11 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании "Гарант")

10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ

 

Приближается срок представления расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. Сдавать его обязаны все налоговые агенты по НДФЛ (российские организации и ИП), выплачивающие доходы физическим лицам. За отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев) форму нужно подать в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (см. Налоговый календарь на 2018 год), в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

За 2017 год расчет 6-НДФЛ нужно представить не позднее 2 апреля 2018 года. Поскольку 1 апреля выпадает в этом году на воскресенье, срок перенесен в соответствии со ст. 6.1 НК РФ на первый рабочий день - понедельник, 2 апреля.

Внимание

Приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@ внесены изменения в форму 6-НДФЛ, порядок заполнения и формат ее представления в электронной форме. Приказ вступает в силу с 26 марта 2018 года.

Основные поправки касаются представления расчета правопреемником реорганизованного налогового агента. Приводятся коды форм реорганизации/ликвидации.

Для крупнейших налогоплательщиков в титульном листе ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно свидетельству о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения (5 и 6 разряд КПП - "01").

Кроме того, изменились коды мест представления расчета. В частности, появился новый код 124 "По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства", а код 212 "По месту учета российской организации" - исключен (вместо него будет применять новый код 214 "По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком").

ФНС разъясняет, что представить расчет 6-НДФЛ за 2017 год можно как по форме без изменений, внесенных приказом ФНС России 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@, так и по обновленной форме (см. письмо от 20.03.2018 N ГД-4-11/5095@).

Если в течение периода физлицам не выплачивались никакие доходы, облагаемые НДФЛ, то представлять расчет 6-НДФЛ не нужно.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

Уточненный Расчет по форме 6-НДФЛ

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

Рекомендации по заполнению по листам и разделам формы 6-НДФЛ

Рекомендации по заполнению для отдельных ситуаций

Формы документов

Пример заполнения 6-НДФЛ

Сервис

Электронная отчетность

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Отчетность налоговых агентов по НДФЛ (интервью с С. Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса) (Д. Ефименко, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2017 г.)

Отчетность обособленных подразделений по НДФЛ (С. Разгулин, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2017 г.)

Нужно ли сдавать "нулевой" расчет 6-НДФЛ? (журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2016 г.)

 

Разъяснения Минфина и ФНС

письмо ФНС России от 14 февраля 2018 г. N ГД-4-11/2828@

письмо ФНС России от 1 февраля 2018 г. N ГД-4-11/1804

письмо ФНС России от 1 ноября 2017 г. N ГД-4-11/22216@

письмо ФНС России от 25 июля 2017 г. N ЕД-4-15/14490@

письмо ФНС России от 7 июля 2017 г. N БС-4-11/13281@

письмо ФНС России от 25 января 2017 г. N БС-4-11/1250@

письмо ФНС России от 20 января 2017 г. N БС-4-11/864

письмо ФНС России от 27 декабря 2016 г. N БС-4-11/25114@

письмо ФНС России от 15 декабря 2016 г. N БС-4-11/24065@

письмо ФНС России от 15 декабря 2016 г. N БС-4-11/24062@

письмо Минфина России от 2 ноября 2016 г. N 03-04-06/64099

письмо ФНС России от 8 июня 2016 г. N ЗН-19-17/97

письмо ФНС России от 4 мая 2016 г. N БС-4-11/7928@

 

Форма Расчета состоит из титульного листа, Разделов 1 и 2. При его формировании необходимо учесть несколько нюансов, связанных с исчислением и уплатой НДФЛ в различных ситуациях. Рассмотрим, какие основные шаги необходимо совершить, прежде чем отправить расчет в налоговый орган.

 

ШАГ 1: Проверяем ставки НДФЛ

Проверьте, выплачивались ли в течение отчетного периода доходы, облагаемые по различным ставкам НДФЛ. Дело в том, что по каждой налоговой ставке нужно составить отдельный раздел 1 расчета 6-НДФЛ (за исключением строк 060-090).

Размер налоговой ставки зависит от статуса налогоплательщика и видов доходов, которые он получает. Применяются четыре ставки НДФЛ: 9%, 13%, 30%, 35%.

Проверьте, правильно ли применены ставки к каждому виду дохода. Ставку укажите в строке 010 каждого раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Дата получения дохода, налоговый период, ставки НДФЛ

Ставка НДФЛ 13%

Ставка НДФЛ 9%

Ставка НДФЛ 35%

Ставка НДФЛ 30%

Изменение ставки НДФЛ при получении (утрате) статуса резидента РФ

Заполнение 6-НДФЛ при смене налогового резидентства

Практические ситуации

Построить список

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Налоговое резидентство физических лиц (интервью с С. Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса) (Д. Ефименко, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2017 г.)

 

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 27 апреля 2016 г. N БС-4-11/7663

ШАГ 2: Проверяем доходы, подлежащие налогообложению

В целях исчисления НДФЛ доходы физических лиц подразделяются на доходы от источников в РФ и доходы от источников за ее пределами. При этом существует перечень доходов, которые полностью или частично не подлежат налогообложению (освобождаемых от налогообложения) НДФЛ, а также доходы, которые не считаются полученными от источников в РФ.

Внимание

Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 НК РФ, не отражают в расчете по форме 6-НДФЛ. Также в нем не показывают доходы, в отношении которых организация (ИП) не является налоговым агентом.

Проверьте, не попали ли под налогообложение доходы, не облагаемые НДФЛ.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Доходы, полученные от источников в РФ, в целях НДФЛ

Доходы, которые в целях исчисления НДФЛ не относятся к доходам от источников в РФ

Доходы, полученные от источников за пределами РФ, в целях НДФЛ

Доходы, не учитываемые при налогообложении НДФЛ

Рекомендации по заполнению для отдельных видов доходов

Практические ситуации

Построить список

 

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 2 февраля 2018 г. N ГД-18-11/85@

письмо ФНС России от 21 июля 2017 г. N БС-4-11/14329@

письмо ФНС России от 27 марта 2017 г. N БС-4-11/5602@

письмо ФНС России от 15 декабря 2016 г. N БС-4-11/24064@

письмо ФНС России от 1 августа 2016 г. N БС-4-11/13984@

письмо ФНС России от 23 марта 2016 г. N БС-4-11/4901

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Пособие по временной нетрудоспособности в 6-НДФЛ (Н. Вахромова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2017 г.)

"О доходах, освобождаемых от НДФЛ" (интервью с С. Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса) (журнал "Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2017 г.)

 

ШАГ 3: Проверяем налоговую базу

В течение отчетного (налогового) периода физические лица могут получать от организации доходы в виде дивидендов, в натуральной форме, в виде материальной выгоды, налоговая база по которым определятся в особом порядке.

Проверьте, имели ли место такие выплаты, правильно ли исчислена налоговая база и удержан налог.

Все доходы сотрудников в целом, облагаемые по одной ставке, нарастающим итогом с начала года отразите по строке 020 раздела 1, а дивиденды выделите в строке 025.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Заполнение 6-НДФЛ при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами

Заполнение 6-НДФЛ при выплате дивидендов

Заполнение 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме (вручение подарка)

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Налоговая база по НДФЛ при получении дохода в натуральной форме

НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах при получении кредитов (займов)

НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах при получении кредитов (займов) на строительство или приобретение жилья

НДФЛ с доходов от долевого участия в организации (дивидендов)

Практические ситуации

Построить список

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Учет вернувшихся дивидендов (И. Башкирова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2017 г.)

Дивиденды в 6-НДФЛ (М. Пивоварова, Е. Мельникова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2016 г.)

 

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 22 мая 2017 г. N БС-4-11/9569

письмо ФНС России от 27 января 2017 г. N БС-4-11/1373@

письмо ФНС России от 9 августа 2016 г. N ГД-4-11/14507

письмо ФНС России от 1 августа 2016 г. N БС-4-11/13984@

ШАГ 4: Проверяем налоговые вычеты

Налогоплательщик при получении доходов, облагаемых по ставке 13%, имеет право на получение налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных).

Проверьте, все ли полагающиеся вычеты предоставлены, а также наличие документов для их получения.

Отразите все вычеты общей суммой в строке 030 раздела 1 (по ставке 13%). Сумма в строке 030 не должна превышать сумму начисленного дохода (строка 020).

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Заполнение 6-НДФЛ при предоставлении работникам налоговых вычетов

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ на детей

Предоставление стандартных вычетов по НДФЛ налоговым агентом

Социальные налоговые вычеты по НДФЛ

Имущественный налоговый вычет по НДФЛ при приобретении (строительстве) жилья

Предоставление имущественного вычета по НДФЛ работодателем (налоговым агентом)

 

Разъяснения ФНС

письмо УФНС России по г. Москве от 3 марта 2017 г. N 13-11/099595

письмо ФНС России от 5 августа 2016 г. N ГД-4-11/14373@

письмо ФНС России от 1 августа 2016 г. N БС-4-11/13984@

письмо ФНС России от 20 июня 2016 г. N БС-4-11/10956@

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Если налоговый вычет предоставлялся ошибочно (О. Ткач, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2017 г.)

Заполнение 6-НДФЛ, когда заявлен имущественный вычет (С. Разгулин, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2017 г.)

6-НДФЛ: налоговые вычеты, превышающие доход (И. Лазарева, Е. Мельникова, Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2016 г.)

Практические ситуации

Построить список

ШАГ 5: Проверяем исчисленную сумму НДФЛ

После отражения вычетов заполните строку 040 "Сумма исчисленного налога". НДФЛ отразите в строке 045.

Для проверки налоговую базу (строка 020), уменьшенную на сумму вычетов (строка 030), умножьте на налоговую ставку (строка 010). Рассчитывайте НДФЛ отдельно по каждому разделу 1 (по налоговым ставкам).

Аналогично пересчитайте налог в отношении дивидендов.

Проверьте, совпадают ли отраженные суммы НДФЛ по строкам 040 (045) всех разделов 1 формы 6-НДФЛ с суммами НДФЛ, исчисленными в регистрах налогового учета за тот же период.

По итогам года сумма строк 040 (045) по всем разделам должна совпасть с суммой исчисленного НДФЛ в разделе 5 форм 2-НДФЛ по всем физлицам + строка 030 приложений N 2 к декларации по налогу на прибыль.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Налоговая база по НДФЛ. Налоговые вычеты по НДФЛ

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

Представление налоговыми агентами сведений о доходах физлиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ

ШАГ 6: Проверяем НДФЛ в отношении иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму на основании патента

Общая сумма НДФЛ налогоплательщиков-иностранцев, работающих по найму, подлежит уменьшению на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных такими лицами за период действия патента. Уменьшение налога производится налоговым агентом на основании заявления налогоплательщика, документов, подтверждающих уплату фиксированных авансовых платежей, уведомления о подтверждении права на осуществление уменьшения исчисленной суммы НДФЛ на сумму уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей.

При наличии сотрудников-иностранцев, уплачивающих "патентный" НДФЛ, проверьте наличие документов для уменьшения их налога. Подтвержденную сумму фиксированного авансового платежа отразите в строке 050 раздела 1.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Заполнение 6-НДФЛ при уплате иностранным работником фиксированных авансовых платежей

Исчисление и декларирование НДФЛ иностранными гражданами, осуществляющими в РФ трудовую деятельность по найму на основании патента

Практические ситуации

Построить список

ШАГ 7: Проверяем количество физических лиц, получивших доходы

Проверьте количество физлиц, получивших доходы в соответствующим периоде. Для этого нужно проверить все регистры учета зарплаты и иных выплат. Не забудьте посчитать тех, кто оказывал услуги или выполнял работы по договорам гражданско-правового характера, кому выплачивались дивиденды, выдавались подарки и пр. Кроме того, проверьте, не попали ли в расчет несколько раз одни и те же физлица, получавшие доходы по разным основаниям (например, зарплату и вознаграждение по договору).

Результат отразите в строке 060 раздела 1 (без разбивки по ставкам налога).

За налоговый период (год) количество физических лиц, получивших доход, должно быть равно общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком "1" + количество Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

Представление налоговыми агентами сведений о доходах физлиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ

ШАГ 8: Проверяем случаи невозможности удержания налога и возврата НДФЛ

В некоторых случаях налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ (например, при выплате дохода в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды и др.). Проверьте, возникали ли подобные ситуации.

Сумму удержанного НДФЛ в целом по всем ставкам отразите в строке 070 раздела 1. Отметим, что равенство показателей строки 040 "Сумма исчисленного налога" и строки 070 "Сумма удержанного налога" раздела 1 расчета не предусмотрено контрольными соотношениями.

Неудержанную сумму НДФЛ отразите в строке 080 раздела 1 (по всем налоговым ставкам в совокупности).

По строке 090 раздела 1 "Сумма налога, возвращенная налоговым агентом" укажите общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом налогоплательщику в соответствии со ст. 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода, в том числе сумму НДФЛ, излишне удержанную налоговым агентом в предыдущих налоговых периодах.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Заполнение 6-НДФЛ налоговым агентом, не удержавшим НДФЛ с выплаты по ГПД

Заполнение 6-НДФЛ при возврате работнику НДФЛ

Невозможность удержания НДФЛ налоговым агентом из доходов налогоплательщика

Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами

Перерасчет НДФЛ и возврат излишне начисленных сумм налоговым агентом

Практические ситуации

Построить список

 

Разъяснения ФНС России

письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2017 г. N 20-15/098896@

письмо ФНС России от 12 апреля 2017 г. N БС-4-11/6925

письмо ФНС России от 27 января 2017 г. N БС-4-11/1373@

письмо ФНС России от 23 ноября 2016 г. N БС-4-11/22246@

письмо ФНС России от 16 ноября 2016 г. N БС-4-11/21695@

письмо ФНС России от 14 ноября 2016 г. N БС-4-11/21536@

письмо ФНС России от 13 октября 2016 г. N БС-4-11/19483

письмо ФНС России от 9 августа 2016 г. N ГД-3-11/3605@

письмо ФНС России от 1 августа 2016 г. N БС-4-11/13984@

письмо ФНС России от 19 июля 2016 г. N БС-4-11/12975@

письмо ФНС России от 28 марта 2016 г. N БС-4-11/5278@

ШАГ 9: Проверяем даты получения доходов, удержания и перечисления налога

Для отдельных видов выплат в ст. 223 НК РФ предусмотрены особенности определения даты фактического получения дохода. Обратите внимание, что с 1 января 2016 года в отношении некоторых доходов уточнены правила определения даты их получения (по доходам в виде матвыгоды от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, по командировочным расходам и др.).

Это важно для заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ. Не забудьте, что в разделе 2 данные отражаются поквартально, то есть не нарастающим итогом.

Внимание

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога на доходы физических лиц, то строки 100 - 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

В строке 100 укажите даты фактического получения доходов. Этих строк должно быть столько, сколько в квартале было соответствующих дат, определенных по ст. 223 НК РФ. Сложите все суммы с одной датой получения дохода и отразите в строках 130.

По строке 110 отразите даты удержания НДФЛ с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Соответственно, этих строк тоже может быть несколько. Удержанные на каждую дату суммы НДФЛ покажите в строке 140.

В строки 120 впишите срок перечисления НДФЛ, относящийся к соответствующим строкам 100 и 110.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Дата фактического получения дохода в виде оплаты труда. Момент удержания и перечисления НДФЛ

Дата получения дохода, налоговый период, ставки НДФЛ

Дата получения дохода для целей исчисления, удержания и перечисления НДФЛ

Перечисление налоговыми агентами удержанного НДФЛ в бюджет. Сроки уплаты

Сроки исчисления, удержания и перечисления НДФЛ с разных видов доходов налоговыми агентами

Оформление платежных поручений на уплату налоговых платежей

Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

Журнал "Актуальная бухгалтерия"

Выплата заработной платы досрочно (О. Ткач, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2017 г.)

Отдельные виды выплат в 6-НДФЛ (В. Молчанов, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2017 г.)

Расчеты с работниками: правильно и своевременно (С. Последовская, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2017 г.)

Даты получения дохода, удержания и перечисления налога на примерах (Е. Лазукова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2016 г.)

Пособия по временной нетрудоспособности в форме 6-НДФЛ (М. Пивоварова, Е. Мельникова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2016 г.)

6-НДФЛ: отражаем отпускные выплаты (И. Лазарева, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2016 г.)

Практические ситуации

Построить список

 

Разъяснения Минфина и ФНС

письмо ФНС России от 10 октября 2017 г. N ГД-4-11/20374@

письмо ФНС России от 5 октября 2017 г. N ГД-4-11/20102@

письмо ФНС России от 14 сентября 2017 г. N БС-4-11/18391

письмо ФНС России от 16 августа 2017 г. N ЗН-4-11/16202

письмо ФНС России от 21 июля 2017 г. N БС-4-11/14329@

письмо ФНС России от 19 апреля 2017 г. N БС-4-11/7510@

письмо ФНС России от 5 апреля 2017 г. N БС-4-11/6420@

письмо ФНС России от 13 марта 2017 г. N БС-4-11/4440@

письмо Минфина России от 1 февраля 2017 г. N 03-04-06/5209

письмо ФНС России от 25 января 2017 г. N БС-4-11/1249@

письмо ФНС России от 16 января 2017 г. N БС-4-11/499

письмо ФНС России от 5 декабря 2016 г. N БС-4-11/23138@

письмо ФНС России от 2 ноября 2016 г. N БС-4-11/20829@

письмо ФНС России от 1 августа 2016 г. N БС-4-11/13984@

письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. N БС-4-11/9194

письмо ФНС России от 16 мая 2016 г. N БС-4-11/8609

письмо ФНС России от 27 апреля 2016 г. N БС-4-11/7663

письмо ФНС России от 24 марта 2016 г. N БС-4-11/5106

ШАГ 10: Проверяем расчет 6-НДФЛ по контрольным соотношениям

Правильность заполнения расчета налоговые органы проверяют с помощью контрольных соотношений, которые в отношении отчетности по НДФЛ доведены письмом ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@. Ими могут воспользоваться и налоговые агенты.

Проверьте расчет по контрольным соотношениям перед отправкой - это поможет избежать ошибок в заполнении и пройти форматно-логический контроль формы 6-НДФЛ.

При этом необходимо учитывать, что расчет по форме 6-НДФЛ, представляемый по итогам налогового периода (года), проверяется с учетом данных, отраженных в справках по форме 2-НДФЛ, а также в Приложении N 2 к декларации по налогу на прибыль, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом. Об этом свидетельствуют междокументные контрольные соотношения, приведенные в письме ФНС России.

Рекомендуем ознакомиться:

Энциклопедия решений

Проверка правильности заполнения формы 6-НДФЛ

Камеральная налоговая проверка справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ

 

Разъяснения ФНС

письмо ФНС России от 1 ноября 2017 г. N ГД-4-11/22216@

 

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.