Письмо УФНС России по г. Москве от 8 июня 2009 г. N 16-15/058069@ О документах, необходимых организации-арендатору для подтверждения расходов на аренду помещений и оплату коммунальных платежей в целях налогообложения прибыли; о заключении отдельного договора на оплату коммунальных услуг для учета фактических расходов арендатора

Письмо УФНС России по г. Москве от 8 июня 2009 г. N 16-15/058069@

Вопрос: Организация-арендатор понесла расходы на аренду помещений и оплату коммунальных платежей. Какие документы подтверждают указанные расходы в целях налогообложения прибыли? Необходимо ли при этом заключение отдельного договора на оплату коммунальных услуг?

Ответ: Правовые отношения сторон, возникающие при заключении договора аренды имущества (в том числе нежилых помещений), регулируются в главе 34 ГК РФ. Так, размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным сторонами в порядке, установленном гражданским законодательством РФ.

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты в виде арендных платежей за арендуемое имущество.

При этом согласно статье 252 НК РФ налогоплательщик вправе относить собственные затраты к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций.

Расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Таким образом, расходы в виде арендной платы учитываются организацией-арендатором в целях налогообложения прибыли на основании заключенного в установленном порядке договора аренды, а также актов приемки оказанных услуг (если оформление таких актов предусмотрено договором аренды).

В пункте 2 статьи 616 ГК РФ определено, что арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды. К расходам на содержание арендованного помещения относятся, в частности, коммунальные расходы.

Поэтому в развитие договора аренды между арендодателем и арендатором может быть заключен договор на оплату коммунальных и эксплуатационных услуг, по которому часть расходов по оплате услуг энерго-, тепло- и водоснабжения, а также прочих коммунальных услуг возлагается на арендатора.

На основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии.

Соответственно, если согласно договору аренды (либо принятому в его развитие договору на возмещение коммунальных расходов) арендатор обязан уплачивать расходы, связанные с водоснабжением, потреблением энергии и других видов коммунальных услуг, он учитывает в составе материальных затрат для целей налогообложения прибыли указанные фактические расходы, потребленные в процессе осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

При этом данные расходы должны быть документально подтверждены актами оказанных услуг, выставленными арендодателем, расчетами коммунальных платежей, составленными арендодателем исходя из занимаемых арендатором площадей на основании счетов водо-, энергоснабжающих предприятий и других служб, выставленных арендодателю и отражающих поставку соответствующих услуг, копии которых необходимо приложить к акту.

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

А.Н. Чугунова