Письмо Ассоциации российских банков от 19 апреля 2011 г. N А-01/1Е-268 "Об оптимизации электронного документооборота"

Письмо Ассоциации российских банков от 19 апреля 2011 г. N А-01/1Е-268
"Об оптимизации электронного документооборота"


Существующая в настоящее время в кредитных организациях система документооборота на бумажных носителях содержит ряд недостатков, требующих скорейшего устранения. Возможность предоставления документов в электронном виде во многих случаях лишь дополняет, а не заменяет бумажный документооборот, что не снижает, а повышает затраты для кредитных организаций.

С целью комплексного решения указанной проблемы Ассоциация российских банков подготовила предложения по оптимизации документооборота и переходу на его электронную форму (прилагаются).

Принимая во внимание изложенное, просим Вас учесть предложения банковского сообщества, а также выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество по вопросам совершенствования действующего законодательства.

Приложение: на 7 л.


Президент

Г.А. Тосунян


Предложения
Ассоциации российских банков об оптимизации электронного документооборота


Существующая сегодня в кредитных организациях система документооборота на бумажных носителях содержит ряд недостатков, требующих скорейшего устранения. Существующая возможность предоставления документов в электронном виде во многих случаях лишь дополняет, а не заменяет бумажный документооборот, что не снижает, а повышает затраты для кредитных организаций. В последнее время Банк России принимает меры направленные на оптимизацию документооборота, примером чего может служить Указание Банка России от 25.11.2009 N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета" (далее - Указание N 2346-У). Однако представляется, что для комплексного решения указанной задачи данных мер недостаточно.

Условно затраты кредитных организаций при ведении документооборота могут быть разделены на следующие группы:

- операционные затраты, связанные с отражением информации в первичных документах;

- затраты, связанные с оформлением бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности;

- затраты, связанные с направлением в уполномоченные государственные органы отчетных документов в соответствии с действующим законодательством;

- затраты, связанные с подготовкой и направлением ответов на запросы государственных органов.

В этой связи Ассоциация российских банков подготовила ряд предложений по оптимизации документооборота и переходу на его электронную форму.


1. О необходимости упорядочения обмена информацией между банками и уполномоченными органами.

В статье 26 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (далее - Закон N 395-1) перечислены государственные и судебные органы, которым предоставлено право получать от банков информацию, составляющую банковскую тайну. В данной статье приведен неполный перечень таких органов. Кроме того, ряд федеральных законов предоставляет право на получение информации, составляющей банковскую тайну, иным органам. Также некоторые органы государственной власти в соответствии федеральными законами в рамках возложенных на них функций вправе запрашивать у банков иную информацию.

Большие объемы запросов органов, перечисленных в статье 26 Закона N 395-1, поступающих в банки, влекут значительные дополнительные затраты рабочего времени сотрудников банков, а также существенные некомпенсируемые материальные расходы. В результате неизбежно повышается себестоимость банковских услуг.

Особенно это касается запросов налоговых органов и предоставления им информации об остатках денежных средств на счетах налогоплательщиков при приостановлении по ним операций. Банки, ежедневно получая большое количество запросов налоговых органов и решений налоговых органов о приостановлении операций налогоплательщика по его счетам в банке, при оформлении справок об остатках на счетах клиентов сталкиваются со значительными трудностями, связанными с соблюдением установленного срока направления такой информации.

Так, например, в средний региональный банк, имеющий несколько филиалов, за период с 01.01.2009 по 31.12.2009 поступило:

- решений налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков - 49857;

- решений налоговых органов об отмене решений налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков - 36164;

- запросов налоговых органов - 12648;

- постановлений судебных приставов-исполнителей о наложении ареста на денежные средства должника - 781;

- постановлений судебных приставов-исполнителей о снятии ареста с денежных средств должника - 753.

Всего за 2009 год в банк поступило 100203 документа. Учитывая, что в 2009 году количество рабочих дней составляло 249, в банк каждый рабочий день в среднем поступало 402 запроса.

В головной офис другого регионального банка, относящегося к мелким банкам, только за период с 04.09.2009 по 12.10.2009 поступило 983 решения налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков. Указанный период составляет 27 рабочих дней, в каждый из которых в среднем в банк поступало по 36 решений, не считая других запросов и актов налоговых и иных органов.

При этом действующим законодательством предусмотрена ответственность банков за непредоставление или несвоевременное предоставление органам исполнительной власти соответствующей информации.

При оформлении справок, выписок и других документов, снятии копий с документов и направлении их по назначению сотрудники банка совершают определенную последовательность действий. При этом оформление документов на бумажном носителе требует от банка значительно больших трудовых и временных затрат, чем оформление таких справок в электронном виде.

Кроме того, направление в уполномоченные органы информации на бумажном носителе по почте или с нарочным создает угрозу несанкционированного доступа к информации, составляющей банковскую тайну.

Однако предоставление банками информации в электронном виде возможно только в некоторых случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством.

Принимая во внимание значительное число органов государственной власти, наделенных в соответствии с федеральными законами правом получать от банков интересующую их информацию, а также количество их запросов, необходимо в целом изменить существующий порядок направления в банки и предоставления ими информации о клиентах, запрашиваемой этими органами, а также унифицировать формы таких запросов и формы ответов банков, направляемых указанным органам.

В соответствии с федеральными законами в ряде случаев обмен информацией между банками и органами исполнительной власти производится в электронном виде через Банк России.

Например, согласно абзацу 3 пункта 4 статьи 76 НК РФ порядок направления в банк решения налогового органа о приостановлении операций по счетам налогоплательщика-организации в банке или решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика-организации в банке в электронном виде устанавливается Банком России по согласованию с ФНС России.

Во исполнение требований абзаца 3 пункта 4 статьи 76 НК РФ Банком России издано Положение от 09.10.2008 N 322-П "О порядке направления в банк решения налогового органа о приостановлении операций по счетам налогоплательщика-организации в банке или решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика-организации в банке в электронном виде через Банк России" (далее - Положение N 322-П), предусматривающее направление налоговыми органами в банки указанных решений в электронном виде через территориальные учреждения Банка России.

Также во исполнение требований пункта 7 статьи 7 Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (далее - Закон N 115-ФЗ) Банком России издано Положение от 29.08.2008 N 321-П "О порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных федеральным законом "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", в соответствии с которым банки направляют в Росфинмониторинг соответствующую информацию в электронном виде через территориальные учреждения Банка России.

Из текста письма Банка России от 28.07.2010 N 04-31-2/3701 на обращение АРБ "О необходимости упорядочения обмена информацией между банками и уполномоченными органами" (N А-02/5-253 от 12.04.2010) (прилагаются) следует, что Банк России поддерживает инициативу АРБ об установлении единой формы запросов органов государственной власти, которым федеральными законами предоставлено право получения информации от банков, а также единой формы ответов банков на данные запросы.

Принимая во внимание изложенное, в целях оперативного обмена информацией между банками и уполномоченными органами, сокращения затрат банков на оформление и направление этой информации, снижения себестоимости банковских услуг, а также в целях защиты информации, составляющей банковскую тайну, полагаем необходимым принять следующие меры:

1) разработать единую форму запросов для всех органов государственной власти, которым в соответствии с федеральными законами предоставлено право получать информацию от банков, а также единую форму ответов банков, направляемых в эти органы государственной власти. При этом указанные формы должны быть утверждены либо Банком России, либо Правительством Российской Федерации по согласованию с Банком России.

2) установить централизованную систему обмена информацией между банками и уполномоченными органами. С этой целью в специальных законах необходимо предусмотреть право банков направлять соответствующим органам необходимые документы и информацию в электронном виде с применением средств криптографической защиты через территориальные учреждения Банка России.


2. О необходимости хранения документов в кредитной организации в электронном виде.

2.1. Структура современного банка - сложная и тщательно организованная система, и от того, насколько гибкой и эффективной она является, зависит успешность и прибыльность работы всего банка. Деятельность банков непосредственно связана с большим количеством документов, которые либо находятся в текущем производстве, либо хранятся в архивах.

В настоящее время уровень технологий позволяет настаивать на практическом внедрении электронного хранения любых документов.

В соответствии с пунктом 1.1 Указания Банка России N 2346-У кредитная организация уже вправе хранить в электронном виде документы, перечень которых указан в приложении 1 к Указанию Банка России N 2346-У. Однако имеется значительный объем документов, хранение которых в электронном виде пока не разрешено, поскольку не может быть регламентировано Банком России в силу отсутствия полномочий.

Принимая во внимание изложенное, полагаем необходимым принять следующие меры:

1) законодательно расширить перечень документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде;

2) установить централизованную систему хранения информации в кредитных организациях в электронном виде, распространив режим, установленный Указанием Банка России N 2346-У на документы, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством, по согласованию с Банком России, ФНС России, Росфинмониторингом, ФТС России, Федеральной службой судебных приставов. Это позволит сэкономить материальные и трудовые ресурсы, максимально рационализировать документооборот и хранение документов.

2.2. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Законом N 125-ФЗ.

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее -Закон N 129-ФЗ) установил, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В этой связи АРБ полагает, что пятилетний срок хранения документов необоснован и применение трехлетнего срока существенно бы уменьшило затраты организаций по хранению документов на бумажных носителях. Одновременно с этим хранение документов в электронном виде могло бы обеспечить непосредственный доступ к информации в течение всего необходимого срока хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций.

В этой связи необходимо нормативно установить перечень типовых архивных документов для кредитных организаций с указанием дифференцированного срока их хранения: максимально сокращенного - для документов на бумажных носителях, более длительного - для документов на электронных носителях.


3. О необходимости снятия с кредитных организаций не свойственных им функций.

АРБ полагает, что возложение на кредитные организации публично-правовых функций допустимо только в исключительных случаях, поскольку их выполнение осуществляется на безвозмездной основе, то есть фактически за счет средств клиентов и вкладчиков, а также собственных средств банка, существенно снижая потенциал развития непосредственно банковского бизнеса и снижая его доходность.

К числу таких функций уже относятся: противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; валютный контроль; налоговый контроль; проверка соблюдения субъектами предпринимательской деятельности кассовой дисциплины; противодействие неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и ряд других.

Таким образом, следует нормативно исключить возможность возложения на кредитные организации дополнительных непрофильных расходов не только со стороны Банка России, но и законодательно без тщательного технико-экономического обоснования и анализа соотношения затрат и предполагаемого эффекта.

Полагаем необходимым установить жесткие ограничения на возложение обременений на выполнение публично-значимых функций кредитными организациями.

Например, в практической деятельности кредитных организаций возникли значительные трудности, связанные с принципиальной невозможностью и нецелесообразностью применения норм Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ). Применение банками контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), отвечающей требованиям Закона N 54-ФЗ, ведет к неизбежному дублированию в регистрации и учете кассовых операций, а также вызовет неоправданный и некомпенсируемый рост затрат рабочего времени и денежных средств кредитных организаций на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.

С целью отмены обязанности применения контрольно-кассовой техники кредитными организациями при осуществлении ими банковских операций и сделок, предусмотренных законодательством о банках и банковской деятельности, в Государственную Думу РФ был внесен проект федерального закона N 234399-4 "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", на который получено положительное заключение Правительства РФ.

При этом особое опасение вызывает факт внесения на рассмотрение Государственной Думы ФС РФ проекта федерального закона N 343088-5 "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" в части уточнения обязанностей кредитных организаций" (далее - Законопроект N 343088-5), которым предусматривается еще более жесткая регламентация применения кредитными организациями контрольно-кассовой техники.

Принимая во внимание изложенное, полагаем необходимо принятие следующих мер:

1) ограничить возложение на кредитные организации обременений по выполнению публично-значимых функций;

2) исключение кредитных организаций из сферы действия Закона N 54-ФЗ путем скорейшего принятия проекта федерального закона N 234399-4.


4. Об оптимизации электронного документооборота между кредитными организациями и Росфинмониторингом.

4.1. АРБ обращает внимание на необходимость максимально возможного упрощения идентификации клиентов кредитных организаций для целей исполнения законодательства о ПОД/ФТ. К разряду таких мер можно отнести закрепление системы идентификации клиентов через банковских (удаленных) агентов, по аналогии с банковскими платежными агентами, указанными в статье 13.1 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (далее - Закон о банках).

Такая возможность уже предусмотрена в проектах федеральных законов N 455940-5 и N 455931-5 "О национальной платежной системе" и "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу Федерального закона "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" и некоторых положений законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О национальной платежной системе". Однако в указанных проектах деятельность агентов ограничивается только платежными операциями.

Учитывая идентичность действий банковских агентов по идентификации при совершении любых операций представляется возможным и целесообразным распространить данную процедуру на иные банковские операции и сделки.

Для этого необходимо закрепить унифицированную систему идентификации клиентов через банковских агентов в Законе о банках.

4.2. С целью оптимизации электронного документооборота между банками и Росфинмониторингом считаем необходимым изменить систему сбора Росфинмониторингом информации, подлежащей контролю в соответствии с положениями Закона N 115-ФЗ, путем предоставления Росфинмониторингу доступа к информации, передаваемой кредитными организациями в Банк России.


5. Об оптимизации электронного документооборота между кредитными организациями и ФСФР России.

Россия является одной из первых стран в мире, закрепивших на законодательном уровне существование бездокументарных ценных бумаг. Данный шаг был связан с системными преобразованиями на рынке ценных бумаг, а именно увеличением объема именных ценных бумаг и уменьшением числа ценных бумаг на предъявителя, потребность в увеличении скорости обращения и снижении затрат на хранение и изготовление ценных бумаг, увеличением числа акций и облигаций по соотношению к другим ценным бумагам и глобализацией мировой экономики.

На основании вышеизложенного, налицо была изначально заложенная тенденция к переходу на электронный документооборот в сфере рынка ценных бумаг. Однако до сегодняшнего дня основной документооборот между профучастниками и ФСФР остается бумажным.

Так, в соответствии с Федеральным законом от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" (далее - Закон N 39-ФЗ) и другими законами у профучастников, в том числе и кредитных организаций, возникают обязанности по предоставлению следующих бумажных документов:

- отчетности профессиональных участников рынка ценных бумаг;

- заявок профессиональных участников рынка ценных бумаг на предоставление лицензий;

- заявок эмитентов на регистрацию выпусков и отчетов об итогах выпусков эмиссионных ценных бумаг;

- документов эмитентов, предназначенных для раскрытия и т.д.

АРБ полагает, что необходим переход к системе подачи документов в ФСФР России только в электронном виде, путем внесения соответствующих изменений в Закон N 39-ФЗ, Федеральный закон от 11.11.2003 N 152-ФЗ "Об ипотечных ценных бумагах", Федеральный закон от 05.03.1999 N 46-ФЗ "О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг" и другие.


6. О введении в обращение универсальных электронных карт.

С 1 января 2012 года начнется выдача гражданам России универсальных электронных карт для обеспечения им доступа к государственным, муниципальным и иным услугам, а также возможности оплаты указанных услуг. Порядок выдачи универсальных электронных карт содержится в Федеральном законе от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Справочно-информационный портал "Государственные услуги" является единой точкой доступа граждан и организаций к информации о государственных услугах, предоставляемых органами исполнительной власти Российской Федерации, а также о возможности получения этих услуг.

Портал "Государственные услуги" доступен любому пользователю информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Однако на практике значительная часть граждан не имеет доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, что создает значительные сложности и неудобства для граждан.

Полагаем необходимым создать систему, позволяющую получить доступ к справочно-информационному порталу "Государственные услуги", а также к оплате указанных услуг через банки и банкоматы кредитных организаций, что значительно упростит доступ к государственным и муниципальным услугам.


7. О защите персональных данных.

Все вышеизложенные предложения Ассоциация российских банков по оптимизации электронного документооборота требуют специального изучения на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Оптимизация электронного документооборота не должна сопровождаться чрезмерными требованиями к обеспечению защиты персональных данных, которые повлекут необоснованно высокие затраты и существенные расходы кредитных организаций.



Письмо Ассоциации российских банков от 19 апреля 2011 г. N А-01/1Е-268 "Об оптимизации электронного документооборота"


Текст письма размещен на сайте Ассоциации российских банков в Internet (http://www.arb.ru)


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.