Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц при приобретении электронных билетов (для бюджетной сферы)

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Все чаще для удостоверения договора перевозки как на воздушном, так и на железнодорожном транспорте используются электронные билеты, в которых информация о перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой форме.

В таких случаях подотчетные лица могут подтверждать факт оплаты путем предоставления бланков строгой отчетности:

1) при поездках на воздушном транспорте - маршрут/квитанцией электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок)*(1);

2) при поездках на железнодорожном транспорте - контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Перечисленные выше бланки могут распечатываться с использованием любой техники, имеющейся в распоряжении подотчетных лиц, и не требуют какого-либо дополнительного удостоверения их подлинности. В то же время не будет противоречить положениям действующего законодательства и требование должностных лиц госучреждения об удостоверении подлинности таких документов путем проставления на них подотчетными лицами записи, содержащей:

- просьбу компенсировать расходы, осуществление которых подтверждает маршрут/квитанция или контрольный купон;

- подпись подотчетного лица;

- дату.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 и п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 недвусмысленно указано, что маршрут/квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции и контрольного купона утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники.

В то же время некоторые специалисты уполномоченных органов власти до сих пор полагают, что факт оплаты электронных билетов необходимо подтверждать путем предоставления дополнительных документов, а именно:

- чеков контрольно-кассовой техники;

- выписок из электронных систем платежа;

- слипов, чеков электронных терминалов, через которые оплата производилась с использованием банковских карт;

- справок кредитных организаций, подтверждающих совершение операций по оплате стоимости электронных билетов с использованием средств определенных физических лиц;

- бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом или с использованием специальных автоматизированных систем.

Безусловно, предоставление подотчетными лицами перечисленных выше документов в добровольном порядке позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов. Однако обоснованность решения должностных лиц госучреждения об обязательном их истребовании при предоставлении авансовых отчетов весьма сомнительна.

В случае предоставления подотчетным лицом дополнительных документов, подтверждающих факт оплаты электронных билетов с использованием платежной (банковской) карты, необходимо обратить особое внимание на держателя карты, посредством которой производилась оплата. Если держателем такой карты подотчетное лицо не является, то к авансовому отчету желательно приложить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

- договор поручения;

- доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

- расписку в произвольной форме на передачу сотрудником денег на оплату электронного билета доверенному лицу;

- документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например, справку, оформленную в кредитной организации).

В соответствии со ст. 159 ГК РФ договор поручения между гражданами может быть заключен в устной форме, однако в рассматриваемой ситуации целесообразно его письменное оформление. Заверять у нотариуса доверенность и расписку не нужно - гражданским законодательством не предусмотрено обязательное нотариальное удостоверение сделки между гражданами, предметом которой является внесение денежных средств, например, в счет оплаты стоимости электронного билета (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Доверенность должна быть датирована более ранней датой, чем дата платежа.

Подтверждение факта предоставления услуги воздушной перевозки может осуществляться на основании посадочных талонов, выдаваемым пассажирам при регистрации на рейс (см. п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, а также письма Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424).

В случае электронной регистрации на рейс проездные документы (посадочные купоны) клиентами Российских железных дорог, приобретающими электронные билеты, могут не оформляться (за исключением проезда в международном сообщении). В то же время в соответствии с порядком, утвержденным руководителем госучреждения, подтверждение факта предоставления услуги железнодорожной перевозки может осуществляться на основе проездного документа (посадочного купона), который сотрудники могут получать в билетных кассах или терминалах самообслуживания перед осуществлением поездки.

Утраченные маршрут/квитанции или контрольные купоны могут быть восстановлены подотчетными лицами с использованием систем удаленного доступа или непосредственно в транспортных организациях. Факт осуществления перевозки при утрате посадочного талона (посадочного купона) может подтверждаться справкой транспортной организации или ее представителя, в которой должна содержаться вся информация, которая была указана в утраченных документах, в частности:

- инициалы и фамилия пассажира;

- номер рейса;

- дата отправления;

- время окончания посадки на рейс;

- номер выхода на посадку (номер платформы, пути);

- номер места.

Желательно, чтобы в такой справке помимо указанной выше информации содержались данные о том, что билет, оформленный на соответствующего пассажира, не был возвращен перевозчику. Кроме того, в подобных ситуациях факт осуществления поездки косвенно может подтверждаться содержанием иных документов, прилагаемых к авансовым отчетам (например, документами, подтверждающими проживание в гостинице).

________________________________________

*(1) Кроме того, согласно приказу Минтранса России от 18.05.2010 N 116, клиентам авиакомпаний может оформляться электронный многоцелевой документ, который используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг), взимании сборов и платы. Информация об услуге, сборе или плате в электронном многоцелевом документе представлена в электронно-цифровой форме, а квитанция такого документа является бланком строгой отчетности.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Бюджетная сфера: учет, отчетность, финконтроль" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным вопросам, возникающим в деятельности организаций бюджетной сферы


Материал приводится по состоянию на август 2021 года.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений


Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, финансового контроля, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства.


Перечень сокращений, используемых в Энциклопедии решений и других аналитических материалах:

Закон N 402-ФЗ - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Инструкция N 157н - Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н

Инструкция N 162н - Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н

Инструкция N 174н - Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н

Инструкция N 183н - Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н

Указания N 65н - Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н

Порядок N 209н - Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н

Порядок N 85н - Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 N 85н

Порядок N 132н - Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. приказом Минфина России от 08.06.2018 N 132н

Приказ N 52н - Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"

Инструкция N 33н - Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н

Инструкция N 191н - Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н

КБК - коды бюджетной классификации

КОСГУ - Классификация операций сектора государственного управления

КФО - код вида финансового обеспечения (деятельности)

План ФХД - План финансово-хозяйственной деятельности

ГРБС - главный распорядитель бюджетных средств

ПБС - получатель бюджетных средств

Орган-учредитель - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения


АВТОРСКИЙ КОЛЛЕКТИВ:

Специалисты министерств, ведомств и научных организаций, независимые эксперты:

С. Бычков, заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России

А. Семенюк, заместитель главного бухгалтера Федеральной таможенной службы (ФТС России), государственный советник РФ 3 класса

Ю. Крохина, заведующая кафедрой правовых дисциплин Высшей школы государственного аудита (факультет МГУ им. М.В. Ломоносова), доктор юридических наук, профессор

А. Кулаков, начальник отдела учета и отчетности ФГБУ "Главный военный клинический госпиталь им. академика Н.Н. Бурденко" Минобороны России, профессиональный бухгалтер

Г. Панкратова, главный бухгалтер медицинского учреждения, с 2013 по 2020 год - главный бухгалтер Министерства здравоохранения Камчатского края

Е. Янчарин, эксперт по внутреннему финансовому контролю, с 2016 по 2018 год - заместитель начальника Управления организации капстроительства ДТ МВД России

Д. Жуковский, начальник отдела автоматизации бюджетного учета, специалист по внедрению программных продуктов фирмы "1С" в организациях бюджетной сферы

Сотрудники направления "Бюджетная сфера" компании "Гарант":

В. Пименов, руководитель объединенной редакции "Бюджетная сфера" и Департамента бюджетной методологии компании "Гарант", эксперт Лаборатории анализа информационных ресурсов НИВЦ МГУ им. М.В. Ломоносова

Объединенная редакция "Бюджетная сфера":

А. Шершнева, заместитель руководителя редакции, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса, методолог

Т. Разрезова, шеф-редактор, государственный советник 1 класса, методолог

Н. Андреева, редактор-эксперт, профессиональный бухгалтер, член ИПБ России

О. Левина, редактор-эксперт, советник государственной гражданской службы 1 класса

В. Сульдяйкина, редактор-эксперт, методолог

А. Киреева, редактор-эксперт

И. Сапетина, редактор-эксперт

Ю. Волгина, редактор-эксперт

Т. Дурнова, редактор-эксперт

О. Монако, редактор-эксперт по вопросам налогообложения, аудитор

А. Кузьмина, редактор-эксперт по юридическим вопросам, кандидат юридических наук

Н. Верхова, редактор-эксперт по юридическим вопросам

Департамент бюджетной методологии:

А. Суховерхова, заместитель руководителя департамента, член Союза развития государственных финансов

Ю. Железнева, ведущий консультант-эксперт, профессиональный бухгалтер

Н. Старовойтова, консультант-эксперт

Г. Гурашвили, консультант-эксперт

О. Емельянова, консультант-эксперт

Т. Толмачева, консультант-эксперт

Р. Гурашвили, консультант-эксперт

К. Панина, консультант-эксперт

Е. Шубенкина, консультант-эксперт

Р. Ибатуллина, консультант-эксперт

Е. Старовойтова, консультант-эксперт

Э. Чевардина, консультант-эксперт


Направление "Бюджетная сфера" компании "Гарант" - центр компетенций (экспертизы) по вопросам бюджетной методологии

Центр осуществляет экспертную поддержку специалистов финансово-бюджетной сферы: бухгалтеров, экономистов, специалистов по налоговому учету, аудиторов (ревизоров), юристов, руководителей учреждений.

Какие задачи решает Центр:

1. Разработка единых методологических подходов к применению бюджетного законодательства.

2. Взаимодействие с органами госуправления и крупнейшими учреждениями.

3. Предоставление устных и письменных консультаций по бухгалтерскому (бюджетному) учету и отчетности в секторе госуправления, бюджетному законодательству, финансовому контролю и аудиту, правовому положению государственных (муниципальных) учреждений.

4. Подготовка новостных и аналитических материалов (энциклопедий, пошаговых инструкций, обзоров изменений законодательства и судебной практики, путеводителей, калькуляторов), интернет-рассылок, статей, репортажей и интервью как в текстовом, так и в видеоформате для всех продуктов компании "Гарант", включая систему ГАРАНТ и портал ГАРАНТ.РУ.

5. Анализ бухгалтерской (бюджетной) отчетности, учетной политики и подготовка предложений по оптимизации и автоматизации учетных процессов.

6. Оказание поддержки при проверках финансово-хозяйственной деятельности.

7. Организация и проведение региональных семинаров и круглых столов.

8. Разработка проектов локальных актов, включая учетную политику.

9. Разработка программ повышения квалификации.

10. Осуществление исследований по изучению тенденций, технологий и лучших практик внедрения новых положений бюджетного законодательства на федеральном, региональном и муниципальном уровне ("Модели централизации учета, юридического и иного обслуживания учреждений"; "Практики организации внутреннего финансового контроля и аудита", "Модели налогового учета в учреждениях высшего образования", "Организация электронного документооборота при централизации бухгалтерского учета", "Сравнительные характеристики систем оплаты труда медицинских учреждений в различных регионах" и др.).

В Центре работают специалисты:

1. Занимавшие должности главных бухгалтеров (начальников отделов сводной отчетности) региональных министерств, главных бухгалтеров крупнейших федеральных учреждений и учреждений города Москвы, имеющие опыт составления сводной (консолидированной) отчетности.

2. Имеющие опыт контрольно-ревизионной работы в федеральных органах власти.

3. Имеющие опыт автоматизации учетных процессов в учреждениях и централизованных бухгалтериях, в том числе на базе 1С.