Письмо УФНС России по г. Москве от 25 апреля 2011 г. N 16-15/040299@ О применении формы N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли

Письмо УФНС России по г. Москве от 25 апреля 2011 г. N 16-15/040299@

Вопрос: Как правильно оформить форму N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли? Возможно ли применение самостоятельно разработанной формы приказа о выплате премий сотрудникам, предусматривающей все обязательные реквизиты?

Ответ: Если первичный учетный документ (приказ) составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, он подтверждает расходы на оплату труда. Форма N Т-11а содержится в упомянутых альбомах и является обязательной для применения в случае выплаты сотруднику премии.

В соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами:

- любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;

- стимулирующие начисления и надбавки;

- компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;

- премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников.

Между тем по общему правилу согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии их связи с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение доходов.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными:

- в соответствии с законодательством РФ;

- либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно статье 9 Федерального Закона N 129-ФЗ от 21.11.96 "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется учет, который должен обеспечивать формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа:

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- подписи указанных лиц.

В соответствии со статьей 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета, которые формируются в том числе на основании первичных документов.

Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - постановление N 1).

Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением N 1, предусмотрено, что форма N Т-11а применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Приказ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором трудятся поощряемые сотрудники, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работникам под расписку. На основании данного приказа (распоряжения) вносятся соответствующие записи в личные карточки сотрудников (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и их трудовые книжки.

Таким образом, форма N Т-11а является обязательной для применения и заполнения, как это предусмотрено постановлением N 1.

И.о. заместителя руководителя УФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Н.В. Михайлова