Об учете расходов на переговоры с потенциальными клиентами (В. Якубова, журнал "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2015 г.)

Об учете расходов на переговоры с потенциальными клиентами

В. Якубова,

налоговый консультант

Журнал "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2015 г.

Минфин России разрешил учитывать в представительских расходах затраты на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами фирмы.

К представительским расходам, помимо затрат на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, относят и издержки на проведение переговоров как с фактическими, так и с потенциальными клиентами (письмо Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859*(1)).

В составе представительских расходов выделяют затраты на прием и обслуживание представителей сторонних компаний, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. То есть, по умолчанию, имеются в виду затраты на прием и обслуживание фактических партнеров. В упомянутом письме финансовое ведомство пояснило, что представительскими расходами можно считать и затраты не только на прием и обслуживание уже действующих партнеров, но и потенциальных.

Данное мнение основано на следующих нормах. Подпункт 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ предписывает учитывать в прочих расходах представительские издержки на официальную встречу и обслуживание представителей других организаций, прибывших на деловые переговоры.

Перечень прочих расходов, принимаемых для целей налогообложения, является открытым, а это значит, что к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, могут быть отнесены и иные издержки, не указанные в этом списке.

Кроме этого, издержки на прием партнеров продиктованы целью поддержать сотрудничество и повысить лояльность привлеченных клиентов, а издержки на обслуживание потенциальных партнеров направлены на развитие бизнеса путем привлечения новых клиентов. Поэтому такие расходы являются экономически обоснованными при должном документальном обосновании, которые направлены на реализацию предпринимательской деятельности.

Напомним, что в отношении учета представительских затрат установлено ограничение. Такие издержки в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В письме Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004*(2) отмечено, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) не регламентирован в Налоговом кодексе РФ. Поэтому при принятии представительских затрат следует иметь в виду, что они должны быть экономически оправданны, иметь убедительное документальное подтверждение и направлены на осуществление предпринимательской деятельности.

Аналогичный подход и у некоторых арбитров. Инспекторы доначислили налог на прибыль в связи с тем, что налогоплательщик отнес в состав представительских расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, затраты на приобретение алкогольных напитков.

Компания документально подтвердила факт несения спорных затрат в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами, а также то, что расходы связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Судьи определили, что, поскольку статья 264 Налогового кодекса РФ не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, то доводы заявителя являются обоснованными (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012).

Расходы, которые относятся к представительским

К прочим затратам относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ устанавливает, что к представительским расходам относят:

- затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, а также участников, прибывших на заседания совета директоров;

- затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда) для представителей и участников, а также официальных лиц самой компании, которая участвует в переговорах;

- затраты на транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания и обратно;

- затраты на буфетное обслуживание участников переговоров во время официального приема;

- затраты на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате компании.

Расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний к представительским затратам не относятся.

Как указано в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 N А69-1151/2013, следует различать случаи, в которых понесенные расходы являются:

- представительскими (переговоры с другими организациями в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества; заседание совета директоров или иного руководящего органа);

- и виды расходов, которые могут быть отнесены к представительским расходам (проведение официального приема; транспортное обеспечение; буфетное обслуживание; оплата услуг переводчика).

Так, к представительским расходам нельзя отнести торжественное совещание по случаю юбилея учреждения. Не имеет значения в этом случае даже то, что:

- издержки осуществлены при проведении официальных мероприятий;

- затраты не относятся к расходам на организацию отдыха, развлечений;

- торжественное совещание направлено на расширение значимости услуг учреждения, увеличение состава услуг в договорных отношениях, привлечение контрагентов в целях санитарно-эпидемиологического обслуживания. Такие затраты не относятся к представительским.

К сведению. Перечень представительских расходов не является закрытым. Единственное ограничение, предусмотренное для учета таких затрат статьей 264 Налогового кодекса РФ, состоит в том, что они не должны превышать 4 процентов от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Можно ли отнести к представительским расходы на банкет для партнеров

Расходы на проведение новогоднего банкета, на котором присутствовали партнеры, не включаются в состав представительских расходов (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 N 18АП-11851/2014, 18АП-11853/2014).

В состав представительских расходов компания отнесла затраты по проведению новогоднего банкета в ресторане.

Суд апелляционной инстанции считает, что данное мероприятие носит характер отдыха и к представительским услугам отношения не имеет, поскольку не направлено на расширение экономической деятельности.

Помимо этого, никаких документов в подтверждение проведения банкета для представительских, официальных, деловых, обучающих мероприятий не представлено. А такими документами могут выступать:

- решение о проведении переговоров или иного мероприятия (приказ руководителя);

- план мероприятия (срок и место проведения мероприятия, состав участников, цель проведения, организационные вопросы и ответственные лица);

- протокол проведения мероприятия с указанием соответствующей даты;

- список участников мероприятия с каждой из принимающих сторон;

- смета предполагаемых расходов;

- письма-подтверждения приглашенных сторонних лиц;

- видеозапись мероприятия и т.п.

Однако фирма обосновала проведение банкета тем, что основным видом деятельности является производственно-рекламная деятельность, поэтому праздничное событие было устроено для приобретения сотрудниками компании опыта в проведении праздников, в том числе новогодних вечеров, банкетов. Более того, на торжестве присутствовали контрагенты общества, что является продвижением услуг предприятия на рынке рекламы; у фирмы имеется протокол проведенного мероприятия. Кроме того, мероприятие проводилось с целью наглядной динамики развития фирмы, а также ознакомления ее клиентов с новыми услугами, предоставляемыми обществом.

Однако апелляционная инстанция признала неправомерным включение расходов на проведение новогоднего банкета в состав представительских расходов.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ и комментарий к нему опубликованы в "НА", 2015, N 15.

*(2) Документ и комментарий к нему опубликованы в "НА", 2014, N 23.