Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения

Подпись является реквизитом, содержащим собственноручную роспись должностного или физического лица (п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Это обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона N 63-ФЗ.




Виды электронных подписей (ЭП)
















Простая ЭП


Усиленная ЭП










Неквалифицированная ЭП


Квалифицированная ЭП


Несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) могут быть подписаны одной ЭП (п. 4 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). При этом каждый документ, входящий в такой пакет, считается подписанным ЭП того вида, который применен при подписании указанного пакета.

По общему правилу вид используемой электронной подписи определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению (п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ). При этом необходимо учитывать условия, при соблюдении которых документы, подписанные ЭП, могут быть признаны равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Так, сфера применения простой и неквалифицированной ЭП ограничена п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, в силу которого документ, подписанный одной из таких ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено:

- законодательством;

- или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В то время как для применения квалифицированной электронной подписи единственным ограничением является требование законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Поэтому чаще всего в хозяйственной деятельности субъектов применяется усиленная подпись.

При подписании каких документов (для целей налогового и бухгалтерского учета) должен использоваться тот или иной вид подписи можно ознакомиться в таблице.

От простой усиленную электронную подпись отличают:

- наличие специальных программных средств, поэтому ее получение возможно только в специализированном удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ*(1);

- обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи);

- обязательное наличие ключа проверки электронной подписи (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате (п.п. 2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). При этом наличие сертификата обязательно только для квалифицированной ЭП (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки может не создаваться, если соответствие такой электронной подписи признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

В сертификате ключа проверки ЭП, выданном юридическому лицу, указываются не только его наименование, место нахождения, но и физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Это может быть как директор, так и иное лицо, уполномоченное доверенностью. Ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено.

То есть электронная подпись может быть оформлена как на руководителя организации, так и на иное лицо, действующее по доверенности.

При этом перечень лиц, которые будут использовать электронную подпись, должен быть закреплен в локальном акте организации (например, в приложении к учетной политике).

Если организация применяет электронный документооборот, то в учетной политике целесообразно отразить также:

- виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;

- документы, при подписании которых будет использоваться ЭП;

- порядок хранения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

В приложении к учетной политике (ином локальном акте) также могут быть закреплены и требования соблюдения конфиденциальности.

Обязанность участников электронного взаимодействия обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП при использовании усиленных ЭП установлена п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ. Закон N 63-ФЗ не предусматривает передачу другому лицу ключа электронной подписи, но допускает ее техническое использование с согласия и под контролем ее владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. При этом использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования.


Таблица


Вид подписи

При подписании каких документов используется

Простая электронная подпись

Обращение заявителей - юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг, при условии, что иной вид ЭП не предусмотрен НПА или не установлен запрет на электронное обращение (п.п. 4, 5 Правил..., утв. постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 N 33)

Первичные учетные документы, формирующие внутренний документооборот организации (например, табель учета рабочего времени, наряды на работу, приходный ордер, лимитно-заборные карты, требования-накладные и т.п.)*(2)

Первичные документы, если соглашением, принятым участниками электронного документооборота, установлен этот вид ЭП в качестве возможного и предусмотрен порядок ее проверки*(3) (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ; письма Минфина России от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176; от 04.08.2015 N 03-03-06/44905; ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489)

Неквалифицированная ЭП

Документы, подлежащие передаче в налоговый орган через личный кабинет налогоплательщика-физического лица (п. 2 Порядка..., утв. приказом ФНС России от 20.08.2015 N СА-7-6/364@)

Информация о ценных бумагах, представляемая иностранной организацией, действующей в интересах третьих лиц (пп. 2 п. 11 ст. 214.6, пп. 2 п. 12 ст. 310.1 НК РФ)*(4)

Первичные документы, если соглашением, принятым участниками электронного документооборота, установлен этот вид ЭП в качестве возможного и предусмотрен порядок ее проверки (письма Минфина России от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904)

Квалифицированная ЭП

Сообщения, подлежащие передаче в налоговый орган, предусмотренные п.п. 2, 2.1 ст. 23 НК РФ (п. 7 ст. 23 НК РФ)

Согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными (пп. 1 п. 1 ст. 102 НК РФ, п. 2 Приложения 4 к приказу ФНС России от 15.11.2016 N ММВ-7-17/615@)

Заявление о зачете (возврате) излишне уплаченного (взысканного) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа), сумм НДС, подлежащих возмещению (п.п. 4, 5 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 6 ст. 176 НК РФ)

Налоговые декларации (расчеты по авансовым платежам), расчет по страховым взносам (п. 3 ст. 80 НК РФ)

Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе по основаниям, предусмотренным НК РФ (п. 5.1 ст. 84 НК РФ)

Документы, истребуемые налоговым органом при проведении налоговой проверки (п. 2 ст. 93 НК РФ)

Счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ)

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137)

Сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 24 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@)

Расчет по форме 6-НДФЛ (п. 5.1 Порядка..., утв.приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@)

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, применяемые органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Раздел 1 Методических указаний..., утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)


______________________________

*(1) В отличие от усиленной ЭП простая ЭП содержится либо в самом электронном документе, либо для ее использования необходимо пройти регистрацию у оператора информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа (п. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ). Примером использования простой электронной подписи является ввод определенных логинов и паролей при осуществлении различных операций в онлайн-режиме (в т.ч. и банковских).

*(2) При подписании таких документов может использоваться и неквалифицированная ЭП.

*(3) Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

*(4) Данная информация может быть подписана и квалифицированной ЭП.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Энциклопедия решений. Налоги и взносы" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным темам в сфере налогообложения


Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства


Материал приводится по состоянию на апрель 2019 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений. Налоги и взносы


При подготовке "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" использованы авторские материалы, предоставленные Д. Акимочкиным, Л. Ананьевой, Ю. Бадалян, И. Башкировой, Я. Бушуевой, Ю. Волковой, О. Ганелесом, Д. Игнатьевым, Р. Дулатовым, Л. Карасевич, И. Котыло, И. Лазаревой, Е. Лазуковой, Е. Макаренко, Е. Мельниковой, В. Молчановым, О. Монако, И. Олейник, В. Сергеевой, Е. Титовой, О. Ткач, О. Шпилевой и др.