Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия (утв. приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г. N 32)

Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия
(утв. приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия
от 29 июня 2010 г. N 32)

I. Общие положения

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. N 329 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия (далее - Инструкция по делопроизводству).

Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну[1].

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела:

1. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. N 5485-I "О государственной тайне" (в ред. от 22 августа 2004 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1993, N 41, с. 8220-8235).

2. Федеральный закон от 18 декабря 1997 г. N 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 51, ст. 5718).

3. Федеральный закон от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи" (в ред. от 22.08.2004) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 29, ст. 3697).

4. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изм. от 08 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127).

5. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140).

6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. от 04 декабря 2006 г., 01 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169).

7. Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).

8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (часть I), ст. 3448).

9. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451).

10. Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (вступает в силу с 01 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 29, ст. 3035).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст. 3060).

14. Закон Республики Бурятия от 10 июня 1992 г. N 221-ХII "О языках народов Республики Бурятия" (в ред. от 03 июля 2006 г.) (Бурятия, N 119 (279), 1992, 23 июня.

15. Закон Республики Бурятия от 26 октября 1994 г. N 47-I "О порядке опубликования и вступления в силу законов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия" (ред. от 03 июля 2009 г.) (Бурятия, N 217 (884), 1994, 17 ноября.

16. Закон Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. N 119-I "О Государственном гербе Республики Бурятия" (Бурятия, N 80 (995), 1995, 2 мая.

17. Закон Народного Хурала Республики Бурятия от 22 июня 1995 г. N 161-I "О порядке применения отдельных положений Закона Республики Бурятия "О Государственном гербе Республики Бурятия" (Бурятия, N 120 (1035), 1995, 30 июня.

18. Закон Республики Бурятия от 23 ноября 2006 г. N 1957-III "Об архивном деле в Республике Бурятия" (ред. от 16 марта 2009 г.) (Бурятия, 2006, N 222 (3862), 25 ноября.

19. Закон Республики Бурятия от 02 июля 2007 N 2352-III "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия" // Бурятия, 2007, N 118.

20. Указ Президента Республики Бурятия от 07 июля 2004 г. N 256 "О государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия" (Бурятия, N 130 (3274), 2004, 14 июля.

21. Указ Президента Республики Бурятия от 19 февраля 2010 г. N 21 "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, министерствах и иных исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия".

22. Постановление Правительства Республики Бурятия от 08 июля 2004 г. N 146 "Об утверждении правил подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия" (в ред. от 26 марта 2009) (Бурятия, N 130 (3274), 2004, 14 июля.

23. Постановление Правительства Республики Бурятия от 25 июля 2005 г. N 238 "О системе электронной почты Правительства Республики Бурятия" (Бурятия, N 137 (3531), 2005, 30 июля.

24. Постановление Правительства Республики Бурятия от 19 декабря 2005 г. N 395 "О Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти Республики Бурятия" (в ред. от 15 января 2009 г. N 8) (Бурятия, N 55 (356), 2005, 24 декабря.

25. Постановление Правительства Республики Бурятия от 05 июня 2006 г. N 162 "О Реестре государственных информационных ресурсов и информационных систем Республики Бурятия" (Бурятия, N 34(393), 2006, 10 июня).

26. Постановление Правительства Республики Бурятия от 25 октября 2006 г. N 343 "О Регламенте Реестра государственных информационных ресурсов и информационных систем Республики Бурятия" (Бурятия, N 208(3848), 2006, 4 ноября).

27. Постановление Правительства Республики Бурятия от 22 февраля 2007 г. N 54 "Об удостоверяющем центре Республики Бурятия и о мерах по применению средств электронной цифровой подписи в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия" (ред. от 26 декабря 2007 г.) (Бурятия, N 34 (3921), 2007, 28 февраля).

28. Постановление Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. N 297 "О Регламенте Правительства Республики Бурятия" (Бурятия, N 85 (781), 2009, 4 августа).

29. Постановление Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. N 329 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия" (Бурятия, N 92 (788), 2009, 12 сентября).

30. Распоряжение Президента Республики Бурятия от 24 декабря 2008 г. N 123-рп "О порядке подготовки и внесения изменений на рассмотрение проектов правовых актов Президента Республики Бурятия" (Бурятия, 2008, 27 декабря).

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденными постановлением Правительства Республики Бурятия от 08 сентября 2009 г. N 329, с учетом положений данных Методических рекомендаций.

Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия и с заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

В соответствии с пунктом 5 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия исполнительный орган государственной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Управление по делам архивов Республики Бурятия[2].

При наличии у Управления по делам архивов Республики Бурятия замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти РБ дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Управление по делам архивов РБ.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Управления по делам архивов РБ и исполнительным органом государственной власти РБ в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Согласование Инструкции по делопроизводству оформляется протоколом Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ, направляемым в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

После согласования с Управлением по делам архивов РБ Инструкция по делопроизводству утверждается приказом исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом исполнительного органа государственной власти после их согласования с Управлением по делам архивов РБ.

Подведомственные учреждения и предприятия органов исполнительной власти Республики Бурятия разрабатывают Инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти, в структуру которого они входят и, руководствуясь, настоящими Методическими рекомендациями.

III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции.

В разделе "Общие положения" устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти документов, совершенствования делопроизводства исполнительного органа государственной власти и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Республики Бурятия в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об исполнительном органе государственной власти, регламент исполнительного органа государственной власти и утвержденные Управлением по делам архивов Республики Бурятия "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия".

В разделе устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительном органе государственной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (законами, инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти;

функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти, устанавливаются должностными регламентами;

непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя исполнительного органа государственной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений исполнительных органов государственной власти в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти;

работники структурных подразделений исполнительного органа государственной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации, Республики Бурятия ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

3.2. Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти;

электронный документ[3] - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись[4] - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Бурятия;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти.

3.3. Создание документов в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия

3.3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов исполнительного органа государственной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. N 119-I "О Государственном гербе Республики Бурятия" (с изм. от 25 августа 1999 г.).

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. N 119-I "О Государственном гербе Республики Бурятия" (с изм. от 25 августа 1999 г.).

Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. N 119-I "О Государственном гербе Республики Бурятия" установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Бурятия, независимо от его размеров, должно соответствовать точному геральдическому описанию.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков исполнительного органа государственной власти утверждаются приказом исполнительного органа государственной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов исполнительного органа государственной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления;

бланк протокола;

бланк письма исполнительного органа государственной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти);

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти[5]

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

Для бланка письма исполнительного органа государственной власти:

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти;

справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти):

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) исполнительного органа государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Образцы бланков документов исполнительного органа государственной власти приведены в приложениях N 1 - 10.

В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм -левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые исполнительным органом государственной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия установлен следующий состав реквизитов документов исполнительных органов государственной власти:

а) государственный герб Республики Бурятия;

б) наименование исполнительного органа государственной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об исполнительном органе государственной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение N 11).

3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Исполнительные органы государственной власти представляют в Правительство Республики Бурятия проекты:

законодательных актов Республики Бурятия;

указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;

постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия осуществляется исполнительными органами государственной власти в порядке, установленном актами Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия.

При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения Закона Республики Бурятия от 26 октября 1994 г. N 47-I "О порядке опубликования и вступления в силу законов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия" (с изм. от 03 июля 2009 г.)

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Республики Бурятия:

законопроектов;

проектов указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;

проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.

В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:

порядок оформления проекта акта;

состав документов, сопровождающих проект и приложения к нему;

порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

процедура согласования проекта;

порядок представления проекта в Правительство Республики Бурятия.

Правила подготовки и представления в Правительство Республики Бурятия законопроектов, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия представлены в приложениях N 12 - 14.

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия

Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются на основе и во исполнение республиканских законов, указов и распоряжений Президента Республики Бурятия, постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия, а также по инициативе исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в пределах их компетенции.

"Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение"[6].

В соответствии с Регламентом Правительства Республики Бурятия (утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. N 297), нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

На практике нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами исполнительного органа государственной власти.

Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия подлежат государственной регистрации, если они[8]:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Республики Бурятия, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Республики Бурятия и иных законодательных актах Республики Бурятия;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об организациях, подведомственных соответствующим исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Республики Бурятия отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других исполнительных органов государственной власти и (или) организаций, не входящих в систему исполнительного органа государственной власти, издавшего (двух или более исполнительных органов государственной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

Подготовка нормативных правовых актов в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Правилами подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия" (далее - Правила подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов).

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких исполнительных органов государственной власти и иных органов (организаций).[9]

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, согласование проекта акта с другими исполнительными органами государственной власти РБ, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других исполнительных органов государственной власти РБ, иных органов и организаций; порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного республиканской службой или республиканским агентством с республиканским министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Государственно-правовой комитет Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, исполнительные органы государственной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:[10]

а) индивидуальные правовые акты;

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных исполнительному органу государственной власти;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений исполнительных органов государственной власти и не содержащие новых правовых норм;

г) акты рекомендательного характера.

Правовые акты, соответствующие пунктам "а" (за исключением актов, срок действия которых истек), "б", "в", издаются исполнительным органом государственной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем исполнительного органа государственной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения -заместителями руководителя исполнительного органа государственной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2).

3.3.5. Оформление отдельных видов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия

3.3.5.1. Состав документов исполнительного органа государственной власти

В деятельности исполнительного органа государственной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии исполнительного органа государственной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии исполнительного органа государственной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства исполнительного органа государственной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности исполнительного органа государственной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в исполнительном органе государственной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.3.5.2. Приказ, распоряжение

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы исполнительного органа государственной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок подготовки приказов (распоряжений) исполнительного органа государственной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами исполнительного органа государственной власти;

порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении N 15.

3.3.5.3. Положение, правила, инструкция

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

назначение правил, положений, инструкций;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти, иными государственными органами и организациями;

порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом исполнительного органа государственной власти или непосредственно руководителем исполнительного органа государственной власти);

доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

виды протоколов, используемых в деятельности исполнительного органа государственной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов до исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 16.

3.3.5.5. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия -деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.[11]

Служебные письма исполнительных органов государственной власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;

как доклады республиканских агентств и республиканских служб на поручения министерств;

как исполнение поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительных органов государственной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Бурятия, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в исполнительный орган государственной власти;

процедура согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности исполнительного органа государственной власти средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557);

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи" (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 21 ст. 2030);

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1540).

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Республики Бурятия;

наименование исполнительного органа государственной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об исполнительном органе государственной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" -в начале письма, над текстом и "С уважением..." в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию ...", "Направляем на заключение проект ..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным ...", "Управление по делам архивов РБ предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти;

служебные письма подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом исполнительного органа государственной власти.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 17.

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

виды записок, создаваемых в исполнительном органе государственной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения -автора документа;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер (если в исполнительном органе государственной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо исполнительного органа государственной власти);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством исполнительного органа государственной власти и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти.

При установлении требований к организации документооборота в исполнительном органе государственной власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте исполнительного органа государственной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия, судов (Конституционный суд Республики Бурятия, Верховный суд Республики Бурятия, Арбитражный суд Республики Бурятия), Счетной палаты Республики Бурятия, Национального банка Республики Бурятия и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;

обращения граждан;

запросы депутатов Народного Хурала Республики Бурятия, депутатов законодательных органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных исполнительному органу государственной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В исполнительном органе государственной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в исполнительный орган государственной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации)[12];

выделение документов, адресованных в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. и пометки "Лично"), пометки "Срочно", "Оперативно" и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др. передаются на регистрацию незамедлительно.

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством исполнительного органа государственной власти. Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти РБ по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководителю исполнительного органа государственной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в исполнительном органе государственной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

место и способ регистрации документов, поступающих в исполнительный орган государственной власти (если в исполнительном органе государственной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день - в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел исполнительного органа государственной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота исполнительного органа государственной власти;

порядок сканирования документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.

В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация документов производится в пределах выделенных в исполнительном органе государственной власти документопотоков. Например, в качестве отдельно регистрируемых массивов документов могут быть выделены документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. (см. раздел 3.4.1.);

на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В целях регистрации и учета документов в исполнительном органе государственной власти разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством исполнительного органа государственной власти и доведения документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством исполнительного органа государственной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти осуществляется через Службу делопроизводства.

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе Инструкции должны быть определены основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в исполнительном органе государственной власти правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами исполнительного органа государственной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

проекты документов исполнительного органа государственной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости -справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что:

документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти, передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти);

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных исполнительного органа государственной власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

Инструкция устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит канцелярия исполнительного органа государственной власти;

канцелярия проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя исполнительного органа государственной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью;

решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота (см. раздел 3.6.);

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557).

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Инструкция по делопроизводству определяет:

процедуру прохождения проектов приказов исполнительного органа государственной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, исполнительным органам государственной власти, другим организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти осуществляется через Службу делопроизводства.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя исполнительного органа государственной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в исполнительный орган государственной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти и представляются руководству исполнительного органа государственной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти лежит на Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти.

Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству в исполнительном органе государственной власти устанавливает:

назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

форму номенклатуры дел;

порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

порядок ведения номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия отмечается, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения об исполнительном органе государственной власти, регламента исполнительного органа государственной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти;

в исполнительном органе государственной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 18) и номенклатура дел исполнительного органа государственной власти, или сводная номенклатура дел (приложение N 19);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти;

номенклатура дел исполнительного органа государственной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел исполнительного

органа государственной власти оказывают архив исполнительного органа государственной власти и Центральная экспертная комиссия исполнительного органа государственной власти РБ (далее - ЦЭК);

один раз в 5 лет номенклатура дел исполнительного органа государственной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Республики Бурятия. Далее документы постоянного срока хранения, образующиеся в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти и относящиеся к Архивному фонду Республики Бурятия, передаются в государственное учреждение "Национальный архив Республики Бурятия";

номенклатура дел исполнительного органа государственной власти, подписанная руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти после ее согласования с ЦЭК исполнительного органа государственной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия;

номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й -применяется в архиве исполнительного органа государственной власти, 4-й -в ГУ "Национальный архив РБ". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти в электронном виде.

Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве исполнительного органа государственной власти в течение года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 20.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в исполнительном органе государственной власти для определения сроков хранения документов. Исполнительные органы государственной власти в соответствии с подпунктом б пункта 30 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия разрабатывают и утверждают по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Бурятия перечни документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти и подведомственных ему организаций.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства или структурные подразделения исполнительного органа государственной власти);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

методическая функция архива исполнительного органа государственной власти, а при необходимости - и ГУ "Национальный архив РБ" в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается исполнительным органом государственной власти, но не должен быть более 10 дней);

лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти;

лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

условия хранения дел в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделение (Служба делопроизводства, архив исполнительного органа государственной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти, проверки наличия и состояния дел.

Правила формирования дел в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 21.

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия в целях подготовки дел к передаче на хранение в ГУ "Национальный архив РБ" и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти создается постоянно-действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), действующая на основании положения, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под методическим руководством ГУ "Национальный архив РБ";

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ГУ "Национальный архив РБ"; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Бурятия, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 22), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 23);

по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела исполнительного органа государственной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 24);

оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти, при методической помощи и под контролем ГУ "Национальный архив РБ";

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 25); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 26); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 27); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 28);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2008 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего исполнительного органа государственной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК исполнительного органа государственной власти одновременно);

согласованные ЦЭК исполнительного органа государственной власти акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти только после утверждения ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия описей дел постоянного хранения;

после утверждения руководителем исполнительного органа государственной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

3.5.5. Передача дел на архивное хранение

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти, предусматривающий следующие условия:

в архив исполнительного органа государственной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в архив исполнительного органа государственной власти производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив исполнительного органа государственной власти не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив исполнительного органа государственной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.

прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива исполнительного органа государственной власти и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа государственной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа государственной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

3.6. Особенности работы с электронными документами в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия

В исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Республики Бурятия.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной цифровой подписью уполномоченного лица исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия -автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия способом подтверждения действий с электронными документами является электронная цифровая подпись, выданная удостоверяющим центром Республики Бурятия.

Электронные документы создаются, обрабатываются, и хранятся в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия. Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенном документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование либо аннотация документа	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота исполнительных органов государственной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного лица исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Законом Российской Федерации от 02 мая 2006 г. N 59 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 29 июня 2010 г. N 126-ФЗ, от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ) и Закона Республики Бурятия от 02 июля 2007 г. N 2352-III "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в хранилище системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

3.7. Работа исполнителя с документами

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:

организация работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя исполнительного органа государственной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства исполнительного органа государственной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений исполнительного органа государственной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в исполнительном органе государственной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

3.8.1. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу[14].

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Органы исполнительной власти Республики Бурятия в соответствии с Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. N 119-I "О Государственном гербе Республики Бурятия" (с изм. от 22 июня 1995 г., 25 августа 1999 г.) применяют печати с изображением Государственного герба Республики Бурятия.

Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Бурятия в исполнительном органе государственной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в исполнительном органе государственной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство исполнительного органа государственной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя исполнительного органа государственной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом исполнительного органа государственной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение исполнительного органа государственной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

порядок выдачи печатей и штампов работникам исполнительного органа государственной власти;

порядок хранения печатей и штампов;

ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти;

порядок уничтожения печатей и штампов.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

учет имеющихся в исполнительном органе государственной власти печатей и штампов ведет канцелярия исполнительного органа государственной власти в журнале (приложение N 29) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых исполнительным органом государственной власти, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Республики Бурятия возлагается на руководителя исполнительного органа государственной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

3.8.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов исполнительного органа государственной власти возлагается на канцелярию, которая:

получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N 30) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 30).

Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

[1] Работа с документами, содержащими сведения, составляющие служебную тайну, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти.

[2] Административный регламент Управления по делам архивов Республики Бурятия по предоставлению государственных услуг "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений, исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утвержден приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 07 февраля 2008 г. N 4, зарегистрирован в реестре нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия 23.05.2008, регистрационный N 032008045).

[3] Определение понятия действует до вступления в силу федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

[4] Определение понятия действует до вступления в силу федерального закона "Об электронной подписи".

[5] Здесь и далее в бланках республиканских служб и республиканских агентств, подведомственных республиканским министерствам над наименованием республиканского органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование республиканского министерства (см. приложения N 1 - 10).

[6] Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации".

[7] Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895).

[8] Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г. N 9449 (п. 12).

[9] Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г. N 9449.

[10] Там же, п. 15.

[11] Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изм. от 8 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127).

[12] К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

[13] В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.