Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица
Нередко подотчетные лица пропускают срок представления авансового отчета, "забывают" о своей задолженности, подолгу не возвращают неиспользованный аванс. Как избежать затягивания расчетов с такими подотчетниками, расскажем в статье.
Выдача наличных денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П).
При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством и пунктом 4.4 Положения N 373-П:
- выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ);
- только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;
- в размерах и на срок, определяемых руководителем компании;
- на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;
- выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.
Отчитаться и вернуть остаток в установленные сроки
По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выдан аванс, или со дня выхода на работу (например, после возвращения из командировки) (абз. 2 п. 4.4 Положения N 373-П).
Если деньги не потрачены, работник обязан вернуть их в кассу компании в срок, установленный руководителем (абз. 2 п. 4.4 Положения N 373-П).
Если установленные сроки прошли, а сотрудник так и не вернул деньги, вся сумма выданного аванса переходит в разряд просроченной дебиторской задолженности.
Примечание. Задолженность - это не доход
Задолженность работника перед работодателем не отвечает критериям дохода, установленным статьей 40 Налогового кодекса, а также не относится к объекту обложения страховыми взносами в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. С суммы задолженности не удерживается НДФЛ, и она не облагается страховыми взносами.
Это правило действует, только если работодатель предпринимает необходимые шаги для возврата выданных работнику денежных средств. Иначе налоговые органы могут потребовать переквалифицировать не возвращенную своевременно подотчетную сумму в беспроцентный заем.
По истечении срока исковой давности (три года) остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Операцию отражают проводкой:
- отражена подотчетная сумма, не возвращенная в установленный срок.
Списанная в дебет 94 счета сумма теряет статус дебиторской задолженности.
Она переходит в разряд доходов подотчетного лица. С этого момента она облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на случай травматизма.
Хороший способ погасить дебиторскую задолженность подотчетника
Погасить дебиторскую задолженность можно следующими способами:
1) работник составляет авансовый отчет и представляет оправдательные документы, подтверждающие использование подотчетного аванса на цели, согласованные с руководителем;
2) работник не отчитался, но добровольно вернул деньги компании;
3) работодатель по своей инициативе удерживает задолженность из заработка работника;
4) работодатель простил долг работнику.
Примечание. Судебная тяжба - тоже вариант
Если пропущен установленный срок, не получено письменное согласие работника, работник отказывается вернуть деньги добровольно, взыскать невозвращенную подотчетную сумму с работника можно принудительно через суд (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
В данной статье подробнее рассмотрим порядок удержания задолженности по подотчетным суммам по инициативе работодателя (третий вариант).
Незыблемые нормы удержания из зарплаты
Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо соблюсти несколько условий, установленных нормами статей 137 и 138 Трудового кодекса.
Во-первых, решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы необходимо принять в течение одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Оформить данное решение нужно приказом руководителя.
Во-вторых, необходимо, чтобы работник не оспаривал оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
В-третьих, общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, оставшейся после обязательных вычетов (например, НДФЛ), то есть от суммы, причитающейся на руки (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Таким образом, процесс удержания подотчетного долга может растянуться на несколько месяцев.
Традиционный порядок получения согласия работника на удержание подотчетного долга
Итак, чтобы удержать из зарплаты работника остаток неиспользованного аванса, нужно обязательно получить его письменное согласие.
Трудовым законодательством ни форма согласия, ни момент его получения не определены.
Обычно на практике соблюдение этого условия подтверждается собственноручной надписью работника на приказе об удержании: "С приказом ознакомлен, с суммой и основанием удержания согласен". Рядом работник расписывается и ставит дату. Но никто не запрещает сторонам трудового договора изменить эту практику.
Особая норма в локальном нормативном акте
На основе законодательных норм работодатель вправе разработать и применять локальные нормативные акты, регулирующие взаимоотношения с работниками по различным трудовым вопросам, например по оплате труда, по командировкам, по расчетам с подотчетными лицами (ч. 2 ст. 5 ТК РФ).
В перечне норм положения по расчетам с подотчетными лицами могут быть и такие, которые устанавливают порядок действия сторон в случае возникновения дебиторской задолженности за подотчетным лицом.
В частности, в положении о расчетах с подотчетными лицами можно оговорить следующие моменты:
- срок, на который выдается подотчетный аванс. Его длительность можно обозначить однозначно, например неделя, месяц, 10 рабочих дней, или установить, что руководитель определяет срок в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств;
- срок возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм. Этот вопрос решается аналогично: либо однозначно, например в течение пяти рабочих дней со дня утверждения авансового отчета, либо каждый раз на усмотрение руководителя;
- при непредставлении в установленный срок авансового отчета без уважительной причины (временная нетрудоспособность) выданный аванс подлежит возврату в полной сумме в сроки, предусмотренные данным положением;
- в случае нарушения работником срока возврата неиспользованных подотчетных сумм задолженность удерживается из его зарплаты с соблюдением норм статьи 138 Трудового кодекса.
С положением по расчетам с подотчетными лицами, содержащим такие нормы, необходимо под роспись ознакомить всех подотчетных лиц.
Предварительное согласие на удержание
Для соблюдения трудового законодательства недостаточно установить в локальном нормативном акте норму об удержании из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм, нужно еще иметь согласие работника. Его можно оформить заранее так, как показано ниже.
Образец. Согласие на удержание просроченной дебиторской задолженности по подотчетным суммам
В бухгалтерию Гречкин П.Н. Гречкин 5 марта 2014 года | Генеральному директору ООО "Грант" Гречкину П.Н. от менеджера по продажам Дмитриева Д.Б. |
Заявление
В соответствии с пунктом 6 Положения о расчетах с подотчетными лицами, частями 2 и 3 статьи 137 и частью 1 статьи 138 Трудового кодекса Российской Федерации прошу удерживать из причитающейся мне заработной платы задолженность по подотчетным суммам в случае просрочки ее возврата.
Дмитриев | Д.Б. Дмитриев 5 марта 2014 года |
Если работник отказывается оформить такого рода заявление, не стоит обременять его обязанностями подотчетного лица, поручать выполнение заданий, связанных с расходованием подотчетных сумм, выдавать ему подотчетные авансы.
О.В. Дунаева,
эксперт журнала "Зарплата"
"Зарплата", N 3, март 2014 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Зарплата"
"Зарплата" - профессиональное практическое издание для бухгалтера и работника отдела кадров. Все материалы и рекомендации журнала нацелены на возможность практического применения, как оперативного, так и долгосрочного.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-23886 от 28.03.2006 г., выданное Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия
www.zarplata-online.ru