Письмо УФНС России по г. Москве от 17 октября 2011 г. N 16-15/100092@ О документах, подтверждающих расходы на услуги по доставке товаров автомобильным транспортом в рамках договора транспортной экспедиции

Письмо УФНС России по г. Москве от 17 октября 2011 г. N 16-15/100092@

Вопрос: Достаточно ли оформления договора транспортной экспедиции, поручения экспедитору, экспедиторской расписки, счета от транспортно-экспедиционной организации для подтверждения расходов на услуги по доставке товаров автомобильным транспортом в рамках договора транспортной экспедиции?

Ответ: В рамках оказания услуг транспортной экспедицией оформляются для подтверждения расходов на перевозку грузов: договор транспортной экспедиции, акт сдачи-приемки оказанных услуг, экспедиторские документы, доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае, если транспортировка осуществляется третьим лицом), перевозные документы. При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли учитываются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Это могут быть таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной по договору работе.

Согласно статье 313 НК РФ налогоплательщики определяют налоговую базу для исчисления налога на прибыль по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основании данных налогового учета.

При этом налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом.

Статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется учет, который должен обеспечивать формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- подписи указанных лиц.

Согласно статье 801 Гражданского кодекса РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено законом о транспортно-экспедиционной деятельности, другими законами или иными правовыми актами. Договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме (п. 1 ст. 802 ГК РФ).

Статьей 2 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" определено, что правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждаются Правительством РФ.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности определяют:

- перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции);

- требования к качеству экспедиционных услуг;

- порядок оказания экспедиционных услуг.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 (далее - Правила), устанавливают следующее.

Транспортно-экспедиционными услугами признаются услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза.

Экспедиторскими документами являются:

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции). Для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное и подписанное им поручение экспедитору. Оформленное в установленном порядке поручение экспедитору должно содержать достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме, а также о количестве грузовых мест (п. 8 Правил);

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя). Экспедиторская расписка выдается экспедитором клиенту при приеме груза и предоставляет экспедитору право владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки (п. 12 Правил);

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение). В случае если экспедитор принимает груз клиента на складское хранение, экспедитор выдает клиенту складскую расписку (п. 13 Правил).

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции и составляются в письменной форме.

Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждаются Министерством транспорта РФ.

Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 утвержден Порядок оформления и формы экспедиторских документов.

Кроме того, необходимо учитывать, что постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, вступившим в силу с 25 июля 2011 года, утверждены Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (далее - Правила перевозки грузов), которыми установлено следующее:

- Правила перевозки грузов устанавливают порядок организации перевозки различных видов грузов автомобильным транспортом, обеспечения сохранности грузов, транспортных средств и контейнеров, а также условия перевозки грузов и предоставления транспортных средств для такой перевозки (п. 1 Правил перевозки грузов);

- перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 Правил перевозки грузов.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (п. 6 Правил перевозки грузов).

Таким образом, в рамках оказания услуг транспортной экспедиции для подтверждения расходов на перевозку грузов оформляются:

- договор транспортной экспедиции;

- акт сдачи-приемки оказанных услуг;

- экспедиторские документы;

- доверенность на право заключения договора перевозки от имени клиента, договор перевозки, доверенность, выданная экспедитором организации-перевозчику на право последней получить груз (в случае, если транспортировка осуществляется третьим лицом);

- перевозочные документы.

При этом транспортная накладная является основным перевозочным документом, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, чьим транспортом осуществляется перевозка.

Заместитель руководителя УФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Н.В. Михайлова