Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007 О порядке подтверждения расходов по приобретению для собственных и арендованных автомобилей за наличный расчет ГСМ и оплате услуг по мойке автомобилей, в случае, если кассовый аппарат формирует неустойчивый оттиск чека, на котором отпечатанная информация со временем выцветает и теряется

Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007

Вопрос: Организация приобретает для собственных и арендованных автомобилей за наличный расчет ГСМ, а также оплачивает услуги по мойке этих автомобилей. Эти расходы подтверждаются кассовыми чеками. Как организации подтвердить при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль фактическое осуществление указанных затрат, если кассовый аппарат формирует неустойчивый оттиск чека, на котором отпечатанная информация со временем выцветает и теряется?

Ответ: В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли.

В соответствии с подпунктами 5 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы).

На основании пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" ККТ, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденному постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745, чек должен иметь следующие реквизиты: наименование организации (индивидуального предпринимателя), идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя), заводской номер ККТ, порядковый номер чека, дату и время покупки (оказания услуги), стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. На выдаваемом покупателю чеке могут содержаться и другие данные, а именно перечень приобретаемых товаров.

Если в чеке отсутствуют указанные выше реквизиты, покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.

Таким образом, чеки ККТ также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

Если в чеках ККТ отсутствует какой-либо из указанных выше обязательных реквизитов или чтение этих чеков невозможно по каким-то причинам, такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.

В пунктах 2.1.29 и 2.1.30 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, определено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Следует иметь в виду, что для целей налогообложения прибыли принимаются затраты организации на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение, а также расходы на его обслуживание и ремонт.

Стоимость потребленного топлива (ГСМ), приобретенного за наличный расчет, подтверждается документами о его приобретении (кассовыми чеками).

Таким образом, если кассовый чек не отвечает требованиям по его хранению, предъявляемым подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, то указанный чек может быть продублирован мягким (товарным) чеком с указанием в нем цены, вида топлива (ГСМ) и др.

Подтверждение для целей налогообложения прибыли услуг по обслуживанию автомобиля (включая его мойку) также может быть подтверждено чеком ККТ и (или) заверенным должным образом мягким (товарным) чеком. При этом в чеке помимо прочих реквизитов должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен.