Раздел VI. Организация документооборота и исполнения документов

Раздел VI
Организация документооборота и исполнения документов

106. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В документообороте выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

107. Организация документооборота включает следующие операции с документами:

прием и первичная обработка поступающих документов;

распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

регистрация поступающих документов;

преобразование документов в электронную форму (сканирование) и присоединение электронного образа (скан-образа) к регистрационной карточке документа (далее - РК) в СЭД "ДЕЛО";

предварительное рассмотрение;

передача документов на рассмотрение губернатору Ненецкого автономного округа, заместителям губернатора Ненецкого автономного округа, руководителям исполнительных органов государственной власти и после получения соответствующих указаний (резолюций), внесения информации в СЭД "ДЕЛО" - направление РК документа с присоединенным электронным образом документа исполнителю;

работа исполнителя с документами;

обработка и передача отправляемых документов;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота.

108. Организация документооборота в Администрации и исполнительных органах государственной власти основывается на следующих принципах:

исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

однократность регистрации поступивших и отправляемых документов (внутренний документ, отправленный из одного исполнительного органа государственной власти в другой, не подлежит повторной регистрации в качестве входящего документа, резолюция вносится в существующую РК);

устранение необоснованных согласований проектов документов, организация электронного согласования, сокращение времени на согласование.

109. Доставка документов, адресованных губернатору Ненецкого автономного округа, Администрации и исполнительным органам государственной власти осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, специальной связи, электросвязи и непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

110. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов и бандеролей с пометкой "Лично", вскрываются. Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и так далее);

если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату получения документов;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

При нарушении целостности упаковки документов сотрудник службы делопроизводства проставляет на упаковке штамп (отметку) "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп (отметку) "Документ получен в поврежденном виде".

При вскрытии конвертов проверяется наличие документов, включая приложения, правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При отсутствии документа либо приложения к нему, отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер), а также обнаружении повреждений документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта. Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

111. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 20 к настоящей Инструкции.

112. Служебная корреспонденция, поступающая на имя губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в Администрацию принимается, учитывается и регистрируется в отделе документооборота.

Служебная корреспонденция, поступающая в адрес исполнительных органов государственной власти, принимается, учитывается и регистрируется службами делопроизводства соответствующих органов самостоятельно с использованием СЭД "ДЕЛО".

113. Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.

При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы. К наиболее важным документам относятся документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, правоохранительных органов, из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, содержащие поручения губернатору Ненецкого автономного округа, заместителям губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительным органам государственной власти.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

Корреспонденция, поступившая в адрес Администрации после окончания рабочего времени (после 17.30), регистрируется с проставлением времени приема документа.

Правительственная корреспонденция принимается и регистрируется в отделе документооборота.

Отдел документооборота также принимает и регистрирует в СЭД "ДЕЛО" документы, телеграммы, факсограммы, поступающие на номера факсов 4-22-69, 4-17-00, электронную почту, поступающую на адрес: priem@adm-nao.ru, а также документы, поступающие посредством межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется также факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемной губернатора Ненецкого автономного округа, приемных заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительных органах государственной власти.

Незарегистрированные документы на имя губернатора Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора Ненецкого автономного, в адрес высшего исполнительного органа государственной власти Ненецкого автономного округа, поступившие непосредственно в приемные, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел документооборота до рассмотрения указанными лицами.

Прием и регистрация обращений граждан, служебной переписки, касающейся обращений граждан, поступающих в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, Администрации и заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, производится отделом документооборота. Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием СЭД "ДЕЛО". Обращения граждан в СЭД "ДЕЛО" сканируются в группе документов "Письменные обращения" с проставлением доступа "Граждане".

Заявления сотрудников, касающиеся кадровых вопросов (предоставление отпуска, компенсация стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно и т.п.), регистрируются в управлении государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

114. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в РК в СЭД "ДЕЛО". Регистрационный номер очередному документу присваивается СЭД "ДЕЛО" автоматически в соответствии с выбранной группой документов.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп), содержащая наименование исполнительного органа государственной власти, входящий регистрационный номер и дату регистрации. Штамп должен наноситься не на текстовой части документа.

Если входящий документ поступил в бумажной форме или по факсу, то штамп, регистрационный номер и дата регистрации проставляются к электронному образу (скан-образу) документа после его преобразования в электронную форму (сканирования) и прикрепления к РК.

Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или МЭДО в форме электронного документа или электронного файла, то штамп, содержащий наименование исполнительного органа государственной власти, регистрационный номер и дату регистрации, проставляется в электронном документе, электронном образе документа, прикрепленном к РК, автоматически, при этом распечатывать и сканировать документ не требуется.

Не сканируются и не прикрепляются к РК электронные образы следующих документов:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с отметкой "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные о сотрудниках исполнительных органов государственной власти и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;

счета организаций;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.);

уведомления об отпусках и командировках;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема (максимальный объем документа при сканировании определяется техническими ограничениями СЭД "ДЕЛО").

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-образа документа для удобства чтения.

115. В целях предварительного рассмотрения вся корреспонденция, поступившая в адрес Администрации и на имя губернатора Ненецкого автономного округа, передается в приемную первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации или в его отсутствие лицу, его замещающему.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется в целях выделения из всей поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения губернатором Ненецкого автономного округа.

Документы по вопросам, не требующим рассмотрения губернатором Ненецкого автономного округа, направляются непосредственно заместителям губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительные органы государственной власти. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

116. Документы, рассмотренные губернатором Ненецкого автономного округа, заместителями губернатора Ненецкого автономного округа, руководителями исполнительных органов государственной власти в электронном виде в СЭД "ДЕЛО", в соответствии с резолюцией направляются исполнителю.

Документы, рассмотренные на бумажном носителе, возвращаются в отдел документооборота с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.

Работник отдела документооборота вносит в РК документа в СЭД "ДЕЛО" фамилию исполнителя, содержание резолюции либо поручения и направляет РК документа с присоединенным электронным образом документа исполнителю.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронному образу документа подлинник документа остается в отделе документооборота и передается ответственному исполнителю посредством СЭД "ДЕЛО".

Договоры и соглашения, поступающие в адрес Администрации, до их подписания согласовываются с заинтересованными органами, организациями, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти и с правовым управлением Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

117. Подготовка исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Администрации и исполнительных органов государственной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение исполнительного органа государственно власти - исполнителя документа.

118. Исходящие документы оформляются на бланках и подписываются соответствующими должностными лицами.

119. До представления документа или направления РКПД в СЭД "ДЕЛО" на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. РКПД направляется на подпись при наличии связок с РК документов, на основании которых он готовился.

120. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти или его заместителю.

121. Все исходящие документы Администрации и исполнительных органов государственной власти подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом исполнительного органа государственной власти и на отправку не принимается.

Исходящие документы передаются в отдел документооборота или службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти для регистрации и отправки адресатам посредством СЭД "ДЕЛО", почтовой или фельдъегерской связи, системы МЭДО.

122. Отдел документооборота и службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти при регистрации проверяют правильность оформления и адресования документов, комплектность, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация исходящих документов производится в СЭД "ДЕЛО". Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в СЭД "ДЕЛО" автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой и переносятся (надпечатываются) на бланк исходящего документа зарегистрировавшим его работником отдела документооборота или службы делопроизводства.

Документы, оформленные и подписанные на бумажном носителе, после регистрации преобразуются в электронную форму (сканируются) вместе с приложениями, за исключением приложений, уже имеющихся в СЭД "ДЕЛО" или не подлежащих преобразованию (сканированию).

Документы, подписанные после 17:30 часов, передаются для регистрации и отправки на следующий рабочий день до 10:00 часов.

123. Документы, создаваемые по направлениям деятельности Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа и подписанные руководителями структурных подразделений Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, регистрируются в этих подразделениях с присвоением исходящего номера, который состоит из порядкового номера и индекса, присвоенного структурному подразделению Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа по сводной номенклатуре дел Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (например: 122-04 или 122/04, где 122 - порядковый исходящий номер, 04 - индекс структурного подразделения). Аналогично оформляются исходящие документы в исполнительных органах государственной власти.

124. В состав внутреннего документооборота входят:

внутренняя переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти (посредством служебных писем, записок, заявок);

подготовка и согласование проектов правовых актов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительных органов государственной власти.

125. Передача документов между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти осуществляется через их службы делопроизводства или лиц, ответственных за ведение делопроизводства, посредством СЭД "ДЕЛО".

126. Внутренняя переписка посредством служебных писем осуществляется следующими способами:

с оформлением письма в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, заверением электронной подписью, регистрацией в системе "ДЕЛО" и отправлением адресату (адресатам);

с оформлением служебного письма на гербовом бланке, регистрацией в СЭД "ДЕЛО", отправлением адресату на бумажном носителе без прикрепления электронного образа документа, при этом у автора документа остается копия, которая подшивается в дело, а в разделе РК "Рубрика" выбирается позиция "Требуется отправка подлинника" (при осуществлении внутренней переписки, содержащей информацию ограниченного распространения).

Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Администрации, направляются исполнителями в правовое управление Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа на бумажном и электронном носителях.

Исходящие документы за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения исполнительного органа государственной власти отправляются службой делопроизводства посредством данного органа самостоятельно после регистрации в СЭД "ДЕЛО".

127. Руководители исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

128. Исполнение документа предусматривает сбор, обработку и обобщение необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату (адресатам).

129. При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:

в ответном письме указать ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить и подписать список его рассылки;

обеспечить заблаговременное (не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа) представление документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти (руководителю структурного подразделения исполнительного органа государственной власти).

130. При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее) в установленные руководителем исполнительного органа государственной власти или руководителем структурного подразделения исполнительного органа государственной власти сроки.

131. Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа в бумажной форме), передает его на тиражирование (при необходимости) и передает документ в отдел документооборота или службу делопроизводства для отправки.

132. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

133. Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в отдел документооборота или службы делопроизводства.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

134. Отдел документооборота и службы делопроизводства осуществляют отправку документов, подписанных уполномоченными должностными лицами исполнительных органов государственной власти.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, по системе МЭДО, а также нарочными.

Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в соответствующие перечни федеральных органов исполнительной власти.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

При необходимости, предварительную отправку документа факсимильной или электронной связью осуществляет исполнитель после регистрации в отделе документооборота или службе делопроизводства.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее трех дней со дня их подписания.

135. Сотрудники отдела документооборота и службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производят сортировку документов по форме почтового отправления (простая, заказная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

136. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного и подписанного исполнителем списка рассылки. Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.

Документы с пометками "Вручить немедленно", "Весьма срочно" и "Срочно" отправляются адресатам незамедлительно.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, отправленные с нарочным (сотрудником отдела делопроизводства, службы делопроизводства), передаются организациям - адресатам под подпись.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается.

137. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

При отправке документа почтой сотрудник отдела документооборота или службы делопроизводства осуществляет сортировку и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, маркировку (франкирование) и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи, в том числе по реестру.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, Отделением почтовой связи выдаются квитанции о получении корреспонденции.

138. В случае заключения исполнительным органом государственной власти с органом местного самоуправления муниципального образования Ненецкого автономного округа Акта об обмене документами в электронной форме, отправка исходящей корреспонденции осуществляется по адресу электронной почты соответствующего органа местного самоуправления.

139. Исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти, находящиеся вне административного здания Администрации (ул. Смидовича, д. 20), получают оригиналы документов (в случае необходимости) в отделе документооборота самостоятельно под подпись.

140. На служебную корреспонденцию, содержащую информацию ограниченного доступа, оформляется реестр отправки (передачи).

Документы, отправляемые в муниципальные образования Ненецкого автономного округа, и не имеющие сроков исполнения, отправляются в конце каждой недели в пятницу.

Телеграммы для отправки принимаются сотрудниками отдела документооборота завизированными, подписанными, регистрируются в СЭД "ДЕЛО" в отделе документооборота. Отправка телеграмм осуществляется в день поступления в отдел документооборота, срочных - немедленно.

141. Исполненный документ вместе с ответом возвращается в отдел делопроизводства или в службу делопроизводства (лицу, ответственному за ведение делопроизводства) соответствующего исполнительного органа государственной власти для отметки об исполнении, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

142. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию, исполнительные органы государственной власти и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, эффективности принимаемых решений.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию, исполнительные органы государственной власти, и созданных ими за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом документооборота, службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.