• ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
  • АННОТАЦИЯ
  • ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения - это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность. И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов (п. 4.5 Правил N 526).

С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 4.7 Правил N 526). Состоять она должна из числа наиболее квалифицированных работников. Члены комиссии должны не только знать какие из документов можно уничтожить, а какие следует обязательно сдать в архив, но и грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, чтобы в будущем быть уверенным в том, что ни один из уничтоженных документов никогда не будет востребован проверяющими.

Всю процедуру уничтожения документов условно можно разделить на 3 этапа.


1 этап. Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил N 526).

Внимание

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13 Правил N 526).

По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам N 526). К нему прилагают опись дел*(1), сгруппированных по срокам хранения.

В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.

Внимание

Не подлежат уничтожению первичные учетные документы, изначально сформированные на бумажном носителе, и переведенные в последующем в электронный вид для последующего хранения. Иными словами, нельзя отсканировать документы, скопировать их на какой-либо носитель электронных документов (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные носители), и после уничтожить этот бумажный документ (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Документ на бумажном носителе должен храниться в течение всего законодательно установленного ему срока.

Форма Акта включает в себя, в частности, следующие реквизиты:

- заголовок дела, который должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Таким образом, в Акте достаточно указать, что уничтожаются, например, кассовые документы с приложениями;

- крайние даты, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов;

- сроки хранения и номера статей по перечню. В этой графе необходимо отразить номера статьи Перечня с установленным сроком хранения. Дополнительно указанная графа может содержать ссылку и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен (например, Закон N 402-ФЗ);

- номера описей и т.п.


2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).


3 этап. Уничтожение документов

Уничтожить документы необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности их восстановить.

Процедура уничтожения документов ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.

При самостоятельной разработке регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами работы архивов.


Уничтожение документов может быть произведено:

1) силами самой организации;

2) сторонней организацией.

В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:

- химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);

- сжигание;

- измельчение (шредирование).

Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.

Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).

В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.

Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.


Во втором случае, со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).

Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденному руководителем.

Организация-исполнитель оформляет накладную о приеме документов на утилизацию, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов)

Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.

По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий акт.


______________________________

*(1) В дела группируются схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации. Дело является единицей хранения, подлежащей архивному учету (п. 2.9, 3.3 Правил N 526). Порядок формирования дел установлен п.п. 4.19 - 4-30 Правил N 526. Электронные документы вносятся в отдельные описи.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Энциклопедия решений. Налоги и взносы" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным темам в сфере налогообложения


Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства


Материал приводится по состоянию на апрель 2020 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений. Налоги и взносы


При подготовке "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" использованы авторские материалы, предоставленные Д. Акимочкиным, Л. Ананьевой, Ю. Бадалян, И. Башкировой, Я. Бушуевой, Ю. Волковой, О. Ганелесом, Д. Игнатьевым, Р. Дулатовым, Л. Карасевич, И. Котыло, И. Лазаревой, Е. Лазуковой, Е. Макаренко, Е. Мельниковой, В. Молчановым, О. Монако, И. Олейник, В. Сергеевой, Е. Титовой, О. Ткач, О. Шпилевой и др.