Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Глава 5. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов


Статья 12. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Москвы и других архивных документов их собственниками и владельцами

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы обеспечивают ведение делопроизводства, сохранность архивных документов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Особо ценные и уникальные архивные документы находятся на особом режиме учета, хранения, использования в соответствии с федеральным законодательством.

Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и сохранение страховых копий особо ценных и уникальных документов, хранящихся в городских архивах, осуществляются органом управления архивным делом Москвы в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, в процессе деятельности которых по экспертной оценке органа управления архивным делом Москвы, проводимой в соответствии с федеральным законодательством, образуются документы, подлежащие постоянному хранению:

обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов Архивного фонда Москвы для передачи в городские архивы в соответствии с национальными стандартами, а также правилами и инструкциями федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, нормативно-методическими документами органа управления архивным делом Москвы;

разрабатывают и утверждают по согласованию с органом управления архивным делом Москвы нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб;

согласовывают с органом управления архивным делом Москвы сроки и порядок описания (упорядочения) архивных документов.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, передающие документы в городские архивы, не вправе уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения органом управления архивным делом Москвы описей дел постоянного хранения и согласования описей документов по личному составу.

При реорганизации органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, изменении формы собственности их правопреемники обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Архивные документы, в том числе документы по личному составу, ликвидируемая организация передает за счет собственных средств на хранение в городской архив. Документы по личному составу организаций передаются в городские архивы на хранение до завершения процедуры ликвидации и (или) банкротства организаций в соответствии с законодательством.

Часть восьмая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части восьмой статьи 12


Статья 13. Хранение документов Архивного фонда Москвы и других архивных документов

Постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы, относящихся к государственной и муниципальной собственности, осуществляют городские архивы. Допускается временное хранение документов организаций, в том числе документов по личному составу, в городских архивах, а также постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы, относящихся к частной собственности, в городских музеях и библиотеках.

Временное хранение документов Архивного фонда Москвы до их передачи в городские архивы осуществляют органы государственной власти города Москвы, органы местного самоуправления в городе Москве, организации в создаваемых ими архивах.

Постоянное и временное хранение архивных документов, в том числе документов по личному составу, относящихся к частной собственности, обеспечивают их собственники и владельцы в создаваемых в этих целях архивах организаций.


Статья 14. Комплектование архивов города Москвы архивными документами

Городские архивы комплектуются архивными документами, образующимися в процессе деятельности органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, граждан (физических лиц), а также вещественными источниками.

По истечении сроков временного хранения документы Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности передаются на постоянное хранение в городские архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, в том числе в электронном виде.

Работы, связанные с подготовкой и передачей на постоянное хранение архивных документов, в том числе изготовление копий архивных документов на электронных носителях, их описание и транспортировка, выполняются за счет организаций либо средств бюджета города Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством.

Проектные организации независимо от форм собственности передают в городские архивы по одному экземпляру проектной документации на объекты, строящиеся в соответствии с государственным заказом города Москвы.

Архивные документы временного срока хранения, находящиеся в организациях и у граждан, могут быть переданы на временное хранение в городские архивы на платной основе на основании договоров.

Документы по личному составу, относящиеся к государственной собственности и находящиеся на хранении в организациях, могут передаваться этими организациями в городские архивы на платной основе на основании договоров.


Статья 15. Государственный учет документов Архивного фонда Москвы

Документы Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности и места их хранения подлежат государственному учету.

Уникальные документы Архивного фонда Москвы подлежат учету в городском реестре уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации обязаны предоставлять в установленном порядке в орган управления архивным делом Москвы сведения по учету документов Архивного фонда Москвы, находящихся у них на временном хранении.

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы, относящихся к частной собственности, предоставляют сведения об этих документах в целях их учета по запросам органа управления архивным делом Москвы.

При смене собственника или владельца и (или) места хранения документов Архивного фонда Москвы собственники и владельцы таких документов информируют орган управления архивным делом Москвы о новом собственнике или владельце и (или) месте дальнейшего хранения документов Архивного фонда Москвы.


Статья 16. Использование архивных документов

Орган управления архивным делом Москвы и организации его системы осуществляют деятельность по всестороннему использованию документов Архивного фонда Москвы в интересах граждан, организаций, общества, государства, развития науки, культуры, духовной жизни; в установленном порядке публикуют архивные документы и архивные справочники, издают историческую литературу.

Документы Архивного фонда Москвы, относящиеся к государственной и муниципальной собственности, и научно-справочный аппарат к ним предоставляются гражданам и организациям в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Информация об изменениях:

Законом г. Москвы от 7 мая 2014 г. N 28 в часть третью статьи 16 настоящего Закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

Документированная информация по объектам недвижимого имущества, относящимся к федеральной собственности, собственности города Москвы, муниципальной или частной собственности, в том числе по вопросам землепользования и (или) градостроительства на земельных участках, относящихся к федеральной собственности, собственности города Москвы, муниципальной или частной собственности, выдается с разрешения собственника или соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти города Москвы на основании письменных запросов.

Документированная информация персонального характера до истечения срока ограничения на ее использование, установленного федеральным законодательством, предоставляется собственникам документированной информации лично или их наследникам, вступившим в право наследования, или предоставляется иным лицам на основании их письменного запроса при предъявлении доверенностей собственников или их наследников, вступивших в право наследования. Органам государственной власти города Москвы или органам местного самоуправления в городе Москве документированная информация персонального характера предоставляется по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии с законодательством.

Часть пятая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части пятой статьи 16

Часть шестая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части шестой статьи 16

Информация об изменениях:

Законом г. Москвы от 9 ноября 2011 г. N 51 в часть седьмую статьи 16 настоящего Закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

Граждане (физические лица) бесплатно получают необходимую им документированную информацию социально-правового характера (о трудовой деятельности, заработной плате, награждениях, избрании на выборные должности). Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Порядок использования архивных документов в городских архивах, музеях, библиотеках устанавливается органом управления архивным делом Москвы в соответствии с федеральным законодательством, законодательством города Москвы и иными правовыми актами города Москвы.

При копировании документов взимается плата, за исключением случаев копирования документов, предоставляемых в соответствии с требованиями федерального законодательства, законодательства города Москвы.

Порядок использования документов Архивного фонда Москвы, относящихся к государственной и муниципальной собственности и находящихся на временном хранении в архивах организаций, определяется ими по согласованию с органом управления архивным делом Москвы.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую, профессиональную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим такие сведения, осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (физических лиц), составляющих личную и семейную тайну, а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено федеральным законодательством.

Часть тринадцатая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части тринадцатой статьи 16

Часть четырнадцатая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части четырнадцатой статьи 16

При передаче архивных документов на хранение их собственник или владелец может письменно оговорить условия использования передаваемых документов.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, документам Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в том числе имеющим признаки ветхости, легко разрушающиеся элементы, угасающий текст.

Часть семнадцатая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части семнадцатой статьи 16

Производители документов предоставляют органу управления архивным делом Москвы документы, входящие в состав обязательного бесплатного экземпляра, в которых используются документы Архивного фонда Москвы, в порядке, предусмотренном федеральным законодательством об обязательном экземпляре документов.

Часть девятнадцатая утратила силу.

Информация об изменениях:

См. текст части девятнадцатой статьи 16


Информация об изменениях:

Законом г. Москвы от 9 ноября 2011 г. N 51 настоящий Закон дополнен статьей 16.1

Статья 16.1. Доступ к архивным документам

Доступ к архивным документам обеспечивается:

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме;

Информация об изменениях:

Законом г. Москвы от 7 мая 2014 г. N 28 в пункт 2 статьи 16.1 настоящего Закона внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2) путем предоставления пользователю архивными документами подлинников и (или) копий необходимых документов, в том числе в форме электронных документов;

3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", с возможностью копирования архивных документов.


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.