Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 декабря 2011 г. N 03-04-06/6-328 Об обложении НДФЛ сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 декабря 2011 г. N 03-04-06/6-328

Вопрос: ООО просит Вас дать разъяснение по вопросу удержания НДФЛ с суммы оплаты парковки личного автомобиля, при выполнении сотрудником служебных обязанностей.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Возможность выплаты сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), в соответствии с которой сотруднику может выплачиваться:

- компенсация за использование личного транспорта;

- возмещение расходов, связанных с его использованием.

В трудовых договорах с сотрудниками, чья работа по роду их служебной деятельности связана с постоянными служебными разъездами, предусмотрена выплата компенсации за использование личного транспорта и оговорена ее сумма. Одновременно Филиал может возмещать данным сотрудникам расходы на парковку, в случае если данные расходы связаны с выполнением сотрудниками своих служебных обязанностей. Подтверждением понесенных расходов на парковку являются отчеты сотрудников, с объяснением производственной необходимости использования личного автомобиля, и чеки ККМ, выданные организациями, оказывающими услуги парковки. При этом в чеках ККМ указано наименование оказанной услуги и дата оказания, но отсутствует информация о марке и регистрационном номере автомобиля, т.к. организации, оказывающие услуги парковки, просто не имеют технической возможности указать марку и регистрационный номер автомобиля. Таким образом, на сегодняшний день нет реальной возможности получить чеки ККМ с указанием марки и регистрационного номера автомобиля.

Просим Вас ответить, может ли Общество не удерживать НДФЛ при выплате своим сотрудникам возмещения расходов по оплате парковки при предоставлении ими отчетов, подтверждающих производственную необходимость использования личного автомобиля и чеков ККМ, при отсутствии указания в чеках ККМ марки и государственного регистрационного номера автомобиля.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).

Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Как указывается в рассматриваемом письме, сотрудники организации оплачивают услуги парковки автомобилей при поездках, осуществляемых ими в служебных целях.

Документами, подтверждающими осуществление указанных расходов в служебных целях в целях применения пункта 3 статьи 217 Кодекса, могут являться отчеты сотрудников, а также кассовые чеки, оформленные в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов.