Письмо УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. N 20-12/56636@ Об использовании ксерокопии кассовых чеков, сделанной с целью сохранения информации, отображенной на чеках с неустойчивым оттиском, в качестве первичных учетных документов, подтверждающих расходы организации для целей налогообложения прибыли

Письмо УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. N 20-12/56636@

Вопрос: Организация с целью сохранения информации, отображенной на кассовых чеках, имеющих неустойчивый оттиск, делает ксерокопии таких чеков. Могут ли данные ксерокопии кассовых чеков являться первичными учетными документами, подтверждающими расходы организации для целей налогообложения прибыли?

Ответ: В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются экономически оправданные расходы, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Порядок оформления первичных учетных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым согласно законодательству РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли.

Согласно подпунктам 5 и 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных НК РФ, документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - произведенные расходы).

На основании пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В соответствии с Положением по применению ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745, чек должен иметь следующие реквизиты:

- наименование организации (индивидуального предпринимателя);

- идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя);

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги);

- признак фискального режима.

На чеке, выдаваемом покупателю, могут содержаться и другие данные, а именно перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.

Таким образом, кассовые чеки также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

В случае отсутствия в чеках ККТ какого-либо из указанных выше обязательных реквизитов или невозможности чтения этих чеков по каким-то причинам такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), в таких случаях налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.

Согласно пункту 2.1.29 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

На основании пункта 2.1.30 указанного стандарта заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Поскольку законодательство о налогах и сборах не определяет значение понятия "заверенные должным образом документы", то в случае, если гражданским законодательством РФ не установлена обязанность по нотариальному заверению документов (их копий), их заверяют подписью должностного лица (руководителя) и печатью организации, представляющей в налоговый орган документы.

Таким образом, ксерокопии чеков ККТ и мягких (товарных) чеков, сделанные в целях сохранения четкости отраженной на них информации, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, могут являться первичными учетными документами, подтверждающими для целей налогообложения прибыли фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) при соблюдении вышеуказанных требований.

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник налоговой службы Российской Федерации I ранга

А.Г. Луканина