Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц при приобретении электронных билетов (для бюджетной сферы)

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Все чаще для удостоверения договора перевозки как на воздушном, так и на железнодорожном транспорте используются электронные билеты, в которых информация о перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой форме.

В таких случаях подотчетные лица могут подтверждать факт оплаты путем предоставления бланков строгой отчетности:

1) при поездках на воздушном транспорте - маршрут/квитанцией электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок)*(1);

2) при поездках на железнодорожном транспорте - контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Перечисленные выше бланки могут распечатываться с использованием любой техники, имеющейся в распоряжении подотчетных лиц, и не требуют какого-либо дополнительного удостоверения их подлинности. В то же время не будет противоречить положениям действующего законодательства и требование должностных лиц госучреждения об удостоверении подлинности таких документов путем проставления на них подотчетными лицами записи, содержащей:

- просьбу компенсировать расходы, осуществление которых подтверждает маршрут/квитанция или контрольный купон;

- подпись подотчетного лица;

- дату.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 и п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 недвусмысленно указано, что маршрут/квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции и контрольного купона утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники.

В то же время некоторые специалисты уполномоченных органов власти до сих пор полагают, что факт оплаты электронных билетов необходимо подтверждать путем предоставления дополнительных документов, а именно:

- чеков контрольно-кассовой техники;

- выписок из электронных систем платежа;

- слипов, чеков электронных терминалов, через которые оплата производилась с использованием банковских карт;

- справок кредитных организаций, подтверждающих совершение операций по оплате стоимости электронных билетов с использованием средств определенных физических лиц;

- бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом или с использованием специальных автоматизированных систем.

Безусловно, предоставление подотчетными лицами перечисленных выше документов в добровольном порядке позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов. Однако обоснованность решения должностных лиц госучреждения об обязательном их истребовании при предоставлении авансовых отчетов весьма сомнительна.

В случае предоставления подотчетным лицом дополнительных документов, подтверждающих факт оплаты электронных билетов с использованием платежной (банковской) карты, необходимо обратить особое внимание на держателя карты, посредством которой производилась оплата. Если держателем такой карты подотчетное лицо не является, то к авансовому отчету желательно приложить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

- договор поручения;

- доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

- расписку в произвольной форме на передачу сотрудником денег на оплату электронного билета доверенному лицу;

- документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например, справку, оформленную в кредитной организации).

В соответствии со ст. 159 ГК РФ договор поручения между гражданами может быть заключен в устной форме, однако в рассматриваемой ситуации целесообразно его письменное оформление. Заверять у нотариуса доверенность и расписку не нужно - гражданским законодательством не предусмотрено обязательное нотариальное удостоверение сделки между гражданами, предметом которой является внесение денежных средств, например, в счет оплаты стоимости электронного билета (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Доверенность должна быть датирована более ранней датой, чем дата платежа.

Подтверждение факта предоставления услуги воздушной перевозки может осуществляться на основании посадочных талонов, выдаваемым пассажирам при регистрации на рейс (см. п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, а также письма Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424).

В случае электронной регистрации на рейс проездные документы (посадочные купоны) клиентами Российских железных дорог, приобретающими электронные билеты, могут не оформляться (за исключением проезда в международном сообщении). В то же время в соответствии с порядком, утвержденным руководителем госучреждения, подтверждение факта предоставления услуги железнодорожной перевозки может осуществляться на основе проездного документа (посадочного купона), который сотрудники могут получать в билетных кассах или терминалах самообслуживания перед осуществлением поездки.

Утраченные маршрут/квитанции или контрольные купоны могут быть восстановлены подотчетными лицами с использованием систем удаленного доступа или непосредственно в транспортных организациях. Факт осуществления перевозки при утрате посадочного талона (посадочного купона) может подтверждаться справкой транспортной организации или ее представителя, в которой должна содержаться вся информация, которая была указана в утраченных документах, в частности:

- инициалы и фамилия пассажира;

- номер рейса;

- дата отправления;

- время окончания посадки на рейс;

- номер выхода на посадку (номер платформы, пути);

- номер места.

Желательно, чтобы в такой справке помимо указанной выше информации содержались данные о том, что билет, оформленный на соответствующего пассажира, не был возвращен перевозчику. Кроме того, в подобных ситуациях факт осуществления поездки косвенно может подтверждаться содержанием иных документов, прилагаемых к авансовым отчетам (например, документами, подтверждающими проживание в гостинице).

________________________________________

*(1) Кроме того, согласно приказу Минтранса России от 18.05.2010 N 116, клиентам авиакомпаний может оформляться электронный многоцелевой документ, который используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг), взимании сборов и платы. Информация об услуге, сборе или плате в электронном многоцелевом документе представлена в электронно-цифровой форме, а квитанция такого документа является бланком строгой отчетности.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Госсектор: учет, отчетность, финконтроль" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным вопросам, возникающим в деятельности организаций бюджетной сферы


Материал приводится по состоянию на июнь 2020 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений


Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, финансового контроля, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства.


Перечень сокращений, используемых в Энциклопедии решений и других аналитических материалах:

Закон N 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Инструкция N 157н - Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н

Инструкция N 162н - Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н

Инструкция N 174н - Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н

Инструкция N 183н - Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н

Указания N 65н - Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н

Порядок N 209н - Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н

Порядок N 85н - Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 N 85н

Порядок N 132н - Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 08.06.2018 N 132н

Приказ N 52н - Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"

Инструкция N 33н - Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н

Инструкция N 191н - Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н

КБК - коды бюджетной классификации

КОСГУ - Классификация операций сектора государственного управления

КФО - код вида финансового обеспечения (деятельности)

План ФХД - План финансово-хозяйственной деятельности

ГРБС - главный распорядитель бюджетных средств

ПБС - получатель бюджетных средств

Орган-учредитель - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения


АВТОРСКИЙ КОЛЛЕКТИВ:

С. Бычков, заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России

А. Семенюк, заместитель главного бухгалтера Федеральной таможенной службы (ФТС России), государственный советник РФ 3 класса

В. Пименов, руководитель объединенной редакции "Бюджетная сфера" и Департамента бюджетной методологии компании "Гарант", эксперт Лаборатории анализа информационных ресурсов НИВЦ МГУ им. М.В. Ломоносова

Ю. Крохина, заведующая кафедрой правовых дисциплин Высшей школы государственного аудита (факультет МГУ им. М.В. Ломоносова), доктор юридических наук, профессор

А. Кулаков, начальник отдела учета и отчетности ФГБУ "Главный военный клинический госпиталь им. академика Н.Н. Бурденко" Минобороны России, профессиональный бухгалтер

Е. Янчарин, зам. начальника Управления организации капстроительства ДТ МВД России с 2016 по 2018 год

Д. Жуковский, начальник отдела автоматизации бюджетного учета, специалист по внедрению программных продуктов фирмы "1С" в организациях бюджетной сферы

Cотрудники объединенной редакции "Бюджетная сфера" компании "Гарант":

А. Шершнева, заместитель руководителя редакции, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

Т. Разрезова, редактор-эксперт, государственный советник 1 класса

В. Сульдяйкина, редактор-эксперт, специалист по автоматизации бюджетного учета фирмы "1С"

А. Киреева, редактор-эксперт, специалист по автоматизации бюджетного учета фирмы "1С"

И. Сапетина, редактор-эксперт

Н. Андреева, редактор-эксперт, профессиональный бухгалтер, член ИПБ России

О. Левина, редактор-эксперт, советник государственной гражданской службы 1 класса

О. Монако, редактор-эксперт по вопросам налогообложения, аудитор

А. Кузьмина, редактор-эксперт по юридическим вопросам, кандидат юридических наук

Н. Верхова, редактор-эксперт по юридическим вопросам

В. Евсюкова, редактор-эксперт по вопросам трудового права

Сотрудники Департамента бюджетной методологии службы Правового консалтинга ГАРАНТ:

А. Суховерхова, заместитель руководителя департамента, член Союза развития государственных финансов

Ю. Волгина, эксперт

Г. Гурашвили, эксперт

О. Емельянова, эксперт

Т. Дурнова, эксперт

Т. Толмачева, эксперт

Р. Гурашвили, эксперт

Д. Букина, эксперт

К. Панина, эксперт

Ю. Железнева, эксперт, профессиональный бухгалтер

Е. Шубенкина, эксперт

Р. Ибатуллина, эксперт

Ю. Еременко, эксперт