Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 3 декабря 2009 г. N 1590 "О Регламенте Департамента здравоохранения города Москвы" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 3 декабря 2009 г. N 1590
"О Регламенте Департамента здравоохранения города Москвы"

С изменениями и дополнениями от:

6 октября, 1 декабря 2014 г., 9 июля 2015 г.


В целях совершенствования организации работы по обеспечению деятельности Департамента здравоохранения города Москвы и в связи с изменением законодательных и иных правовых актов Российской Федерации и города Москвы приказываю:

1. Утвердить Регламент Департамента здравоохранения города Москвы (прилагается).

2. Заместителям руководителя департамента, начальникам структурных подразделений департамента, начальникам управлений здравоохранения административных округов:

2.1. довести Регламент департамента до всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других сотрудников департамента и управлений здравоохранения административных округов;

2.2. руководствоваться в своей деятельности требованиями, установленными Регламентом департамента.

3. Начальникам управлений здравоохранения административных округов, с учетом положений Регламента департамента, подготовить Регламенты управлений (до 01.04.2010).

4. Считать утратившим силу приказы Департамента здравоохранения города Москвы от 08.06.2006 N 241 "О Регламенте Департамента здравоохранения города Москвы" и от 29.12.2007 N 569 "О внесении изменений и дополнений в Регламент Департамента здравоохранения города Москвы".

Информация об изменениях:

Приказом Департамента здравоохранения г. Москвы от 1 декабря 2014 г. N 1011 пункт 5 настоящего приказа изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Контроль выполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя руководителя Департамента Н.Н. Потекаева.


Руководитель департамента

А.П. Сельцовский


Регламент
Департамента здравоохранения города Москвы
(утв. приказом Департамента здравоохранения г. Москвы от 3 декабря 2009 г. N 1590)

С изменениями и дополнениями от:

6 октября 2014 г., 9 июля 2015 г.


1. Общие положения


1.1. Департамент здравоохранения города Москвы является отраслевым органом исполнительной власти, организующим на территории Москвы оказание населению всех видов лечебно-профилактической помощи и фармацевтического обеспечения, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции в отношении органов, учреждений, организаций и предприятий здравоохранения и фармации, подведомственных Правительству Москвы, функции лицензирования и аккредитации, а также управление имуществом этой системы в пределах полномочий, переданных ему Правительством Москвы.

1.2. В своей деятельности Департамент здравоохранения города Москвы руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, законами города Москвы, нормативными правовыми актами Мэра и Правительства Москвы, по специальным вопросам - нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

Статус, полномочия, организация деятельности департамента определены Уставом города Москвы, законами города Москвы "О Правительстве города Москвы" и "О государственной гражданской службе города Москвы", "Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы", положениями о структурных подразделениях департамента и другими нормативными правовыми актами.

1.3. Высшим должностным лицом Департамента здравоохранения города Москвы является руководитель Департамента здравоохранения города Москвы.

1.4. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности Департамента здравоохранения города Москвы и обязателен для исполнения всеми должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками департамента, управлений здравоохранения административных округов, а также должностными лицами и служащими подведомственных департаменту структур при работе с документами департамента несекретного характера (информация, отнесенная к государственной тайне, учитывается, оформляется, регистрируется и т.д. первым отделом департамента в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы с ней).

1.5. Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, системы и технологии, создаваемые, приобретаемые и накапливаемые за счет бюджета отрасли или иных ресурсов.

1.6. Ответственность за организационно-методическое, документационное и информационное обеспечение деятельности департамента в целом возлагается на начальника отдела руководителя департамента, за организацию этой работы в подразделениях департамента, управлениях здравоохранения административных округов, подведомственных департаменту структурах - на их руководителей.

1.7. Несоблюдение требований Регламента должностными лицами, государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками департамента, управлений здравоохранения административных округов и подведомственных департаменту структур влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Москвы.


2. Планирование работы Департамента


2.1. Работу Департамента здравоохранения организует его руководитель. Департамент строит работу на основе планов работы на полугодие, ориентированных на реализацию в части касающейся Программы Правительства Москвы на год, планов работы Правительства Москвы и Комплекса социальной сферы города Москвы на полугодие, распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, задач, определенных Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы, а также решение других значимых вопросов управления отраслью, отнесенных к ведению департамента. План включает перечень основных организационных и иных мероприятий, проводимых департаментом.

Предложения в план работы департамента на полугодие направляются начальнику отдела руководителя департамента за подписью заместителей руководителя департамента и начальников структурных подразделений департамента не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.

Отдел руководителя департамента обобщает поступившие предложения в план работы департамента, готовит проект плана, согласует проект с заместителями руководителя департамента и начальниками структурных подразделений департамента и представляет его на утверждение руководству* департамента. Начальник отдела руководителя департамента вправе вносить в проект плана работы департамента вопросы о ходе выполнения распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Департамента здравоохранения города Москвы, реализация которых осуществляется с отставанием от установленных сроков.

2.2. На основе предложений заместителей руководителя департамента и начальников структурных подразделений департамента, представляемых а отдел руководителя департамента по вторникам, отдел руководителя департамента формирует предложения в свод информации об основных мероприятиях органов исполнительной и законодательной власти города на предстоящую неделю (информация направляется в Правительство Москвы по электронной почте не позднее четверга).

2.3. На основе предложений заместителей руководителя департамента и начальников структурных подразделений департамента, представляемых в отдел руководителя до 20 числа ежемесячно, формируются предложения по включению в план работы первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы на предстоящий месяц (информация Департамента здравоохранения представляется в Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы не позднее 24 числа предшествующего планируемому периоду месяца).

2.4. При необходимости структурными подразделениями департамента осуществляется разработка специальных (целевых) планов работы департамента по отдельным вопросам городского здравоохранения, а также календарных (сводных) планов на короткий промежуток времени.

2.5. Ответственность за формирование и контроль за выполнением общих планов работы департамента возложена на первого заместителя руководителя департамента, заместителей руководителя департамента и начальников структурных подразделений департамента в соответствии с распределением обязанностей, а в целом - на начальника отдела руководителя департамента.


3. Распорядительные документы Департамента


3.1. Виды распорядительных документов


3.1.1. Общие положения


В целях осуществления исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей функций Департамента здравоохранения в пределах возложенных на него задач по управлению здравоохранением Москвы издаются правовые акты: приказы и распоряжения департамента. Распоряжения, как правило, издаются для решения отдельных, а также срочных вопросов.

Правовые акты департамента оформляются на специальных бланках, издаются на основе единоначалия, подписываются руководителем (исполняющим обязанности руководителя) департамента. Правовые акты департамента вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте акта.

Правовые акты департамента обязательны для исполнения должностными лицами учреждений, предприятий и организаций, входящих в систему московского городского здравоохранения, а по отдельным вопросам - гражданами, должностными лицами учреждений, предприятий и организаций здравоохранения города независимо от ведомственной подчиненности и организационно-правового статуса.

Правовые акты департамента, противоречащие законодательству и иным нормативным актам России и Москвы, могут быть отменены или приостановлены Мэром Москвы или Правительством Москвы. Приказами руководителя департамента могут быть отменены правовые акты подведомственных департаменту структур, если они не соответствуют законодательству, приняты с нарушением действующих правовых актов или их выполнение не обеспечено ресурсами.


Информация об изменениях:

Приказом Департамента здравоохранения г. Москвы от 9 июля 2015 г. N 565 пункт 3.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Порядок подготовки и оформления проектов распорядительных документов


Распорядительными документами Департамента здравоохранения города Москвы (далее - Департамент) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Департамента. В отдельных случаях издаются распорядительные документы совместно с другими органами исполнительной власти (далее - ОИВ) и организациями.

Проекты распорядительных документов (далее - РД) готовятся и представляются на подпись структурными подразделениями Департамента на основании поручений руководства, в соответствии с планом работы или в инициативном порядке в связи с необходимостью решения возникших перед государственной системой здравоохранения города Москвы задач. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Управлением правового обеспечения и кадровой политики на основании соответствующих представлений. Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по кадровым вопросам (личному составу).

Обеспечение качественной подготовки проектов РД, их своевременное согласование и представление на подпись возлагается на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты.

Проекты приказов и распоряжений должны иметь следующие составные части: заголовок к тексту, текст (вступительная и распорядительная части, при необходимости - приложения), подпись (подписи), лист согласований.

Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание РД и отвечать на вопрос "О чем?", начинается с предлога "О" или "Об", располагается у левой границы текстового поля, печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом, перенос текста не допускается, точка в конце не ставится.

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и (или) дополнений в ранее принятый (изданный) документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений (дополнений) в приказ (распоряжение) (далее указывается дата, регистрационный номер)", например: "О внесении изменений и дополнений в приказ Департамента здравоохранения города Москвы от 15.01.2011 N 18". Если в РД отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно.

Текст распорядительного документа должен быть написан ясно, предельно кратко, с соблюдением грамматических правил, суть документа изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Не следует употреблять сокращенных слов**. Правила написания слов и словосочетаний приведены в приложении 4 к Регламенту Правительства Москвы***. Текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала в границах полей (не менее): с левой стороны листа - 2,5 см, с правой стороны - 1,5 см. Первая строка каждого абзаца печатается с отступлением 1,25 см от границы левого поля.

При ссылке на иной документ соблюдается последовательность: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ, ...); наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Министерство здравоохранения Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент здравоохранения города Москвы и др.); дата издания, номер (без предлога "за"), название документа. При обозначении даты: название месяца указывается прописью, например: "25 ноября 2012 г.".

Вступительная часть текста (констатирующая, мотивировочная, преамбула) дается при необходимости, должна быть краткой, излагающей цели, мотивы, задачи предписываемых действий обстоятельства, послужившие основанием для подготовки документа, здесь же возможна оценка состояния дел по рассматриваемому вопросу. Начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если РД издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов, кроме приказов по личному составу, завершается словом "приказываю:" (с двоеточием), напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с новой строки, и выделенным жирным шрифтом. В совместных распорядительных документах форма изложения текста от первого лица множественного числа (приказываем:)

Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово приказываю - не пишется.

Преамбула распоряжения не имеет специальных завершающих слов.

Распорядительная часть текста приказов и распоряжений, как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа. В повелительной форме излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Распорядительная часть может состоять из пунктов, если исполнение РД предполагает выполнение разными исполнителями различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Для детализации действий пункты могут делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку (1.1, 1.2 и т.д.), абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака "дефис" (-) и строчной буквы.

Пункты группируются по значимости (от более существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы. Каждый пункт, как правило, должен включать предписание исполнителю (исполнителям) и выражать законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.

При утверждении состава комиссии или иного перечня, количественный состав которых составляет четыре и более, состав комиссии или перечень выносится в приложение, о чем в тексте РД делается ссылка.

Поручения (задания) даются подразделениям и подведомственным структурам Департамента (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам (например: заместителю руководителя Департамента Фамилия И.О.).

Формулировки распорядительной части должны быть конкретными, четкими, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам и не допускающими выражений типа: "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты и проверка их исполнения затруднительна.

В последнем пункте РД указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения распорядительного документа в целом.

Наименования структурных подразделений, учреждений, предприятий и организаций, фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (например, сумму выделяемых средств), фамилия и инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль исполнения РД, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, выделяются жирным шрифтом.

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера "N" перед порядковыми номерами приложений не ставится, порядковый номер единственного приложения не обозначается. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на последнем листе приложения. Ссылка на приложение в тексте распорядительного документа должна соответствовать названию самого приложения. При изложении приложений к распорядительному документу в новой редакции либо дополнении новыми приложениями, они оформляются самостоятельными приложениями к распорядительному документу, вносящему изменения и дополнения в основной документ.

Если к проекту распорядительного документа прилагается документ, изданный вышестоящей инстанцией (Правительство Российской Федерации, Правительство Москвы, Министерство здравоохранения Российской Федерации) или иным органом власти (Департамент финансов города Москвы, и др.), то слова "Приложение к приказу (распоряжению) Департамента здравоохранения города Москвы от "__" ____________ N ___" на этом документе не пишутся.

В тексте после ссылки на документ указывается в скобках: "(прилагается)".

Листы основной части документа и каждого приложения к нему нумеруются отдельно, начиная со вторых листов. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном /"книжном"/, так и горизонтальном /"альбомном"/ расположении текста).

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте документа.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.

Рубрикация структурных элементов в приложении к распорядительному документу предпочтительна та же, что и в тексте распорядительного документа (пункты, подпункты, абзацы, дефисы). В приложениях больших объемов, сложных по структуре (концепции, программы и т.п.), допускается иная нумерация структурных элементов.

В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательна. В больших, сложных по структуре таблицах предпочтительна самостоятельная нумерация структурных элементов каждого раздела.

Проект распорядительного документа должен содержать:

- точные наименования структурных подразделений, учреждений, организаций, предприятий Департамента или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается выполнение поручений;

- сроки исполнения поручений;

- указание о признании утративших силу ранее изданных распорядительных документов либо их отдельных пунктов (при необходимости);

- поручение о контроле исполнения распорядительного документа;

К проекту распорядительного документа прилагаются:

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

- копии контрактов, договоров, соглашений, решений конкурсных комиссий, являющиеся основанием для принятия (издания) распорядительного документа, заверенные в установленном порядке;

- при необходимости - пояснительная записка за подписью должностного лица, внесшего или представившего проект распорядительного документа, с объяснением необходимости принятия данного РД, даются пояснения исторического плана, излагается правовая основа и анализируются возможные последствия;

На оборотной стороне последнего листа проекта распорядительного документа печатается лист согласования, где оформляются визы заинтересованных должностных лиц Департамента, указываются фамилия и инициалы исполнителя, его телефон, приводится список рассылки и определяется его тираж.

Реквизиты листа согласования:

- проект приказа (распоряжения) внесен;

- проект согласован;

- разослать;

- подлежит или не подлежит опубликованию в сети Интернет;

- тираж;

- исполнитель.

Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются в именительном падеже.

Реквизит "Проект приказа (распоряжения) внесен:" указывается должность, инициалы и фамилия начальника подразделения, представившего проект РД.

Реквизит "Согласовано:" указываются должности, инициалы и фамилии должностных лиц, имеющих отношение к вносимому вопросу, в следующей последовательности:

- первые заместители руководителя Департамента;

- заместители руководителя Департамента;

- начальники управлений Департамента;

- начальник Управления делами и координации деятельности;

- начальник отдела делопроизводства и контроля исполнения поручений;

- главные внештатные специалисты Департамента;

- директора дирекций (ГКУ ДКД МО ДЗМ, ГКУ ДЗ ТИНАО ДЗМ);

- руководители подведомственных учреждений, предприятий, организаций.

Обязательным для проекта распорядительного документа является согласование первых заместителей руководителя Департамента, заместителей руководителя Департамента и начальников управлений Департамента, имеющих отношение к вносимому вопросу, начальника Управления делами и координации деятельности, начальника отдела делопроизводства и контроля исполнения поручений.

Реквизит "Исполнитель": указывается должность, фамилия, инициалы, номер телефона специалиста, подготовившего проект документа. Исполнитель несет ответственность за согласование документов и правильность их рассылки.

Реквизит "Разослать" - печатается в дательном падеже, включает перечень:

- структурных подразделений и должностных лиц Департамента, названных в качестве исполнителей заданий;

- должностных лиц Департамента, на которых возложен контроль исполнения распорядительного документа;

- должностных лиц Департамента согласующих проект РД;

- подразделений, учреждений, предприятий и организаций Департамента, на которые распространяется действие документа.

Если действие документа распространяется на ряд однородных должностных лиц, подразделений или структур, то в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например, руководителям структурных подразделений Департамента. Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа заместителям руководителя Департамента, а также должностному лицу, на которое возложен контроль исполнения документа.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки распорядительного документа несет исполнитель.

Подразделение Департамента, представившее (внесшее) проект РД, осуществляет впоследствии справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

Согласование проекта распорядительного документа организуется исполнителем, подготовившем проект, и осуществляется путем визирования: на листе согласования ставится подпись должностного лица, согласующего документ, и дата согласования (при необходимости оформляется возражение /особое мнение/, которое может быть изложено как на отдельном листе, прилагаемом к листу согласования, так и непосредственно на листе согласования).

Согласование проекта распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ производится с теми должностными лицами, в компетенции которых находятся вопросы, разрешаемые в подготовленном проекте распорядительного документа.

При наличии замечаний проект распорядительного документа, при необходимости, дорабатывается подразделением, его разработавшим. Если в процессе согласования РД был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте проекта вновь собрать все необходимые визы. Если правки были грамматическими и стилистическими, не затрагивающими сути вопроса, окончательный вариант вновь визирует исполнитель и начальник структурного подразделения, которое вносит проект.

На листе согласования проекта распорядительного документа в обязательном порядке после реквизита "Рассылка" исполнитель вносит информацию "Подлежит опубликованию в сети Интернет" или "Не подлежит опубликованию в сети Интернет".

В предусмотренных случаях к проекту распорядительного документа прилагается заключение антикоррупционной экспертизы или справка, оформленная в произвольной форме, за подписью должностного лица, внесшего или представившего проект нормативного распорядительного документа.

Контроль соответствия требованиям Регламента Департамента осуществляет отдел делопроизводства и контроля исполнения поручений Управления делами и координации деятельности Департамента и включает:

- проверку правильности определения вида документа, использования бланка, наличия заголовка, его соответствия содержанию текста; наличия обязательного пункта о контроле, при необходимости пункта об отмене, признании утратившим силу или изменении ранее принятого документа; указания при необходимости на обязательность опубликования; оформления подписи; наличия всех необходимых согласований, действительность согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования);

- проверку правильности оформления (структура текста, соотношение размеров констатирующей и постановляющей частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие приложений, правильность наименований структурных подразделений Департамента, учреждений, предприятий и организаций и их должностных лиц, указание сроков исполнения, указание справочных данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);

- проверку комплектности представленных документов.

Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом правил или отклоненный из-за необходимости доработки, подлежит возврату исполнителю с указанием замечаний, изложенными письменно или устно.

Доработка их осуществляется в течение 1-2 рабочих дней, если при возврате не установлен иной срок.

Проект распорядительного документа Департамента направляется на согласование в Системе электронного документооборота (далее - СЭД) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или обычным согласованием. Для этого документ регистрируется в установленном порядке в блоке "Согласование" как "внутренний документ" и создается лист "последовательного согласования", в который вносятся в порядке последовательности визирования все должностные лица (работающие в СЭД) и участвующие в его согласовании.

Иные, участвующие в подготовке и согласовании документа специалисты или должностные лица сторонних организаций (в том числе при подготовке совместного распорядительного документа) ставят на листе согласования собственноручную подпись.

На подпись руководителю Департамента проект документа с листом согласования представляется в бумажном виде, к нему прилагается выведенный на принтер лист согласования. При этом на листе согласования в бумажном виде собственноручную подпись в обязательном порядке ставят исполнитель документа, должностное лицо вносящее проект, начальник отдела делопроизводства и контроля исполнения поручений. Вместо подписей должностных лиц согласовавших проект документа в СЭД начальником отдела делопроизводства и контроля исполнения поручений указывается: "согласовано СЭД" или "согласовано ЭЦП" (в зависимости от формы согласования).


Информация об изменениях:

Приказом Департамента здравоохранения г. Москвы от 9 июля 2015 г. N 565 пункт 3.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Подписание распорядительных документов


Распоряжение и приказ Департамента здравоохранения города Москвы издает (подписывает) руководитель Департамента. В отсутствие руководителя документы подписывает должностное лицо, на которого в установленном порядке возложено исполнение его обязанностей.

Право подписи распорядительных документов представляется заместителям руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией, установленной приказом о распределении обязанностей.

Подпись отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами. Печатается:

- у левой границы текстового поля - "Руководитель (исполняющий обязанности руководителя) Департамента здравоохранения города Москвы, заместитель руководителя Департамента здравоохранения города Москвы"

- у правой границы - инициалы и фамилия.

В случае, когда распорядительный документ подписан исполняющим обязанности, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности руководителя Департамента здравоохранения города Москвы" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение, приказ или поручение.

Распорядительные документы совместные с другими органами исполнительной власти или организациями готовятся и подписываются всеми руководителями ОИВ или организаций в количестве, соответствующем количеству авторов подготовленного проекта РД, расшифровки подписей делаются на одном уровне.


3.4. Регистрация распорядительных документов


Регистрация приказов и распоряжений производится в течение года в порядке возрастания номеров: приказам по основной деятельности присваиваются порядковые регистрационные номера; распоряжениям - отдельные порядковые номера с добавлением аббревиатуры "-Р"; приказы по личному составу регистрируются отдельными порядковыми номерами с добавлением аббревиатуры "-К".

Датами документов являются даты их регистрации, которые, как правило, должны совпадать с датами подписания или следовать непосредственно за ними.


3.5. Формирование дел распорядительных документов


Подписанные распорядительные документы формируются канцелярией департамента в дела в течение года в порядке возрастания номеров соответственно с установленным порядком регистрации распорядительных документов:

- дело приказов департамента по основной деятельности;

- дело приказов департамента по личному составу;

- дело распоряжений департамента.

Дело распорядительного документа включает в себя:

- подлинник распорядительного документа;

- приложения к распорядительному документу (если имеются);

- листы согласований и (если имеются) листы разногласий.

Документы, послужившие основанием для издания документа, хранятся в подразделениях, представивших проект к подписанию (по приказам о поощрениях и дисциплинарных взысканиях - в отделе государственной службы и кадров).


3.6. Рассылка распорядительных документов


Приказы и распоряжения после их подписания руководителем (исполняющим обязанности руководителя) поступают в канцелярию департамента. Подписанные документы тиражируются отделом материально-технического обеспечения департамента и рассылаются канцелярией в соответствии со списком рассылки в течение пяти календарных дней, не считая праздничных дней (в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации) (в случае необходимости рассылка осуществляется в более сжатые сроки).

В случае рассылки документа в организации, не имеющие почтовых ящиков в канцелярии департамента, в рассылке следует указать адреса данных организаций с почтовым индексом. При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров.

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и рассылаются в соответствии со списками рассылки. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений кому направляется.


3.7. Замена отдельных листов разосланных распорядительных документов


Внесение каких-либо несанкционированных исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения руководителя департамента или его заместителей.

При необходимости исправления (замены) даже одного слова производится замена полного листа распорядительного документа, при этом нумерация страниц утвержденного распорядительного документа сохраняется.

В этом случае отдел руководителя департамента оформляет заменяемый лист документа следующим образом: у правого края верхнего поля нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы - дату, номер и название указывать не обязательно). Дело распорядительного документа дополняется заменяемым листом (листами).

Подготовка и рассылка выписок из текста распорядительных документов не осуществляется.


3.8. Внесение изменений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ департамента


Внесение изменений в приказ или распоряжение руководителя департамента, а также их отмена возможно путем издания приказа или распоряжения руководителя департамента.

Изменения вносятся только в первоначальный распорядительный документ. Внесение изменений в распорядительный документ о внесении изменений не допускается.

При внесении изменений в распорядительный документ, в который уже были внесены изменения ранее, в первом пункте о внесении изменений дается ссылка "(в редакции - вид документа, дата, номер)", при этом указываются все документы по внесению изменений.

Внесением изменений в распорядительный документ считается:

- дополнение распорядительного документа структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;

- замена слов, цифр;

- изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или мотивировочной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;

- исключение из текста распорядительного документа слов, цифр.

Распорядительный документ издается в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего документа в случаях, если:

- необходимо внести изменения, требующие переработки распорядительного документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в распорядительный документ изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы распорядительного документа, причем частично;

- необходимо внести изменения в распорядительный документ, признанный утратившим силу в неотделимой части.

Распорядительный документ о внесении изменений и дополнений оформляется в соответствии с приложением 3 к Регламенту Правительства Москвы***.


3.9. Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа департамента


Отмена, признание утратившим силу распорядительного документа Департамента здравоохранения города Москвы производятся в порядке, установленном настоящим Регламентом для вновь принимаемого (издаваемого) распорядительного документа. Распорядительные документы подлежат отмене или признанию утратившими силу путем издания распорядительного документа департамента с формулировкой соответственно "отменить" или "признать утратившим(и) силу". В случае если подлежащий отмене или признанию утратившим силу распорядительный документ изменялся, то необходимо отдельными пунктами отменить или признать утратившими силу первоначальную редакцию распорядительного документа и все распорядительные документы (либо их отдельные пункты), которыми в текст основного распорядительного документа ранее вносились изменения и дополнения, в том числе о продлении сроков выполнения распорядительного документа.

Утратившими силу признаются распорядительные документы Департамента здравоохранения:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия, если срок их действия истек;

- в связи с изменением законодательства.

Распорядительные документы департамента признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.

Распорядительные документы департамента подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры.

Распорядительные документы департамента отменяются с момента их принятия и не имеют правовых последствий.

Перечень распорядительных документов либо их отдельных пунктов, подлежащих отмене или признанию утратившими силу, в тексте проекта распорядительного документа по данному вопросу оформляется по видам распорядительных документов и в хронологическом порядке. Если в распорядительном документе имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный распорядительный документ он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт, подпункт или абзац содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, этот подпункт или этот абзац, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже будет считаться утратившим силу. Если в пункте, подпункте или абзаце распорядительного документа наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то признается утратившим силу этот пункт этот подпункт или этот абзац только в части, относящейся к приложению.

Отмена или признание утратившими силу пунктов, подпунктов, абзацев (структурных элементов) отменяет или прекращает действие структурного элемента документа соответственно, создает новую редакцию распорядительного документа и не является внесением изменений.


3.10. Поддержание нормативной базы в актуальном состоянии


В целях поддержания в актуальном состоянии нормативной базы департамента, структурные подразделения, выступающие в качестве исполнителей по подготовке распорядительных документов, систематически, не реже одного раза в год, осуществляют работу по выявлению распорядительных документов, подлежащих отмене, признанию утратившими силу или требующими внесения изменений.

Распорядительные документы департамента, утратившие силу, подлежат отмене путем издания соответствующего распорядительного документа с формулировкой "признать утратившим(и) силу".


4. Взаимодействие с Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Федеральным Собранием Российской Федерации, Московской городской Думой, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве


4.1. Общие положения


При необходимости обращения к Администрации Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации или Московскую городскую Думу для решения вопросов законотворческой деятельности соответствующие предложения направляются Мэру Москвы после их согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.


4.2. Взаимоотношения с членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы и муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве (далее - муниципальное собрание)


4.2.1. Прием депутатов должностными лицами департамента


По вопросам своей депутатской деятельности члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы и депутаты муниципальных собраний пользуются правом на прием в первоочередном порядке руководством и другими должностными лицами департамента в соответствии с законами о статусе этих депутатов.


4.2.2. Порядок рассмотрения обращений членов Совета Федерации и депутатов


При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной думы Федерального собрания Российской Федерации, депутата Московской городской Думы по вопросам, связанным с депутатской деятельностью, должностные лица департамента обеспечивают его консультациями, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию (доступ к сведениям, составляющим государственную или врачебную тайну, осуществляется в соответствии с федеральным законом о государственной тайне и "Основами законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан").

При необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов, об этом сообщается депутату в течении 5 календарных дней со дня получения обращения. В случае указания в обращении на нарушение законодательства незамедлительно принимаются меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности. Окончательный ответ за подписью руководителя (исполняющим обязанности руководителя) департамента представляется не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Обращение депутата муниципального Собрания в органы и к должностным лицам исполнительной власти города Москвы рассматривается в течение 15 календарных дней с момента получения обращения, если оно не требует дополнительного изучения и проверки. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в пятнадцатидневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 календарных дней со дня получения письменного обращения.

Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.

Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства незамедлительно принимаются меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

Обращение Московской городской Думы к Департаменту здравоохранения города Москвы с предложением отмены, изменения или дополнения принятых им актов рассматривается в месячный срок, если иное не установлено законодательством, и о результатах сообщается Московской городской Думе.

Подготовку проекта ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или Московской городской Думы к Мэру, Правительству Москвы поручается Департаменту здравоохранения города Москвы, если к его ведению относится поставленный вопрос.

По поручению Мэра Москвы или должностных лиц, уполномоченных давать поручения от имени Мэра Москвы, ответ на обращение дается за подписью руководителя (исполняющего обязанности руководителя) департамента.

В случае подготовки ответа на обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, депутата Московской городской Думы за подписью Мэра Москвы представление на подпись проекта ответа осуществляется после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.


4.2.3. Парламентский запрос


Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителю органа исполнительной власти города по вопросам, входящим в его компетенцию. Запрос принимается большинством голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном регламентами палат.

Ответ на парламентский запрос должен быть дан в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней с даты получения или в иной, установленный соответствующей палатой срок, тем должностным лицом, которому он направлен или временно исполняющим его обязанности.


4.2.4. Депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации


Член Совета Федерации, депутат Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям органов исполнительной власти города Москвы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответ на запрос должен быть дан в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения (или в иной согласованный с инициатором запроса срок). Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Инициатор запроса имеет право участвовать в рассмотрении поставленных им вопросов, в том числе на закрытых заседаниях в Департаменте здравоохранения города Москвы. О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов инициатор запроса должен быть извещен заблаговременно, не позднее чем за 3 дня до заседания.


4.2.5. Депутатский запрос депутата Московской городской Думы


Депутатский запрос депутата Московской городской Думы - особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в письменной форме вносится на заседание Московской городской Думы и оформляется на специальном бланке. Запрос должен содержать фразу: "Запрос сделан на заседании Московской городской Думы (число, месяц, год)", удостоверенную подписью председательствующего на заседании и подписан автором (авторами) запроса.

Ответ на запрос дается в устной (на заседании Думы) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения должностным лицом, или в иной срок, согласованный с автором (авторами) запроса руководителем департамента, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.


4.2.6. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания


Депутатский запрос депутата муниципального Собрания - особая форма обращения депутата (групп депутатов), которое в письменной форме вносится на заседание муниципального Собрания и оформляется на бланке муниципального Собрания. Запрос должен содержать фразу: "Запрос представлен на заседании муниципального Собрания (число, месяц, год)" и подписан автором (авторами) запроса.

Ответ на запрос дается в устной (на заседании Собрания) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения должностным лицом, которому направлен запрос, или лицом, исполняющим его обязанности.

Обращение депутата, названное им депутатским запросом, но не содержащих сведений о дате представления депутатского запроса на заседании Муниципального собрания, или вопросам, не относящихся к его депутатской деятельности, а также к перечню вопросов местного значения, установленному Законом города Москвы от 6 ноября 2002 года N 56 "Об организации местного самоуправления в городе Москве", рассматривается как обращение депутата в обще порядке, установленном пунктом 4.2.2 настоящего Регламента.


4.2.7. Организация работы с поступившими проектами федеральных законов


Заключения должны содержать замечания и предложения по законопроекту, при их наличии, а также определенно выраженную позицию Департамента здравоохранения города Москвы, исключающую возможность неоднозначного толкования.


5. Порядок работы с договорами и соглашениями


5.1. Основные требования к оформлению договоров и соглашений


Договоры и соглашения города Москвы являются составной частью системы правовых актов города и могут заключаются от имени города Мэром Москвы, Правительством Москвы, а также органами исполнительной власти города.

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города, заключаемых Департаментом здравоохранения города Москвы с субъектами договорных Отношений, определяется Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Законами города Москвы от 28 марта 2001 года N 11 "О договорах и соглашениях города Москвы" и от 22 октября 1997 года N 44 "О социальном партнерстве", постановлением Правительства Москвы от 7 августа 2001 года N 726-ПП "О реализации положений Закона города Москвы "О договорах и соглашениях города Москвы", а также Договором о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти города федерального значения Москвы.

Департамент здравоохранения города Москвы заключает соглашения с соответствующими органами управления здравоохранением исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств, а также иными участниками договорно-правовых отношений по поручению Мэра Москвы; полномочия на ведение переговоров и подписание договоров (соглашений), инициативно заключаемых от имени Департамента здравоохранения, должностным лицам департамента подтверждаются доверенностью Мэра.

Кроме того, в развитие ранее заключенных договоров и соглашений города на основании содержащихся в них поручений Мэра Москвы Департамент здравоохранения, в пределах закрепленных за ним полномочий, может также заключать соглашения по конкретным предметам правового регулирования (при этом оформления доверенности Мэра не требуется).

При переговорах по вопросам заключения договора (соглашения) ведется протокол. Проекты договоров (соглашений), подписываемые субъектами договорных отношений, подлежат согласованию с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти города и Правовым управлением Правительства Москвы. Уполномоченными органами исполнительной власти по координации работ, связанных с заключением договоров и соглашений города, являются Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы (по соглашениям в области внешнеэкономических и международных связей), Комитет межрегиональных связей и национальной политики города Москвы (по соглашениям и договорам межрегионального характера), Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы (по соглашениям и договорам с органами местного самоуправления), Департамент экономической политики и развития города Москвы (по соглашениям и договорам о разграничении полномочий и взаимной передаче полномочий между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти города Москвы).

Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой указываются основные цели;

- дату, место подписания, наименования Сторон;

- предмет правового регулирования;

- раскрытие используемых терминов и понятий;

- права и обязанности Сторон;

- ответственность Сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств Сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должностей, фамилий, имен, отчеств уполномоченных лиц, подписывающих договор или соглашение;

- подписи Сторон.

Подписи располагаются друг против друга или одна под другой и удостоверяются гербовыми печатями Сторон (гербовая печать не удостоверяет подпись соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей). В текстах первое место (левое или верхнее) занимает подпись представителя той Стороны, у которой будет храниться данный экземпляр договора или соглашения. В наименовании договора или соглашения на первом месте также ставится наименование той Стороны, у которой будет храниться данный экземпляр подлинника документа.

Договоры (соглашения) не должны включать положений, содержащихся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являющихся обязательными к исполнению.

Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

Отдельные договоры (соглашения) утверждаются приказами. Приказ необходим когда действие документа распространяется на подведомственные учреждения, организации и предприятия и требуются указания по практической реализации его положений (например: приказы "Об утверждении договора о сотрудничестве между лечебно-профилактическими учреждениями и коммерческими ритуальными организациями по оказанию дополнительных ритуальных услуг", "О предоставлении клинической базы ММА имени И.М. Сеченова..." и т.д.).


5.2. Порядок подготовки, заключения, регистрации, хранения и выполнения договоров и соглашений


Руководитель департамента в инициативном порядке или в случае обращения к нему заинтересованных лиц с предложениям заключить договор или соглашение (далее - соглашение) об осуществлении международных, внешнеэкономических и межрегиональных связей, соглашений с федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и международными организациями обращается к Мэру Москвы с предложением о вступлении в переговоры и подписании соглашения.

Предварительно предложение о вступлении в переговоры и о заключении соглашения вместе с проектом соглашения, прилагаемыми к нему финансово-экономическим обоснованием, прогнозом возможных последствий для города и листом согласования (приложение 9 к Регламенту Правительства Москвы***), направляется на рассмотрение в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти города Москвы, Департамент финансов города Москвы, Департамент экономической политики и развития города Москвы, Правовое управление Правительства Москвы, в соответствующие отраслевые, функциональные и территориальные органы исполнительной власти города Москвы, которые рассматривают проект соглашения и в срок не более 15 календарных дней дают по нему заключения (итоги рассмотрения отражаются в листе согласования).

При необходимости проект соглашения предварительно направляется в соответствующие федеральные органы исполнительной власти.

Подготовленный и согласованный в предварительном порядке проект соглашения с приложениями, предложениями по его заключению и листом согласования представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти города Москвы.

Проект соглашения об осуществлении международных и внешнеэкономических связей города не позднее, чем за месяц до его подписания представляется Департаментом внешнеэкономических и международных связей города Москвы для согласования в Министерство иностранных дел Российской Федерации. На заключение соглашения с органом государственной власти иностранного государства требуется согласие Правительства Российской Федерации.

В листе согласования уполномоченный орган Правительства Москвы дополнительно указывает, подлежит ли предлагаемое к заключению соглашение последующей государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации и опубликованию в средствах массовой информации.

Оригинал договора (соглашения) вместе с протоколом переговоров, листом согласования (если соглашение подписано по поручению Мэра, то с копией документа о поручении Мэра на заключение договора (соглашения) и доверенностью) в течение 5 дней передается на регистрацию и хранение в Управление по организации работы с документами Правительства Москвы (депозитарий). При принятии решения об опубликовании текста соглашения, то вместе с перечисленными документами в депозитарий передается текст документа на магнитном носителе.

Копии договоров (соглашений) по международному и. межрегиональному сотрудничеству в области здравоохранения и материалы, относящиеся к их подготовке, совершению, выполнению принятых по ним обязательств, включая копии служебной переписки между Сторонами, хранятся в архиве отдела руководителя и выдаются сотрудникам департамента по запросам. Вся информация по этим вопросам и сопричастные к ним материалы по мере поступления подлежат незамедлительной передаче исполнителями в отдел руководителя департамента.

Ответственность за выполнение договоров (соглашений) и подготовку необходимых материалов для представления Департаментом здравоохранения информации Мэру Москвы или уполномоченному органу Правительства Москвы возлагается на должностных лиц департамента в соответствии с их компетенцией или исходя из резолюции руководства департамента.

Департамент здравоохранения города Москвы ежеквартально информирует уполномоченный орган Правительства Москвы о выполнении условий заключенных соглашений ежеквартально (если в поручении Мэра Москвы не предусмотрен иной срок ее представления).


6. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан


В департаменте установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами руководителя департамента и его первого заместителя, децентрализованную - с документами других должностных лиц департамента.


6.1. Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции


Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в департаменте осуществляется:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично от граждан;

- с использованием факсимильной связи;

- в виде электронной почты;

- в виде телефонограмм.

Прием, первичная обработка и отправка документов производится централизованно (канцелярией департамента), кроме случаев их поступления посредством факсимильной и телефонной связи (осуществляется структурными подразделениями департамента). Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются только при вскрытых конвертах (за исключением заявок на участие в конкурсах, аукционах, запросах котировок).

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и с официального сервера департамента в сети Интернет без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не используются для передачи документов, требующих удостоверения подлинности.

При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя или на копии документа при необходимости ставится штамп департамента, дата и подпись сотрудника, принявшего документ. При приеме обращений граждан в случае наличия копии обращения на ней по просьбе заявителя ставится штамп департамента с указанием даты поступления документа в департамент.

Почта, доставленная в канцелярию фельдъегерской службой, передается сотрудниками канцелярии в секторы служебной корреспонденции или письменных обращений граждан отдела руководителя департамента незамедлительно.

Поступившие в канцелярию запросы о разъяснении положений конкурсной документации и жалобы на действие (бездействие) Департамента здравоохранения, подведомственных ему специализированных организаций, созданных им конкурсной, аукционной или котировочной комиссий в вопросах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд передаются сотрудниками канцелярии в сектор служебной корреспонденции отдела руководителя незамедлительно, лично с выделением указанных документов грифом "весьма срочно!" для незамедлительной регистрации и представления на рассмотрение руководству департамента.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни от Мэра Москвы, Правительства Москвы, Минздравсоцразвития России, Московской городской Думы и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными департамента с последующей передачей в сектор служебной корреспонденции отдела руководителя департамента не позднее 9 часов 30 минут следующего рабочего дня.

При приеме почты проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю отделом руководителя не позднее 3-х рабочих дней с даты получения.

Конверты с поступившими в департамент документами вскрываются в отделе руководителя департамента (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица департамента и содержащих пометку "лично", а также заявок на участие в конкурсах, аукционах, запросах котировок). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов с указанными в них приложениями и удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.); при обнаружении недостачи или отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

Конверты с заявками на участие в конкурсах, аукционах, с запросами котировок не вскрываются. Представитель организации (физическое лицо) направляется в отдел по организации и проведению конкурсов и аукционов для выяснения обстоятельств. Конверты с заявками на участие в конкурсах, аукционах, с запросами котировок принимать в канцелярии Департамента здравоохранения запрещено.

Служебные документы и письменные обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются в незапечатанных конвертах, кроме случаев оговоренных выше.

Конверты, в которых документы поступают в канцелярию, скрепляются с документами и сопровождают их на всех этапах рассмотрения (при поступлении документов, связанных с рассмотрением дел в суде, документы регистрируются в специальном журнале с отметкой о наличии конвертов и времени поступления документов в департамент; в другие структурные подразделения такие документы передаются с конвертами под расписку с фиксацией времени передачи).

На служебных документах и письменных обращениях граждан, поступивших в канцелярию до 14.00 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня. На корреспонденции, поступившей в канцелярию после 14.00 часов, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения, а также поступившие из вышестоящих и судебных инстанций, ставится штамп с указанием даты текущего дня, их передача в сектор служебной корреспонденции осуществляется незамедлительно.

Сотрудники канцелярии распределяют поступающие документы и направляют их на регистрацию.

Отправка документа адресату производится канцелярией после его регистрации в соответствующем подразделении и проверки канцелярией наличия:

- адреса с индексом (не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти России и Москвы, а также при переписке между департаментом и подведомственными ему структурами);

- исходящего регистрационного номера;

- ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи должностного лица на документе.

В случае неправильного оформления документа сотрудники канцелярии должны вернуть документ исполнителю с указанием ошибки, либо пригласить исполнителя к себе (по документам срочного характера) для ее исправления.

Доставка писем Департамента здравоохранения города Москвы в Правительство Москвы осуществляется централизовано не реже одного раза в день в течение рабочей недели и осуществляется под роспись в разносной книге в комнате 102 (Ул. Тверская, дом 13, подъезд 5).

Выдача документов на руки адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения поставленных вопросов. Выдача производится под роспись получателя по разрешению начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, рассматривавшего документ.


6.2. Регистрация документов


Регистрация поступающих в департамент документов проводится централизовано, создаваемых (исходящих) документов - децентрализовано: в подразделениях, их создавших или исполнивших, в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в служебных целях (как создаваемые в департаменте, так и поступающие из других организаций и от граждан), требующие ответа, а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций. Моментом регистрации документа считается время фиксации факта его поступления в департамент путем внесения соответствующих сведений в автоматизированный банк данных с проставлением на документе даты и регистрационного номера.

Запросы о разъяснении положений конкурсной документации и жалобы на действия (бездействие) Департамента здравоохранения, подведомственных ему специализированных организаций, созданных им конкурсной, аукционной или котировочной деятельности в вопросах размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд регистрируются и представляются руководству департамента незамедлительно.

Регистрация документов в департаменте осуществляется:

- в отделе руководителя департамента -

а) входящие служебные документы (кроме факсограмм и телефонограмм),

б) исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией -

- подписанные руководителем департамента, его первым заместителем, начальником отдела руководителя департамента, исполнителем которых являлись сотрудники отдела руководителя департамента,

- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых возлагалась на отдел руководителя департамента,

в) письменные обращения граждан (в т.ч. сопровожденные письмами из вышестоящих или сторонних организаций) и связанная с ними корреспонденция; в структурных подразделениях департамента -

- исходящие документы, связанные со служебной корреспонденцией, исполнителями которых являлись сотрудники соответствующих подразделений,

- протоколы совещаний, ответственность за организацию которых возлагалась на соответствующие подразделения.

Поступившая в департамент корреспонденция на иностранном языке направляется адресату без регистрации.

Прием (передача) телефонограмм и факсограмм, адресованных руководителю департамента и его первому заместителю, производится секретарями руководства или дежурными департамента с регистрацией их в специальных журналах и безотлагательной передачей начальнику (заместителю начальника) отдела руководителя департамента, которыми поступившие документы представляются руководству. Дальнейшая работа с телефоно- и факсограммами, адресованными руководителю (первому заместителю руководителя) департамента, строится по резолюциям руководителя (первого заместителя руководителя) департамента.

Документы, поступившие руководителю департамента и его заместителям в ходе приема представителей организаций и граждан, по которым принимавшие должностные лица дали поручения (поставили резолюцию), до направления исполнителям подлежат регистрации в отделе руководителя департамента.

Документы, поступившие в департамент по одному и тому же вопросу из одной и той же организации или от одного и того же гражданина (граждан) в течение года, считая от даты их первичной регистрации в департаменте, и если со времени первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а также если первоначальное решение поставленного вопроса не удовлетворило заявителя или организацию, считаются повторными.

Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же гражданина (граждан)) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, повторными не считаются.

Для принятия решения о процедуре исполнения повторных документов должностным лицам департамента вместе с документами направляется информация, содержащаяся в соответствующих базах данных, либо (по запросу) предыдущая переписка (дело). При неудовлетворении заявителем решением вопроса материалы повторного обращения докладываются вышестоящему руководителю.

Документы, определенные к исполнению начальникам структурных подразделений департамента, получаются их делопроизводителями в соответствующих секторах отдела руководителя департамента не реже 4-х раз в течение рабочего дня (10.00-10.30, 13.00-13.30, 15.30-16.00, 17.30-17.45). Документы, требующие срочного исполнения, доставляются в структурные подразделения сотрудниками отдела руководителя департамента непосредственно после их регистрации.

Подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в соответствующих базах данных, а также за оперативность представления информации лицам, имеющим право на ее получение.

В секторе служебной корреспонденции фиксируются этапы исполнения поручений руководителя департамента и его первого заместителя (регистрационные номера, начинающиеся с 01-... и 02-...); этапы работ по рассмотрению иных документов фиксируются в соответствующих структурных подразделениях.


6.3. Особенности работы с обращениями граждан


Организация работы с обращениями граждан в Департаменте здравоохранения города Москвы осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", настоящим Регламентом, в том числе в части требований, установленных Административным регламентом Департамента здравоохранения города Москвы по рассмотрению обращений граждан (приложение к настоящему Регламенту).


6.4. Особенности работы с рассмотрением обращений Уполномоченного по правам человека в городе Москве


Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве (далее - Уполномоченного) осуществляется на основании Закона города Москвы "Об Уполномоченном по правам человека в городе Москве", Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.

Должностные лица департамента обязаны в двухнедельный срок предоставлять сведения, материалы и документы по запросам Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий.

Заключения Уполномоченного и его рекомендации относительно возможных и необходимых мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и законных интересов человека, а также предотвращению подобных нарушений в дальнейшем, подлежат обязательному рассмотрению в двухнедельный срок с последующим письменным уведомлением Уполномоченного о принятых мерах.

В случае, если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.

Уполномоченный имеет право лично участвовать в рассмотрении поставленного вопроса. О времени и месте рассмотрения вопроса Уполномоченный должен быть извещен не позднее чем за три дня до даты рассмотрения.


6.5. Особенности работы с документами по вопросам международных связей


Деятельность органов исполнительной власти города Москвы по вопросам международных связей осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 4 января 1999 г. N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации".

Департамент здравоохранения города Москвы обязан не позднее пяти дней со дня получения обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации, его структурных подразделений, органов власти иностранных государств, международных организаций и их представительств на территории Российской Федерации направить копию обращения в Департамент международных связей города Москвы (при необходимости немедленного реагирования - копия обращения направляется в Департамент международных связей незамедлительно).

Департамент здравоохранения города Москвы представляет в Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы:

- ежегодно не позднее 1 октября текущего года перечень мероприятий международного характера для включения в Сводный план международных мероприятий Правительства Москвы на следующий календарный год;

- информацию (отчет) о проведенных мероприятиях, заключенных соглашениях международного характера в течение 10 календарных дней после проведения мероприятия, заключения соглашения.

Проводимые Департаментом здравоохранения города Москвы мероприятия международного характера (визиты, встречи, переговоры) как правило, оформляются отчетом, протоколом или записью беседы.

Подготовка проектов инициативных документов Мэра Москвы по вопросам международных связей города и Правительства Москвы, а также проектов ответов членов Правительства Москвы и руководителя Департамента здравоохранения города Москвы по вопросам международных связей требует предварительного их согласования с руководителем Департамента внешнеэкономических и международных связей города Москвы.


6.6. Порядок рассмотрения документов


Руководителю департамента и его первому заместителю докладываются (направляются для принятия решения по процедуре исполнения):

- поручения Мэра Москвы и его заместителей, министров Правительства Москвы, Председателя Московской городской Думы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обращения руководителей органов исполнительной власти Москвы;

- обращения зарубежных коллег, деловых партнеров;

- документы с жалобами на действия заместителей руководителя, руководителей подразделений департамента, подведомственных департаменту структур;

- документы с проблемными или социально значимыми для отрасли вопросами, повторные и коллективные обращения (в случае необходимости);

- документы, поставленные на особый контроль;

- судебные документы по искам к Департаменту здравоохранения и его должностным лицам.

Документы, адресованные руководителю департамента и не требующие доклада, но относящиеся к компетенции департамента, направляются по принадлежности заместителям руководителя департамента соответственно компетенции.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях соответствующих руководителей, которые оформляются на специальных бланках или на самом документе. Бланк резолюции скрепляется с документом.

Документ может иметь несколько резолюций соответственно этапам рассмотрения. Последующие резолюции не должны противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения поручения, срок его исполнения (с учетом конечного срока, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение (при наличии в резолюции нескольких исполнителей обозначается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное первым); дополнительно (знак +) в резолюциях могут быть указаны должностные лица, которым данный документ направляется для информации, участии в решении вопроса (при необходимости), а также контроля за исполнением поручения);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (если срок в резолюции не указан, то исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца).

Допускается возможность повторного рассмотрения вопроса: документ докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию или вышестоящему руководителю, в результате чего может быть дано новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств; также поручение может быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо вышестоящим руководителем.

Отдел материально-технического обеспечения по документам (поручениям), подписанным руководителем департамента, его первым заместителем и лицами, имеющими право подписи от их имени, по представлению отдела руководителя обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий.


6.7. Оформление исходящих документов


Исходящие документы подписываются руководителем департамента, его первым заместителем, заместителями, начальниками подразделений в соответствии с компетенцией, а также лицами, их официально замещающими.

Исходящие документы оформляются на бланках для писем утвержденного образца.

Должностные лица департамента, представляющие интересы руководителя департамента и его заместителей по доверенности в судебных учреждениях и при ведении переговоров с целью заключения договоров, оформляют документы на чистом листе бумаги (без использования бланка документа).

Подготовленные документы представляются в почту руководителя департамента и его первого заместителя до 16 часов. Документы, представленные в отдел руководителя после 16 часов, поступают в почту следующего дня.

При представлении подготовленных материалов на подпись руководству департамента ответственный исполнитель формирует дело по хронологии поступления (изготовления) документов в следующем порядке:

- оригинал (подлинник) первичного (входящего) документа;

- поручения вышестоящих инстанций и руководства департамента;

- относящиеся к делу справки, протоколы, заключения и пр.;

- копии проектов исходящих документов с необходимыми визами;

- проекты исходящих документов (лишние копии документов удаляются, предыдущие редакции проектов исходящих документов могут быть удалены).

Исходящим номером ответа по исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации. Инициативным документам дается самостоятельный исходящий номер соответственно номенклатуре дел.


6.8. Формирование дел, их хранение, справочная работа


Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется во всех структурных подразделениях департамента в зависимости от того, где они были исполнены.

Справочную работу по документам, централизованно зарегистрированным в департаменте, осуществляют сектор служебной корреспонденции отдела руководителя (по служебной документации) и сектор писем граждан отдела руководителя (по обращениям граждан), а также подразделения департамента, принявшие их к исполнению. Справочную работу по децентрализовано зарегистрированным документам осуществляют соответствующие подразделения.

Руководители структурных подразделений департамента, начальники управлений здравоохранения административных округов отвечают за:

- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в соответствующих базах данных;

- соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку и передачу дел в архив департамента в соответствии с номенклатурой дел.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) не менее 2-х лет остаются в структурных подразделениях для текущей работы (распорядительные документы хранятся в канцелярии 5 лет), а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в Центральный объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях департамента и, по истечению сроком, в соответствии с номенклатурой дел подлежат уничтожению на основании акта о выделении документов и дел к уничтожению

Оформление дел для передачи в архив производится работниками структурных подразделений департамента при методической помощи и под контролем сотрудников Центрального объединенного архива.

Центральным объединенным архивом в соответствии с Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах", "Основными правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года) осуществляется хранение документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование в структурные подразделения департамента, подготовка и выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам.


7. Исполнение и контроль исполнения поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан


7.1. Общие положения


7.1.1. В департаменте подлежат исполнению поручения вышестоящих органов, должностных лиц департамента, зафиксированные в распорядительных и иных служебных документах, резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, решениях коллегий и протоколах совещаний. Исполнение предполагает разработку и реализацию мер, направленных на проведение в жизнь поручений должностных лиц департамента. Ответственность за рассмотрение документов и исполнение поручений руководства департамента возлагается на должностных лиц департамента в соответствии с их компетенцией.

7.1.2. В целях обеспечения высокой эффективности управления здравоохранением города на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия надлежащих мер по их исполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц департамента. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным исполнением конкретных поручений.

7.1.3. В департаменте контролю подлежит исполнение распорядительных документов и планов работы департамента, а также поручений руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя департамента -

- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных лиц;

- по подготовке заключений, в части касающейся департамента, по законодательным актам Российской Федерации, принятым Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации и направленным Мэру Москвы (данных по поручениям должностных лиц Правительства Москвы);

- по подготовке заключений, в части касающейся департамента, по проектам законодательных актов города, представленным Московской городской Думой (данных по поручениям должностных лиц Правительства Москвы);

- по выполнению планов работы Правительства Москвы (в части касающейся департамента) и Департамента здравоохранения города Москвы;

- по выполнению поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Москвы (в части касающейся департамента);

- по рассмотрению служебных документов, заявлений граждан, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы.

7.1.4. Контроль исполнения отдельных поручений возлагается:

- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных лиц - на руководителя (и.о. руководителя) департамента и по его резолюции - на заместителей руководителя департамента в соответствий с распределением Обязанностей (в отдельных случаях - на начальников структурных подразделений);

- по выполнению других документов, указанных в п. 7.1.3, на руководителя и заместителей руководителя департамента, а также (по резолюциям руководства департамента) - на начальников соответствующих структурных подразделений.

Контроль исполнения распорядительных документов и поручений Может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей. Если контроль возложен (исполнение поручено) на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку и/или ответ) в целом по исполнению распорядительного документа, протокола, резолюции, то должностное лицо, которое в распорядительном документе, протоколе, резолюции значится первым, если нет других указаний.

7.1.5. Структурные подразделения департамента в соответствии с компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения поручений, информирование об этом руководства департамента, ведение баз данных.

7.1.6. Отдел руководителя департамента осуществляет:

- методическое руководство и помощь структурным подразделениям департамента, подведомственным учреждениям и организациям в вопросах организации контроля исполнения поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан, реализации мероприятий, предусмотренных распорядительными документами и решениями коллегии департамента;

- контроль исполнения поручений руководителя департамента и его первого заместителя по исполнению поручений Мэра и других документов, поступивших из Правительства Москвы;

- контроль исполнения поручений руководителя департамента и его первого заместителя, зафиксированных в резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, поступивших в адрес департамента;

- контроль исполнения резолюций руководителя и его первого заместителя, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций;

- контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах совещаний и заседаний, оформленных специалистами отдела руководителя департамента, а также соответствующих поручений руководителя департамента и его первого заместителя, связанных с выполнением указанных протоколов;

- контроль за подготовкой и выполнением планов работы департамента.


7.2. Особенности контроля исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы


7.2.1. Все документы, поступающие из Правительства Москвы подлежат централизованному контролю (в отделе руководителя департамента). Исполнение поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, организуется должностными лицами департамента в соответствии с поручениями руководства департамента. Должностные лица департамента несут личную ответственность за надлежащее исполнение данных поручений, а также распорядительных документов департамента, принимаемых во исполнение поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы.

7.2.2. При организации исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, осуществляется упреждающий контроль, предусматривающий:

- принятие решений (подготовка проектов приказов, распоряжений, разработка планов и других мероприятий) с указанием конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы;

- направление предупредительных запросов исполнителям с целью получения и анализа промежуточной информации;

- осуществление Контрольных проверок хода исполнения в структурных подразделениях департамента поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы;

- регулярное заслушивание сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, своевременное принятие мер по устранению недостатков в данной работе (по фактам несвоевременного и ненадлежащего исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, привлечение виновных должностных лиц к ответственности).

7.2.3. При невозможности выполнения поручения в указанный срок заблаговременно, не позднее 7 дней до истечения срока, установленного руководством департамента, руководителю департамента представляется служебная записка с проектом обращения к Мэру или давшему поручение должностному лицу Правительства Москвы, содержащим просьбу о продлении срока исполнения поручения, конкретные причины невозможности выполнения поручения в установленный срок, принятые меры по обеспечению выполнения поручения.

7.2.4. Продление сроков исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, осуществляется путем согласования нового сроках Аппаратом Мэра и Правительства Москвы. Продление сроков исполнения документов с конкретным сроком исполнения или с пометками "срочно" и "оперативно" осуществляется путем согласования нового срока с Аппаратом Мэра и Правительства Москвы с использованием оперативных средств связи и последующим получением извещения о продлении срока.

7.2.5. Корректировка сроков исполнения поручений по документам, ответственным исполнителем которых является руководитель Комплекса социальной сферы города Москвы, возможна на основании обоснованной информации, подписанной руководством департамента и представленной не позднее 5 дней до истечения срока в Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы. Не допускается направление справок по указанным контрольным документам в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, минуя Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы.

Корректировка сроков исполнения по документам, поступающим из вышестоящих органов, от депутатов Государственной Думы, Московской городской Думы осуществляется путем согласования новых сроков исполнения с ответственными сотрудниками соответствующих аппаратов с использованием оперативных средств связи и последующим извещением работников структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, ответственных за контроль исполнения не позднее 7 дней до истечения установленного срока.

На поручение, данное руководителем Комплекса социальной сферы города Москвы нескольким исполнителем, информация в части касающейся представляется ответственному соисполнителю (поименованному в поручении первым) не позднее 8 дней до истечения срока (при необходимости материал направляется с использованием оперативных средств связи). Ответственный исполнитель направляет материалы в Управление координации деятельности Комплекса социальной сферы города Москвы для подготовки окончательного ответа не позднее трех дней до установленного поручением срока. Направление ответа руководителю Комплекса, минуя ответственного исполнителя, не допускается.

Если в поручениях Мэра Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы руководитель Комплекса социальной сферы города Москвы является соисполнителем, ответ ответственному исполнителю дается за подписью руководителя Комплекса. Предложения руководителю Комплекса с проектом ответа представляются за подписью руководителя департамента не позднее 7 дней до истечения срока (если в резолюции департаменту поручается ответить самостоятельно, руководителю Комплекса представляется копия ответа).

7.2.6. Если информация департамента, подготовленная во исполнение поручений Мэра и других документов, поступивших из Правительства Москвы, направляется соисполнителям с использованием почтовой связи, а также во всех случаях направления материалов с истекающим (истекшим) сроком исполнения, подразделение, подготовившее документ, должно направить его адресату также с использованием оперативных средств связи (например: отправка документа по факсу и получение по телефону подтверждения о его принятии) либо нарочным с внесением указанной информации на копию документа.

7.2.7. Представление руководителю департамента промежуточной информации о принятых заместителями руководителя и другими должностными лицами департамента мерах по исполнению поручений Мэра и других документов, поступивших из Правительства Москвы, необходимо в тех случаях, когда срок исполнения определен в течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручениях руководителя департамента. В случае, когда срок исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его выполнение не вызывает сомнений, промежуточная информация руководству департамента представляется по усмотрению ответственных должностных лиц.

7.2.8. В проекте докладной записки на имя Мэра или должностного лица Правительства Москвы, давшего поручение, должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения. Не отвечающие установленным требованиям проекты доклада Мэру и должностным лицам Правительства Москвы, давшим поручения, возвращаются должностным лицам департамента - исполнителям поручений для доработки и повторного представления материалов.

7.2.9. Контроль за правильностью адресования документов, направляемых в Правительство Москвы, осуществляют начальники структурных подразделений, ответственные за исполнение поручений; общий контроль возлагается на отдел руководителя департамента:

- Мэру Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министрам Правительства Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, префектам, руководителям органов городской администрации документы направляются за подписью руководителя (и.о. руководителя) департамента;

- другим должностным лицам Правительства Москвы документы могут быть направлены за подписью заместителя руководителя департамента, курирующего соответствующее направление работ.


7.3. Сроки рассмотрения служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве


Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях руководства департамента, либо в тексте распорядительного документа, протокола совещания, решения коллегии. Сроки определяются календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами или днями.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Годовые и месячные периоды времени исчисляются календарными днями; срок исполнения, установленный в резолюциях должностных лиц в днях, исчисляется рабочими днями.

Срок исполнения, установленный в днях лично Мэром Москвы, исчисляется календарными днями. Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Срок исполнения, исчисляемый месяцем, истекает через 30 календарных дней, не считая нерабочих праздничных дней, за исключением сроков исполнения, установленных законодательством. В случае установления законодательством срока рассмотрения "в течение месяца", "в месячный срок" срок исполнения истекает в соответствующее число следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то срок исполнения истекает в последний день этого месяца.

Срок исполнения, исчисляемый неделей, истекает через 5 дней, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Срок исполнения, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения, не считая нерабочих праздничных и выходных дней.

Нерабочие праздничные дни устанавливаются в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом. В тех случаях, когда в распорядительном документе Правительства Москвы не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - один год с даты подписания распорядительного документа.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль Мэром Москвы, Правительством Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, срок исполнения поручения по ним исчисляется от даты поступления документа в Правительство Москвы (первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы) и составляет 30 календарных дней, если в резолюции не установлен иной срок исполнения. Срок исполнения поручения, установленный в днях, начинается на следующий день после подписания резолюции должностным лицом и ее регистрации в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

При исполнении поручений следует иметь в виду:

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный

срок;

- поручения с пометкой "незамедлительно" - в течение одного дня с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "весьма срочно" - в двухдневный срок с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "срочно" - в трехдневный срок с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- поручения с пометкой "оперативно" - в течение десяти дней с даты подписания и регистрации поручения (резолюции);

- остальные поручения - в течение месяца с даты подписания резолюции;

- сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях.

Для всех видов письменных обращений граждан - индивидуальных и коллективных, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются не позднее 15 календарных дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней с даты их поступления в департамент.

Когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены руководством департамента, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях срок рассмотрения обращения продлевается на период судебного разбирательства.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с вышеуказанным порядком.

Запросы о разъяснении положений конкурсной документации рассматриваются в течение двух рабочих дней, после чего автору запроса в письменной форме или форме электронного документа направляются разъяснения положений конкурсной документации (если запрос поступил в департамент не позднее чем за пять дней до окончания подачи заявок в конкурсе). В течение одного дня со дня направления разъяснений положений конкурсной документации по запросу участника размещения заказа такое разъяснение должно быть размещено департаментом на официальном сайте с указанием предмета запроса, но без указания участника размещения заказа, от которого поступил запрос; разъяснение положений конкурсной документации не должно изменять ее суть.

Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве связанные с их депутатской деятельностью, рассматриваются безотлагательно; при необходимости изучения вопросов - в трехдневный срок дается предварительное уведомление инициатору обращения, окончательный ответ направляется в течение 30 дней.

Сроки исполнения парламентских и депутатских запросов:

- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

- депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок;

- депутатский запрос депутата Московской городской Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной, установленный Думой срок;

- депутатский запрос депутата муниципального Собрания - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной, установленный Собранием срок.

Корректировка срока исполнения поручения производится должностным лицом, его установившим, на основании обращения ответственного исполнителя, представляемого не позднее, чем за 2 дня до истечения срока.

Корректировка сроков исполнения поручений по документам, поступивших от должностных лиц Правительства Москвы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2 настоящего Регламента.


7.4. Порядок исполнения поручений по рассмотрению документов


Рассмотрение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц департамента, содержащихся в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

Если рассмотрение документа поручено нескольким сотрудникам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является сотрудник, указанный в резолюции первым.

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению или обращению основного исполнителя.

Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения поручения, обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения, либо сообщить свое мнение по рассматриваемому вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Подлинники документов, направленные ответственному исполнителю, прилагаются к делу. Ответственному исполнителю дано право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку документа.

Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы, подписываются руководителем департамента либо его заместителями в соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2.9 и представляются в Правительство Москвы в сроки, указанные в поручениях, либо в месячный срок со дня регистрации документов в Правительстве Москвы, если срок не указан.

Информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации и иных должностных лиц, подготовленная департаментом по поручению Мэра Москвы или лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра направляться в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (на втором экземпляре должна быть виза руководителя (и.о. руководителя) департамента).

Если поручение предусматривает ответ Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы" за подписью члена Правительства Москвы либо должностном бланке члена Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера поручений федеральных органов и Правительства Москвы дается ответ).

Ответы на поручения Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются исключительно Мэру Москвы.

Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан в адрес Мэра Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы направляются за подписью руководителя департамента только в случаях соответствующих поручений. При этом руководитель Комплекса социальной сферы города Москвы информируется письмом с приложением копии ответа.

В остальных случаях готовится проект ответа за подписью соответствующего должностного лица и представляется с сопроводительной запиской руководителя департамента руководителю Комплекса социальной сферы города Москвы, не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения.

Ответы на документы даются, как правило, в письменной форме. При устной форме ответа (если это устраивает адресата) на служебном документе либо обращении гражданина (или на отдельных справках) исполнителем делается отметка с указанием даты ответа, его краткого содержания, а также информации о лице, давшем ответ (фамилия, инициалы, должность, телефон) и его получившим.


7.5. Порядок представления исполненного поручения к снятию с контроля


Снятие с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль, или руководством департамента.

Снятие с контроля поручений руководителя департамента и его первого заместителя осуществляется на основании резолюций руководителя департамента или его первого заместителя на справках (заключениях) об исполнении, представляемых заместителями руководителя департамента или начальниками структурных подразделений, ответственными за рассмотрение документа.

Основанием для снятия поручения с контроля может служить:

- подписанный и зарегистрированный ответ;

- служебная записка исполнителя о результатах выполнения поручения с резолюцией руководителя о снятии документа с контроля;

- резолюция руководителя о снятии документа с контроля.

Отметка о рассмотрении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, об этом свидетельствующий), слова "В дело", дату, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором рассмотрен документ.

При представлении рассмотренного документа для снятия с контроля делопроизводитель соответствующего подразделения формирует материалы дела по хронологии их поступления (изготовления) в следующем порядке:

- оригинал (подлинник) первичного (входящего) документа (если подлинник документа подлежит возврату в вышестоящую организацию или направлению в стороннюю организацию, то в деле остается его копия);

- поручения вышестоящих инстанций и руководства департамента;

- относящиеся к делу справки, протоколы, заключения и пр.;

- копия исходящего документа (лишние копии документов удаляются, не принятые редакции проектов исходящих документов могут быть удалены);

- контрольная карточка учета входящего документа.

Основаниями для снятия распорядительного документа с контроля являются его выполнение либо издание нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего.

Исполненными считаются служебные документы и обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, корреспондентам даны исчерпывающие ответы, сведения о рассмотрении документа, содержащего необходимые реквизиты и визы, представленного в надлежащем порядке, внесены в компьютерную базу данных департамента.


7.6. Порядок осуществления контроля


Контроль исполнения распорядительных документов и поручений осуществляется в департаменте с использованием автоматизированных баз данных:

- "Автоматизированная информационная система обеспечения документооборота городской отрасли "Здравоохранение";

- "Автоматизированная информационная система работы с письмами граждан городской отрасли "Здравоохранение".

Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат поручения по рассмотрению служебных документов и обращений граждан, поставленные на контроль руководителем департамента, его первым заместителем, отделом руководителя департамента, помеченные штампом "контроль".

Контроль исполнения иных поручений, а также сохранности связанных с ними документов, обеспечивается в структурных подразделениях департамента и возлагается на их руководителей.

Контроль осуществляется как оперативными методами (выход на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (обеспечение информации от исполнителей в виде справок, талонов отчетов, заключений и т.д.).

Сотрудники отдела руководителя департамента периодически, до истечения установленного срока исполнения, уведомляют исполнителей о поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящий период. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

Исполнители или сотрудники, ответственные за контроль в структурных подразделениях, обязаны представить информацию о выполнении поручения в отдел руководителя департамента не позднее следующего дня после окончания контрольного срока для снятия документа с контроля.

Если информация, представленная исполнителем в отдел руководителя к снятию поручения с контроля, не соответствует установленным требованиям, материалы возвращаются в соответствующее подразделение для доработки.


7.7. Информирование должностных лиц департамента


Начальник отдела руководителя департамента в оперативном порядке, еженедельно и ежеквартально анализирует исполнение поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан и докладывает руководству департамента о состоянии исполнительской дисциплины.

Отдел руководителя департамента имеет право вносить руководству департамента предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений руководителя и его первого заместителя, содержащихся в резолюциях, протоколах и распорядительных документах.

Руководитель департамента представляет Правительству Москвы ежегодный отчет о своей деятельности (о состоянии исполнительской дисциплины и исполнении поручений Правительства Москвы).

Департамент осуществляет систематический контроль за состоянием работы с обращениями и приемом граждан в управлениях здравоохранения административных округов и подведомственных учреждениях здравоохранения.


8. Организация приема граждан


Организация личного приема граждан руководителем Департамента здравоохранения, его заместителями и начальниками структурных подразделений осуществляется в соответствии с Административным регламентом Департамента города Москвы по рассмотрению устных и письменных обращений граждан (приложение к настоящему Регламенту).


9. Информационное обеспечение деятельности департамента


Информационное обеспечение деятельности департамента направлено на доведение до руководства департамента, начальников подразделений, руководителей подведомственных структур информации, необходимой для решения задач управления отраслью, а также для освещения и разъяснения населению деятельности департамента и Правительства Москвы в области здравоохранения.

Задачи пресс-службы департамента:

- обеспечение должностных лиц департамента информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных функций;

- обеспечение принципа гласности в деятельности департамента и Правительства Москвы в сфере здравоохранения, в том числе через организацию выступлений соответствующих должностных лиц в средствах массовой информации;

- информирование граждан о проводимых мероприятиях и программах в области здравоохранения.

Формы и средства предоставления и распространения информации:

- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов;

- предоставление копий по запросу;

- предоставление справок по телефону;

- публикации в средствах массовой информации;

- выступления на телевидении и радио;

- организация пресс-конференций руководства департамента;

- выпуск сборников, обзоров, перечней;

- публикация информации на Интернет-сервере департамента.


10. Информатизация деятельности департамента


Основные цели и задачи информатизации Департамента здравоохранения - удовлетворение информационных потребностей и реализация прав граждан и организаций на получение информации о городском здравоохранении. Они достигаются внедрением в практику современных средств телекоммуникации и информационных технологий, способствующих обеспечению оперативного и качественного управления отраслью, повышению доступности информации, увеличению открытости деятельности департамента, прозрачности принятия решений, созданию условий в части касающейся департамента для взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы между собой по принципу "одного окна".

Департамент здравоохранения города Москвы имеет официальный сервер в сети Интернет (http://www.mosgorzdrav.ru), программно совместимый с информационными технологиями официального сервера Правительства Москвы.


11. Оформление служебных документов


11.1. Общие требования к оформлению документов


Документы оформляются на бланках утвержденного образца, изготовленных на бумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм).

Как правило, для каждого вида документа используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено его наименование. При направлении документа в вышестоящие и сторонние организации применение бланков обязательно; для "внутренней" переписки бланки документов не применяются ("внутренней" считается переписка между руководителем департамента и его заместителями, руководителями и сотрудниками структурных подразделений департамента, а также с главными внештатными специалистами департамента).


11.2. Реквизиты документов


При подготовке документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию материалов в служебных целях, а также созданию возможностей для автоматизированной обработки информации.

Обязательные реквизиты документа: наименование организации (должностного лица), автора (исполнителя) документа, названия вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись должностного лица, печать (в случаях требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и его обработка

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа указывается на всех видах документа (приказ, распоряжение, заявление, справка, кроме служебных писем.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата проведения (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний, решений коллегии.

Элементы даты приводятся в последовательности: день месяца, месяц, год. В документах используются буквенно-цифровое (1 января 2009 года) или цифровое написание дат (01.01.2009 - полное, 01.01.09 - сокращенное). В тексте распорядительного документа используется буквенно-цифровое написание дат, в служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, буквенно-цифровое оформление дат предпочтительнее. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным.

Индекс документа - это порядковый номер для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - входящий или исходящий номер соответственно номенклатуре дел. Проставляется на уровне и после реквизита "дата документа".

Ссылка не регистрационный номер и дату документа, поступившего из вышестоящей или сторонней организации в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой номера документа-ответа.

Заголовок к тексту указывается в документах формата А4. Он должен быть кратким, точно отражать содержание документа, формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля под реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (его длина в одной строке не должна превышать 80 мм) может быть выделен жирным шрифтом.

Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их подразделения, конкретному должностному лицу. Наименование организации (подразделения) указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном:


Комитет по туризму города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой


Если адресатом является руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата:


Председателю Комитета
по культуре города Москвы
С.И. Худякову


При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.

Несколько однородных организаций указываются обобщенно:


Начальникам управлений здравоохранения
административных округов


Документ может содержать до четырех адресатов. Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма. Слово "копия" перед вторым, третьим* четвертым адресатом не ставится. Все экземпляры документа оформляются на бланке и подписываются. При направлении документа более чем в четыре адреса, документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляют копии документов. При адресовании документа Мэру Москвы, председателю Московской городской Думы, Министру здравоохранения и социального развития Российской Федерации одновременное его адресование другим адресатам не допускается.

Реквизит "адресат" печатается от границы правого поля листа (допускается выделение фамилии и инициалов адресата жирным шрифтом) и включает:

- наименование организации или (при адресовании физическому лицу - фамилию, имя, отчество адресата);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- область, край, автономный округ (область), республику, город;

- страну (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:


Генеральному директору
Фонда "Москва-Севастополь"
М.И. Аполлонову
ул. Марии Ульяновой,
дом 14, Москва, 117321


Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и Москвы, Московской городской Думы, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города, а также при переписке между департаментом и подведомственными ему структурами.

Реквизит "адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка.

Текст документа строится в зависимости от вида документа и должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие материалы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части приводятся выводы, предложения, решения или просьбы. Текст допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые могут быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

Печатается документ на бланках А4 через 1-1,5 межстрочных интервала.

При направлении документа конкретному должностному лицу рекомендуется начинать текст с персонального обращения с использованием слов "уважаемый" ("уважаемая"): "Уважаемый Иван Иванович!". При адресовании документа в негосударственные организации, а также в случаях, когда имя и отчество адресата неизвестны и установить их не представляется возможным, допускается обращение с использованием слов "господин": "Уважаемый господин Иванов!" или "Господин Иванов!". В конце текста над наименованием должности подписавшего документ должностного лица возможно проставление слов "С уважением".

Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не рекомендуется.

При оформлении документа на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номера проставляют по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" и знаков препинания.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка об их наличии печатается после текста документа по следующей форме: "Приложение: по тексту на листах в экземплярах". Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии делают по форме: "Приложение: по тексту на 5-и листах в 2-х экземплярах только в 1-й адрес".

Наименования неназванных в тексте документа приложений перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении (если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается) и числа их экземпляров:


"Приложения: 1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 17 мая 2006 года N 816-РП "О командировании в Берлин" всего на 2-х листах в 1 экз.

2. Справка о сотрудничестве с Берлином по линии здравоохранения на 3-х листах в 2-х экз., в первый адрес".


Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа

Подпись - обязательный реквизит, включающий: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка - указывать не нужно), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия, выделяемые жирным шрифтом). Наименование должности печатается от границы левого поля, расшифровка подписи равняется к границе правого края текста. При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей должностям; при подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель - указывается фактическая должность подписавшего документ лица ("исполняющий обязанности..." или "заместитель...") и его фамилия.

Не допускается подписывать документа с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование (или разногласие) оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, согласующего документ (включая наименование организации), личная подпись должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования печатаются от границы левого поля, располагаются ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чём делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается"; подпись и дата.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, её расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Визы согласования проставляются на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Фамилия и номер телефона исполнителя указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (используется шрифт размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа). Исполнителем указывается сотрудник аппарата департамента, замещающий должность государственной гражданской службы города Москвы. При оформлении документа за подписью руководителя департамента указывается исполнитель, занимающий должность категории "руководители". Для автоматизированного поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла или иные поисковые данные.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие; эти документы приобретает юридическую силу с даты утверждения. Утверждение документа возможно грифом утверждения или изданием распорядительного документа; оба способа имеют одинаковую юридическую силу (распорядительный документ нужен, если требуются пояснения или действие документа выходит за рамки департамента и распространяется на подведомственные структуры; в иных случаях может ставится гриф утверждения). Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ (печатают заглавными буквами без кавычек в правом верхнем углу, при наличии двух грифов - их располагают в правом и левом верхних углах документа), наименование должности и подпись утвердившего документ лица, расшифровка подписи, дата утверждения. При утверждении документа распорядительным документом гриф может состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера:


УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента здравоохранения города Москвы
от 15 января 2003 года N 157


11.3. Применение печатей


Печать удостоверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, требующих особого удостоверения либо соответствие копии подлиннику.

В департаменте применяются гербовая печать: "Департамент здравоохранения города Москвы" и простая круглая печать "Для документов", которые хранятся в канцелярии.

Гербовой печатью "Департамент здравоохранения города Москвы" заверяются подписи руководителя департамента и его заместителей, а также подпись главного бухгалтера (на документах финансового характера).

Печатью "Для документов" удостоверяются копии распорядительных и служебных документов департамента, подписи руководителей структурных подразделений департамента.


11.4. Заверение копии документа


Департамент здравоохранения города Москвы, его структурные подразделения могут выдавать копии только тех документов, авторами которых являются должностные лица и структурные подразделения департамента.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее соответствие подлиннику документа (кроме копий распорядительных документов, направляемых в соответствии со списком рассылки), и печатью.

Заверительная надпись составляется по форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи и дата заверения копии. На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.


11.5. Оформление документов, направляемых за рубеж


В целях координации международных связей Департамента здравоохранения города Москвы и обеспечения протокольных требований к международной переписке, проекты документов для отправки за рубеж на имя руководителей государственного и муниципального уровня, согласуются с Департаментом внешнеэкономических и международных связей города Москвы.

Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных бланках для писем.

Текст документов, как правило, печатается на русском языке без заголовка. В реквизите "адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединённые Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно официально принятым).

Подписание производится тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:

- при использовании должностного бланка указывается имя, отчество и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;

- при использовании бланка письма вначале указывается имя, отчество и фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Реквизит "подпись" печатается на уровне реквизита "адресат", реквизит "дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи (применяется буквенно-цифровой способ оформления дат).

В ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ: "На Ваше письмо от...". При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер ставится на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. С письмом исполнитель готовит конверт с адресом на русском и иностранном языках (на английском языке или языке страны адресата). Порядок отправления документа за рубеж определяется, исходя из срочности информации: через Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы, по почте, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, международная телеграмма). В случае отправления документа через Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы к нему готовится сопроводительное письмо.


11.6. Оформление доверенности


Доверенность - документ удостоверяющий передачу полномочий руководителем департамента, иными должностными лицами на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу либо служащему департамента. Доверенность оформляется на бланке департамента. Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Образцы доверенностей показаны в приложении 10 к Регламенту Правительства Москвы***.

Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность уполномоченного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись должностного лица департамента;

- гербовая печать Департамента здравоохранения города Москвы.

Доверенность на представление и защиту департамента и его должностных лиц в суде оформляется в соответствии с требованиями процессуального законодательства и только при наличии согласования с заведующим сектором правового обеспечения.


12. Порядок проведения заседаний и совещаний


12.1. Подготовка и проведение заседаний и совещаний


Совещания у руководителя департамента и его заместителей проводятся в соответствии с их поручениями и недельным планами работы. Организация совещания у руководителя департамента возлагается на первого заместителя руководителя, заместителей руководителя, начальников подразделений департамента.

Ответственные за подготовку совещания обеспечивают не менее чем за 2 рабочих дня до его проведения предоставление повестки совещания с указанием докладчика и списка участников, а также сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и, при необходимости, проекта распорядительного документа, согласованного с соответствующими должностными лицами.

Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за 1 день до совещания, обеспечивают подготовку помещения, приглашение участников, оповещение их при отмене или переносе даты совещания.

По понедельникам (с 16.00), средам, пятницам (до 15.00) совещания и другие общегородские мероприятия с участием руководителей органов исполнительной власти города не проводятся.

При необходимости в ходе совещания ведется магнитограмма.

После проведения совещания (в том числе выездного) в срок не более трех дней соответствующие структурные подразделения составляют протокол.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами и рабочими органами департамента (коллегией, комиссиями, советами и т.д.). Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их подписавших, являются обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами департамента, подведомственных структур и руководимыми ими сотрудниками.

Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяется на ограниченный круг должностных лиц.

Протоколы совещаний оформляются следующим образом: указывается номер протокола, дата совещания, присутствующие, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме "слушали - выступили - решили".

Ход обсуждения не фиксируется; допускается отдельно по каждому вопросу кратко записывать констатирующую часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения с указанием наименований структурных подразделений (или организаций), должностных лиц, которым даются поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

В протоколе указываются: номер протокола дата проведения совещания или заседания отмечается кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним

Специалистом, оформившим протокол, определяется круг лиц, которым рассылается протокол, с учетом данных на совещании поручений.

Протокол подписывается должностным лицом, проводившим совещание.

Оформленные протоколы совещаний регистрируются в соответствующих подразделениях в течение года по возрастанию номеров. Копии протокола либо выписки из него с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания. Протоколы два года хранятся в структурных подразделениях, затем в установленном порядке передаются в Центральный объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.


12.2. Деятельность коллегии Департамента здравоохранения


Деятельность коллегии регламентируется Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 31.12.2002 N 1070-ПП "О реорганизации Комитета здравоохранения Москвы", Положением о коллегии департамента и настоящим Регламентом.

Председателем коллегии является руководитель департамента. В отсутствие председателя коллегии заседания проводятся заместителем председателя коллегии - первым заместителем руководителя департамента, либо другим членом коллегии по поручению председателя (заместителя председателя) коллегии.

Организационно-техническое и информационно-аналитическое обеспечение деятельности коллегии, а также предупредительный контроль исполнения принятых на заседаниях решений осуществляет секретарь коллегии.

План работы коллегии составляется на квартал или полугодие и утверждается председателем коллегии после рассмотрения на заседании коллегии; он может быть изменен в процессе исполнения по обращению должностного лица, ответственного за подготовку вопроса, на имя председателя коллегии.

Заседания коллегии проводятся на регулярной основе, как правило, 2 раза в месяц и по мере необходимости. В заседаниях коллегии члены коллегии участвуют лично без права замены; заседание правомочно при присутствии более половины членов. Решения принимаются большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии. В заседаниях коллегии участвуют приглашенные в соответствии с утвержденным списком.

Ответственность за подготовку вопроса, поставленного на обсуждение коллегии, несет заместитель руководителя департамента (по своему разделу работы), в его отсутствие - начальник соответствующего подразделения;

Материалы к заседанию представляются ответственным исполнителем (начальником подразделения) секретарю коллегии за 10 дней до заседания.

Предложения по рассмотрению внеплановых вопросов вместе с необходимыми материалами к заседанию коллегии представляются по согласованию с председателем коллегии за 10 дней до заседания.

Доработка решений коллегии после обсуждения на заседании проводится ответственными исполнителями в сроки, установленные на заседании.

Заседания оформляются протоколами и решениями, подписываются председателем (заместителем председателя) и секретарем коллегии; хранятся в отделе руководителя 5 лет, затем передаются в Центральный объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.


------------------------------

* Здесь и далее - руководитель и первый заместитель руководителя департамента.

** Допускается применение лишь общепринятых или официально установленных условных сокращений (аббревиатур). Аббревиатуры печатаются прописными (заглавными) буквами. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

*** Включено в состав приложений к настоящему регламенту.



Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 3 декабря 2009 г. N 1590 "О Регламенте Департамента здравоохранения города Москвы"


Текст приказа официально опубликован не был


В настоящий документ внесены изменения следующими документами:


Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 9 июля 2015 г. N 565


Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 1 декабря 2014 г. N 1011


Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 6 октября 2014 г. N 863

Откройте нужный вам документ прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.