.
Например:
Приложения:
1 Справка о ... на 3 л. в 1 экз.
2 График ... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: название вида документа и наименование организации или автора, дата и индекс документа и приложение к нему. Всего на ...л.
5. Докладные записки
5.1. Докладная записка составляется в случае необходимости сообщения руководству о проделанной работе или о состоянии какого-либо вида работы.
5.2. В адресате докладной записки указываются наименование должности, фамилия и инициалы лица, которому представляется докладная записка, в дательном падеже. Докладная записка должна иметь заголовок, отвечающий на вопрос: "О чем?".
5.3. Текст докладной записки содержит изложение фактов, выводы (первая часть), начинающиеся со слов "Настоящим сообщаю" и предложения (вторая часть), начинающиеся со слов: ПРЕДЛАГАЮ. При необходимости вторая часть может быть разделена на пункты и подпункты.
5.4. Докладная записка подписывается ее автором.
В подписи указываются наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
6. Телеграммы
6.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам.
6.2. В состав исходящей служебной телеграммы входят следующие реквизиты:
- название вида документа - телеграмма;
- отметка о категории и виде телеграммы;
- адресат;
- ссылочный номер, если телеграмма ответная;
- текст;
- исходящий номер;
- подпись.
Под чертой телеграммы указываются следующие данные:
- почтовый адрес, полное наименование организации-отправителя или его телеграфный адрес;
- должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму;
- дата подачи телеграммы на телеграф.
6.3. Служебные телеграммы делятся по категориям на: "Правительственные"; "Срочные"; "Молнии"; "Обыкновенные". Отметки о категории делаются в первой строке телеграммы перед адресом получателя. В одной строке с категорией ставится отметка о виде телеграммы: "лично", "ответ оплачен", "с нарочным", "с уведомлением о вручении", "с заверенной подписью", "доверенность" и т.д.
6.4. Адресат телеграммы состоит из наименования пункта назначения телеграфного индекса (номера доставочного отделения связи), наименования получателя. Для обозначения получателя употребляются сокращенные наименования организаций или условные телеграфные адреса. Если телеграммы с одним и тем же текстом направляются в несколько пунктов, адресатов, то отметки о категориях и видах телеграмм указываются только перед пунктом назначения.
6.5. Текст адресата отделяется тремя интервалами. Текст передаваемых телеграмм должен быть предельно кратким, без повторения содержания ранее посланных документов. Предлоги, союзы, некоторые местоимения и знаки препинания в тексте телеграммы не пишутся, если их отсутствие не искажает смысла. Цифры в тексте следует писать словами. Однако, номера предприятий, заводов пишутся цифрами: почтовый ящик НР 326. Текст ответной телеграммы начинается с номера или индекса того документа, на который дается телеграфный ответ, без добавления слов "Номер", "Ваш", "на Ваш". Исходящий номер телеграммы ставится после текста или в одной строке с подписью.
6.6. Телеграмма должна быть подписана и заверена печатью. Подпись ставится в отдельной строке через 2-3 интервала от текста. В подписи телеграммы указывается сокращенное наименование организации (условное телеграфное наименование) или сокращенное наименование должности и фамилии подписавшего телеграмму.
Например:
ДЭПР Руководитель Росляк
При подаче многоадресной телеграммы подписывается первый экземпляр телеграммы, остальные экземпляры заверяются подписью "Верно" и печатью. Визы ответственных исполнителей и составителей ставятся на экземпляре копии, подшиваемой в дело.
6.7. Телеграммы в один адрес за подписью руководителя Комплекса печатаются в трех экземплярах (первый экземпляр - для телеграфа, второй - в дело отдела первого заместителя, третий - в дело исполнителя).
6.8. При подаче многоадресной телеграммы отправитель должен сдать для отделения связи столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в ней указано.
6.9. Телетайпограмма оформляется также как телеграмма.
7. Телефонограммы
7.1. Телефонограмма передается для оперативного решения служебных вопросов. Текст телефонограммы не должен превышать 10 строк (30-50 слов). В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
7.2. Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководством и после передачи подшивается в дело.
7.3. Текст принимаемой телефонограммы, адресованной руководителю, записывается в журнале учета, печатается в одном экземпляре и передается на рассмотрение руководству.
7.4. После рассмотрения телефонограммы руководством резолюция о ее выполнении переносится в журнал учета и телефонограмма передается на исполнение.
На телефонограмме исполнителем делается отметка об исполнении, которая переносится в журнал учета, после чего телефонограмма подшивается в соответствующее дело.
8. Порядок визирования документов
8.1. Перед подписанием служебные документы визируются с целью согласования их содержания с заинтересованными подразделениями, отдельными должностными лицами. При визировании документа кроме личной подписи следует указывать дату визирования и расшифровку подписи, а при необходимости и наименование должности. Визы проставляются ниже реквизита "подпись". В документах, оформляемых на двух и более страницах, визы располагают на лицевой стороне последнего листа документа.
8.2. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Комплекса, должны быть завизированы непосредственным исполнителем, начальником управления, подготовившего документ, начальниками заинтересованных управлений.
8.3. Приказы и распоряжения визируются на подлиннике исполнителем, начальником управления, подготовившим проект документа, или лицом, его замещающим, начальниками управлений, с которыми данный проект согласовывается, в случае необходимости, юрисконсультом (Юридической службой), главным бухгалтером.
8.4. При наличии возражений, замечаний, предложений по проекту документа визирующий обязан завизировать проект документа, сделать пометку о возражении, замечании, предложении (например: см. замечания или см. предложения) и изложить эти возражения, замечания на отдельном листе за своей подписью, приложив их к соответствующему проекту документа.
8.5. При визировании проекта документов не допускается производить какие-либо поправки в тексте без согласования с исполнителем.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.