Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 апреля 2023 г. N 256н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах"

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" (далее - Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ) и определяет порядок ведения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд) индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, в том числе:

2. Индивидуальный (персонифицированный) учет осуществляется Фондом и территориальными органами Фонда.

3. Регистрация физического лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее - регистрация) осуществляется посредством открытия индивидуального лицевого счета.

Датой регистрации считается дата открытия индивидуального лицевого счета.

4. Регистрации на территории Российской Федерации подлежат граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства (далее - граждане).

5. Регистрация граждан осуществляется территориальным органом Фонда на основании:

6. Сведения, предусмотренные подпунктами "в" и "г" пункта 5 настоящей Инструкции, поступают от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, и из федеральных государственных информационных систем с использованием единой системы межведомственного взаимодействия.

7. Гражданин (его представитель) может представить анкету зарегистрированного лица лично, через страхователя или через многофункциональный центр.

8. При представлении анкеты зарегистрированного лица гражданином (его представителем) лично представляются документ, удостоверяющий личность гражданина, документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий личность представителя (в случае представления анкеты зарегистрированного лица от имени гражданина его представителем).

Правильность сведений, указанных в анкете, заверяется личной подписью гражданина (его представителя).

9. В случае отсутствия регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета у физического лица, самостоятельно уплачивающего страховые взносы, указанное физическое лицо после принятия регистрирующим органом решения о включении физического лица в соответствующий реестр, обязанность ведения которого возложена на регистрирующий орган, представляет в территориальный орган Фонда анкету зарегистрированного лица.

10. При приеме гражданина на работу или заключении с ним договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, если на этого гражданина не открыт индивидуальный лицевой счет, страхователь представляет в орган Фонда анкету зарегистрированного лица не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с гражданином соответствующего договора.

При представлении анкеты зарегистрированного лица страхователем правильность указанных в ней сведений заверяется личной подписью гражданина.

Если гражданин не имеет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет анкету своей подписью.

Анкета зарегистрированного лица может быть представлена страхователем в территориальный орган Фонда в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ), через оператора, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Фондом и страхователем, через личный кабинет страхователя на официальном сайте Фонда (далее - личный кабинет).

11. При представлении анкеты зарегистрированного лица через многофункциональный центр правильность указанных в ней сведений заверяется личной подписью гражданина и (или) работника многофункционального центра.

Анкета зарегистрированного лица может быть получена территориальным органом Фонда из многофункционального центра в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью, по защищенным каналам связи либо с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

12. В целях проверки сведений о физическом лице, поступивших от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, территориальные органы Фонда направляют запрос в федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

13. Регистрация граждан осуществляется на основании сведений о государственной регистрации рождения, полученных Фондом из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

14. Регистрация иностранных граждан и лиц без гражданства на основании сведений, поступающих в орган Фонда из единой системы идентификации и аутентификации, осуществляется при наличии в указанной информационной системе сведений о документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина или лица без гражданства, прошедшего проверку достоверности в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

15. Территориальный орган Фонда в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты зарегистрированного лица, сведений о государственной регистрации рождения, сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации зарегистрированного лица.

16. Документом, подтверждающим регистрацию, является уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (далее - уведомление о регистрации).

Уведомление о регистрации направляется гражданину способом, указанным им при обращении.

17. Основанием для вынесения территориальным органом Фонда решения об отказе в регистрации зарегистрированного лица является наличие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета, открытого на зарегистрированное лицо с аналогичными анкетными данными.

Решение об отказе в регистрации зарегистрированного лица направляется гражданину способом, указанным им при обращении.

18. Зарегистрированное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в случае утраты или непригодности для использования уведомления о регистрации.

19. Зарегистрированное лицо (его представитель) вправе обратиться с заявлением об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, в случае изменения анкетных данных и (или) установления неточности или ошибочности сведений, указанных в уведомлении о регистрации.

20. Зарегистрированное лицо (его представитель) может представить заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, или заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (далее - заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) лично, через страхователя или через многофункциональный центр.

Зарегистрированное лицо может направить заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал), обеспечивающих возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, подписанных электронной подписью, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

21. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) зарегистрированным лицом (его представителем) лично представляются документ, удостоверяющий личность гражданина, документ, подтверждающий полномочия представителя, а также документ, удостоверяющий личность представителя (в случае представления заявления от имени гражданина его представителем).

Правильность сведений, указанных в заявлении о выдаче документа (об изменении анкетных данных), заверяется личной подписью зарегистрированного лица (его представителя).

22. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) страхователем правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.

Если зарегистрированное лицо не имеет возможности лично заверить заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет своей подписью.

Заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) может быть представлено страхователем в территориальный орган Фонда в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

23. При представлении заявления о выдаче документа (об изменении анкетных данных) через многофункциональный центр правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица и (или) работника многофункционального центра.

Заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) может быть получено Фондом из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.

24. Территориальный орган Фонда в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление о выдаче документа (об изменении анкетных данных) и принимает решение о выдаче уведомления о регистрации или решение об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, либо об отказе в выдаче уведомления о регистрации или об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (далее - решение об отказе в выдаче уведомления о регистрации (в изменении анкетных данных).

25. Основанием для вынесения территориальным органом Фонда решения об отказе в выдаче уведомления о регистрации (в изменении анкетных данных) является:

26. Решение об отказе в выдаче уведомления о регистрации (в изменении анкетных данных) может быть направлено зарегистрированному лицу способом, указанным им при обращении, в том числе в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", включая единый портал.

27. Сведения о зарегистрированном лице, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, уточняются и дополняются в срок, не превышающий пяти рабочих дней со дня получения Фондом сведений от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, иных организаций, от федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния и сведений о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащихся в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. ¹

28. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные статьей 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ (далее - индивидуальные сведения), в территориальные органы Фонда по месту их регистрации представляют:

29. Страхователь представляет в составе единой формы сведений индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Индивидуальные сведения представляются на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя, договоров, указанных в абзаце первом настоящего пункта, и данных бухгалтерского учета.

30. Страхователь представляет в составе единой формы сведений сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ и Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

31. Орган службы занятости населения представляет индивидуальные сведения о периодах, включаемых в страховой стаж граждан, признанных безработными, в территориальный орган Фонда, в котором зарегистрирован в качестве страхователя орган государственной власти субъекта Российской Федерации, образовавший указанный орган службы занятости населения, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

32. Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, в срок, установленный Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ, вправе представить в территориальные органы Фонда копию документа, подтверждающего уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию за истекший квартал с отметками кредитной организации об исполнении, подтверждающих уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, или направить такой документ в форме электронного документа (электронного образа документа) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц, включая единый портал.

Застрахованные лица, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы Фонда сведения о периодах, включаемых в страховой стаж в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

33. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, представляет в территориальный орган Фонда индивидуальные сведения в сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, представляет в Фонд индивидуальные сведения в форме электронных документов в порядке, установленном соглашением об информационном обмене, заключенным между указанным федеральным органом исполнительной власти и Фондом ².

34. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в территориальный орган Фонда:

35. При представлении страхователем, являющимся юридическим лицом, индивидуальных сведений на бумажном носителе данные сведения заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).

36. Датой представления индивидуальных сведений на бумажном носителе считается:

37. При представлении страхователем индивидуальных сведений в электронном виде документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

Датой представления индивидуальных сведений в электронной форме считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа Фонда, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда.

Датой представления страхователем индивидуальных сведений через личный кабинет считается дата их регистрации, сформированная в личном кабинете.

При представлении индивидуальных сведений в электронной форме территориальный орган Фонда направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

38. При представлении индивидуальных сведений застрахованным лицом (его уполномоченным представителем) они заверяются личной подписью этого лица (его уполномоченного представителя).

39. Территориальный орган Фонда проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета застрахованных (зарегистрированных) лиц:

40. Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью представления страхователем индивидуальных сведений в Фонд осуществляется территориальными органами Фонда в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.

41. При обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у Фонда, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Фондом, страхователю вручается уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий лично под расписку, или уведомление направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у Фонда, несоответствиях формам и форматам, установленным Фондом (протокол проверки).

В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма.

Датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда.

Датой получения страхователем уведомления в электронном виде от территориальных органов Фонда, переданного через личный кабинет, считается дата его размещения в личном кабинете.

Представленные страхователем индивидуальные сведения, содержащие ошибки и (или) несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся у Фонда, а также не соответствующие установленным формам и форматам, в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц не вносятся.

Страхователь в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа Фонда о представлении соответствующих исправлений представляет в территориальный орган Фонда уточненные индивидуальные сведения.

42. При обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий, а также при выявлении недостоверности индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах, по ликвидированному страхователю, территориальный орган Фонда по заявлению застрахованного лица и на основании представленных им документов либо на основании документов, подтверждающих стаж застрахованного лица и находящихся в распоряжении Фонда, принимает решение о дополнении (уточнении) индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже застрахованного лица и сообщает об этом застрахованному лицу в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня принятия указанного решения.

43. За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном лице либо представление страхователем неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

В случае представления страхователем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений о зарегистрированных лицах, предусмотренных пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, в отношении которых территориальным органом Фонда страхователю вручено уведомление об устранении имеющихся в индивидуальных сведениях ошибок и несоответствий, в течение пяти рабочих дней со дня получения данного уведомления к такому страхователю финансовые санкции не применяются.

Страхователь вправе при самостоятельном выявлении ошибок в ранее представленных и принятых территориальным органом Фонда индивидуальных сведениях в отношении зарегистрированного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом Фонда представить в территориальный орган Фонда уточненные (исправленные) сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются. В таком случае финансовые санкции к страхователю не применяются.

В случае представления страхователем в дополнение к ранее представленным за соответствующий отчетный период индивидуальных сведений о работающих у него застрахованных лицах, в отношении которых сведения за данный отчетный период ранее не были представлены и срок представления указанных сведений истек, к такому страхователю применяются финансовые санкции в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок.

44. За несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов страхователь несет ответственность в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

45. За нарушение установленных Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений (документов) в органы Фонда должностные лица страхователя несут ответственность в соответствии с законодательством об административных правонарушениях.

46. Органы Фонда направляют федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на проведение федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальным органам (государственным инспекциям труда) в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия информацию о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в течение пяти рабочих дней со дня выявления указанного нарушения. ³

47. В случае выявления в представленных федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, индивидуальных сведениях ошибок и (или) противоречий, а также выявления их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся в Фонде, такие сведения возвращаются в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, в течение пяти рабочих дней со дня их получения от налоговых органов. Одновременно в налоговые органы направляется информация об ошибках (протокол ошибок), не позволяющих учесть индивидуальные сведения на индивидуальных лицевых счетах. ⁴

48. Индивидуальный лицевой счет ведется Фондом в течение жизни зарегистрированного лица.

После смерти зарегистрированного лица сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

49. Документы, представленные в территориальный орган Фонда для целей индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся в территориальных органах Фонда в течение срока, установленного пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

50. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета производится по истечении установленного срока их хранения в порядке, установленном пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.