Раздел 1. Организация бухгалтерской работы и документооборот

Раздел 1
Организация бухгалтерской работы и документооборота

1.1. Бухгалтерские операции выполняют работники, для которых их выполнение закреплено должностными инструкциями (входит в должностные обязанности). В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

Все бухгалтерские работники в части выполнения бухгалтерских операций и ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру кредитной организации.

1.2. Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

Конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах.

Распоряжения руководителя кредитной организации по ведению бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

Информация об изменениях:

Указанием ЦБР от 25 ноября 2009 г. N 2343-У в пункт 1.3 части III настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 января 2010 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, представляющего собой операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Операционный день включает в себя операционное время, в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающий оформление и отражение в бухгалтерском учете операций, совершенных в течение операционного времени, календарной датой соответствующего операционного дня, и составление ежедневного баланса в сроки, установленные пунктом 2.2 настоящей Части.

Продолжительность операционного времени (время начала и окончания) для соответствующих операций (служб или внутренних структурных подразделений, их совершающих) определяется кредитными организациями самостоятельно, исходя из режима работы служб или внутренних структурных подразделений и конкретных условий проведения операций.

Если режим работы служб или внутренних структурных подразделений, совершающих соответствующие операции, не совпадает с режимом работы бухгалтерской службы, продолжительность операционного времени для таких операций устанавливается в рамках периода, предусмотренного режимом работы соответствующих служб или внутренних структурных подразделений в целях обеспечения завершения бухгалтерской службой операционного дня. Операции, совершенные такими службами или внутренними структурными подразделениями, в соответствии с их установленным режимом работы, после окончания операционного времени оформляются первичными учетными документами на календарную дату фактического совершения операции и отражаются в регистрах бухгалтерского учета в следующем операционном дне.

Операции, совершенные в выходные дни, под которыми понимаются установленные федеральными законами выходные и нерабочие праздничные дни, оформляются первичными учетными документами на календарную дату фактического совершения операции и могут быть отражены в бухгалтерском учете одним из следующих способов, предусмотренных учетной политикой:

как отдельные операционные дни с составлением регистров бухгалтерского учета, в том числе ежедневного баланса и формированием документов дня за соответствующую календарную дату;

отражены в регистрах бухгалтерского учета в операционном дне, следующим за выходным днем.

1.4. Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

1.5. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.

1.5.1. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими записями также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

1.5.2. Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором.

1.5.3. Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются в подразделение расчетной сети Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

1.5.4. Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из подразделений расчетной сети Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения расчетной сети Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих оправдательных документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются в подразделение расчетной сети Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними.

1.5.5. Выполнение требований, изложенных в подпунктах 1.5.2 - 1.5.4, осуществляется в соответствии с договорами банковского счета и (или) об установлении корреспондентских отношений.

1.5.6. Прием расчетных документов на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с нормативными актами Банка России, регулирующими безналичные расчеты.

1.5.7. При подписании документов фамилия подписавшего работника кредитной организации должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

1.5.8. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица - вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности и позже.

1.5.9. Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности.

1.5.10. Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут представляться в кредитные организации в виде расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета определяет порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации.

1.6. Документы по операциям, связанным с перечислением средств через подразделения расчетной сети Банка России, оформляются в соответствии с нормативными актами Банка России.

Расчетные операции через другие кредитные организации (их филиалы) осуществляются на основании договора о корреспондентских отношениях, в котором должны найти отражение следующие вопросы:

какими документами оформляются расчеты между банками-корреспондентами;

порядок направления документов и используемые технические средства;

способы удостоверения права распоряжения денежными средствами;

контроль и выверка расчетов.

1.7. Прием к исполнению документов клиентов. Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленных в соответствии со следующими требованиями.

1.7.1. Представляемые клиентами расчетные документы на осуществление расчетов в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации.

Для осуществления валютных операций клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России.

1.7.2. Клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организации платежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в кредитную организацию.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты.

1.7.3. При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов должно быть обеспечено использование в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом.

1.7.4. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

1.7.5. При приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов, внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается.

1.7.6. При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организации образцам.

1.7.7. Убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на кредитную организацию или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.

1.7.8. Жалобы на действия работников кредитной организации и другие письма по бухгалтерскому учету принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) кредитной организации или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены соответствующим объявлением. Бухгалтерским работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

1.8. Особенности совершения кассовых операций.

1.8.1. Кассовые операции совершаются в точном соответствии с требованиями нормативных актов Банка России.

1.8.2. Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются контролером, рабочее место которого размещается в непосредственной близости от кассы. Контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен исключить возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих бухгалтерских работников и контролера кредитной организации;

в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

1.8.3. Кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником (контролером) на соответствующих бланках в двух экземплярах.

1.8.4. При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ или ПЭВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо, при незначительном объеме операций, одновременно все листы кассового журнала с подписью кассира о сверке оборотов с кассой.

Информация об изменениях:

Указанием ЦБР от 25 ноября 2009 г. N 2343-У в подпункт 1.8.5 пункта 1.8 части III настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2010 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.5. Направление расходных кассовых документов контролером в кассу для оплаты производится в соответствии с внутренним порядком. Передача документов в кассу оформляется в специальном журнале под расписку. Журнал ведется ежедневно по следующей форме:

Номер чека или ордера

Сумма

Подпись контролера

Расписка кассира в приеме чека или ордера

Дата указывается в начале записей за день.

Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первый экземпляр. Первый экземпляр кассового журнала помещается в кассовые документы дня, второй экземпляр - в бухгалтерские документы дня, к которым относятся первичные учетные документы, за исключением кассовых документов, и мемориальные ордера (далее - бухгалтерские документы).

Если рабочее место лица, контролирующего кассовые расходные операции, находится рядом с кассой либо соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством, то по усмотрению руководителя кредитной организации может быть установлен порядок передачи кассовых расходных документов контролером кассиру, без его расписки.

Информация об изменениях:

Указанием ЦБР от 25 ноября 2009 г. N 2343-У в подпункт 1.8.6 пункта 1.8 части III настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2010 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.6. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. При этом документы, подтверждающие внесение денежных средств во вклад, выдаются вкладчику только после фактического поступления денег в кассу.

Прием денежной наличности производится по объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление на взнос наличными принимается бухгалтерским работником, который подписывает его, отражает в кассовом журнале сумму и необходимые реквизиты, предусмотренные кассовым журналом, и внутренним порядком передает в кассу. Объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня, квитанция выдается вносителю денег после приема их в кассу. Получив обратно из кассы ордер с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на ордере с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате ордера из кассы, передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете, после чего прилагает ордер к выписке соответствующего лицевого счета клиента.

При приеме денежной наличности от работника кредитной организации для зачисления на внутрибанковские счета выписывается приходный кассовый ордер под копирку в трех экземплярах, из которых первый - помещается в кассовые документы дня, второй - выдается вносителю после приема денег в кассу, а третий - помещается в бухгалтерские документы дня после документов по дебетуемым балансовым счетам и в ленту подсчета не включается. При этом, получив обратно из кассы третий экземпляр приходного кассового ордера с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на этом документе путем сверки с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате документа из кассы, после чего передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете.

Кассовый журнал по приходу кассы может вестись централизованно.

Суммы государственных доходов и платежей по обязательному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня бухгалтерским работником (ответственным исполнителем), ведущим эти операции на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.

1.8.7. Кассовый журнал по приходу по операциям вечерней кассы разрешается составлять на ЭВМ в двух экземплярах с выведением частных итогов по лицевым счетам и общего итога по журналу с тем, чтобы записи в лицевые счета производить итоговыми суммами. Вторые экземпляры журнала, разрезанного на ленты, после проверки записей в лицевых счетах прилагаются вместе с ордерами к объявлениям о взносе денег в вечернюю кассу к выпискам по счетам клиентов. Правильность заполнения ордеров проверяется бухгалтером-контролером вечерней кассы, а при применении кассовых аппаратов - ответственными исполнителями утром следующего дня. Факт этой проверки удостоверяется подписью бухгалтера-контролера или ответственного исполнителя в ордере к объявлениям.

Информация об изменениях:

Указанием ЦБР от 25 ноября 2009 г. N 2343-У в подпункт 1.8.8 пункта 1.8 части III настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2010 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.8. Неиспользованные денежные чеки по закрываемым счетам и по счетам, передаваемым в другую кредитную организацию, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, или начальник отдела, который одновременно должен погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. После этого чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который составляет ордер на закрытие счета и представляет его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю, или начальнику отдела.

Неиспользованные расчетные чеки при наличии остатка на счете по учету депонированных средств принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником, который одновременно проверяет и подписывает платежное поручение клиента на закрытие лицевого счета по учету депонированных оставшихся неиспользованных средств.

Сданные неиспользованные денежные и расчетные чековые книжки, погашенные в указанном выше порядке, помещаются соответственно в кассовые и бухгалтерские документы дня.

1.8.9. По денежному чеку (именному) деньги выплачиваются тому